UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DA
INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DA
INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
ANA FLÁVIA DE SOUZA TIMOTEO
CONSTRUÇÃO, APLICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE UM INSTRUMENTO DE COLETA DE INFORMAÇÕES COMO FERRAMENTA DE APOIO À ELABORAÇÃO DOS
RELATÓRIOS ANUAIS DA ESCOLA DE SAÚDE DA UFRN
NATAL/RN 2017
ANA FLÁVIA DE SOUZA TIMOTEO
CONSTRUÇÃO, APLICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE UM INSTRUMENTO DE COLETA DE INFORMAÇÕES COMO FERRAMENTA DE APOIO À ELABORAÇÃO DOS
RELATÓRIOS ANUAIS DA ESCOLA DE SAÚDE DA UFRN
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito para a avaliação final do Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento.
Orientadora: Profa. Dra. Nadia Aurora Vanti Vitullo
NATAL/RN 2017
ANA FLÁVIA DE SOUZA TIMOTEO
CONSTRUÇÃO, APLICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE UM INSTRUMENTO DE COLETA DE INFORMAÇÕES, COMO FERRAMENTA DE APOIO À ELABORAÇÃO DOS
RELATÓRIOS ANUAIS DA ESCOLA DE SAÚDE DA UFRN
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento, como requisito parcial para obtenção do título de mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento.
Data: 08/12/2017
BANCA EXAMINADORA
_________________________________________ Profa. Dra. Nadia Aurora Vanti Vitullo
Presidente
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
__________________________________________ Profa. Dra. Anatália Saraiva Martins Ramos
Membro interno
Universidade Federal do Rio Grande do Norte
__________________________________________ Prof. Dr. Júlio Afonso Sá de Pinho Neto
Membro externo
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI
Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro Ciências Sociais Aplicadas - CCSA
Timoteo, Ana Flavia de Souza.
Construção, aplicação e avaliação de um instrumento de coleta de informações como ferramenta de apoio à elaboração dos
relatórios anuais da Escola de Saúde da UFRN / Ana Flavia de Souza Timoteo. - 2017.
91f.: il.
Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento.
Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Natal, RN, 2017. Orientador: Profa. Dra. Nadia Aurora Vanti Vitullo.
1. Gestão da Informação - Dissertação. 2. Tecnologia da Informação - Dissertação. 3. Política de Informação -
Dissertação. 4. Relatórios institucionais - Dissertação. I. Vitullo, Nadia Aurora Vanti. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/UF/Biblioteca Setorial do CCSA CDU 005.94 Elaborado por Eliane Leal Duarte - CRB-15/355
Dedico este trabalho ao meu painho e minha mainha pelo exemplo de vida e educação que proporcionaram a mim e a meus irmãos, por todo apoio, força, amor, dedicação e por sempre acreditarem em mim.
AGRADECIMENTOS
A Deus, pelas graças e bênçãos que me proporciona todos os dias. A Nossa Senhora, por sempre guiar e guardar meus caminhos.
Aos meus pais Rosalba e Flávio que com seus exemplos de vida e amor me educaram e me ajudaram a escolher e trilhar os caminhos da vida.
Aos meus irmãos Tuno e Lelinha, amores da minha vida, por me ensinarem tanto todos os dias. Aos meus novos irmãos Aline e João Paulo, por fazerem parte de tudo isso conosco. E a Antônio, por dar novos sentidos às nossas vidas. Amo muito vocês! Ao meu amor, Alexandre, por ser quem você é, por me completar, por me amar e fazer-me feliz. Agradeço pela força, companheirismo, apoio, paciência, por tudo! Te amo, meu amor!
A Universidade Federal do Rio Grande do Norte, por meio do Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento pela oportunidade.
A minha orientadora, Profa. Nadia Vitullo, meu muito obrigada pelo rico caminho percorrido até aqui, pela confiança depositada e por todos os ensinamentos!
Aos professores da banca examinadora, Anatália Ramos, Júlio Sá, desde já meu muito obrigada pelas contribuições que certamente virão.
Aos professores do Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento, em especial, à professora Andréa, pelo exemplo, paixão e dedicação ao que faz.
Aos colegas de turma, Clediane, Neta, Sandra, Íthalo, Gilvan, João Vicente, Paulo e Pedro pela amizade e companheirismo nesse caminho que trilhamos juntos.
À Escola de Saúde da UFRN, minha segunda casa, e a todos que fazem parte dela. Agradeço, especialmente, a Anna Kattyanne, pela amizade, apoio e por compartilhar comigo tantos momentos de trabalho.
Às professoras Idanésia, Cleide, Gilvânia e, em especial, a Edilene, minhas queridas mães, amigas, companheiras, por quem tenho imensa admiração, respeito e muito amor! Obrigada por tudo!
RESUMO
A Gestão da Informação (GI) é um conjunto estruturado de atividades que espelha a forma pela qual uma organização captura, distribui e usa informação e conhecimento. No entanto, observa-se que apesar dos esforços, ainda ocorre nas instituições públicas, como a Escola de Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, uma carência da dinâmica informacional que venha atender às necessidades institucionais na preservação de dados importantes para o seu cotidiano e sua história, o que remete à exigência de criação, adaptação ou implantação de modelos e instrumentos que deem suporte aos mecanismos de coleta para a produção de relatórios, avaliação e informação institucional. Nesse contexto, o presente estudo teve como objetivo contribuir com a Assessoria de Planejamento e Avaliação da Escola de Saúde, na construção, aplicação e avaliação de um instrumento de coleta de informações, como ferramenta de apoio à elaboração dos relatórios anuais da instituição. A metodologia utilizada corresponde à pesquisa-ação, a qual proporciona ações conjuntas entre pesquisador e participantes. Participaram da pesquisa os representantes dos setores envolvidos na produção dos relatórios. A coleta dos dados se deu através de reuniões com os participantes, análises de documentos institucionais e dos sistemas gerenciais, com vistas à identificação das informações necessárias para elaboração dos relatórios, bem como suas fontes, o que resultou na elaboração de um instrumento de coleta de informações e a construção de um site para organização e disponibilização das mesmas. Dessa forma, este estudo trouxe elementos para ampliar os conhecimentos relacionados a GI, adequando os processos de trabalho, aproximando-os à modelos ideais de gerenciamento de informações e para o estabelecimento de uma política de informação para a Escola de Saúde.
Palavras-chave: Gestão da Informação. Tecnologia da Informação. Relatórios institucionais. Política de Informação. Gestão da Informação na UFRN.
ABSTRACT
The management of information (GI) is a structured set of activities that mirrors the way in which an organization captures, distributes and uses information and knowledge. However, it is observed that despite efforts, still occurs in public institutions like the school of health at the Federal University of Rio Grande do Norte, a lack of informational Dynamics to come meet the institutional needs in the preservation of important data for your daily life and your story, which refers to the requirement of creation, adaptation or deployment models and instruments that support the collection mechanisms for the reporting, assessment and institutional information. In this context, the present study aimed to contribute to the Office of planning and evaluation of Health, school construction, validation and application of an information-gathering instrument, as a tool to support the preparation of annual reports of the institution. The methodology used corresponds to action research, which provides joint actions between the researcher and participants. Representatives participated in the research of the sectors involved in the production of reports. The data collection occurred through meetings with the participants, institutional documents and analysis of management systems, with a view to identifying the information needed for the preparation of reports, as well as their sources, which resulted in the elaboration of a information-gathering instrument and the construction of a website for the Organization and provision of same. Thus, this study brought elements to enlarge the knowledge related to GI, adapting work processes and bringing them closer to the ideal models of information management. Finally, it is known that there is still a lot to go through to the establishment of an information policy for the School of health, however, the path has been trodden.
