STM Técnico Judiciário

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Técnico Judiciário

1 Arquivística: princípios e conceitos ... 1 2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ... 12 3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. ... 35 4 Preservação e conservação de documentos de arquivo. ... 39

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Arquivologia

O QUE É ARQUIVO E DOCUMENTO?1

O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral.

Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes.

O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte.

Assim, todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.

Dessa forma, observa-se que os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

Segundo a definição de Marilena Paes (2005), sobre o arquivo, tem-se que significa: “a acumulação

ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Para Prado (1999, p. 14), arquivo é: a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais.

Para Martins2 _{o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo}

responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”.

De acordo com Schellenberg (2006, p. 41), “as características essenciais dos arquivos relacionam-se,

pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

1 _{Valentini, Renato. Arquivologia para concursos / Renato Valentini. – [4. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.}

Reis, Leonardo. Arquivologia facilitada [recurso eletrônico] / Leonardo Reis e João Santos. - Rio de Janeiro : Elsevier, 2013.

2 _{Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:} http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.

- O termo arquivo pode também ser usado para designar:

a) um documento de arquivo ou um documento digital (Ex.: Word, Excel); b) um conjunto de documentos;

c) um móvel para guarda de documentos

d) o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado, de acordo com denominações específicas: Arquivo, Arquivo Central, Arquivo Geral, ou até mesmo Arquivo Morto, denominação esta que não é recomendada pela teoria;

e) o órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar documentos de arquivo.

- Glossário Arquivístico

ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

ARQUIVO CENTRAL: Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional.

FUNDO – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. Quanto ao conceito de fundos, concebido como o conjunto de documentos provenientes de um órgão, deve-se atentar para duas classificações constantes da Teoria Arquivística: fechado ou aberto:

-1. Fundo Fechado: quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula

documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo, uma instituição governamental que deixou de funcionar e foi extinta. Ou uma pessoa física que faleceu.

- 2. Fundo Aberto: quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra

em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. Por exemplo, o arquivo da Rede Globo de Televisão é considerado um fundo aberto.

Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005. IMPORTÂNCIA, FUNÇÕES E FINALIDADE

De acordo com Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se,

com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Além disso, deve-se considerar que a

função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

Suas principais funções: • Guarda

• Conservação • Disponibilização

Logo, deve facilitar o acesso aos documentos pelos consulentes. Pode se perceber que o setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

ARQUIVOLOGIA E ARQUIVISTA

A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de ARQUIVOLOGIA. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de ARQUIVISTA.

A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações.

Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos

documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física ou pessoa jurídica.

Sendo assim, pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos públicos ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação.

O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos.

Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços.

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras

ciências documentárias. São eles: Princípio da Proveniência

Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princípio da Organicidade

As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Unicidade

Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Cumulatividade

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui vai mais alguns princípios3_:

- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original.

- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

- Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional.

O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os

arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural.

Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho.

É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária.

OUTROS CONCEITOS COMPLEMENTARES PERTINENTES

A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta.

As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de acondicionamento.

O conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento.

Veja: - armazenamento x acondicionamento

Armazenamento → guarda

Acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos)

Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequência, tendo sido, por essa

razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram empacotados e colocados nas estantes de aço.

• Qual foi a forma de acondicionamento usada? - Os pacotes, que servem para proteger o documento. • Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados? - Eles foram guardados nas estantes de aço.

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Para melhor compreender o que foi exposto, é essencial entender a 3 idades dos documentos). Veja a seguir:

São 3 (três) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim definidos em 1973, por Jean Jacques Valette):

1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: Trata-se do conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.

2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

3. Arquivo de Terceira idade ou Permanente: “constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva”.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

CLASSIFICAÇÃO BÁSICA DE ARQUIVOS (Tipos)

Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: Segundo as entidades criador-mantenedoras:

- Públicos (federal, estadual, municipal)

- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.

TIPOS DE PASTAS

Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,

pastas A/Z ou outras.

Pastas Suspensas

Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.

Pastas Intercaladoras

Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis. No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, vários documentos são constituídos por grande quantidade de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.

Pasta AZ

Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.

Pasta Sanfonada

Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.

Pasta Americana

Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.

Fichário

O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e documentos.

No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações.

O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um grande número de fichas.

O arquivo, quando bem organizado:

- transmite ordens;

- evita repetição desnecessária de experiências; - diminui a duplicidade de documentos;

- revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos; - Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos; - auxilia o administrador a tomada de decisões.

MÉTODOS / TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO

ATENÇÃO: Os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples.

Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo

ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

IMPORTANTE: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo,

disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário. Mas, como escolher o método mais adequado?

Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados.

O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa.

