Tarefas e Responsabilidades

Durante muito tempo todas as responsabilidades dentro da empresa eram centralizadas em gerentes e diretores, as únicas pessoas responsáveis pelas tomadas de decisão dentro da empresa e os funcionários recebiam as ordens e executavam apenas o que foi especificado pelos gerentes, o que promove uma carga de responsabilidade muito grande sobre os gerentes e tornando-os necessariamente presente durante todo processo. Atualmente o que mais favorece o crescimento empresarial é a descentralização de

responsabilidades entre os funcionários, principalmente os funcionários de linha de frente que geralmente são as pessoas mais experientes nas situações de atendimento ao cliente da empresa e são as pessoas que necessitam de respostas rápidas para todas as situações críticas do dia a dia.

As situações críticas e normalmente corriqueiras entre o cliente e a empresa não podem esperar a comunicação dos funcionários de linha de frente com um gerente para que uma decisão seja tomada. Essas situações são consideradas por muitos especialistas como: “A Hora da Verdade”, nessas situações em que a imagem da empresa está em questão e todas as decisões de favorecimento ao cliente devem ser tomadas no menor tempo possível. Em condições normais de operação, caso o gerente responsável pela tomada de decisão pode não estar presente, acarretaria uma imagem de incapacidade operacional, criando prejuízos incalculáveis para o marketing boca a boca que é considerado com um dos mais importantes para a sobrevivência das empresas.

O verdadeiro líder deve necessariamente capacitar a sua equipe de projeto a responder as diversas situações encontradas, reunindo conhecimento disponível e fornecer todos os pré-requisitos para a análise das informações pertinentes à situação encontrada para permitir uma tomada de decisão segura e responsável para resolução das situações críticas da empresa.

O líder deve abandonar a imagem de empresas antiquadas que enxergam os funcionários como mão de obra e deve tratá-los como centros de inteligência que podem tomar decisões para contribuir para o crescimento empresarial necessário para a sobrevivência da empresa no mundo competitivo.

É preciso ter cuidado com situações táticas ou estratégicas que necessariamente devem ser analisadas e decididas pelos níveis mais altos da organização. Esse novo método se aplica a situações corriqueiras em que os funcionários de linha de frente estão mais acostumados a lidar e necessitam de uma resposta rápida e precisa para não denegrir a imagem da empresa no ponto de vista do cliente.

5.4 Comunicação

Uma das principais atribuições do líder é a comunicação, e segundo pesquisas realizadas pelo Project Management Institute, os gerentes de projetos normalmente utilizam cerca de 90% do seu tempo se comunicando, seja com a equipe, seja com o cliente ou seja com o patrocinador.

Durante muito tempo a comunicação foi utilizada apenas pelos gerentes para informar aos empregados o que tinha que ser feito, e o único esforço do gerente em relação à comunicação era ter a certeza de que os empregados entenderam perfeitamente o que ele estava dizendo, entretanto, em empresas modernas os líderes devem ir muito além de se certificar que foram entendidos, como ele trabalha com pessoas responsáveis por uma série de tomadas de decisões, deve utilizar uma abordagem diferente e considerar quais palavras são mais bem assimiladas e utilizadas pelos ouvintes. Esse método é chamado por especialistas de “Abordagem Invertida”, e é muito utilizado para participar os funcionários das estratégias da empresa e capacitá-los com ideias estratégicas para utilizar a mesma abordagem estratégica da empresa em suas tomadas de decisões nas situações do dia a dia.

A comunicação com a equipe de projetos não precisa ser luxuosa e carregada de termos complexos para a maioria das pessoas e correr o risco de ser mal compreendido ou fugir do contexto pretendido, portanto, a utilização de comunicação simples e direta é sempre mais adequada para todas as situações. A comunicação não precisa ser original e a utilização de mensagens prontas e conhecidas é aconselhada.

5.5 Avaliação de Resultados e Recompensas

Os indicadores devem estar sempre sob avaliação, pois podem ser pertinentes a um determinado cliente ou um determinado período de tempo, e em outras situações não refletem a realidade de atendimento das necessidades do cliente e especificações de qualidade. É preciso analisar o que o cliente realmente necessita e o que o planejamento do projeto promete como resultado para podermos avaliar o desempenho da equipe em seu trabalho. Em projetos em que os funcionários possuem autonomia sobre certas decisões, é fundamental que os líderes avaliem periodicamente o contexto das decisões para fornecer o feedback adequado para o aprimoramento e segurança necessários para a tomada de decisão em situações críticas. O estabelecimento de metas específicas para todos os segmentos da empresa contribui para a criação de indicadores para a avaliação do trabalho realizado.

Muitas empresas modernas utilizam ideias dos próprios funcionários de frente para avaliação de desempenho. Esse método permite que as pessoas mais acostumadas com as atividades e mais íntimas dos clientes desenvolvam um plano de avaliação mais condizente com a realidade das necessidades dos clientes.

A transparência no processo de avaliação e a publicação dos resultados de forma concisa são parâmetros fundamentais para o sucesso de um processo de avaliação e a

intenção de um processo de avaliação é de se criar uma concorrência sadia e não uma disputa acirrada entre funcionários, por isso, não aconselhável a realização de comparações e entre funcionários ou departamentos.

Os processos de manifestação de gratidão são sempre muito bem vistos por especialistas em motivação profissional, pois representam o melhor feedback sobre o trabalho realizado que um líder possa oferecer. As recompensas não precisam ser necessariamente presentes, os simples elogios produzem uma energia motivacional muito grande e renovam o sentimento de importância dos funcionários para a organização, entretanto, todos os elogios ou presentes devem ter justificativas claras ou poderão parecer insultos que demonstram indiferença com a qualidade do trabalho realizado.

É preciso ter cuidado para não confundir os processos de recompensas com pagamentos periódicos, pois em casos em que o mérito do trabalho não for passível de recompensa, poderia criar um sentimento contrário ao processo de recompensa como um todo.