Keywords: Information management. Information technology. Institutional reports. Information policy. Information management in UFRN.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Organograma da Escola de Saúde 20
Figura 2 - Modelo Processual de Administração da Informação 35 Figura 3 - Estruturação para condução da pesquisa-ação 44 Figura 4 - Formulário para coleta das informações dos Docentes referente ao ano de 2015 – Informações iniciais e Seção 1 – Informações gerais e
atividades administrativas. 68
Figura 5 - Formulário para coleta das informações dos Docentes referente ao
ano de 2015 – Seção 2 - Atividades de Ensino 71
Figura 6 - Formulário para coleta das informações dos Docentes referente ao ano de 2015 – Seção 3 - Atividades de Pesquisa. 72 Figura 7 - Formulário para coleta das informações dos Docentes referente ao ano de 2015 – Seção 4 - Atividades de Extensão. 73 Figura 8 - Modelo de respostas dos formulários. 76 Figura 9 - Modelo de respostas por item do formulário. 76 Figura 10 - Planilha eletrônica com as todas as informações enviadas pelo
formulário. 77
Figura 11 – Página inicial do site da Assessoria de Planejamento e
Avaliação. 78
Figura 12 – Página sobre a Assessoria de Planejamento e Avaliação 78 Figura 13 – Página sobre as Atividades da Assessoria de Planejamento e
Avaliação. 80
Figura 14 – Página Relatório Anual da Escola de Saúde 80 Figura 15 – Página sobre Relatório Anual da Escola de Saúde - 2015 81 Figura 16 – Página sobre Formulários – Ano 2015 81 Gráfico 1 - Comparativo de envio dos formulários por ano e por data de
entrega 83
Gráfico 2 - Situação de envio dos formulários - 2015 83 Gráfico 3 - Situação de envio dos formulários - 2016 84 Gráfico 4 - Formas de preenchimento do formulário pelos docentes - 2015 84 Gráfico 5 - Formas de preenchimento do formulário pelos docentes - 2016 85
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Distribuição das informações para elaboração do relatório organizadas por categorias e responsáveis.
50
Quadro 2 - Responsáveis pela informação X Informação X Fonte de
informação 58
LISTA DE SIGLAS
CIES - Comissão de Integração de Ensino-serviço
CONDETUF - Conselho Nacional de Dirigentes das Escolas Técnicas vinculadas às Universidades Federais
CONES - Conselho da Escola de Saúde CONSAD - Conselho de Administração
CONSEPE - Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão CONSUNI - Conselho Universitário
EaD - Educação à Distância
EBTT - Ensino Básico Técnico e Tecnológico ESUFRN - Escola de Saúde
FIC - Formação Inicial e Continuada GC - Gestão do Conhecimento GI - Gestão da Informação MEC - Ministério da Educação
PDI - Plano de Desenvolvimento Institucional RH - Recursos Humanos
SETEC - Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica
SIAPE - Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos SIGAA - Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas SIGRH - Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos SINFO - Superintendência de Informática
SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos SUS - Sistema Único de Saúde
TCC - Trabalho de Conclusão de Curso TI - Tecnologias de Informação
TICs - Tecnologias de informação e comunicação UFRN - Universidade Federal do Rio Grande do Norte
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 11
2 A ESCOLA DE SAÚDE COMO UNIDADE DE ANÁLISE DO ESTUDO – CONHECENDO A SUA HISTÓRIA ... 16
2.1 A Gestão da informação na Escola de Saúde ... 21
3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NAS ORGANIZAÇÕES ... 29
3.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO... 37
4 CAMINHOS METODOLÓGICOS À LUZ DA PESQUISA AÇÃO ... 41
4.1 Ponto de Partida - Estruturação da Pesquisa-ação ... 44
5 DO PONTO DE PARTIDA AO PONTO DE CHEGADA – TRAJETÓRIA PARA CONSTRUÇÃO DO INSTRUMENTO ... 46
5.1 Análise dos dados e Planejamento das Ações ... 47
5.2 Implementação das Ações ... 67
5.3 Avaliação dos Resultados ... 83
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 86
11 1 INTRODUÇÃO
O avanço tecnológico no mundo e no Brasil impulsiona o redimensionamento dos fazeres humanos, os quais se afastam de suas formas mecânicas, manuais e artesanais ou improvisadas para tomarem formatos cada vez mais sofisticados e complexos, favorecendo aplicabilidade, acessibilidade, rapidez e transparência, no uso e no armazenamento de dados para o presente e a memória futura. Esses impulsos, todavia, nem sempre são acompanhados pela dinâmica institucional ou social, gerando desconfortos e desafios para aqueles que lidam com a informação e com a sua gestão.
A Gestão da Informação (GI) é um conjunto estruturado de atividades que espelha a forma pela qual uma organização captura, distribui e usa informação e conhecimento (DAVENPORT, 1998). Fazer gestão da informação significa dirigir e dar suporte efetivo e eficiente ao ciclo informacional de uma organização, desde o planejamento e desenvolvimento de sistemas para receber as informações à sua distribuição e uso, bem como sua preservação e segurança. A informação é um recurso estratégico que deve estar alinhado aos requisitos legais e políticos do negócio e, como qualquer recurso, deve ter sua produção e uso gerenciados adequadamente (MIRANDA, 2010).
Observa-se que, apesar dos esforços, ainda ocorre nas instituições públicas uma carência da dinâmica informacional que venha atender às necessidades institucionais na preservação de dados importantes para o seu cotidiano e sua história, o que remete à exigência de criação, adaptação ou implantação de modelos e instrumentos que deem suporte aos mecanismos de coleta para a avaliação e informação institucional.
Na Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), o avanço tecnológico tem favorecido a modernização de suas estruturas facilitando a vida acadêmica e administrativa, impulsionando o ensino a pesquisa e a extensão e favorecendo o trabalho de gestão em seus diversos segmentos. Todavia, apesar dos avanços técnicos, tecnológicos e legais, algumas carências ainda são sentidas nos microespaços da instituição, o que torna imperativo para centros, unidades acadêmicas e departamentos, entre outros, a formulação de instrumentos que deem suporte ao trabalho da gestão da informação.
12 A Escola de Saúde da UFRN (ESUFRN) teve sua criação em 1955, como Escola de Auxiliares de Enfermagem. A primeira metade da sua existência caracterizou-se por um percurso de carências estrutural e organizacional decorrente, principalmente, da falta de vinculação legal aos órgãos de fomento, da falta de recursos financeiros, de infraestrutura, e, de pouca autonomia institucional. Em um segundo momento, a partir da sua vinculação ao Conselho Nacional de Dirigentes das Escolas Técnicas vinculadas às Universidades Federais (CONDETUF), surgem novas perspectivas que alavancam o seu desenvolvimento e posterior reestruturação como Unidade Acadêmica da UFRN (UFRN, 2006).
Esta nova configuração torna-a vinculada à Reitoria da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, definida nos termos do Art. 9o do Estatuto da UFRN, tendo como finalidades desenvolver e aplicar conhecimentos de educação profissional na área de saúde em níveis de formação inicial e continuada, técnico, graduação e pós-graduação (UFRN, 2006).
