TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS

Para a coleta dos dados desta pesquisa, foram definidas técnicas considerando-se os objetivos específicos e almejando-se o atendimento do objetivo geral desta dissertação. Nesse sentido, o Quadro 20 apresenta os objetivos, participantes da pesquisa e as técnicas de coleta de dados empregadas.

Quadro 20 - Participantes da pesquisa e técnicas de coleta de dados definidas para o alcance dos objetivos específicos

Objetivos Específicos Participantes da pesquisa

Técnicas de coleta de dados

a)

Identificar os parâmetros e procedimentos adotados por setores administrativos e acadêmicos da UFSC quando da solicitação de secretários-executivos; Gestores(as) Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) - Pesquisa documental - Entrevista semiestruturada - Questionário b)

Apontar quais os critérios de alocação de secretários- executivos empregados pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) da UFSC; Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) - Pesquisa documental - Entrevista semiestruturada c)

Conhecer quais atividades podem ser desempenhadas por secretários-executivos no âmbito da gestão da UFSC; Gestores da UFSC Secretários- executivos da UFSC Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) - Questionários - Entrevista semiestruturada d) Compreender quais as competências essenciais da UFSC, na visão dos gestores;

Gestores da UFSC - Questionário

e)

Propor ações para aprimorar os processos de

identificação de

necessidades pelo cargo de secretário-executivo e de alocação de secretários- executivos na UFSC, com base nas atribuições e competências desse profissional e nas competências essenciais da Instituição. Gestores da UFSC Secretários- executivos da UFSC Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) - Pesquisa documental - Entrevista semiestruturada - Questionários

Conforme se observa no Quadro 20, os dados primários da pesquisa foram coletados por meio de entrevistas semiestruturadas e questionários constantes nos Apêndices B, C e D desta dissertação, enquanto os dados secundários foram coletados por documentação e bibliografia. As entrevistas e questionários foram elaborados a partir das categorias de análise constantes no Quadro 19. Já a pesquisa documental, foi realizada em arquivos públicos, compostos de documentos oficiais, jurídicos e publicações administrativas, dentre eles a Constituição Federal, Leis, Decretos, Resolução, Ofício Circular e Planos, como PDI UFSC 2015-2019 e o PAC UFSC 2016. Quanto à pesquisa bibliográfica, foi feita com base em livros, artigos científicos publicados em revistas e anais de eventos científicos, dissertações de mestrado e teses de doutorado.

Foi realizada revisão, no mês de maio de 2016, utilizando-se o termo “secretário executivo” nas bases de dados i) Banco de Teses CAPES; ii) Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações – BDTD; e iii) SPELL® Scientific Periodicals Electronic Library. Também, foi considerado levantamento bibliográfico realizado por Leal (2014) nos portais Capes, SciELO e Domínio Público e em revistas científicas (Revista de Gestão e Secretariado; Revista Eletrônica de Ciências Administrativas e Econômicas; Revista Capital Científico; Revista Expectativa e Secretariado Executivo em Revista).

Evidenciam-se as entrevistas semiestruturadas realizadas com as gestoras da PRODEGESP (Apêndice D). Para Yin (2015, p. 114), a entrevista é “uma das fontes mais importantes de informação para o estudo de caso”. As três entrevistas curtas de estudo de caso, realizadas no mês de outubro de 2016, foram conduzidas por meio de roteiro previamente estabelecido, com perguntas predeterminadas, as quais foram gravadas e transcritas na íntegra, a fim de apreender a noção de realidade das entrevistadas (MARCONI; LAKATOS, 2007; YIN, 2015).

No que diz respeito aos questionários, constantes dos apêndices B e C desta dissertação, optou-se também por esse instrumento pela possibilidade de atingir maior número de pessoas simultaneamente. Marconi e Lakatos (2007) sustentam que, em média, apenas 25% dos questionários enviados pelo pesquisador são respondidos e devolvidos. Assim, ressalta-se que esta pesquisa ultrapassou essa média, alcançando percentual de respondentes de 47,4%, se considerado que foram enviados 57 questionários e que 27 foram devolvidos. Já, se o cálculo for feito considerando-se as visões por setores, independentemente do número de questionários enviados e devolvidos, foram obtidos os

seguintes percentuais de respostas: Pró-Reitorias: 71,4%; Secretarias Institucionais: 70,0%; Campi: 75,0% e Direções de Centros de Ensino: 72,7%.

Antes de remeter o questionário aos 24 secretários-executivos que fazem parte da população alvo, foi aplicado um pré-teste, via e-mail, para avaliar a validade do instrumento de pesquisa junto a três ocupantes do mencionado cargo. Yin (2015) afirma que o pré-teste seria a oportunidade para um “ensaio” formal. Marconi e Lakatos (2007, p. 100) sustentam que, “depois de redigido, o questionário precisa ser testado antes de sua utilização definitiva, aplicando-se alguns exemplares em uma pequena população escolhida”. Para Marconi e Lakatos (2010), em geral, é suficiente aplicar o pré-teste em cinco ou 10% do tamanho da amostra.

