INSTITUTO POLITÉCNICO DA GUARDA
ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTÃO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
ANDRÉ MOURÃO PEREIRA COELHO
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DA LICENCIATURA EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECÇÃO
Relatório de estágio
2011
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Ficha de identificação
O aluno
Nome: André Mourão Pereira Coelho Curso: Secretariado e assessoria de direcção
Estabelecimento de ensino: Instituto Politécnico da Guarda – Escola Superior de
Tecnologia e Gestão
Número de aluno: 8743
O local de estágio
Nome: Increment – serviços administrativos globais
Localização: Rua Almirante Gago Coutinho, Loja 2C – 6300-507 Guarda Contactos: 271 212 786 (telefone); 271 222 783 (Fax)
Site: http://www.increment.pt/
Correio electrónico: geral@increment.pt
Logótipo:
Relatório de estágio
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ii O estágio
Duração: Aproximadamente 400 horas Data de início: 07 de Março de 2011 Data de fim: 18 de Maio de 2011
Supervisora de estágio: Dra. Magda Joana Cruz Ferreira Neves Orientadora de estágio: Prof. Isa Margarida Vitória Severino
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Plano de estágio
Foi elaborado, a pedido do Gabinete de Estágios e Saídas Profissionais do Instituto Politécnico da Guarda, um plano de estágio no qual foram enumeradas as várias actividades por mim realizadas ao longo do meu estágio curricular na empresa Increment.
Tal plano foi originalmente criado pela minha orientadora, a Dra. Joana Neves, e mais tarde visto e modificado de acordo com as tarefas que foram aparecendo. Assim, as principais funções que me delegaram enquanto estagiário de Secretariado e Assessoria de Direcção foram:
– Organização, classificação e lançamento dos documentos contabilísticos;
– Inserção de dados no programa de imobilizado;
– Breve análise de balancetes nas classes de custos, proveitos e capital; – Reconciliações bancárias;
– Preparação e pagamento de impostos.
Além destas tarefas mais importantes, existem outras que desempenhei (nomeadamente idas ao banco ou impressões e cópias de documentos), as quais se encontram detalhadas no terceiro capítulo do relatório.
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Resumo
No âmbito da obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção, realizei o estágio curricular na empresa Increment, na Guarda, entre 7 de Março e 20 de Maio de 2011, tendo a duração de quatrocentas horas.
Este relatório pretende dar a conhecer as actividades que desenvolvi na empresa e o contributo que as mesmas me facultaram para a minha futura inserção no mercado laboral.
No estágio desenvolvi tarefas administrativas, contabilísticas – entre outras – as quais irei descrever ao longo do relatório.
Palavras-chave: estágio; licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção;
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Agradecimentos
Quero agradecer antes de mais aos meus pais por sempre me terem apoiado e tornado esta licenciatura possível. Quero agradecer também a outras pessoas da minha família, em particular aos meus avós paternos e aos meus irmãos que, apesar da distância, sempre depositaram confiança em mim.
Um obrigado a todos os professores que me acompanharam nesta jornada. O profissionalismo e conhecimentos por eles transmitidos contribuíram para que pudesse pôr em prática muito do que aprendi ao longo do meu percurso académico.
Quero agradecer também às minhas colegas de trabalho, pois foram muito afáveis e ajudaram-me imenso na integração na empresa. Um obrigado ao Dr. Ricardo Moura e à Dra. Sandra Sampaio pela oportunidade que me foi concedida, foram sempre duas pessoas muito preocupadas com o meu bem-estar na empresa.
Um obrigado especial à minha orientadora de estágio, a Prof. Isa Severino, pela dedicação demonstrada, pois foi uma pessoa sempre disponível e preocupada durante todo o percurso.
Quero agradecer à minha supervisora toda a paciência que teve comigo nos primeiros dias de estágio e o apoio incondicional que sempre evidenciou.
Por último, mas não menos importante, um obrigado muito especial à minha namorada Roselyne por todo o seu apoio e compreensão evidenciados durante todo este percurso. Em suma, uma palavra de apreço a todos os que me apoiaram directa ou indirectamente. Tudo isto foi possível graças a vocês. O meu sincero obrigado!