Diante das mudanças estruturais pelas quais passou e vem passando, e dada a implementação de ferramentas tecnológicas descoladas de uma política institucional de gestão da informação, tem vivenciado dificuldades no gerenciamento (coleta, armazenamento, formatos, legislações, acesso, processos e recuperação) das informações e fontes documentais, pela ausência de um modelo de gestão de informação.
Por conseguinte, o uso de diversos ambientes virtuais que armazenam informações, seja no âmbito da UFRN ou fora dela, por vezes não fornecem dados consistentes, decorrendo em falta de otimização de recursos humanos e materiais e fidedignidade das informações. As próprias produções docente, técnico- administrativa e discente, não estão aglutinadas em espaço virtual comum, sendo dispersas em outros ambientes, ou mesmo permanecendo na posse exclusiva do servidor.
A produção de relatórios anuais e a urgência da apresentação do relatório trienal para aprovação da Unidade Acadêmica trouxeram à tona toda essa problemática. Estes relatórios têm o propósito de sistematizar as informações sobre as atividades de ensino, pesquisa, extensão e gestão, desenvolvidas por docentes, servidores técnico-administrativos e discentes. Desempenha, também, o objetivo de subsidiar a avaliação das atividades planejadas no Plano Quadrienal de Gestão da Escola, com a apresentação das ações previstas e realizadas, buscando permanentes
13 análises e reorganização das ações, com vistas à promoção da melhoria da qualidade do trabalho realizado.
Consta no Regimento Interno da Escola de Saúde a natureza, a finalidade e os objetivos da instituição, bem como a nova estrutura organizacional (conselhos, diretorias, e demais setores), e suas respectivas competências. O Artigo 13 do referido regimento trata das competências da Diretoria da Escola, dentre as diversas atribuições destaca-se o item XIII - apresentar à Reitoria relatório circunstanciado da administração do ano anterior ao final de cada exercício. A Assessoria de Planejamento e Avaliação, unidade de apoio administrativo à Diretoria da ESUFRN, é responsável pelo apoio ao planejamento e à avaliação institucional, tendo como uma de suas competências consolidar, junto à Diretoria, os relatórios institucionais das atividades desenvolvidas pela ESUFRN.
Tal demanda, gerou a seguinte questão motivadora para este estudo: como obter as informações necessárias para a construção dos relatórios anuais da ESUFRN?
Diante disso, a ESUFRN, representada pela Assessoria de Planejamento e Avaliação, vem agilizando seus trabalhos, contando com a presença assídua da pesquisadora deste estudo, o que motivou mutuamente a elaboração do instrumento e favoreceu a busca pelo estudo e aperfeiçoamento do processo.
Destaca-se ainda, que a pesquisadora, por ser parte integrante da instituição, sendo inclusive, membro dos diversos setores e comissões relacionados à gestão da informação, buscou através do programa de Pós-graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento, as bases técnicas e científicas que viessem a favorecer na elucidação dos problemas encontrados, bem como na promoção de melhorias desse setor.
Nesse sentido, o presente estudo teve como objetivo geral contribuir com a Assessoria de Planejamento e Avaliação da Escola de Saúde da UFRN na construção, aplicação e validação de um instrumento de coleta de informações, como ferramenta de apoio à elaboração dos relatórios anuais da instituição. Assim, a partir do objetivo geral, foram propostos os seguintes objetivos específicos:
● Identificar as necessidades e as fontes de informações para elaboração do relatório anual da Escola de Saúde da UFRN;
● Desenvolver instrumento de coleta de informações para a elaboração do relatório institucional;
14 ● Aplicar o instrumento de coleta de informações para os docentes da ESUFRN; ● Avaliar os instrumentos respondidos pelos docentes.
As discussões sobre o tema, a necessidade de informações preliminares e formatos de condução do trabalho acenou para a escolha de metodologias e fontes que dinamizassem o trabalho dessa comissão, de modo que, trabalho e pesquisa se fundissem na busca da promoção da melhoria da qualidade do trabalho em gestão institucional.
Assim, esta dissertação está estruturada em seis capítulos descritos a seguir: No primeiro, têm-se a proposta de estudo na Introdução, abordando a
contextualização do tema, a justificativa do problema de investigação, além do objetivo geral e os objetivos específicos.
O segundo capítulo, sob o título A Escola de Saúde como Unidade de
Análise do Estudo – conhecendo a sua história, trata da trajetória histórica
da Escola de Saúde, desde a sua criação em 1955, como Escola de Auxiliares de Enfermagem, até o presente momento. Tendo como foco a gestão da informação, este capítulo também aborda o percurso do gerenciamento das informações institucionais, desde a época em que os registros eram produzidos e armazenados manualmente, até o uso das tecnologias de informação.
No terceiro capítulo, denominado A teorização no percurso da construção
do conhecimento, são apresentados definições e modelos de gestão da
informação e conceitos de tecnologia da informação e sistemas de informação com foco em gestão.
O quarto capítulo, Caminhos metodológicos à luz da Pesquisa-ação, corresponde ao percurso metodológico, discorrido por meio da pesquisa-ação, a qual proporciona ações conjuntas entre o pesquisador e participantes do estudo, com fins de identificar e/ou resolver problemas. O quinto capítulo, intitulado Análise dos dados e desenvolvimento das
ações, corresponde à essência do estudo, no qual são apresentadas as
etapas de desenvolvimento da pesquisa-ação, no espaço gerencial das informações da ESUFRN, com vistas à elaboração do instrumento de coleta de informações para a produção do relatório anual. Neste item
15 também se discutem os resultados obtidos a partir da aplicação do referido instrumento.
No sexto e último capítulo, têm-se as considerações finais sobre a pesquisa. Em seguida, as referências, apêndices e anexos. E, a seguir, apresenta-se o referencial teórico que subsidiou o desenvolvimento deste estudo.
16 2 A ESCOLA DE SAÚDE COMO UNIDADE DE ANÁLISE DO ESTUDO –
CONHECENDO A SUA HISTÓRIA
A Escola de Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (ESUFRN) teve sua origem na criação da Escola de Auxiliares de Enfermagem de Natal, no ano de 1955, através de Portaria Ministerial n 381, assinada em 07 de dezembro (UFRN, 2006). Começando a funcionar com apenas uma turma de 15 alunas, no então Hospital Miguel Couto, vê-se hoje, transformada em uma Unidade Acadêmica Especializada em Educação Profissional na área da saúde, com sede própria e um quadro discente de aproximadamente 1458 alunos.
Todavia, a sua expansão e desenvolvimento não se deu de forma crescente e contínua, ao contrário, alguns períodos, tais como os localizados entre os anos de 1973 (a criação do curso de graduação em enfermagem), até meados da década de 1990 (reestruturação da Escola de Auxiliares de Enfermagem), foram marcados pelas inúmeras dificuldades que, por vezes, acenavam inviabilizar o pleno funcionamento de suas atividades (UFRN, 2006).
A década de 1990 estabeleceria uma nova fase para a Escola, com a sua filiação ao Conselho Nacional de Diretores das Escolas Técnicas vinculadas às Universidades Federais (CONDETUF), e passando a ser uma escola de educação profissional vinculada à Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), através da Resolução nº 057/97 - CONSAD, de 04 de setembro de 1997. Tais reestruturação e vinculação lhes asseguraram autonomia financeira e pedagógica, bem como impulsionaram a sua reorganização pedagógica e administrativa, passando a se chamar Escola de Enfermagem de Natal. Denominada como órgão de ensino básico, técnico e tecnológico da UFRN, passou a integrar a Rede Federal de Educação Profissional, estando ligada à Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC) do Ministério da Educação (MEC) e a Comissão de Integração de Ensino-serviço (CIES) (UFRN, 2006).