DIVISÃO

- CLASSES

Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • básicos

• padronizados - BÁSICOS

Podemos dividir os métodos básicos em:

• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência)

• numérico (principal elemento: número) • ideográfico (principal elemento: assunto)

Observações:

1ª) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal 2ª) Os métodos ideográficos podem ser:

• alfabético (enciclopédico/dicionário)

• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada) -PADRONIZADOS

 Variadex

É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras.

Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

Ex.: LETRAS → CORES O, P, Q e abreviações → azul

Cores convencionadas:

A – D e abreviações – ouro ou laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo I – N e abreviações – verde

O – Q e abreviações – azul

R – Z e abreviações – palha ou violeta

As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências

Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova.

-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores

-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.

-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.

 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível

médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.

SISTEMAS

Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto

• indireto

- Sistema direto

O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.

Exemplos: métodos alfabético e geográfico. - Sistema indireto

Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código.

Exemplo: métodos numéricos.

Método alfabético

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

Método numérico simples

Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Método alfabético numérico

Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.

Método geográfico

Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.

Método específico ou por assunto

Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.

Método decimal

Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.

Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.

Método simplificado

Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

PRESERVAÇÃO

Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação.

Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas intervenções periódicas.

As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No caso específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento (refreshing) e conversão.

Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como medida de preservação recomendável e necessária.

Questões

01. (Colégio Pedro II – Assistente em Administração – Acesso Público/2015) Ao organizar e arquivar uma série de documentos, ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de classificação utilizado será: (A) alfabético. (B) alfanumérico. (C) cronológico. (D) geográfico. (E) numérico.

02. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES) Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale a alternativa correta.

(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivísticos.

(B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa.

(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais é adjetivado de arqueológico.

(D) A arquivística é a técnica e a arquivologia, a ciência, segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional.

03. A preservação de Documentos é importante, para: (A) Para o documento se tornar cada vez mais importante

(B) Para a informação que consta naquele documento não se perder (C) Para a multiplicação das informações

(D) Para microfilmá-las

04. (Fundação Universidade de Brasília - UnB – Cespe) O protocolo, como um dos componentes da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos.

Certo ( ) Errado ( )

05. (TRT - 3ª Região (MG) - Analista Judiciário - Arquivologia – FCC) Os métodos diretos de arquivamento

(A) baseiam-se em sistemas numéricos.

(B) dispensam o uso de instrumentos de localização. (C) supõem a indexação coordenada.

(D) só podem ser utilizados em empresas privadas. (E) dependem de recursos informatizados.

06. (IF-RN - Técnico em Arquivo – FUNCERN/2015) O conceito de métodos de arquivamento é: (A) predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

(B) sequência de operações que determina a atribuição de informações contidas nos documentos com relação aos graus de sigilo, conforme legislação específica.

(C) predominância de atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de um documento, sendo também chamada atividade finalística.

(D) sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade.

07. (IF-AL - Assistente Administrativo - COPEVE-UFAL) Os métodos de arquivamento de documentos podem ser

(A) indireto, alfabético, geográfico e numérico. (B) alfabético, numérico, iconográfico e mnemônico. (C) numérico, geográfico, ideográfico e tríplex. (D) alfabético, geográfico, ideográfico e iconográfico. (E) alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

08. (IF-BA - Técnico em Arquivo – FUNRIO) Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos de métodos

(A) padronizados. (B) geográficos.

(C) numéricos simples. (D) por assunto numéricos. (E) por assunto alfabéticos.

09. (AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e Administrativos – FCC) Os métodos de arquivamento de documentos dividem-se em duas classes. São elas:

(A) numérica e mnemônica. (B) direta e indireta.

(C) básica e padronizada. (D) alfabética e numérica.

(E) dicionário e indexação coordenada.

10. (Câmara Municipal de Jaboticabal - Assistente Administrativo Jurídico – VUNESP/2015) Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis, é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de técnicas ou métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. Para o arquivamento dos documentos públicos ou privados, o método de arquivamento variadex é aquele que utiliza a combinação de

(B) nomes e cores. (C) cores e números. (D) números, cores e letras. (E) letras e cores.

Respostas

01. Resposta: A

Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

02. Resposta: “A”

A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se princípios, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamento, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações.

O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços.

03. Resposta: “B”

A preservação dos documentos é importante para que o documento esteja sempre em perfeito estado para ser consultado e as informações perpetuadas.

04. Resposta: “CERTO”

“Autuação”, uma das atividades do protocolo, é a abertura ou formação de processos. O registro, o controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também são consideradas atividades do protocolo. Vale ressaltar que a expedição é a saída de documentos de uma instituição para outras instituições públicas ou privadas (pessoas jurídicas), ou para o cidadão comum (pessoa física).

05. Resposta: B

Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice. É uma característica dos métodos que organizam documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico). Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.