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Índice geral
Ficha de identificação i
Plano de estágio iii
Resumo iv
Agradecimentos v
Índice geral vi
Índice de figuras viii
Introdução
1Capítulo 1 – A cidade da Guarda
1.1 – A Guarda 21.2 – Alguns dados sobre a cidade 3
1.2.1 – Brasão e bandeira 4
1.3 – Locais históricos e culturais 5
Capítulo 2 – A empresa Increment
2.1 – História 8 2.2 – Localização 10 2.3 – Organograma 11 2.4 – Infra-estruturas 12 2.5 – Serviços prestados 15Capítulo 3 – O estágio
3.1 – Inserção no local de estágio 18Relatório de estágio
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3.2 – Tarefas rotineiras 19
3.2.1 – Classificação e lançamento de documentos na base de dados 19
3.2.2 – Tarefas exteriores 19
3.2.3 – Verificação e lançamento de horários 20
3.2.4 – Arquivo de documentos 21
3.2.5 – Reconciliações bancárias 22
3.2.6 – Fotocópias, impressões e digitalizações 22
3.3 – Tarefas ocasionais 24
3.3.1 – Organização do arquivo 24
3.3.2 – Atendimento presencial 25
3.3.3 – Verificação de mensagens electrónicas 25
3.3.4 – Declarações de IRS 26
Conclusão
27 Bibliografia 29 Índice de anexos 30 AnexosÍndice de figuras
Figura 1 – Brasão da cidade da Guarda 3
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Figura 3 – Sé Catedral da Guarda 4
Figura 4 – Museu da Sé Catedral da Guarda 4
Figura 5 – Entrada do Bairro Judeu 5
Figura 6 – Alameda de Santo André 5
Figura 7 – Torre de Menagem 6
Figura 8 – Igreja de São Vicente 6
Figura 9 – Funcionárias da empresa 9
Figura 10 – Localização da Increment 10
Figura 11 – Entrada da empresa 10
Figura 12 – Organograma da empresa Increment 11
Figura 13 – Sala principal de trabalho 12
Figura 14 – Escritório privado do administrador 12
Figura 15 – Servidor da empresa 13
Figura 16 – Plataforma Primavera 13
Figura 17 – Arquivo da empresa no sótão 14
Figura 18 – Arquivo da empresa no rés-do-chão 14
Figura 19 – Arquivo da Increment 25
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Introdução
Após uma breve reflexão acerca do melhor local para realizar o meu estágio curricular para obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção, decidi não enveredar pelo caminho mais fácil e optei por melhorar os meus conhecimentos numa área que julguei não serem suficientes no curso – a de contabilidade. O único semestre durante o qual tive essa disciplina não me facultou todas as bases que considerava fundamentais nessa matéria. Assim, optei por realizar um estágio de quatrocentas horas na empresa de serviços administrativos Increment, na Guarda. As minhas razões revelaram ser fundamentadas, na medida em que grande parte dos conhecimentos que agora possuo foram-me facultados nestes três meses.
Iniciei então o meu estágio no dia 07 de Março de 2011 e terminei no dia 18 de Maio do mesmo ano. O meu horário de trabalho era das 09h00 às 13h00 e das 14h00 às 18h00, perfazendo um total de oito horas diárias.
Fui bastante bem aceite na empresa, sendo o único elemento masculino que ali permanecia, uma vez que o administrador não ficava ali muito tempo. Assim, a minha supervisora de estágio acabou por ser uma das minhas colegas de trabalho, uma vez que a chefia sentia que seria proveitoso para mim ser supervisionado por alguém que acompanhasse o meu desempenho.
Para melhor precisar o estágio, optei por dividir o relatório em três capítulos. No primeiro dou a conhecer a cidade na qual realizei o meu estágio, a Guarda. No segundo capítulo faço uma apresentação da empresa Increment, explicitando a sua actividade. No último capítulo descrevo as actividades que realizei durante o estágio curricular, referindo as vantagens e dificuldades com que me deparei, apresentando algumas sugestões para a empresa.
Capítulo 1
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1.1 A Guarda
A Guarda foi fundada em 1119 por uma carta foral do Rei de Portugal, D. Sancho I. Esta cidade deteve um papel muito relevante na História de Portugal.
Na Guarda juntam-se as tradições militares (defesa da fronteira) e religiosas que deixaram abundantes marcas no património edificado, como se pode verificar pela presença de monumentos históricos existentes na cidade.
Após esta pequena introdução, resolvi colocar o brasão da cidade assim como a sua bandeira com uma lista dos elementos neles presentes.
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1.2 Alguns dados sobre a cidade
A cidade mais alta de Portugal (1056 m) situa-se na província da Beira Alta e alberga, no ano corrente, aproximadamente 42 460 habitantes nas freguesias da Sé, de São Vicente e de São Miguel (segundo os dados recolhidos no site do Instituto Nacional de Estatísticas), contra os 43 822 recenseados em 2001.
Os principais eixos de ligação à cidade da Guarda são a A23 e a A25. As coordenadas GPS da cidade são: N 40, 53582º / W 07, 26676º.
A cidade da Guarda é conhecida por ser a cidade dos cinco Efes, sendo eles: Forte, Farta, Fria, Fiel e Formosa. Estas cinco palavras que definem a Guarda podem ser facilmente explicadas:
- Forte – devido à torre do castelo e suas muralhas; - Farta – devido à riqueza do vale do Mondego;
- Fria – devido ao frio que se faz sentir pela proximidade com a Serra da Estrela;
- Fiel – por não ter sido entregue ao Rei de Castela pelo Álvaro Gil Cabral durante a crise de 1383-85;
- Formosa – pela sua natural beleza1.