Em 2004, a Escola se instala em um novo espaço físico, situado no Campus Universitário da UFRN, contíguo ao prédio do Complexo da Enfermagem, o qual possui amplas e adequadas salas de aula, salas para as direções, salas de professores, laboratórios de práticas em saúde, laboratórios de informática, biblioteca setorial, auditórios e anfiteatros. Este fator veio fortalecer ainda mais o desenvolvimento e a expansão da educação profissional em saúde (UFRN, 2006).
17 Nos anos seguintes, havendo à necessidade de estender a formação profissional no eixo tecnológico da saúde, os compromissos da Escola ultrapassam os limites do campo da enfermagem, através da oferta de diversos cursos técnicos, dentre os quais, destacam-se os em: Registros e Informações em Saúde; Práticas Integrativas e Complementares em Saúde; e, Vigilância em Saúde, todos com entrada regular e através de programas específicos de qualificação profissional.
Nesse período, também passou a ofertar outros cursos técnicos: - do eixo de saúde e meio ambiente - Análises Clínicas; Saúde Bucal; Agente Comunitário de Saúde; e, Massoterapia. - do eixo de segurança, o curso técnico em Segurança do Trabalho e do eixo de informação e comunicação, o curso técnico em Manutenção e Suporte em Informática.
Em 2009, a Escola passou a ofertar o Curso Superior de Tecnologia em Gestão Hospitalar, além da pós-graduação lato sensu, ampliando suas atividades de ensino, pesquisa e extensão para os níveis tecnológicos e de pós-graduação.
No ano seguinte, a Escola foi reconhecida como órgão de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN, vinculado à Reitoria, através da Resolução nº 06/2010 – CONSUNI, de 18 de agosto de 2010, e publicada no Boletim de Serviço da UFRN nº 158/2010, em 24/08/2010, através do seguinte texto:
Art. 1o Homologar o Provimento no 031/2010-R, de 14 de junho de 2010, baixado pelo Reitor, que reconhece ad referendum do Conselho Universitário – CONSUNI, a Escola de Enfermagem de Natal EEN, instituída pela Resolução no 002/1964 - CONSUNI, de 09 de janeiro de 1964, como órgão de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, vinculado à Reitoria (UFRN, 2010, p.03).
Tal expansão demandou a contratação de novos professores para a instituição, elevando para 40 o número de docentes efetivos. Nesse período, a Escola investe na qualificação dos seus docentes, apoiando-os e realizando parcerias com outros departamentos e instituições.
A qualificação dos docentes alavancou a pesquisa e a extensão na Escola, como também, a participação dos alunos como bolsistas, através dos programas de iniciação científica de graduação e do ensino médio, ou mesmo com participação voluntária nessas atividades.
18 Diante disso, sentiu-se a necessidade de ampliar novamente sua estrutura física com a construção de um anexo, com novas salas de aula, laboratórios e salas de professores, o qual foi inaugurado em 2013.
Nesse mesmo ano, iniciou-se a tramitação do processo de criação da Escola de Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte - ESUFRN – Unidade Acadêmica Especializada em Educação Profissional em Saúde, bem como do seu Regimento Interno, com a abertura do Processo no 23077.070973/2013-41. Para fins de aprovação, a Resolução no 089/14 - CONSEPE, de 29 de maio de 2014, resolveu:
Art. 1o Emitir parecer favorável ao projeto de criação da Unidade Acadêmica Especializada em Educação Profissional em Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN, bem como de seu Regimento Interno.
Art. 2o Propor ao Conselho de Administração - CONSAD, nos termos do Art. 19, inciso VI, do Estatuto da UFRN, emissão de parecer sobre o projeto de criação da referida Unidade, bem como do seu Regimento Interno (UFRN, 2014, p.7).
Em seguida, a Resolução no 021/14 - CONSAD, de 17 de julho de 2014 (UFRN, 2014, p. 5), emite parecer favorável à criação e propõe ao Conselho Universitário - CONSUNI, nos termos do Art. 14, Inciso IX, do Estatuto da UFRN, a criação da referida Unidade.
Finalmente, em maio de 2015, através da Resolução nº 008/15-CONSUNI, de 22 de maio de 2015, o Conselho Universitário – CONSUNI, aprova a criação da Escola de Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – ESUFRN – Unidade Acadêmica Especializada em Educação Profissional em Saúde, bem como do seu Regimento Interno (UFRN, 2015).
Em 2016, como parte do planejamento quadrienal da ESUFRN, o Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, através da Resolução nº 038/16 - CONSEPE, de 12 de abril de 2016, autoriza a criação do Programa de Pós-Graduação em Saúde e Sociedade, Mestrado Profissional. Tendo como objetivo geral produzir conhecimento em Saúde e Sociedade, apoiando a formação profissional e a capacitação/qualificação na área da saúde, ofertando regularmente cursos de Mestrado Profissional, bem como, eventualmente, cursos de Pós-Graduação lato sensu (UFRN, 2016).
19 A primeira turma do mestrado profissional da Escola de Saúde teve o Edital para seleção de alunos publicado no final de 2016 com a oferta de 15 vagas, e início das aulas no primeiro semestre de 2017.
Ainda em 2017, a Escola de Saúde se insere na Rede e-Tec, passando a ofertar cursos na modalidade de Educação à Distância – EaD (técnico em Massoterapia e técnico em Gerência de Saúde).
Além disso, a Escola de Saúde colabora com outros cursos da UFRN, ministrando componentes curriculares, integrantes dos respectivos projetos pedagógicos; com programas de pós-graduação de outras unidades para desenvolvimento de trabalhos de interesses correlatos; apoia a construção de planos regionais de educação permanente; e, participa de programas e processos de formação e de educação permanente junto aos Ministérios da Educação e da Saúde, promovendo a qualificação de profissionais para o Sistema Único de Saúde (SUS).
Como Unidade Acadêmica tem ainda a responsabilidade de planejar, executar e avaliar programas de formação de profissionais na área da saúde e, simultaneamente, desenvolver, preservar e difundir conhecimentos (UFRN, 2015).
O novo Regimento Interno da Escola de Saúde trata da natureza, finalidade e objetivos da escola, bem como, a nova estrutura organizacional (conselhos, diretorias, e demais setores), e suas respectivas competências (UFRN, 2015).
Atualmente tem como objetivos formar profissionais de saúde, em uma perspectiva cidadã, integral e crítica, para atuarem nas intervenções individual e coletiva, através do desenvolvimento de competências técnicas, políticas, humanas e éticas; promover um processo educativo com ênfase na inserção do profissional de saúde no trabalho em equipe interdisciplinar, no atendimento aos diversos níveis de atenção à saúde, visando à promoção, prevenção, recuperação e reabilitação; realizar atividades de ensino, pesquisa e extensão; oferecer cursos de formação inicial, continuada e permanente aos trabalhadores nas diferentes áreas, incluindo cursos de atualização, aperfeiçoamento e especialização em todos os níveis e modalidades de ensino da educação profissional; promover educação de jovens e adultos, contemplando os princípios e as práticas inerentes à educação profissional na área da saúde, nas suas diversas modalidades; oferecer educação profissional de nível superior visando à formação de profissionais na área da saúde (UFRN, 2015).
20 Possui uma estrutura organizacional, distribuída, da seguinte forma:
I - Conselho da Escola de Saúde - CONES; II - Diretoria;
III - Assessoria de Planejamento e Avaliação;
IV - Diretoria de Ensino dos Cursos Técnicos, composta por: a) Conselho dos Cursos Técnicos;
b) Coordenações dos Cursos Técnicos; c) Secretaria Escolar;
V - Diretoria de Pesquisa e Extensão;
VI - Coordenações dos Cursos de Graduação e Pós-Graduação; VII – Coordenação de Estágios;
VIII - Laboratórios; IX - Biblioteca Setorial;
X – Secretaria Administrativa; XI - Setor de Controle Patrimonial;
XII - Setor de Tecnologia da Informação (UFRN, 2015).
O seu organograma está detalhado conforme apresentado na Figura 1.
Figura 1 - Organograma da Escola de Saúde
21 2.1 A Gestão da informação na Escola de Saúde
Falar da gestão da informação na ESUFRN requer uma breve digressão as suas primeiras anotações e acervos, em tempos em que todas as informações eram armazenadas de forma escrita manualmente, em papel, através de registros em livros, fichas e formulários datilografados. Na época, embora alguns desses instrumentos fossem de uso convencional, ano a ano, estes careciam de modelo bem definido, de coleta planejada, de organização, armazenamento e disseminação dessas informações.
As informações obtidas nos processos de seleção dos alunos e no ato de sua matricula, geralmente atendiam às circunstâncias internas ou a padrões convencionados na época. Não havia um gerenciamento dessas informações na instituição, nem serviam como parâmetros para estudos de demandas ou mesmo de população.
Mesmo com a implantação das ferramentas de informática, anos após, optava-se pela impressão do formulário, para o cadastramento dos alunos, bem como os registros escolares e outros documentos eram realizados em papel, embora a Universidade já dispunha de sistema de preenchimento digital. Esses dados, em sua maioria, seguiam fluxos sistemáticos ou não, estabelecidos pelos setores ou pela escola como um todo, geralmente de conhecimento apenas do servidor responsável pelo setor.
Apesar de ser uma instituição vinculada à UFRN, a seleção dos alunos era realizada independente do vestibular feito pela universidade, ficando sob a responsabilidade da escola todo o procedimento, desde a inscrição dos candidatos, organização do processo seletivo, cadastramento e matrícula dos aprovados. E o arquivamento deste material, era feito em caixas arquivos, também de responsabilidade da Escola.
Quanto aos registros escolares, estes eram realizados em diários de classe, que continham informações sobre as disciplinas, professores responsáveis, a carga horária dedicada por eles, os conteúdos ministrados, as frequências e situação dos alunos. Estes registros eram administrados pela secretaria geral e pela direção da Escola, que encaminhavam tais informações aos órgãos competentes.
Até a expansão da Escola, em meados da década de 2000, quando passou a ofertar além do curso técnico de enfermagem, outros cursos técnicos, e cursos de
22 especialização pós-técnico, os registros eram simples e sem muito volume. Mas com a ampliação do número de alunos nas turmas e os vários anos acumulados de história da instituição, o gerenciamento e a recuperação dessas informações passaram a ficar cada vez mais complexos, demandando tempo para sua organização e localização das informações, quando solicitadas.
Neste interim, as informações eram gerenciadas pela Direção Geral, Direção de Ensino e Coordenações de cursos e repassadas à administração da UFRN, sempre que necessário. Ao final de cada curso eram elaborados mapas de turma por semestre, contendo as disciplinas e a situação dos alunos em cada uma delas. Para a emissão dos diplomas, que também era de responsabilidade da Escola, valia-se dos referidos registros e de outros documentos, armazenados através de atas de conclusão de cursos, registros em livros e/ou anexados a esses livros.
As informações e documentos administrativos da Escola eram de responsabilidade da Direção Geral e armazenados na própria Escola, em caixas arquivos. As atividades de ensino, de capacitação, e de pesquisa, parte eram gerenciadas pela instituição, e parte de posse e responsabilidade dos próprios docentes.
Devido a esse e outros fatores, os planejamentos e relatórios demandavam muito esforço e trabalho, pois a recuperação dos dados ou informações dependiam da consulta a esses livros e arquivos, bem como da disponibilidade e organização do docente e servidor público quanto ao seu próprio banco de dados, currículos e produções.
Desse modo, visando atender a necessidade de um melhor gerenciamento das informações, a Escola buscou, em 2003, como alternativa viável, a estruturação de um sistema de informação computadorizado de gestão acadêmica. Nesse mesmo período, a UFRN também passava por mudanças no processo de informatização das suas atividades com a criação da Superintendência de Informática (SINFO) da UFRN em 1999, por meio da Resolução nº. 10/1999 do Conselho Universitário (CONSUNI), de 28 de setembro de 1999. A SINFO com natureza de Unidade Suplementar, diretamente subordinada à Reitoria, é responsável pelo gerenciamento das atividades de informática na universidade por meio do gerenciamento dos sistemas de gestão integrados e da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação atualizados e disponíveis aos usuários (UFRN, 1999; 2016).
23 Desde então, a universidade passou a investir no desenvolvimento e na administração dos sistemas computacionais visando propor políticas de desenvolvimento de uso e integração dos sistemas corporativos, gerenciar e supervisionar a elaboração de projetos, implementação da política de informática da UFRN, entre outros (UFRN, 1999; 2016).
O sistema de gestão acadêmica utilizado pela UFRN no período era destinado apenas para os cursos de graduação, e o mesmo já não atendia mais às necessidades da instituição e não conseguia agregar os avanços tecnológicos da época. Ao mesmo tempo, os cursos de nível básico, técnico, e pós-graduação permaneciam gerenciados conforme estabelecido por cada escola ou setor responsável por eles. O sistema também não possuía qualquer integração com os outros sistemas da instituição, o que gerava uma sobrecarga de trabalho no gerenciamento e recuperação da informação (UFRN, 1999; 2016).
Em 2005, um projeto do novo sistema acadêmico da UFRN era apresentado à comunidade acadêmica, trazendo inovações para a gestão acadêmica, objetivando atender não só a graduação, mas todos os outros níveis de ensino ofertados pela universidade. A proposta também apresentava um plano de integração com os sistemas administrativos, de recursos humanos e bibliotecas e outras ferramentas, todos unificados em um mesmo banco de dados.
Nesse sentido, a Escola é convidada a participar com representação de um servidor docente, conhecedor de todo o funcionamento da instituição nas reuniões para planejamento e elaboração dos sistemas, contribuindo com os processos de trabalho, sugestões e testes do novo sistema. Assim, foi solicitado que todo o processo de trabalho, tanto o gerenciamento acadêmico da Escola como os modelos de documentos e diplomas, fossem repassados e exaustivamente apresentados para que a equipe de desenvolvimento do sistema tivesse todos os elementos necessários para a construção do mesmo.
Observou-se que alguns processos de trabalho da Escola teriam que ser revistos e adaptados à implantação do sistema, o que demandaria um planejamento de transição e mudança no modo de trabalho.
Em 2006, o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas – SIGAA é disponibilizado para a Escola, com o módulo de cursos técnicos. Este possuía as mesmas ferramentas de gerenciamento de alunos, turmas e docentes que o módulo
24 da graduação e pós-graduação, respeitando algumas particularidades da Escola, como por exemplo, o registro quanto a situação dos alunos (UFRN, c2006-2017).
