A automação tem ocupado papel fundamental nos ambientes empresariais, utilizando-se de seus recursos para o tratamento da informação necessária à tomada de decisão. A maneira como a informação é obtida, organizada, gravada, recuperada e posteriormente utilizada permite ao gestor atuar com mais segurança, aumentando a possibilidade de acerto na tomada de decisão (GUIMARÃES E ÉVORA, 2004).
Para lidar com a explosão informacional pós-guerra, elaborar todo esse estoque de informação, o subsídio das Tecnologias de Informação (TI) é inquestionável. Entretanto, para Davenport (1998) é primordial que se compreenda uma abordagem ecológica da informação ratificando que a mesma deve ser aplicada tanto no plano individual quanto no organizacional.
Para ele,
[...] os indivíduos e as organizações devem saber claramente o que entendem por informação, para depois investirem em tecnologia. Conscientes da informação necessária, os mesmos passam a focar os processos informacionais, concebendo a tecnologia como elemento periférico na sistematização dos dados que geram as informações e, consequentemente o conhecimento, promovendo, assim, a sua inteligência e a sua ação (DAVENPORT, 1998, p.52).
Turban, Rainer Jr. e Potter (2003) consideram as tecnologias da informação como um conjunto dos componentes tecnológicos individuais, normalmente organizados em sistemas de informação baseados em computador. Otimizando a sistematização da informação e, consequentemente, seus processos produtivos num mercado competitivo, turbulento, digital e global, as tecnologias da informação estruturam-se como sistemas estratégicos com foco no cliente e no serviço, motivam esforços de melhoria e reengenharia de processo de negócio e fomentam o trabalho colaborativo.
Uma das grandes revoluções que a tecnologia de informação provocou nas organizações foi a possibilidade de se projetar e de se implantar novas formas de organização do trabalho e, principalmente, aquelas baseadas nos processos de
38 trabalho horizontais executados pelas equipes de trabalho. A TI possibilita que equipes operem com seus membros dispersos em locais geográficos distintos e em períodos de tempo distintos, disponibilizando as informações necessárias para a execução das atividades dos processos de trabalho, a tempo e hora, para cada membro da equipe.
A tecnologia da informação subsidia as bases teóricas e os instrumentos pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas de informação adequados às reais necessidades do ambiente organizacional. Nesse sentido, é imprescindível que as organizações, quando na oferta de produtos e serviços informacionais, adotem sistemas de informação subjacentes aos procedimentos de gestão da informação.
Para Chaves (apud MORAES, 1994), sistema é o todo complexo e organizado; uma reunião de coisas ou partes formando um todo unitário e complexo. Dá a ideia de plano, método, ordem, arranjo. O antônimo de sistema é o caos. Está implícita a noção de relação entre as partes, de modo que o todo reúne características próprias não existentes em casa parte isoladamente. O sistema, incluindo as partes e mais as relações entre elas, torna-se uma entidade nova, não uma simples soma de partes.
Cada vez mais as organizações se estruturam em torno da necessidade da conectividade e interatividade em tempo real, através das tecnologias de informação e das redes de comunicação. Os processos organizacionais moldam-se em torno da coleta de dados fidedignos, os quais associados vão gerar informações que levem ao conhecimento da realidade para uma tomada de decisão que resulte em ações efetivas.
As organizações gravitam em torno de sistemas de informações formais e computadorizados, que são definidos como: um conjunto de componentes inter- relacionados trabalhando juntos para coletar, processar, armazenar, distribuir e recuperar informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório nas organizações. Os sistemas coletam dados tanto internos quanto externos. As organizações, por sua vez, procuram conectar seus sistemas de informação com outras organizações formando redes interativas de cooperação, o que vislumbra uma imensa rede mundial (LAUDON; LAUDON, 2014).
Um sistema computadorizado existe basicamente para a solução de problemas. Otimiza, em muitas vezes, o processo manual de coleta, armazenamento, recuperação e análise de dados. Com isso, torna muito mais ágeis os processos
39 humanos de transformar dados em informações que, relacionadas e analisadas, permitem chegar a um conhecimento da realidade de atuação da organização.
O conhecimento da realidade de forma ágil deve fazer parte da filosofia de gestão estratégica de qualquer organização na atualidade. Para uma atuação efetiva, a estratégia de atuação deve estar permanentemente condizente com a realidade sempre mutante. Um sistema de informação computadorizado faz isso através de um ciclo de três atividades básicas:
● A entrada (input), que envolve a coleta de dados brutos da organização ou do seu ambiente externo;
● O processamento, que envolve a conversão dessa entrada bruta em uma forma mais útil e apropriada;
● A saída (output) que envolve a transferência da informação processada (LAUDON; LAUDON, 2014).
O sistema é realimentado quando os dados processados retornam aos membros da organização e podem ser refinados ou corrigidos. Um sistema de informação, no entanto, não é simplesmente o computador. É composto pelas dimensões: organizacional, humana e tecnológica. Na dimensão organizacional ele existe para responder às necessidades das organizações, que são estruturas formais dotadas para um determinado fim e precisam resolver seus problemas de procedimentos e funcionamento. A dimensão humana é representada pelas pessoas que registram os dados e utilizam as informações depositadas nos sistemas. (LAUDON; LAUDON, 2014).