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1.2.1 Brasão e bandeira
Figura 1 – Brasão da cidade da Guarda Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda
O escudo presente no brasão da cidade (Figura 1) é esmaltado de ouro e com a Torre de Menagem no meio, a vermelho. A coroa mural é de prata e apresenta cinco torres. Abaixo, a fita branca tem, a preto, as palavras “CIDADE DA GUARDA” em maiúsculas.
Já a bandeira (Figura 2) é enfeitada por oito peças de vermelho e branco com a haste e a lança em ouro e os cordões e bordas em vermelho e branco.
Figura 2 – Bandeira da cidade da Guarda Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda
Também importa conhecermos alguns monumentos que tornam a cidade um lugar único. Nas próximas páginas encontram-se os edifícios que julgo serem mais relevantes para a história da Guarda.
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1.2 Locais históricos e culturais
A Sé Catedral (Figura 3) é o símbolo mais conhecido no distrito da Guarda. Apresenta-se em pleno “coração” da cidade, e é um dos sítios mais procurados pelos turistas. A sua construção foi iniciada no século XII, mas apenas foi concluída no século XVI. Devido a esta longa duração na sua construção, a Sé apresenta uma combinação de arquitectura gótica e manuelina. Em baixo podemos ver uma fotografia da Sé da Guarda.
Figura 3 – Sé Catedral da Guarda Fonte: http://olhares.aeiou.pt/
No Museu da Guarda (Figura 4), podemos encontrar informação relevante sobre a cidade, desde as origens remotas às mais recentes, para além de artesanato, trajes tradicionais e toda uma vasta história cultural.
Figura 4 – Museu da Sé Catedral da Guarda Fonte: http://www.mun-guarda.pt/
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Durante a Idade Média, a cidade da Guarda acolheu uma vasta comunidade judaica que contribuiu de forma bastante significativa para o crescimento social e económico da cidade. Em várias partes da cidade da Guarda é possível encontrar vestígios judaicos dessa época. Em baixo (Figura 5) podemos ver uma fotografia da entrada do bairro Judeu.
Figura 5 – Entrada do Bairro Judeu Fonte: http://www.portugaltours.com.pt/
A Alameda de Santo André (Figura 6) apresenta um belo chafariz no centro da cidade da Guarda que constitui um exemplo magnífico da arte Barroco-rocócó.
Figura 6 – Alameda de Santo André Fonte: http://www.olhares.aeiou.pt
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A Torre de Menagem (Figura 7) foi construída no século XII e apresenta uma vista magnífica sobre toda a cidade, por se situar no ponto mais alto, a 1056m de altitude.
Figura 7 – Torre de Menagem Fonte: http://www.mun-guarda.pt
A igreja de São Vicente (Figura 8) é uma obra tardia do Barroco do século XVIII. Sita-se numa zona ampla e dominadora, tinha a sua cabeceira mais elevada do que o corpo da igreja e estava orientada para Oriente.
Figura 8 – Igreja de São Vicente Fonte: http://www.descubraportugal.com.pt
Capítulo 2
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2.1 História
Inicialmente, a empresa foi criada com o nome Moura & Sampaio Consultores, Lda em 09 de Março de 2001. A constituição da empresa teve como objectivo a representação para o distrito da Guarda da franquia da Fiducial2
.
Com o evoluir dos tempos, a empresa foi tendo novas necessidades a nível informático e de recursos humanos, tendo crescido em ambas áreas de forma sustentada. Assim, passou a prestar serviços cada vez mais especializados. Apostou na formação na plataforma Primavera (ERP3
utilizado desde 2002), o que permitiu evoluir no sentido de minimizar os trabalhos de integração de informação, aproveitando o tempo adicional disponível para melhorar o tipo de informação disponibilizada aos clientes.
Como a empresa não obteve respostas a nível institucional (Fiducial) e tendo reposicionado a sua estratégia em função dos desenvolvimentos anteriormente referidos, foi decidido durante o ano 2007 abandonar a franquia4 que possuía e criar marca própria (INCREMENT – Serviços Administrativos Globais). Com o objectivo de potenciar ainda mais a visão de negócios definida, foi constituída uma nova empresa em Setembro de 2008, com o objectivo de explorar o modelo de negócio associado à contabilidade, nas mesmas instalações e sob a chancela da marca Increment, dando participação social a uma colaboradora da Moura & Sampaio, em conjunto com os actuais sócios da empresa e transferindo para essa empresa todos os recursos humanos e actividades.
Adicionalmente, a Moura & Sampaio fez alterações ao seu objecto social. Assim, segundo um diálogo que mantive com o sócio-gerente da empresa, depreendi que a sociedade tem por objecto a prestação de serviços de contabilidade e consultoria para os negócios e gestão; a prestação de serviços informáticos, nomeadamente a criação e o alojamento de sítios de Internet, consultoria e implementação de modelos de negócio baseados em comércio electrónico.