Assim, a fim de averiguar se o instrumento estava com linguagem adequada e alinhado às informações que se esperava obter dos respondentes, o pré-teste foi enviado para secretários-executivos escolhidos, por acessibilidade, a saber: uma secretária-executiva que atua na Administração Central da UFSC e ocupa função administrativa; uma secretária-executiva que atua em uma coordenadoria de curso de graduação de um centro de ensino e não ocupa função administrativa; e uma secretária-executiva que, atualmente, está afastada para cursar doutorado, porém antes desempenhava suas funções em uma Secretaria Institucional da UFSC.

Marconi e Lakatos (2007, p. 100) explicitam que, ao se evidenciarem falhas, “deve-se reformular o questionário, conservando, modificando, ampliando ou eliminando itens; explicitando melhor alguns ou modificando a redação de outros. Assim, o resultado do pré- teste, o qual foi respondido pelas três secretárias, apontou a necessidade de algumas alterações, tanto na forma como no conteúdo do questionário. Portanto, considerando-se as sugestões de melhorias apresentadas por duas das três secretárias, foram executadas algumas modificações, por exemplo: exclusão de uma pergunta na íntegra e de parte de outra; reformulação de duas perguntas e complementação de outras, acrescentando-se informações e fazendo-se ajustes no texto para torná-las mais claras e compreensíveis.

Portanto, a experiência com o pré-teste mostrou-se positiva, visto que permitiu aperfeiçoar o instrumento de coleta de dados antes que ele fosse enviado aos 24 secretários-executivos integrantes do universo da pesquisa. Por fim, a plataforma utilizada para elaboração e aplicação do questionário (Apêndice C) foi o “Google forms”, plataforma gratuita

que, apesar das suas limitações, no geral, atendeu às necessidades da pesquisa.

Um link do questionário na referida plataforma foi enviado, via email, aos secretários-executivos, no mês de novembro de 2016, permanecendo o questionário aberto por cerca de 15 dias. Durante o período destinado ao preenchimento, algumas mensagens de solicitação de colaboração e de lembrete de prazo foram enviadas por meio de grupo de aplicativo de mensagens e de rede social, devido ao bom nível de acessibilidade que a pesquisadora tem com seus colegas de profissão. Da mesma forma, antes de remeter o questionário aos 57 gestores sujeitos desta pesquisa, também foi aplicado um pré-teste, via e-mail, junto a trêsgestores. Foram escolhidos, por acessibilidade, os seguintes sujeitos: um Pró-Reitor; um Secretário Institucional; e um Diretor de Unidade (Centro de Ensino). O questionário pré-teste com os gestores foi respondido pelos três, sendo que dois deles fizeram apontamentos, que resultaram na reformulação de uma questão, no intuito de tornar o texto mais claro.

Assim como o instrumento de coleta de dados enviado aos 24 secretários-executivos, o questionário aos gestores também foi elaborado e transmitido aos sujeitos por meio de link do questionário na plataforma gratuita online “Google forms”, via email, no mês de novembro de 2016, permanecendo disponível para preenchimento por quase dois meses, até janeiro de 2017. Durante o período destinado ao preenchimento do questionário, e-mails foram enviados aos sujeitos da pesquisa, tomando-se o cuidado de não lotar suas caixas de e-mail. Os dados obtidos por meio dos instrumentos de coleta foram transpostos e analisados à luz do referencial teórico discutido no segundo capítulo desta dissertação, considerando-se as categorias e fatores de análise.

Ainda, no que diz respeito ao questionário remetido aos demais gestores, optou-se enviá-lo para os seguintes setores: Gabinete da Reitoria, todas as Pró-Reitorias, Secretarias Institucionais, Direções de Centros de Ensino e Direções Administrativas dos Campi, no intuito de alcançar a visão de, pelo menos, um dos Servidores responsáveis pela gestão de pessoas do setor. Nesse sentido, ressalta-se que esta pesquisa alcançou os seguintes percentuais de respondentes, considerando-se as visões dos diferentes setores: Pró-Reitorias: 71,4%; Secretarias Institucionais: 70,0%; Direções de Centros de Ensino: 72,7%; e Direções Administrativas dos Campi: 75%. Dessa forma, apesar de cada setor ter as suas especificidades e de que generalizações não possam ser feitas, incorrendo-se no risco de distorcer cada realidade, a porcentagem final de visões por setores alcança um considerável percentual de 70%.

Os questionários aplicados aos gestores e secretários-executivos da UFSC sujeitos desta pesquisa, constantes dos apêndices B e C deste trabalho, foram constituídos de perguntas abertas e fechadas. Apesar de algumas dificuldades que as perguntas abertas possam trazer aos respondentes, pelo fato de que devem, eles próprios, redigirem as respostas, e ao pesquisador, com o processo de tabulação, tratamento estatístico e interpretação, tornando-se a análise difícil, complexa, cansativa e demorada, elas possibilitam investigações mais profundas e precisas (MARCONI; LAKATOS, 2007), por isso foram utilizadas nesta pesquisa.

Destacam-se, ainda, quanto à coleta de dados, as múltiplas fontes de evidência utilizadas: pesquisa documental e bibliográfica, entrevistas semiestruturadas e aplicação de questionários online. Yin (2015) ressalta a importância de que sejam empregadas fontes de evidências diversificadas na coleta dos dados da pesquisa. A seguir, o item 3.5 apresenta a metodologia adotada para a análise e para o tratamento dos dados.