O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes, atividades de ensino à distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira, o SIPAC também disponibiliza portais específicos para reitoria, professores, alunos, tutores de ensino à distância, coordenações lato sensu, stricto sensu e de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente) (UFRN, c2006-2017).
O módulo do ensino técnico é utilizado pela Escola Agrícola de Jundiaí, pela Escola de Música e pela Escola de Saúde, todas vinculadas à UFRN. A finalidade desse módulo é atender às necessidades acadêmicas do ensino técnico através de operações que otimizem tanto o gerenciamento daqueles cursos quanto as atividades de alunos e docentes das escolas (UFRN, c2006-2017).
Inicialmente houve uma etapa de inserção das informações dos planos de cursos, cadastro de disciplinas, estruturas curriculares, cadastros de alunos e docentes, e por fim, as matrículas e disciplinas que seriam ministradas, bem como os docentes responsáveis por cada uma delas, ou seja, as turmas. Esta primeira etapa demandou um grande volume de trabalho e adaptação dos servidores técnicos com o sistema.
Em seguida, realizou-se o treinamento dos docentes e discentes para o uso do sistema, visto que o mesmo oferecia uma série de recursos, destacando-se a Turma virtual. Esta possibilitava a interação entre os professores e os alunos por meio de fóruns, enquetes, notícias e atividades que poderiam ser cadastradas, rompendo as barreiras da sala de aula no processo de ensino-aprendizagem.
Esta transição foi bastante lenta e difícil, pois ocorreram resistências por parte de alguns docentes quanto ao uso da nova ferramenta. Por vezes, o professor sequer utilizava o sistema, ou quando o utilizava fazia parcialmente, mantendo o modo de trabalho anterior. Apesar das diversas abordagens e orientações sobre a contribuição que o sistema poderia trazer para o dia a dia do trabalho deles, bem como a importância das informações inseridas pelos mesmos, para a gestão da Escola e para
25 os discentes em suas atividades de ensino, estes ainda permaneciam sem o uso efetivo do sistema.
A Direção de Ensino, por sua vez, também mantinha os registros paralelos ao SIGAA, o que gerava duplicidade e retrabalho nos registros acadêmicos da Escola, sendo inclusive os registros manuais mais atualizados que os registros do sistema. Ainda permanece o uso dos livros e a expedição de diplomas no modelo anterior de organização e produção, justificado pelo fato de que o módulo de expedição de diplomas pelo SIGAA ainda não está disponível.
Tais dificuldades começaram a refletir na qualidade das informações armazenadas no SIGAA, pois eram incompletas e necessitavam sempre de atualizações extra sistema. Além disso, as informações armazenadas no SIGAA, por vezes, não estavam de acordo com a realidade, com as informações dos sistemas do MEC e o sistema do Senso Escolar, ou seja, não havia confiabilidade das informações gerenciadas no sistema.
Ao mesmo tempo, o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC passou a ser disponibilizado para uso em toda a universidade. O SIPAC informatiza os fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam este orçamento (material, passagens, diárias, suprimento de fundos, auxílio financeiro, prestações de serviço pessoa física e jurídica). Informatiza também os almoxarifados (centrais e setoriais), todo o controle patrimonial, as compras e licitações, o controle de atas e pedidos em registros de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), o controle de obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água e energia, o controle dos contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com automóveis e combustíveis (UFRN, c2006-2017).
Os módulos do SIPAC atendem às demandas de cada área da administração pública. Estes módulos se integram com a finalidade de acompanhar o fluxo do processo de trabalho realizado entre os setores, dar transparência às informações geradas, bem como manter o lastro dessa informação no sistema, diminuindo a necessidade de impressão de documentos e acelerando o fluxo entre os diversos setores envolvidos (UFRN, c2006-2017).
26 Os servidores tiveram um treinamento rápido para uso do sistema, mas na época, nem todos os processos da universidade estavam contemplados no SIPAC, o que gerou uma duplicação das atividades administrativas, parte permaneceu manual e em papel e parte no sistema, e parte nos dois ambientes. Com o passar dos anos o sistema foi ganhando atualizações e novas funcionalidades e os processos passaram a ser em sua maioria pelo SIPAC.
Logo em seguida, o Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH, também foi disponibilizado, todos os sistemas integrados e compartilhando o mesmo banco de dados.
O SIGRH informatiza os procedimentos de recursos humanos e planejamento, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de Recursos Humanos (RH), plano de gestão e metas, dentre outros. A maioria das operações possui algum nível de interação com o Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), outras são somente de âmbito interno (UFRN, c2007-2017).
Os sistemas foram construídos com base nos regimentos da universidade, e adaptados em algumas de suas funcionalidades para alguns setores de acordo com as suas particulares e necessidades. Mas muitas de suas funções ainda necessitam de adaptação, como por exemplo, o acompanhamento das atividades dos docentes de carreira do Ensino Básico Técnico e Tecnológico (EBTT). Todo o sistema acadêmico foi elaborado com base no regimento da carreira do ensino superior, com isso os docentes da Escola, todos de carreira EBTT, não conseguem obter as informações adequadas a respeito de sua produção docente em ensino, pesquisa e extensão.
A partir de 2010 a Escola passa a ofertar outros cursos técnicos, de graduação e pós-graduação, amplia o seu corpo docente e se insere em programas de expansão de educação profissional. Consequentemente, as demandas de informações, bem como a elaboração de planejamentos e relatórios, crescem em volume e complexidade.
A inserção de novos cursos no SIGAA e o aumento no número de alunos e docentes amplificou os problemas quanto aos registros das atividades docentes, e
27 dos registros dos discentes, bem como a disparidade com as informações constantes em outros sistemas, e dentro da própria escola.
Com o passar dos anos e tendo em vista a evolução dos sistemas integrados da universidade, esses problemas de utilização vão sendo parcialmente resolvidos, entretanto, outros permanecem, tais como, a dificuldade em recuperar as informações ou mesmo atendimento à solicitação de informações pelos órgãos gestores da universidade e/ou governamentais.
Em 2011, a Escola cria então os seguintes setores: Gestão da informação; Informações acadêmicas; Tecnologia da informação; e o setor de Comunicação, a fim de reestruturar a gestão das informações, os quais começam a trabalhar em parceria com as direções da Escola e suas respectivas secretarias, bem como as coordenações de cursos, na definição de responsabilidades e redistribuição das atividades de gerenciamento do SIGAA e controle das informações.
Com a criação da Unidade Acadêmica, no ano de 2015, tais demandas se tornam ainda mais prementes, exigindo por parte dos setores envolvidos maior agilidade nos processos de trabalho, anteriormente iniciados, e aprofundamento técnico e científico dos docentes e servidores administrativos.
Além do cumprimento regimental de submeter ao Conselho da Unidade o Plano de Gestão da ESUFRN, acompanhado de previsão orçamentária; apresentar à Reitoria o Plano de Gestão Quadrienal da Escola. O Artigo 13 do Regimento Interno trata das competências da Diretoria da Escola, dentre as diversas atribuições destaca-se o item XIII - apredestaca-sentar à Reitoria relatório circunstanciado da administração do ano anterior ao final de cada exercício. A Assessoria de Planejamento e Avaliação, unidade de apoio administrativo à Diretoria da ESUFRN, é responsável pelo apoio ao planejamento e à avaliação institucional, tendo como uma de suas competências consolidar, junto à Diretoria, os relatórios institucionais das atividades desenvolvidas pela ESUFRN (UFRN, 2015).