2
Franchising de referência a nível nacional na área da contabilidade, considerado líder nacional nas áreas de
contabilidade e de apoio à gestão.
3
Enterprise Resource Planning. Em português, pode ser traduzido por Sistemas Integrados de Gestão Empresarial. 4
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Estas alterações visavam autonomizar a área da contabilidade, criando uma empresa para o efeito, e especializar a Moura & Sampaio na prestação de serviços a empresas com base na incorporação de novas tecnologias e know-how, sem nunca perder o controlo sobre a actividade já criada.
Além dos elementos referidos anteriormente, o sócio-gerente tem desenvolvido inúmeras acções de consultoria em modelo de acção de formação junto de dezenas de empresas regionais no âmbito de programas comparticipados por apoios comunitários, tendo inclusivamente sido coordenador das equipas de consultoria em acções de formação relativas à Associação Empresarial e Industrial da Guarda, o que lhe permite ter um conhecimento bastante abrangente da realidade empresarial.
Uma das principais características da empresa reside na sua equipa, pois todos os elementos possuem formação superior. A Increment é ainda alvo de auditorias permanentes, revelando sempre resultados positivos.
Figura 9 – Funcionárias da empresa Fonte: Própria
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2.2 Localização
A empresa Increment – Serviços Administrativos Globais situa-se na Guarda, na rua Almirante Gago Coutinho (Loja 2C), como se pode verificar na Figura 10. A empresa fica próxima do Centro Comercial Vivaci.
Figura 10 – Localização da Increment Fonte: Adaptado de www.google.pt
Ao descer a rua, a entrada da empresa faz com que ela seja notada, já que os vidros permitem observar o interior (Figura 11).
Figura 11 – Entrada da empresa Fonte: Própria
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2.3 Organograma
São quatro as trabalhadoras da Increment que exercem funções na área de contabilidade, a Dra. Tatiana Batista, a Dra. Ana Cruz, a Dra. Joana Neves e a Dra. Isabel Fragoso. Já a Dra. Sandra Sampaio é chefe de gabinete e o Dr. Ricardo Moura é o chefe de gabinete e o administrador, como se pode observar no organograma (Figura 12).
Figura 12 – Organograma da empresa Increment Fonte: Própria
Como se pode observar no organograma, o Dr. Ricardo Moura é o administrador da empresa. Ele é o responsável pela tomada de todas as decisões importantes. A Dra. Sandra Sampaio, esposa do Dr. Ricardo Moura, é a chefe de gabinete da empresa e a sua assessora. É importante salientar o facto de a Dra. Sandra Sampaio, embora sendo supervisora das funcionárias, também as auxiliar, tratando da contabilidade.
As demais trabalhadoras lidam com documentos contabilísticos das empresas suas clientes. Convém salientar que a Dra. Joana Neves, em virtude dos anos que tem dedicado à empresa, seis, fica responsável pelas decisões importantes, na ausência dos seus superiores, embora não ocupe um cargo hierarquicamente mais elevado relativamente às outras trabalhadoras.
Administrador
Ricardo Moura
Chefe de Gabinete
Sandra SampaioContabilidade
Tatiana BatistaContabilidade
Ana CruzContabilidade
Joana NevesEstagiário
André CoelhoContabilidade
Isabel FragosoRelatório de estágio
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2.4 Infra-estruturas
A nível de infra-estruturas, a empresa apresenta muito boas condições. Uma das salas tem cinco secretárias, ambas com computadores que possuem ligação à Internet, três no lado esquerdo e duas no lado direito. A segunda sala (escritório) pertence ao
administrador, como é possível visualizar nas fotografias de ambas as salas (Figuras 13 e 14).
Figura 13 – Sala principal de
trabalho Fonte: Própria
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Figura 14 – Escritório privado do administrador Fonte: Própria
São vários os meios
tecnológicos usados pela
empresa. Existe um servidor
(Figura 15) que liga todos os
computadores entre si, ou seja,
os trabalhos podem ser
partilhados entre os funcionários e
funciona como uma espécie de
Internet particular entre os trabalhadores. Existem ainda na empresa duas impressoras a laser que estão ao dispor de todos os funcionários.
Figura 15 – Servidor da empresa
Fonte: Própria
Os softwares que a empresa utiliza são todos actualizados constantemente. No entanto, há que destacar o principal software usado pela empresa: Primavera5 (Figura 16).
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Figura 16 – Plataforma Primavera Fonte: Captura do ecrã
5
É um software que se dedica ao desenvolvimento e comercialização de soluções de gestão e plataformas para
integração de processos empresariais num
mercado global, disponibilizando
soluções para as pequenas, médias,
grandes organizações e administração pública.
A empresa possui dois espaços
distintos para o arquivo, sendo
que um deles situa-se na sala
onde se encontram as
trabalhadoras da empresa. O
arquivo é feito essencialmente no
primeiro andar (sótão). Na sala principal existem também duas estantes arquivadoras. No primeiro andar constam os arquivos mais antigos e menos usados de momento, como documentos com mais de um ano. Quando há auditorias, é necessário recorrer aos documentos que se destinam ao departamento das Finanças. Quando isso acontece, a empresa contactava-nos para prepararmos toda a documentação necessária.
No rés-do-chão estão os documentos mais recentes, isto é, que têm menos de um ano, e são utilizados frequentemente (Figura 17).
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Figura 17 – Arquivo da empresa no sótão Fonte: Própria
Figura 18 – Arquivo da empresa no rés-do-chão Fonte: Própria
2.5 Serviços prestados pela empresa
Para melhor dar a entender os serviços prestados pela empresa, apresento as diferentes actividades realizadas nos diferentes departamentos. Assim, no Departamento de Contabilidade, destacam-se:
– Lançamento de Documentos – Controlo de contas-corrente
– Centros de custo
– IES (Informação Empresarial Simplificada) / Imposto sobre o Rendimento das pessoas
Singulares (IRS) com contabilidade organizada
– Pagamento de imposto e planeamento (IRS / Imposto selo) – Dossier fiscal
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– Reconciliação Bancária
– Reembolsos de Imposto sobre o Valor Acrescentado – Reclamações fiscais
– Recuperação
– Processos de Imposto Municipal sobre Imóveis e Imposto Municipal sobre a Transmissão
Onerosa de Imóveis: • Isenção • Inscrição
Na parte Administrativa, os principais serviços prestados eram:
– Pedido do livro de reclamações – IRS (sem contabilidade organizada) – Elaboração de dossier interno – Mapas de resíduos
– Declarações sobre transacções efectuadas
– Intrastat – Estatísticas europeias para importações / exportacões
– Pedidos de reembolso – Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) – Controlo e previsão de Tesouraria (Cheques / Cartas pagamento)
– Pedidos Certidões não dívida
– Preparação de dossiers informativos (Bancos / Instituições Públicas) – Apoio à constituição de empresas
– Certificações para pedidos de reembolsos no estrangeiro
No âmbito do Departamento dos Recursos Humanos, são de salientar os seguintes serviços:
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17 – Quadros pessoal – Processamento de salários – Inscrição de trabalhadores – Inscrição de empresas– Emissão de declarações de rendimentos – Segurança Social Online
– Horários no Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) – Documentos / baixas
– Entrega de documentos na Segurança Social – Registo de sócios-gerentes
– Controlo de faltas
– Legalização de estrangeiros – Estágios profissionais (IEFP) – Pedidos de isenção de interioridade
– Esclarecimentos sobre legislação de trabalho – Pagamentos
Em relação ao Departamento de Consultoria, são de relevo os serviços que se seguem:
– Projectos de Investimento:
• Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN) • IEFP
• Outros…
– Avaliação de empresas
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– Aconselhamento de gestão (dependente da profundidade do trabalho) – Relatório de Gestão:
• Simples • Pormenorizado
Nos Serviços Informáticos eram de salientar as seguintes actividades:
– Alojamento de bases de dados – Instalação
Capítulo 3
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3.1 Inserção no local de estágio
Posso dizer que a minha inserção na empresa foi rápida. Tal facto deveu-se à forma como fui recebido pelas colaboradoras da empresa e ao espaço que me foi concedido para realizar as tarefas. A minha orientadora na empresa, a Dra. Joana Neves, deu-me alguns conselhos sobre a forma como devia desempenhar as minhas funções. Não pude ser autónomo nos trabalhos contabilísticos, já que um erro a esse nível poderia prejudicar o cliente. Por esse motivo, a Dra. Joana costumava confirmar os meus dados antes de estes serem arquivados no software da empresa.
A meio do meu estágio, passei a trabalhar directamente com o administrador. Durante esta altura, as minhas tarefas eram inerentes à assessoria em geral.
Apesar de, como já referi, o administrador não permanecer muito tempo na empresa, estabelecemos uma relação agradável e cordial, pautando-se pela confiança mútua. Nesta altura, senti que começaram a confiar mais em mim até porque me delegaram a tarefa de depositar os cheques dos clientes da empresa.
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3.2 Tarefas rotineiras
3.2.1 Classificação e lançamento de documentos na base de dados
O meu trabalho consistiu em analisar os mais diversos documentos contabilísticos e classificá-los, tendo em conta a sua natureza e especificidade. Por exemplo, numa factura inseria o número da conta do cliente – o qual se encontrava na base de dados do
software Primavera – e o número da caixa para onde o dinheiro iria. Isto obviamente
varia de documento para documento. No caso de uma nota de crédito o processo era outro, feito manualmente.
A base de dados era sem dúvida a nossa maior ferramenta de trabalho. Nela constavam milhares de informações que por papel seriam muito complicadas de pesquisar. Pessoalmente, não me foi muito complicado aprender a trabalhar com ela. Durante o curso, aprendi, nas disciplinas de Informática, a criar bases de dados e a geri-las. Daí que, apesar de o software ser novo para mim, a inserção e a gestão de ficheiros não eram tarefas novas.
