Os arquivos possuem um ciclo vital composto pelas fases corrente, intermediária e permanente. Como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? A resposta está na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os prazos de guarda e destinação final dos documentos.
A tabela de temporalidade é criada pela comissão de avaliação de documentos formada por funcionários que conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituição.
O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias. As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
A Tabela de Temporalidade é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.”
Assim sendo, pode-se definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Observe o exemplo da tabela de temporalidade abaixo:
Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final Corrente Intermediária
Associações 03 03 Guarda Permanente
Cursos internos 04 - Guarda Permanente
Folha de Pagamento 05 95 Eliminação
Escala de férias 05 - Eliminação
Prazo de Guarda
O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos.
Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contas ou até a quitação da dívida”. Assim, esse prazo é definido em duas fases:
1ª) Fase corrente
Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.
2ª) Fase intermediária
Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.
Segundo a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis:
1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgãos devem possuir um seguintes setores para armazenamento:
-arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
-arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento;
-arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal.
2. Por sua vez, para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.
3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente.
4. Já para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.
Destinação Final
Momento em que o documento já poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.
A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do
Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Existem instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. .
Observações
Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para deixar como legado às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Questões
01. (TRE/CE - Técnico Judiciário - Área Administrativa – FCC) A tabela de temporalidade é instrumento utilizado
(A) no controle da expedição de documentos.
(B) na organização dos documentos em estantes e prateleiras. (C) na restauração de documentos deteriorados.
(D) no processo de destinação dos documentos. (E) na distribuição dos documentos por assunto.
02. (IF/MT - Auxiliar em Administração – UFMT/2015) ___________ é o instrumento utilizado para determinar os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação. Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.
(A) Catálogo
(B) Tabela de equivalência (C) Tabela de temporalidade (D) Inventário analítico
03. (MPU - Analista de Documentação - Arquivologia – FCC) Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de
(A) retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.
(B) segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de documentos de valor primário.
(C) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
(D) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com o patrimônio público.
(E) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.
04. (ISSBLU/ SC - Agente Administrativo – FURB/2015) Quando falamos de tabela de temporalidade, nos referimos ao documento que:
(A) Determina os documentos que ficam no arquivo corrente, no intermediário ou no permanente. (B) Define prazos de guarda e destinação dos documentos.
(C) Define o tempo que cada documento permanece no arquivo corrente. (D) Determina se os arquivos são franqueados, restritos ou confidenciais. (E) Classifica os documentos como de valor primário ou secundário.
05. (CNMP - Analista do CNMP – Arquivologia - FCC/2015) A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento de
(A) transferência. (B) busca.
(C) destinação. (D) tombamento. (E) periodização.
06. (BNDES - Técnico de Arquivo – CESGRANRIO)
Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final Observação Corrente Intermediária
O formulário acima é a representação da tabela de (A) classificação.
(B) avaliação. (C) temporalidade. (D) arquivamento. (E) eliminação.
07. (DPE-MT – Assistente Administrativo – FGV/2015) A seguir temos a representação de uma pequena parte de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos sem os títulos de cada coluna: I II III Serviço telefônico 074 2 anos Eliminação Listas telefônicas internas 074.2 Enquanto vigora Eliminação Ações judiciais 091 De 5 a 95 anos Guarda permanente Solenidades 910 1 ano Eliminação As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a:
(A) espécie documental, prazos de guarda e observação. (B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. (C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. (D) código de classificação, prazos de guarda e destinação final. (E) número do documento, ciclo documental e controle.
Respostas
01. Resposta: D
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
02. Resposta: C
A tabela de temporalidade é um instrumento da avaliação de documentos, estabelece os prazos em que os documentos ficarão em cada fase (corrente, intermediária e permanente).
03. Resposta: C
a Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivísitico de análise documental que tem como objetivo:
- Eliminar documentos que não tenham valor secundário; ou
- Guardar permamentemente os documentos com valor secundário.
Para que tais objetivos sejam exercidos, é necessário observar na Tabela de Temporalidade os Prazos de Guarda dos documentos.
Muitos bons concurseiros caíram nessa questão porque olharam na retenção o sinônimo de guarda, estaria certo, se não fosse a definição em seguida:
a) Retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.
Tal definição não se compactua com o Prazo de Guarda que esta expressamente contida na alternativa C:
c) Vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
Nessa alternativa vigência é sinônimo de Atualidade, usado para expressar que numa Tabela de Temporalidade o Prazo de Vigência (Prazo de Atualidade) é a qualidade pelo qual um documento permanece atual, e por isso é mantido no Arquivo Corrente, e dependendo o sua vigência, será encaminhado para a Guarda Permamente por ter valor secundário. Nesse caso, ele não é atual no seu uso, mas, é atual no sentido de comprovar ou informar fatos.
04. Resposta: B
Tabela de temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
05. Respostas: C
Como visto, a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases CORRENTE E INTERMEDIÁRIO, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo.
06. Resposta: C
Refere-se à tabela de Temporalidade. 07. Resposta: D
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo13
Acondicionamento
ACONDICIONAMENTO. “Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação [acesso] e manuseio.” (CONS. NAC. ARQ. Classificação..., p. 134.)
Trata-se da embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.
Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina.
A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse material está em contato direto com os documentos.
Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: - papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas; - papelões de diversas gramaturas;
- filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia); - fita adesiva dupla neutra;
- tiras ou cadarços de algodão; - tubos de PVC;
- tecido de linho etc.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas, envelopes,
pastas, porta-fólios.
Os papelões são empregados na construção de caixas, enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas.
Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. O poliéster é um material muito útil pela transparência, estabilidade e resistência, porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precário de conservação.
Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento.
Há documentos que, dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte, podem ser acondicionados entre papéis, envelopes, folders, poliéster e caixas.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o
tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
13 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em: http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos.
Armazenamento
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guardado.
As considerações e as ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua preservação de longo prazo.
Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades desses dois tipos de documentos.
As condições de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização.
Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
Sendo assim, o armazenamento consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, fórmica ou metal sem tratamento. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro.
Assim, móveis ou estruturas em madeira são evitadas devido à possibilidade de propagação das pragas típicas deste material (cupins e outros...). Documentos em papel devem, preferencialmente, ser guardados em estantes e arquivos de metal revestidos de pintura (para evitar ferrugem).
Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são:
-volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento;
Segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar localizado em área que não seja de risco.
No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos; características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão na adequação das condições de armazenamento.
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - como o controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As
áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos.
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção das opções de armazenamento.
No caso dos documentos convencionais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho).
Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros), guardadas em depósitos; custo relativo das opções de armazenamento dos documentos: além do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua manipulação e dos softwares de controle.
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada a opção de terceirização do armazenamento.
Nesse caso, porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica. Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais comprometimentos de conteúdo.
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É interessante notar que do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso:
- Memória primária; - Memória secundária; - Memória terciária.
A memória primária é de funcionamento essencial, necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os softwares e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM (Random Access Memory). São memórias extremamente rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, permanecendo válido apenas durante a execução dos softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador.
A memória secundária apresenta volume maior de armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos (hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem através do uso de
disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados.
A memória terciária compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem