Tarefas rotineiras

3.2.1 Classificação e lançamento de documentos na base de dados

O meu trabalho consistiu em analisar os mais diversos documentos contabilísticos e classificá-los, tendo em conta a sua natureza e especificidade. Por exemplo, numa factura inseria o número da conta do cliente – o qual se encontrava na base de dados do

software Primavera – e o número da caixa para onde o dinheiro iria. Isto obviamente

varia de documento para documento. No caso de uma nota de crédito o processo era outro, feito manualmente.

A base de dados era sem dúvida a nossa maior ferramenta de trabalho. Nela constavam milhares de informações que por papel seriam muito complicadas de pesquisar. Pessoalmente, não me foi muito complicado aprender a trabalhar com ela. Durante o curso, aprendi, nas disciplinas de Informática, a criar bases de dados e a geri-las. Daí que, apesar de o software ser novo para mim, a inserção e a gestão de ficheiros não eram tarefas novas.

Talvez esta tenha sido a tarefa mais complicada que tive no estágio e também uma das que realizei com mais frequência. Alguns documentos são muito idênticos e, para alguém menos experiente, como era o meu caso, tornava-se, por vezes, difícil distinguir certo tipo de documentos. Na disciplina de Contabilidade foram abordados diferentes documentos contabilísticos mas, no entanto, da teoria à prática revelou-se alguma distância.

Apesar das minhas dificuldades iniciais, a minha supervisora sempre me apoiou e ajudou-me a superá-las.

3.2.2 Tarefas exteriores

As minhas tarefas exteriores passaram essencialmente por deslocações aos bancos e à Segurança Social.

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As minhas idas aos bancos ocorreram essencialmente nos primeiros dias do mês, pois nesta altura a empresa fazia o pagamento das seguranças sociais dos clientes. O meu trabalho foi relativamente fácil, apenas tive de dar os dados das empresas em questão e o funcionário do banco tratava do resto. Na maior parte das vezes o banco foi autorizado a fazer débito directo, mas em casos excepcionais eu levava um cheque passado pelo cliente para saldar a dívida.

As minhas idas à Segurança Social consistiam, na maior parte das vezes, na entrega de documentos relativos a processos dos clientes da empresa. Fiz ainda algumas deslocações aos Correios, onde enviei correspondência e levantei encomendas da empresa.

De todas as tarefas exteriores que realizei, a que mais gostei foi da minha ida ao Instituto de Trabalho com o intuito de encontrar respostas para problemas contratuais de trabalhadores dos nossos clientes. Outras tarefas externas passavam pela entrega ou procura de documentos aos clientes da empresa.

Gostei bastante do trabalho externo, pois acabou por ser desanuviante face à carga de trabalho constante no escritório.

3.2.3 Verificação e lançamento de horários

A tarefa de verificar e lançar horários passou a ser mais frequente a meio do meu estágio. Para além da empresa Increment, o Doutor Ricardo Moura é também proprietário de uma empresa de consultoria. Normalmente, seria ele quem organizaria os horários e os lançaria em Excel, mas devido à sua grande carga de trabalho decidiu pedir-me ajuda para a execução desta tarefa. Gostei bastante desta função pois, apesar de muito cansativa, acabou por ser estimulante devido à sua dificuldade. A tarefa passou por distribuir quinhentas horas semanais por todos os consultores. Para isto, foram-me fornecidos dados de quando determinado consultor iria estar disponível para se deslocar a determinada empresa. Depois, com esses dados, tive de tentar encontrar um horário compatível para todos os colaboradores. Quando isto não acontecia, reportava ao Dr.

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Ricardo Moura a situação e ele entrava em contacto com o consultor em questão para tentar ajustar o seu horário.

É importante dizer que nem sempre era eu quem dividia as horas, aliás, só o fazia quando existia alguma inconformidade nos horários lançados pelo Dr. Ricardo Moura. Durante o curso, aprendi a trabalhar com folhas Excel, o que acabou por me ajudar imenso na elaboração dos horários.

3.2.4 Arquivo de documentos

O arquivo de documentos passou pela separação dos diversos documentos contabilísticos. Esta tarefa foi posterior ao lançamento de documentos. Cada empresa tinha o seu dossier onde os documentos eram separados por tipo e, dentro dos tipos, por ordem alfabética. Não havia grande critério na organização dos documentos, era indiferente se as notas de crédito ficavam no topo do dossier ou no fim. O importante era que os documentos do mesmo tipo estivessem juntos e ordenados alfabeticamente. Dentro desses documentos existiam as facturas relativas às compras das empresas (Anexos 1 a 4), os recibos existentes (Anexos 5 e 6), os movimentos e extractos das contas e outros do mesmo género (como vendas a dinheiro – Anexo 7 e 8, formações personalizadas – Anexo 9 – ou avisos de lançamentos – Anexo 10).

Pessoalmente, foi uma das tarefas que menos gostei de fazer, não que fosse complexa ou difícil, mas sim porque foi muito cansativa e aborrecida. Esta tarefa foi-me atribuída essencialmente pela minha supervisora, mas não só. Sempre que alguma trabalhadora tinha muito trabalho e falta de tempo, pediam-me a mim para executar esta função. É importante referir que no curso aprendi algumas técnicas de arquivo, embora as mesmas não me tenham sido úteis neste caso específico, pois este tipo de documentação exigiu um arquivo muito específico e não genérico como me foi ensinado. Contudo, também fui advertido nessa disciplina que tal podia acontecer, pois com a grande variedade e forma de arquivar documentos é necessário ser-se polivalente. Com a ajuda da minha supervisora evoluí bastante nesta tarefa.

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22 3.2.5 Reconciliações bancárias

Nesta tarefa, a minha função passou por um processo de ajustamento entre os movimentos registados no extracto bancário e os movimentos registados no extracto contabilístico (Anexos11 a 14) , expurgando as diferenças entre estas duas realidades, tendo em vista a obtenção de um saldo reconciliado igual. Para isso, tirei fotocópia do extracto do banco e do extracto contabilístico de determinada empresa que tinham de se referir ao mesmo mês.

Depois disso, assinalei nessas fotocópias os valores presentes num e os valores coincidentes do outro.

No fim deste processo, passei os dados que sobraram para uma folha Excel. Se tudo estivesse correcto, o saldo final da empresa seria zero, ou seja, a reconciliação bancária bateria certo com a nossa reconciliação contabilística. Caso isso não acontecesse, era obrigado a ir aos gastos / lucros da empresa e ver onde existia a diferença.

Esta tarefa foi muita vez executada por mim e gostei particularmente de a fazer. Apesar de ter frequentado a disciplina de Contabilidade ao longo do curso e de ter aprendido a fazer as reconciliações bancárias, senti que tive uma enorme evolução com esta prática.

3.2.6 Fotocópias, impressões e digitalizações

Frequentemente tive de tirar fotocópias de documentos importantes. Os clientes da empresa entregaram vários documentos e, depois da selecção, os mais importantes eram fotocopiados.

No que toca a impressões, foram realizadas com alguma regularidade, principalmente quando fiz reconciliações bancárias pois, para ser mais fácil, imprimi as reconciliações anteriores. Assim não precisei de as visualizar no ecrã.

A meio do estágio comecei, como já referi, a ajudar mais o Dr. Ricardo nas suas tarefas. Aí tive de digitalizar todos os documentos que os consultores entregaram no escritório.

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Posto isto, os mesmos foram enviados por e-mail para as empresas clientes. Este processo já não foi realizado por mim.

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