Talvez esta tenha sido a tarefa mais complicada que tive no estágio e também uma das que realizei com mais frequência. Alguns documentos são muito idênticos e, para alguém menos experiente, como era o meu caso, tornava-se, por vezes, difícil distinguir certo tipo de documentos. Na disciplina de Contabilidade foram abordados diferentes documentos contabilísticos mas, no entanto, da teoria à prática revelou-se alguma distância.
Apesar das minhas dificuldades iniciais, a minha supervisora sempre me apoiou e ajudou-me a superá-las.
3.2.2 Tarefas exteriores
As minhas tarefas exteriores passaram essencialmente por deslocações aos bancos e à Segurança Social.
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As minhas idas aos bancos ocorreram essencialmente nos primeiros dias do mês, pois nesta altura a empresa fazia o pagamento das seguranças sociais dos clientes. O meu trabalho foi relativamente fácil, apenas tive de dar os dados das empresas em questão e o funcionário do banco tratava do resto. Na maior parte das vezes o banco foi autorizado a fazer débito directo, mas em casos excepcionais eu levava um cheque passado pelo cliente para saldar a dívida.
As minhas idas à Segurança Social consistiam, na maior parte das vezes, na entrega de documentos relativos a processos dos clientes da empresa. Fiz ainda algumas deslocações aos Correios, onde enviei correspondência e levantei encomendas da empresa.
De todas as tarefas exteriores que realizei, a que mais gostei foi da minha ida ao Instituto de Trabalho com o intuito de encontrar respostas para problemas contratuais de trabalhadores dos nossos clientes. Outras tarefas externas passavam pela entrega ou procura de documentos aos clientes da empresa.
Gostei bastante do trabalho externo, pois acabou por ser desanuviante face à carga de trabalho constante no escritório.
3.2.3 Verificação e lançamento de horários
A tarefa de verificar e lançar horários passou a ser mais frequente a meio do meu estágio. Para além da empresa Increment, o Doutor Ricardo Moura é também proprietário de uma empresa de consultoria. Normalmente, seria ele quem organizaria os horários e os lançaria em Excel, mas devido à sua grande carga de trabalho decidiu pedir-me ajuda para a execução desta tarefa. Gostei bastante desta função pois, apesar de muito cansativa, acabou por ser estimulante devido à sua dificuldade. A tarefa passou por distribuir quinhentas horas semanais por todos os consultores. Para isto, foram-me fornecidos dados de quando determinado consultor iria estar disponível para se deslocar a determinada empresa. Depois, com esses dados, tive de tentar encontrar um horário compatível para todos os colaboradores. Quando isto não acontecia, reportava ao Dr.
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Ricardo Moura a situação e ele entrava em contacto com o consultor em questão para tentar ajustar o seu horário.
É importante dizer que nem sempre era eu quem dividia as horas, aliás, só o fazia quando existia alguma inconformidade nos horários lançados pelo Dr. Ricardo Moura. Durante o curso, aprendi a trabalhar com folhas Excel, o que acabou por me ajudar imenso na elaboração dos horários.
3.2.4 Arquivo de documentos
O arquivo de documentos passou pela separação dos diversos documentos contabilísticos. Esta tarefa foi posterior ao lançamento de documentos. Cada empresa tinha o seu dossier onde os documentos eram separados por tipo e, dentro dos tipos, por ordem alfabética. Não havia grande critério na organização dos documentos, era indiferente se as notas de crédito ficavam no topo do dossier ou no fim. O importante era que os documentos do mesmo tipo estivessem juntos e ordenados alfabeticamente. Dentro desses documentos existiam as facturas relativas às compras das empresas (Anexos 1 a 4), os recibos existentes (Anexos 5 e 6), os movimentos e extractos das contas e outros do mesmo género (como vendas a dinheiro – Anexo 7 e 8, formações personalizadas – Anexo 9 – ou avisos de lançamentos – Anexo 10).
Pessoalmente, foi uma das tarefas que menos gostei de fazer, não que fosse complexa ou difícil, mas sim porque foi muito cansativa e aborrecida. Esta tarefa foi-me atribuída essencialmente pela minha supervisora, mas não só. Sempre que alguma trabalhadora tinha muito trabalho e falta de tempo, pediam-me a mim para executar esta função. É importante referir que no curso aprendi algumas técnicas de arquivo, embora as mesmas não me tenham sido úteis neste caso específico, pois este tipo de documentação exigiu um arquivo muito específico e não genérico como me foi ensinado. Contudo, também fui advertido nessa disciplina que tal podia acontecer, pois com a grande variedade e forma de arquivar documentos é necessário ser-se polivalente. Com a ajuda da minha supervisora evoluí bastante nesta tarefa.
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22 3.2.5 Reconciliações bancárias
Nesta tarefa, a minha função passou por um processo de ajustamento entre os movimentos registados no extracto bancário e os movimentos registados no extracto contabilístico (Anexos11 a 14) , expurgando as diferenças entre estas duas realidades, tendo em vista a obtenção de um saldo reconciliado igual. Para isso, tirei fotocópia do extracto do banco e do extracto contabilístico de determinada empresa que tinham de se referir ao mesmo mês.
Depois disso, assinalei nessas fotocópias os valores presentes num e os valores coincidentes do outro.
No fim deste processo, passei os dados que sobraram para uma folha Excel. Se tudo estivesse correcto, o saldo final da empresa seria zero, ou seja, a reconciliação bancária bateria certo com a nossa reconciliação contabilística. Caso isso não acontecesse, era obrigado a ir aos gastos / lucros da empresa e ver onde existia a diferença.
Esta tarefa foi muita vez executada por mim e gostei particularmente de a fazer. Apesar de ter frequentado a disciplina de Contabilidade ao longo do curso e de ter aprendido a fazer as reconciliações bancárias, senti que tive uma enorme evolução com esta prática.
3.2.6 Fotocópias, impressões e digitalizações
Frequentemente tive de tirar fotocópias de documentos importantes. Os clientes da empresa entregaram vários documentos e, depois da selecção, os mais importantes eram fotocopiados.
No que toca a impressões, foram realizadas com alguma regularidade, principalmente quando fiz reconciliações bancárias pois, para ser mais fácil, imprimi as reconciliações anteriores. Assim não precisei de as visualizar no ecrã.
A meio do estágio comecei, como já referi, a ajudar mais o Dr. Ricardo nas suas tarefas. Aí tive de digitalizar todos os documentos que os consultores entregaram no escritório.
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Posto isto, os mesmos foram enviados por e-mail para as empresas clientes. Este processo já não foi realizado por mim.
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3.3 Tarefas ocasionais
3.3.1 Organização do arquivo
A organização do arquivo foi uma tarefa que realizei ocasionalmente. Apenas organizei o arquivo (Figura 19) semanal pois, durante a semana, todos os que trabalhavam na empresa consultavam dossiers e nem sempre os arrumavam. Para manter o espaço organizado, era escolhido um dia (que podia ser diferente de semana a semana) em que o arquivo era organizado.
Figura 19 – Arquivo da Increment Fonte: Própria
Todas as capas foram usadas especificamente para uma determinada empresa. Assim a procura seria mais rápida. Debaixo do nome da empresa aparecia o tipo de documentos que continha a capa assim como o ano que englobava (Figura 20).
Figura 20 – Capas dos arquivos Fonte: Própria
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25 3.3.2 Atendimento presencial
Apenas realizei atendimento directo uma vez. Foi numa altura em que o Dr. Ricardo estava ausente do escritório, e eu tive de atender um dos seus consultores.
O Dr. Ricardo tinha ido dar uma palestra em Espanha mas, antes de ir, encarregou-me de elaborar os horários dos consultores e dele mesmo (enquanto gerente dos consultores). Ele e os consultores que trabalhavam para ele davam consultoria às pequenas e médias empresas da Beira Interior no ramo da gestão, da informática e do marketing, entre outros ramos. Estes horários tinham de ficar prontos até ao final da semana em questão e essa delegação de tarefas ocorreu numa quarta-feira.
Quando o consultor (que dava formação na área da informática) veio até ao gabinete à procura do Dr. Ricardo eu disse-lhe que se encontrava ausente, mas ele retorquiu que talvez conseguíssemos, juntos, resolver o seu problema. Enquanto gerente dos consultores, o Dr. Ricardo Moura tinha-lhe enviado por e-mail o horário dele. No entanto, o senhor notou que não era aquele o horário que estava a pensar fazer. Assim, estivemos a ver onde estavam os erros (o Dr. tinha-me dado permissão para abrir as folhas de Excel relativas aos horários no computador dele) e corrigimo-los. Graças à formação que tive durante a licenciatura no curso de Secretariado e Assessoria de Direcção, mais especificamente na disciplina de Informática I, consegui atender o senhor com eficácia. O Dr. Ricardo até me agradeceu a forma como conduzi o processo e explicou-me que evitei deslocação desnecessária do consultor à Guarda, uma vez que não vivia nesta região.
3.3.3 Verificação de mensagens electrónicas
Uma das funcionárias da empresa teve de meter baixa médica, e todos os restantes colaboradores precisaram então de repartir as funções da mesma entre todos. Eu fiquei responsável por verificar diariamente o e-mail da trabalhadora e informar a Dra. Sandra da respectiva informação. Na maioria das vezes, a Dra. Sandra respondia ela mesma. Outras vezes eu respondia mediante as ordens da chefia. Sempre tive muitas aptidões a informática, pelo que realizei essa tarefa com regozijo.