Estes relatórios anuais tem o objetivo de sistematizar as informações sobre as atividades de ensino, pesquisa, extensão e gestão, desenvolvidas por docentes, servidores técnico-administrativos e discentes, que irão subsidiar a elaboração do relatório trienal (três primeiros anos de criação) da Unidade Acadêmica, que acompanhará a proposta de renovação do seu funcionamento, por mais 06 (seis) anos, que deverá ser apreciado pelo Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão e Conselho de Administração, os quais emitirão seus respectivos pareceres, para
28 posterior submissão e aprovação do Conselho Universitário, conforme determinado no Regimento Geral da UFRN, em seu Parágrafo terceiro, do Artigo 84, Seção VIII - Das Unidades Acadêmicas Especializadas (UFRN, 2015).
Destaca-se, ainda, seu importante papel de subsidiar a avaliação das atividades planejadas no Plano Quadrienal de Gestão da Escola, com a apresentação das ações previstas e realizadas, buscando permanentes análises e reorganização das ações, além de servir de fonte rápida e precisa de informações necessárias à elaboração de novos Planos de Gestão, com vistas à promoção da melhoria da qualidade do trabalho realizado (UFRN, 2015).
29 3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NAS ORGANIZAÇÕES
Atualmente, é evidente que as pessoas e as organizações dependem da informação em seus processos decisórios e no controle de operações empresariais. A informação, recurso vital de uma organização, para ser utilizada estrategicamente, deve ser gerida com foco na sobrevivência e competitividade organizacional. A Gestão da Informação (GI) é responsável por gerir tanto os recursos internos quanto os externos à organização (SILVA, 2007; BEUREN, 1998).
Nas últimas décadas, a gestão da informação teve uma trajetória de crescente importância na vida das organizações. Segundo Silva (2007), essa importância a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e processos, como a gestão de recursos humanos, gestão de processos, gestão de negócios. Assim, a gestão da informação passou a ser considerada mais uma atividade essencial, como qualquer outro tipo de trabalho desenvolvido nas organizações.
Para Carvalho (2000), informação é o conjunto de dados que, se fornecido sob forma e tempo adequados, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe, e a habilita a desenvolver melhor determinada atividade, ou a tomar decisões melhores. A utilidade e o valor da informação são determinados por quem a usa nas suas condições e decisões, não sendo, em si mesma, uma característica dos dados; assim, a utilidade e o valor da informação dependem do contexto.
Barreto (2002) preconiza a informação como elemento harmonizador e organizador, referência do destino do homem. Este já nasce com a sua identidade genética, ou seja, com um “estoque” inicial de informação e, durante a sua existência, tem a capacidade de relacionar suas memórias do passado em consonância com as suas expectativas de futuro. Por “estoques de informação” entende-se um conjunto estático de itens agregados, segundo critérios de interesse de uma comunidade de receptores potenciais. Assim o homem é capaz de estabelecer diretrizes para realizar o seu caminho idiossincrático no espaço e no tempo.
Em tempo da gestão da informação e da relação informação e conhecimento, a condição da informação é a intenção para gerar o conhecimento no indivíduo e consequentemente em sua realidade. Faz-se necessário ordenar, organizar e controlar uma avalanche de informação, sendo recorrentes teorias e instrumentos a viabilizar esse processo (BARRETO, 2002).
30 A relação entre informação e conhecimento exige a percepção dos que representam essas duas nuances. O destino de qualquer informação é o conhecimento, e esse é organizado em estruturas mentais por meio das quais um sujeito assimila a informação. Conhecer é um ato de interpretação individual, uma apropriação do objeto informação pelas estruturas mentais de cada sujeito. Essas estruturas mentais são construídas pelo sujeito sensível, que percebe o meio, não sendo algo concebido ou pré-formatado nos genes dos seres humanos (BARRETO, 2002).
Ainda para Barreto (2002), a geração do conhecimento é uma reconstrução das estruturas mentais do indivíduo, realizada por meio de suas competências cognitivas. É uma modificação no estoque mental do saber acumulado do indivíduo, resultante da interação com uma forma de informação, reconstruindo, assim o seu conhecimento. A ênfase nessa relação passa da gestão dos estoques de informação para a ação coletiva. Este autor explica que a condição da informação é determinada pelo conhecimento, a inteligência e o saber. Esse último é relacionado ao processo biológico do corpo humano, que tem como pressuposto seu estoque inicial de informação, que se acumula, e consequentemente, aumenta com o processo da vida. O conhecimento advém da conquista, do trabalho; é resultante de práticas da ação da inteligência em consonância com o real. Esta é concebida como a ação dinâmica de um conhecimento assimilado na realidade do receptor, caracterizada por uma ação de ordem política, social, econômica ou técnica. A inteligência representa um conjunto de atos voluntários pelo qual o indivíduo reelabora seu mundo e tenta modificar o seu espaço.
Assim, desde o princípio, o ser humano tem a preocupação pelo controle informacional. A própria invenção da escrita reflete esta tentativa de captura de discursos, ideias, conhecimentos e saberes proferidos oralmente para a resolução de problemas na agricultura, astronomia, caça, pesca e demais atividades. Da mesma forma pode-se conceber que há muito tempo o homem procura explicitar o que é tácito, na tentativa de registrar o conhecimento para reutilização futura, desde as civilizações antigas até as grandes corporações do mundo moderno (SEAGER et. al., 2017).
A explicitação do conhecimento pressupõe a transmissão de informações entre indivíduos ou grupos sociais. Esta transmissão se dá não somente pelas relações diretas e pessoais, mas também através de artefatos – documentos - no qual as
31 informações são registradas para recuperação posterior. O registro do conhecimento tem beneficiado uma grande parcela da humanidade, porém o acúmulo crescente de informações em documentos tem requerido técnicas de gerenciamento cada vez mais complexas (SAEGER et. al., 2017).
Martins e Cianconi (2014), reforçam essa discussão, trazendo o pensamento de diversos autores:
Para Davenport (2002), Choo (2002;2003), Marchand et. al. (2001, 2011) e McGee e Prusak (1994), a informação é um dos principais ativos das sociedades modernas, cujo gerenciamento é necessário para a tradução e veiculação de conhecimento tácito, de amplo potencial de valor, convertido em conhecimento registrado e, portanto, reutilizável. Outro aspecto da contemporaneidade é a grande interatividade interpessoal. Temas como redes sociais, colaboração, conectividade, entre vários outros, tem tido grande destaque nas mais variadas áreas e disciplinas. Todas pressupõem a troca de informações e a produção de conhecimento, o que torna imperativo o gerenciamento da informação (MARTINS E CIANCONI, 2014, p. 1979).
As organizações são um dos principais núcleos da sociedade contemporânea, no sentido de que elas sustentam os fluxos sociais, econômicos, políticos, tecnológicos, dentre outros, inerentes ao mundo atual.
Os fazeres organizacionais são alicerçados por informação, conhecimento e tecnologias de informação e comunicação (TICs), cuja imbricação tem transformado os ambientes organizacionais significativamente. Diferentes áreas do conhecimento se debruçam em modelos, métodos, técnicas, instrumentos e ferramentas que melhoram esses fazeres, com o objetivo de dinamizar as ações econômicas, comerciais, políticas, sociais, de modo a propiciar a permanência da organização no mercado em que atuam. Portanto, a informação e o conhecimento passam a ser elementos-chave, cujas problemáticas afetam sobremaneira a atuação organizacional (VALENTIM, 2014).
Sendo assim, a informação, potencializada pelo uso das TICs, passa a existir em inúmeros canais e suportes, tendo seus fluxos redirecionados em diversos formatos, o que implica na necessidade de uma constante organização do volume informacional para que o seu acesso e uso sejam possíveis em determinados contextos específicos, a exemplo das organizações (SAEGER et. al., 2017).
Considerando que a informação organizada pode ser facilmente recuperada, acessada, distribuída e utilizada, verificou-se que os processos da organização,
32 acesso e uso da informação são interligados, razão pela qual as organizações devem atentar para que este fluxo informacional não seja interrompido, o que pode ser prejudicial à obtenção das informações necessárias à tomada de decisão.
A utilização da informação enquanto um recurso estratégico nas organizações demandará a existência de todo um trabalho de tratamento desta informação, que vai desde a identificação das necessidades informacionais até a sua efetiva disponibilização para os usuários (SAEGER et. al., 2017).
Nesse sentido, Valentin (2014) conceitua a gestão da informação em ambientes organizacionais como:
[...] um conjunto de atividades que visa: obter um diagnóstico de necessidades informacionais; mapear os fluxos formais de informação nos vários setores da organização; prospectar, coletar, filtrar, monitorar, disseminar informações de diferentes naturezas; e elaborar serviços e produtos informacionais, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades/tarefas cotidianas e o processo decisório nesses ambientes (VALENTIM, 2014, p. 4).
Davenport (1998) preconiza a importância da compreensão do que é informação, objetivando entender o processo de gerenciamento da informação:
● Dados como observações sobre o estado do mundo, os quais podem ser estruturados, obtidos por máquinas, quantificados e transferidos; ● Informação são os dados, potencializados de relevância e propósito, que
necessitam de análise e consenso em relação ao seu significado, inerente ao cognoscível da mente humana;
● Conhecimento é a informação contida na mente humana, pertinente a uma reflexão e uma síntese de difícil estruturação e captura em máquinas: o conhecimento é tácito e de difícil transferência;
● Inteligência como informações analisadas e contextualizadas para fins decisórios de alto valor agregado.
Choo (2003) sugere que a gestão da informação seja vista como uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação. O autor analisa a gestão da informação como um ciclo contínuo de seis processos correlatos, detalhados a seguir:
1. Identificação das necessidades de informação da organização: As necessidades de informação nascem de problemas, incertezas e ambiguidades
33 encontradas em situações e experiências específicas. Tais situações e experiências são as interações de um grande número de fatores relacionados não apenas à questão subjetiva, mas também à cultura organizacional, aos limites na execução de tarefas, à clareza dos objetivos e do consenso, ao grau de risco, às normas profissionais, à quantidade de controle, entre outros. A preocupação não é apenas com o significado da informação, mas também com as condições, padrões e regras de uso, que tornem a informação significativa para determinados indivíduos em determinadas situações.
2. Aquisição da informação: é tida como função crítica e cada vez mais complexa da administração da informação. A aquisição da informação equilibra duas demandas opostas. Por um lado, as necessidades de informação da organização são muitas, refletindo a extensão e a diversidade de suas preocupações com os acontecimentos e mudanças do ambiente externo. Por outro lado, a atenção e a capacidade cognitiva do homem são limitadas, o que obriga a organização a selecionar mensagens a que dará atenção. A primeira demanda sugere que as fontes usadas para monitorar o ambiente sejam suficientemente numerosas e variadas para refletir todo o espectro de interesses da organização. Apesar dessa sugestão de que a organização se sirva de um amplo espectro de fontes humanas, textuais e online, de modo a evitar a saturação da informação, essa variedade deve ser controlada e administrada. A seleção e o uso das fontes de informação têm que ser planejados e continuamente monitorados e avaliados, como qualquer outro recurso vital para a organização.
3. Organização e armazenamento da informação: Parte da informação que é adquirida e fisicamente organizada e armazenada em arquivos, bancos de dados computadorizados e outros sistemas de informação, de modo a facilitar sua partilha e sua recuperação. A maneira como a informação é armazenada reflete como a organização percebe e representa seu ambiente, inclusive a maneira como denomina suas entidades, especifica os relacionamentos, acompanha transações e avalia desempenhos. A informação armazenada representa um componente importante e frequentemente consultado da memória da organização. A informação é recuperada para
34 facilitar o debate, a discussão e o diálogo, assim como para responder a perguntas, interpretar situações ou resolver problemas.
4. Desenvolvimento de produtos e serviços de informação: uma função primordial da administração da informação é garantir que as necessidades de informação dos membros da organização sejam atendidas com uma mistura equilibrada de produtos e serviços. Os usuários desejam informações não apenas para responder a perguntas, mas também para gerar ações que resolvam problemas. Passar de respostas para soluções significa passar de uma orientação voltada para o tema, o assunto, na qual fornecer informações sobre um determinado assunto é objetivo suficiente, para uma orientação voltada para a ação, na qual as informações podem propiciar ações e decisões. Para darem resultados, os produtos e serviços de informação precisam abranger não apenas a área do problema, mas também as circunstâncias específicas que afetam a resolução de cada problema em cada tipo de problema.
5. Distribuição da informação: É o processo pelo qual as informações disseminam pela organização, de maneira que “a informação correta atinja a pessoa certa no momento, lugar e formato adequados”. Uma ampla distribuição da informação pode acarretar muitas consequências positivas: o aprendizado organizacional torna-se mais amplo e mais frequente; a recuperação da informação torna-se mais provável; e novas informações podem ser criadas pela junção de itens esparsos. O objetivo da distribuição da informação é promover e facilitar a partilha de informações fundamental para a construção de conhecimento na organização e a tomada de decisões.
6. Usos da informação: é um processo social dinâmico de pesquisa e construção que resulta na criação de significado, na construção de conhecimento e na seleção de padrões de ação. Em cada caso, o uso da informação é um processo social de pesquisa fluido, recíproco e repetitivo. A pesquisa circula entre a consideração das partes e do todo, e entre a consideração entre os detalhes práticos e os pressupostos genéricos. Os participantes desafiam mutuamente suas representações e crenças, e as escolhas podem ser feitas por intuição ou barganha política do que por uma
35 análise racional. O desafio da administração da informação é projetar e criar estruturas e processo de informação que sejam tão flexíveis, energéticos e permeáveis quanto os processos de pesquisa e tomada de decisões que eles estão tentando apoiar (CHOO, 2003).
O resultado do uso eficiente da informação é o comportamento adaptativo: a seleção e execução de ações dirigidas para os objetivos da organização, mas que também reajam às condições do ambiente. Tais processos foram organizados conforme o modelo processual de administração da informação, proposto pelo autor, apresentado na Figura 2.
Figura 2 - Modelo Processual de Administração da Informação
Fonte: Choo (2003).
É importante para a gestão da informação mapear os fluxos de informação das organizações, identificando pessoas, fontes, tecnologias utilizadas, produtos e serviços, compondo esse conjunto estruturado de atividades relativas à forma como informação e conhecimento são obtidos, distribuídos e utilizados. Para Silva (2007), todas as etapas e atores do fluxo de informação precisam ser identificados e nomeados a fim de detectar as influências que exercem sobre o processo e antever problemas que possam surgir.
O referido autor, afirma que,
Para que isto se realize, a gestão da informação deve se apoiar em políticas organizacionais que propiciem a sintonia e o inter-relacionamento entre as unidades ou setores da instituição. Esta é uma condição imprescindível para que os procedimentos direcionem os fluxos de informação para a gestão (SILVA, 2007, p.1).