Então, sistemas de informação bem construídos vão influenciar na produtividade das pessoas e da organização. Na dimensão tecnológica, os sistemas de informação são baseados na tecnologia de informação e de comunicação. A tecnologia de informação é representada pelo hardware; pelo software e pela tecnologia de armazenamento. A tecnologia de comunicação é representada pelos meios de comunicação que possibilitam às organizações a conectividade em redes (LAUDON; LAUDON, 2004).
Entretanto, Martins e Cianconi (2014) trazem outras interpretações que vêm contribuir no debate conceitual sobre sistemas de informação. Esses autores reunindo o pensamento de autores clássicos da gestão da informação, afirmam que:
40 No que se refere aos sistemas de informação, McGee e Prusak (1994) declaram-se nitidamente céticos quanto às potencialidades das tecnologias e destes sistemas, principalmente no que se refere à interpretação e coleta de informações, tarefa esta atribuível aos seres humanos por sua capacidade de percepção e interpretação. Para os autores, a informação deve ser o foco e cabe à tecnologia potencializar o intercâmbio e a distribuição de informações. As tecnologias e sistemas de informação são vistas como provedores de dados, cabendo ao ser humano aplicar contexto e transformá-los em informação relevante. De maneira semelhante pensa Davenport (2002), que considera que tais sistemas falham no provimento de informações não-estruturadas aos indivíduos. Os sistemas de informação devem absorver e refletir a cultura organizacional, de modo a proporcionar informações significantes e valorosas aos usuários. Por sua vez, Choo (2002) encara os sistemas de informações como benéficos, se alinhados com objetivos estratégicos e com o aprendizado organizacional. Da mesma forma que Davenport e McGee e Prusak, Choo reconhece que os sistemas de informação são eficazes em tarefas operacionais de veiculação de dados estruturados, porém deixam a desejar em sua utilidade como repositório e veículo de informações não-estruturadas – informações estas que importam realmente aos seres humanos no processo de aprendizagem, geração de conhecimento e tomada de decisão (MARTINS; CINANCINI, 2014, p.1807).
Apesar de o papel dos sistemas de informação ainda ser imponderável, corrobora-se as discussões anteriores por entender que eles são desenvolvidos para otimizar o fluxo de informação relevante em um determinado espectro de atuação, desencadeando um processo de conhecimento e de tomada de decisão e intervenção na realidade. A função dos sistemas de informação reside na padronização da ação, adequando e harmonizando resultados, uma vez que a informação se torna, nesta era em redes, o recurso chave de competitividade efetiva, além de diferencial de mercado e de lucratividade. Esses sistemas processam transações de forma rápida e precisa, armazenam e acessam rapidamente grandes massas de dados, permitem comunicação rápida (de uma máquina para outra, de um ser humano para outro), reduzem a sobrecarga de informação, expandem fronteiras, fornecem suporte para a tomada de decisão, além de se constituírem numa arma competitiva.
41 4 CAMINHOS METODOLÓGICOS À LUZ DA PESQUISA AÇÃO
O presente estudo orienta-se na vertente da pesquisa qualitativa de base empírica, que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo.
Por meio da abordagem metodológica da pesquisa-ação, o pesquisador interfere no objeto de estudo de forma cooperativa com os participantes da ação para resolver um problema e contribuir para a base do conhecimento (CAUCHICK, 2012). Na pesquisa-ação, afirma Cauchick (2012), o termo pesquisa se refere à produção do conhecimento e o termo ação se refere a uma modificação intencional de uma dada realidade. Para o autor, a pesquisa-ação é, portanto, a produção do conhecimento que guia a prática, com a modificação de uma dada realidade ocorrendo como parte do processo de pesquisa. Nesse método, o conhecimento é produzido e a realidade é modificada simultaneamente, cada um ocorrendo devido ao outro.
A utilização da abordagem científica para estudar a resolução de importantes assuntos sociais ou organizacionais juntamente com aqueles que experimentam esses assuntos diariamente, marca, portanto, a escolha da pesquisa-ação como metodologia adotada ao presente estudo.
Desse modo, o mesmo adequa-se metodologicamente à abordagem escolhida, visto que o próprio pesquisador é parte integrante da mesma, vivenciando cotidianamente os problemas da sua realidade de trabalho, o que o motivou a buscar, juntamente com outros participantes, a solução para tal realidade.
Além disso, a necessidade de alinhar ainda mais os rumos metodológicos da presente pesquisa às bases científicas aplicadas à pesquisa em Ciência da Informação, a levou a embasá-la também aos estudos de Lima (2007, p.63), na “interessante combinação: de um lado, resultados práticos alcançados pela resolução inovadora de um problema, e, do outro, a contribuição para a ciência em termos de resultados de pesquisa que já foram aplicados e testados no mundo real”.
Seguindo a orientação de Thiollent (2011), também se buscou traçar a trajetória do estudo, a partir das características que definem a pesquisa-ação, dentre as quais, define-se que “toda pesquisa ação é do tipo participativo: a participação das pessoas
42 implicadas nos problemas investigados é absolutamente necessária” (THIOLLENT, 2011, p.29), o que corroborou a participação do pesquisador como membro integrante da Assessoria de Planejamento e Avaliação da ESUFRN, desde o seu início.
Para Thiollent (2011), também é necessário que a ação não seja trivial, o que quer dizer uma ação problemática, merecendo investigação para ser elaborada e conduzida, visto que, na pesquisa-ação, os pesquisadores desempenham um papel ativo na identificação do problema, no acompanhamento e na avaliação das ações desencadeadas, em função do equacionamento dos problemas encontrados.
Assim, na configuração da pesquisa-ação, torna-se de suma importância a definição dos seus objetivos e do contexto no qual será aplicada, visto que a mesma deverá trazer respostas concretas à realidade/situação/problema encontrado.
Portanto, objetivos devem ser práticos e resolutivos, ou pelo menos, explicativos dos problemas, o que levou à assessoria, desde seus primeiros encontros, à priorizar a busca de mecanismos que facilitassem a coleta de dados para a posterior elaboração do relatório institucional. Emerge então do coletivo o objetivo do estudo e de maneira semelhante às demais etapas do trabalho.
De acordo com Thiollent (2011), a pesquisa-ação se configura de três formas: a primeira, cujo ator social é homogêneo, dispõe de suficiente autonomia para encomendar e controlar a pesquisa. Os pesquisadores assumem assim, os objetivos definidos e orientam a investigação em função dos meios disponíveis; a segunda, o ator social é uma organização (empresa, escola ou instituição) na qual existem hierarquias e grupos com interesses diversos, cujos relacionamentos podem ser geradores de problemas, sugerindo que a mesma precisa emanar do interesse de um grupo representativo e seja satisfatoriamente conduzida e negociada; o terceiro formato é em meio aberto (bairro ou comunidade), o que não corresponde a presente finalidade.
Optou-se por um misto da primeira e da segunda formatação, uma vez que o ator social dispõe de certa autonomia para realizar a pesquisa e por ser também uma instituição de ensino universitário, cujos saberes, interesses, culturas, devem ser levados em consideração.
Assim, para a definição do objetivo do estudo buscou-se atender à exigência técnica, científica e ética, tornando-o claro e prático, ou seja:
a) Objetivo técnico: contribuindo para o melhor equacionamento possível do problema considerado como central da pesquisa, com levantamento de
43 soluções e proposta de ações correspondentes às soluções para auxiliar o agente na sua atividade transformadora da situação;
b) Objetivo científico: obtendo informações que seriam de difícil acesso por meio de outros procedimentos, de forma a aumentar a base de conhecimento de determinadas situações;
c) Objetivo ético: respeitando as posições, identidades e características dos participantes, e utilizando os dados exclusivamente para o seu fim.
Quanto ao contexto e aos meios disponíveis, a assessoria juntamente com o pesquisador, avaliou os recursos humanos, materiais, legais e cronológicos disponíveis para elaboração e implantação de um instrumento de coleta, bem como a sua viabilidade e validação, para posterior divulgação institucional. Superada a fase decisória do que fazer, partiu-se então para o como fazer e o quando fazer.
Desse modo, a pesquisadora sugeriu estabelecer as etapas de trabalho, a partir do esquema apresentado por Cauchick (2012), ciente, entretanto, que o mesmo contribuiria apenas como roteiro orientador para o detalhamento das etapas da pesquisa a serem executadas. A escolha metodológica da assessoria de fato se volta para aquilo que Thiollent (2011) denominou de ponto de partida e ponto de chegada, isto é, o que em outras metodologias se assemelhariam a fase exploratória e a divulgação dos resultados, respectivamente.
Como afirma Thiollent (2011, p. 56),
Em geral, quando os planejadores de pesquisa elaboram a priori uma divisão de fases, eles sempre têm de infringir a ordem em função dos problemas imprevistos que aparecem em seguida. Preferimos apresentar o ponto de partida e o ponto de chegada, sabendo que no intervalo, haverá uma multiplicidade de caminhos a serem escolhidos em função das circunstâncias.
Isto posto, e tendo a Assessoria a priori o “problema aparente” definido, qual seja, a busca de mecanismos que favorecessem a coleta de informações para a elaboração do relatório de gestão, tratou de discutir as fases concernentes ao ponto
de partida: disponibilidade dos participantes, viabilidade da metodologia e da ação
propostas, levantamento de recursos e de fontes informacionais, definição de tarefas em função das competências e afinidades (THIOLLENT, 2011).
44 Pesquisadores/
participantes
E como ponto de chegada ficou compreendido pela assessoria que não teria caráter finalístico do processo, mas que culminaria com a perspectiva eminente de dados suficientes para a elaboração do relatório de gestão. Esta etapa também traria subsídios para avaliação do instrumento, visando ao seu aperfeiçoamento e possibilitando, em etapas futuras, a construção dos demais instrumentos a serem aplicados aos demais servidores e discentes da Unidade Acadêmica da ESUFRN.