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26 3.3.4 Declarações de IRS
O período em que realizei o estágio na empresa coincidiu com a fase do preenchimento e entrega de IRS. Pedi à minha orientadora de estágio para me explicar o procedimento. Acabei por não preencher muitos, pois a empresa actualmente já não tem grande interesse em fazer este tipo de trabalhos. Ainda assim fiz dois IRS, sendo um deles o meu.
É de salientar que a empresa oferece-se gratuitamente para preencher as declarações de IRS dos seus clientes. Também aceita pedidos exteriores, mas para pessoas que não são clientes o custo é de 25€.
Foi uma experiência interessante, pois de facto precisava de preencher o meu IRS para entregar e receava ter algumas dificuldades para o fazer. Foi positivo ter profissionais a ajudarem-me nesta tarefa, que considero ser muito importante.
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Conclusão
Os meses em que estagiei na empresa Increment foram interessantes. Interessantes, pois nunca tinha trabalhado anteriormente numa empresa e aprendi a integrar-me e interagir num ambiente laboral e pude aprimorar os meus conhecimentos a nível contabilístico. Nesta etapa aprendi a realizar tarefas distintas com prazos estipulados.
Saliento a importância de algumas disciplinas do curso de Secretariado que pude aplicar nas tarefas que fui desenvolvendo. Destaco então a disciplina de Fundamentos de Contabilidade e Fiscalidade embora, como já tenha dito, não tenha sido suficiente para o desempenho das minhas funções. De qualquer forma, sem essas bases teria sido difícil integrar-me no trabalho como consegui.
A disciplina de Técnicas de Arquivo e Documentação foi fundamental para a organização dos documentos. Não pude deixar de notar que a empresa seguia as regras que aprendi ao longo da licenciatura.
Finalmente, mas não menos importante, foram as disciplinas de Metodologia da Investigação e de Português Empresarial, pois estas disciplinas ensinaram-me a apresentar trabalhos escritos, a redigir textos com um nível diferente do que alguma vez tinha feito e a saber o que iria necessitar fazer quando começasse a elaborar este presente relatório. Agradeço às professoras envolvidas nas disciplinas referidas por me terem dado esses fundamentos que muito contribuíram para a destreza nas redacções. Relativamente à empresa Increment, fiquei impressionado com a qualidade dos recursos humanos e formação dos trabalhadores, todos eles com licenciatura, o que contribui para que exerçam as suas funções com maior rigor e consequentemente conferem uma maior confiança aos clientes que entregam ali os seus documentos. Também a nível do equipamento utilizado, desde os meios informáticos, passando pelos programas escolhidos e pela selecção dos melhores produtos, considero que este é um factor aliciante para os trabalhadores da Increment, pois vêem a sua tarefa facilitada.
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Considero, no entanto, que existem pontos que poderiam ser melhorados. No decorrer do estágio, apercebi-me que se houvesse mais funcionários seria possível realizar mais trabalhos. Há apenas três trabalhadoras fixas e isso faz com que a carga de trabalho seja maior para elas. Se a empresa contratasse mais um ou dois funcionários resolveria esse problema.
As infra-estruturas poderiam também ser mais amplas, pois o espaço é reduzido nas instalações.
Contudo, em termos da equipa de trabalho não apresento nenhuma sugestão já que considero toda a equipa coesa, muito trabalhadora e responsável, felicitando-os por isso. Pelas razões expostas, considero que o meu estágio foi uma experiência gratificante e deu-me um contributo precioso para a minha integração e desempenho no mercado laboral.
Esta oportunidade fez-me amadurecer a nível pessoal e espero profissional e sinto que os estágios curriculares facultam-nos bases fortes para o próximo passo das nossas vidas. Foi uma experiência gratificante e de que me lembrarei com orgulho.
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Bibliografia
http://pt.wikipedia.org/wiki/Guarda, consultado em 19 de Agosto de 2011; http://www.aeessg.ipg.pt/hist_guarda.htm, consultado em 19 de Agosto de 2011; http://www.ine.pt/scripts/flex_v10/Main.html, consultado em 19 de Agosto de 2011; http://www.slideshare.net/jrmoura1/apresentao-increment-pt, consultado em 19 de Agosto de 2011;
http://pt.artepedia.wikia.com/wiki/Barroco/Rococ%C3%B3, consultado em 25 de Agosto de 2011.
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30Índice de anexos
Anexo 1 – Factura n.º 2221 Anexo 2 – Factura n.º 22211 Anexo 3 – Factura n.º 4223 Anexo 4 – Factura n.º 0427 Anexo 5 – Recibo n.º 22212 Anexo 6 – Recibo de vencimentosAnexo 7 – Venda a dinheiro n.º 2011 / 27 Anexo 8 – Venda a dinheiro n.º 10106
Anexo 9 – Registo de intervenção - formação personalizada Anexo 10 – Aviso de lançamento n.º 75210335 / 2010 Anexo 11 – Extracto de contas correntes
Anexo 12 – Extracto de contas Anexo 13 – Extracto integrado Anexo 14 – Movimentos de conta