06. Resposta: D

Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

07. Resposta: E

Métodos de Arquivamento:

-alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;

-geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país);

- numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento;

-numérico-cronológico: quando ao número do documento vier associado a data;

-ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex).

08. Resposta: E

O Método alfabético é quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome, como visto anteriormente.

09. Resposta: C Não confunda:

Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto

• indireto

Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • básicos

• padronizados. 10. Resposta: E

É o método alfabético, acrescentando cores às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

Gestão de documentos

A gestão de documentos (também chamada de administração de documentos) é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos.

Segundo Ramos4_{, “os documentos são informações registradas em qualquer suporte (papiro,}

pergaminho, papel, disquete, cd, dvd, etc.) e podem ser de gênero textual, iconográfica, audiovisual, cartográfico, etc., sendo produzidos em decorrência de uma atividade com a finalidade de cumprir uma função”. O papel de um arquivo é guardar a documentação e fornecer as informações, que estão contidas

em seu acervo, aos interessados de maneira rápida e segura.

O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes.

De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”5_.

Lembre-se! A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária

4 _{RAMOS, J. T. M. Diagnóstico da massa documental arquivística produzida e acumulada pela biblioteca universitária da universidade federal de minas gerais.} Universidade Federal de Minas Gerais. Escola de Ciências da Informação. Belo Horizonte, 2011.

5 _{Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.}

2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de

Produção Avaliação Uso Tramitação Arquivamento Objetivos

- Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente;

- Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;

- Preservar a memória institucional;

- Otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte.

O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gestão documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos.

Organização e administração de arquivos

Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de:

- política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa; - ferramentas apropriadas;

- redução do tempo de arquivamento; - profissionais qualificados;

- instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e; - instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental.

Objetivos:

- redução de custos com a administração e manutenção do acervo; - padronização dos sistemas e métodos de arquivamento;

- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; - maior controle da massa documental;

- sigilo das informações;

- preservação e conservação dos documentos; - recuperação rápida e eficiente das informações.

METRO LINEAR – unidade de medida utilizada para a quantificação do acervo, quando se tratar de documentos em suporte de papel.

Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas:

1º) Levantamento de dados

Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito: • Do funcionamento dos órgãos internos;

• Do trâmite documental;

• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; • Da entrada e expedição de documentos;

• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; • Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo;

Gestão de Documentos

• Do gênero e espécie dos documentos existentes; • Do volume dos documentos arquivados;

• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; • Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc. 2º) Análise dos dados coletados

Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.

3º) Planejamento

Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração:

• As instituições físicas e equipamentos empregados; • Elaboração de um projeto de arquivo;

• Os recursos humanos e financeiros;

• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; • O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc. 4º) Implantação e acompanhamento

Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase:

• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte;

• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos;

• Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento;

• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição.

Questões

01. (FCP - Documentação - CETRO) O processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se

(A) Gestão da Informação. (B) Gestão de Depósito. (C) Gestão do Conhecimento. (D) Gênero Documental. (E) Gestão de Documentos.

02. (UnB/Cespe - STM) Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

( ) Certo ( ) Errado

03. (UnB/Cespe - TRE/ES) No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação.

( ) Certo ( ) Errado

04. (UnB/Cespe - TRE/MT) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de: (A) produção e destinação

(B) emulação e migração; (C) conservação e restauração; (D) eliminação e preservação; (E) criação e aquisição.

05. (CNMP - Analista do CNMP – Arquivologia – FCC/2015) O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística admite, como equivalente de gestão de documentos, a expressão

(A) administração de documentos. (B) gestão da informação.

(C) gerenciamento de arquivos. (D) organização documentária. (E) gestão de dados arquivísticos.

06. CNMP - Analista do CNMP - Arquivologia – FCC/2015) Na implantação de programas de gestão de documentos no Brasil, um dos maiores problemas enfrentados pelos arquivistas tem sido

(A) a escassez de regulamentos do Conselho Internacional de Arquivos. (B) o volume das massas documentais acumuladas no serviço público.

(C) a dificuldade de avaliar documentos depositados nos arquivos permanentes. (D) os empecilhos legais quanto às transferências entre fundos.

(E) a vigência de normas interestaduais de destinação. Respostas

01. Resposta: E.

O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes.

De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”6_.

02. Resposta: ERRADO

Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades).

03. Resposta: ERRADO

As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 04. Resposta: A

As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 05. Resposta: A

Gestão de documentos=Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento (1, 2) de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (1, 2) para guarda permanente. Também referida como administração de documentos.

06. Resposta: B

A massa documental acumulada vem sendo um dos maiores problemas nas instituições públicas devido à falta de uma gestão documental eficiente.

PROTOCOLO

Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto.

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).

A gestão de arquivos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos.

O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).

Segundo Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo7_{, o Protocolo é responsável} pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrônico, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento,

registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns

órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início.

Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

O estudo dos protocolos, em Arquivologia, pode ser dividido em duas partes:

Uma refere-se a estrutura e funcionamento do setor institucional de protocolo e a outra se refere ao tratamento e a classificação dos documentos arquivísticos em ostensivos e sigilosos.

Com relação a primeira parte, serão apresentadas quais as funções e a importância do setor de protocolo e a segunda parte serão abordadas as diversas situações em que podem ser classificados os documentos no setor de protocolo, de acordo com a legislação brasileira vigente para essa finalidade. O respeito a classificação definida pela legislação é importante visando o perfeito cumprimento das funções do protocolo de forma responsável, legal e eficaz.

O setor de protocolo8

Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como protocolo ou Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição.

7 _{BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo.} Brasília: AGU, 2010. 157 p. , il.

A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa idade em que os documentos tramitam bastante.

Assim, pode-se dizer que o protocolo executa sinteticamente as seguintes ações: recebimento da correspondência (malotes, balcões, entre outros), separação da correspondência oficial da particular, colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo (contendo dados como data, hora de recebimento), elaboração de resumo do assunto, e encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. O protocolo visa também o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, assegurando a sua imediata localização, e também é responsável pelas correspondências a outras instituições.

Protocolo está intimamente relacionado às atividades de controle. Dentre as atividades de controle, podem ser consideradas:

• recebimento; • classificação; • registro; • autuação; • distribuição;

• movimentação (trâmite, fluxo); • expedição.

O processo de Protocolo começa com a entrada de correspondências, documentos e processos. Em seguida, os documentos são verificados, analisados, registrados, autuados (quando for o caso) tramitados e expedidos.

Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo

• Recebimento – recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa.

• Classificação – Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão.

• Autuação e Registro – atribuição de número ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.

• Distribuição e Expedição – saída/encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). Expedição (encaminhamento de documentos para outras instituições).

• Controle e Movimentação – Mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento.

Documentos Sigilosos e Ostensivos

Quanto a natureza dos assuntos, os documentos podem ser classificados como ostensivos e sigilosos. Os documentos classificados como ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Os documentos classificados como sigilosos são aqueles que devem ser de conhecimento restrito, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação.

Algumas considerações adicionais:

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).

Recebimento:

Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.

Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se:

-Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções.

Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto, recomenda-se:

-Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;

-Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;

-Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; -Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

-Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; -Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; -Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento.

É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.

A expedição trata-se da saída da correspondência e demais documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos

Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se: -Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

-Separar as cópias, expedindo o original; -Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea.

Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos.

A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las, proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde

que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independentemente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários.

É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes.

Questões

01. (TRE/SP – Técnico Judiciário – Área Administrativa – FCC/2015) Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de

(A) embalagens. (B) compras. (C) transporte. (D) reprografia. (E) protocolo.

02. (IF/BA – Arquivista – FUNRIO) O conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, são atividades de

(A) arquivo intermediário. (B) arquivo permanente. (C) arquivo setorial. (D) arquivo especial. (E) protocolo.

03. (SEPLAG/MG – Agente Governamental – IESES) “É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de: (A) Expedição.

(B) Almoxarifado. (C) Patrimônio. (D) Protocolo.

04. (POLÍCIA CIENTÍFICA – PE - Auxiliar de Perito – CESPE/2016) A movimentação de um documento de um setor para outro para que decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada (A) tramitação. (B) registro. (C) expedição. (D) distribuição. (E) classificação.

05. (Prefeitura de São Paulo – SP - Assistente de Gestão de Políticas Públicas I - CESPE/2016) Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a identificação dos metadados para controle e recuperação de dados faz parte da rotina de

(A) movimentação. (B) registro.

(D) tramitação. (E) expedição.

06. (ANS - Técnico Administrativo - FUNCAB/2016) Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está executando a atividade de:

(A) despacho. (B) expedição. (C) tramitação. (D) diligência. (E) distribuição.

07. (TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa – FCC) Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,

(A) acondicionar documentos de valor histórico. (B) cuidar da tramitação dos documentos.

(C) armazenar documentos em fase intermediária. (D) estabelecer regras de acesso aos documentos. (E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

Respostas

01. Resposta: E.

O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

02. Resposta: E.

Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

03. Resposta: D.

Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

04. Resposta: A. Atividades de Controle: • recebimento; • classificação; • registro; • autuação; • distribuição;

• movimentação (trâmite, fluxo); • expedição.

05. Resposta: B.

Metadados são informações. Logo, a identificação dessas informações para uma posterior recuperação é denominada registro.

06. Resposta: E.

Distribuição: é a ação e o efeito de dividir algo entre destinatários, dar a algo o destino conveniente. Enviar documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição.

07. Resposta: B

Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como protocolo ou Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição.