Técnicas de Identificação de Eventos

Apresenta-se a seguir duas técnicas que podem ser utilizadas com eficiência nas IFES durante o processo de identificação de eventos. Para auxiliar no processo de identificação de eventos, é recomendável que se faça a seguinte pergunta: o que pode dar errado? A resposta a essa pergunta será, muito provavelmente, um risco.

5.2.2.2.4.1 Realização de Oficinas com Facilitadores

Essa técnica deve ser utilizada quando a IFES estiver ainda em um estágio inicial de gestão por processos, ou seja, quando seus objetivos operacionais (subprocessos) ainda não tiverem sido mapeados.

Para identificar eventos por meio dessa técnica é necessário a realização de oficinas com os servidores envolvidos no subprocesso. Durante as oficinas serão discutidos aspectos como sua origem, quais unidades ele percorre e onde ele finaliza.

É recomendável, especialmente quando se tratar de objetivos operacionais (subprocessos), que seja esboçado um fluxo que represente graficamente a ordem cronológica das atividades envolvidas, não sendo necessário, para esse fim, a utilização de uma modelagem específica, tal qual a Business Process Model and Notation26 _(BPMN),

podendo ser utilizado simples fluxogramas, uma vez que o importante aqui é identificar os eventos que podem influenciar no resultado do subprocesso e não o mapeamento em si.

Importante frisar que a realização dessas oficinas apresenta também uma ótima oportunidade para proceder com o mapeamento do subprocesso, ou o contrário, durante o mapeamento do subprocesso, pode-se aproveitar o momento, no qual toda a equipe está reunida, para identificar os componentes de gestão de riscos. Inclusive, essa foi a estratégia utilizada pela PROGESP e se mostrou bastante exitosa. No caso do subprocesso “Acidente em serviço” foram identificados os seguintes eventos evidenciados no Quadro 21.

26 _{Notação de Modelagem de Processos de Negócio em português. Trata-se de uma série de ícones padrões} para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário.

Quadro 21 – Identificação de riscos por meio de oficina com facilitador

Riscos Identificados em Oficina com Facilitador referente ao Subprocesso Acidente em Serviço 01. Não considerar acidentes ocorridos no local ou a caminho do trabalho como acidente em serviço; 02. O acidente em serviço ser percebido apenas no setor de perícia, ou seja, sem que a CAT/SP27 tenha sido preenchida pelo próprio servidor, colega de trabalho ou gestor;

03. Insuficiência no quadro médico para atender, tempestivamente, as demandas dos acidentes em serviço;

04. O médico do trabalho não ter acesso ao prontuário do servidor acidentado, nos casos em que o acidente em serviço não gerou afastamento, ou seja, quando não houver a necessidade do servidor acidentado passar inicialmente pelo perito médico;

05. Impossibilidade de visita in loco pela Coordenadoria de Promoção da Segurança do Trabalho e Vigilância Ambiental (COPS);

06. Não implementar as recomendações sugeridas no relatório da Coordenadoria de Promoção da Segurança do Trabalho e Vigilância Ambiental (COPS).

Fonte: Assessoria Técnica da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGESP), 2015

O papel do facilitador nas oficinas é auxiliar no processo de identificação dos eventos, cabendo sempre à gestão ratificar os eventos identificados.

Conforme mencionado no subitem 5.2.2.1 “Definição dos Objetivos Organizacionais”, foi mostrado que os objetivos passíveis de gerenciamento de riscos podem ser classificados como estratégicos ou operacionais (subprocessos). Ambas as técnicas podem ser utilizadas para identificar eventos relacionados aos objetivos operacionais (subprocessos). No entanto, quanto aos objetivos estratégicos, apenas a técnica de identificação de eventos por meio de oficinas com facilitadores poderá ser utilizada, uma vez que, em tese, os objetivos estratégicos não envolvem fluxogramas.

5.2.2.2.4.2 Análise de Fluxo de Subprocesso

Já essa técnica deve ser utilizada quando a IFES apresenta uma certa maturidade na gestão de processos, com alguns objetivos operacionais ou subprocessos já mapeados. Para exemplificar como funciona essa técnica, analisemos o fluxo que envolve a concessão de retribuição por titulação da Diretoria de Administração de Pessoas (DAP), vinculada à Pró-reitoria de Gestão de Pessoas da UFRN, demonstrado na Figura 12 a seguir.

Figura 12 – Identificação de eventos por meio da análise de fluxo de subprocesso

Ao analisar o fluxo da Figura 12, é possível identificar os seguintes ricos apresentados no Quadro 22:

Quadro 22 – Identificação de riscos por meio da análise de subprocesso

Riscos Identificados a partir da Análise do Fluxo do Subprocesso de Retribuição por Titulação 01. Implantar RT com insuficiência de documentos ou sem revalidar diploma oriundo de instituições estrangeiras;

02. Deixar de submeter o Termo de Compromisso quando não for apresentada a documentação definitiva (certificado);

03. Implantar RT sem sua respectiva publicação;

04. Implantar RT com titulação em desconformidade com o processo;

05. Continuar pagando a RT decorridos 180 dias da sua concessão sem a entrega do certificado ou justificativa plausível, nos casos em que forem concedidas sem a entrega definitiva do título;

06. Deixar de realizar os ajustes financeiros.

Fonte: Assessoria Técnica da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGESP), 2015

Um aspecto bastante relevante na utilização dessa técnica de identificação de eventos é a subjetividade envolvida. A depender da pessoa que esteja analisando o fluxo do subprocesso, ela pode ou não identificar determinados riscos. Por isso, que mesmo nas organizações onde já existem processos mapeados é possível se contar com o auxílio de um facilitador, preferencialmente, com conhecimentos na área de controle, de modo a permitir que o processo de identificação de eventos flua com maior naturalidade. Ressalta- se apenas que é imprescindível a ratificação dos riscos identificados pela gestão, uma vez ser de sua competência a implantação do processo de gestão de riscos.