Tecnologias de suporte à Gestão da Informação

Atualmente, as organizações têm ao seu dispor estratégias e ferramentas, bem como normas direcionadas à operacionalização, envolvendo modelos e especificações de requisitos, muitos dos quais decorrentes de boas práticas que, nas diferentes vertentes, se tenta reproduzir.

A evolução tecnológica tem, assim, sustentado o desenvolvimento de aplicações de suporte à gestão da informação, nomeadamente através de soluções informáticas que implementam os conceitos apresentados - caso dos ERMS e dos EDMS que surgem na década de 1990, tal como os EDRMS. Desde essa altura têm surgido várias melhorias e complementos, entre as quais se encontra a integração da Gestão de Workflows.

Um passo decisivo nesta área foi a garantia de interoperabilidade destes sistemas com o ambiente e conteúdos web, estando na base do aparecimento do conceito de

9 _{Cit. por FERREIRA, Filipe - Análise, concepção e implementação de sistema de gestão documental para} suporte a processos industriais. Porto: FEUP, 2010, p.13.

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“conteúdo” (a par do conceito de “documento” e “record”) e, consequentemente, da Gestão de Conteúdos, que visa permitir a integração de todas estas aplicações.

Ilustração 2: A evolução de vários conceitos, culminando na ECM (Retirado de: KATUU, Shadrack, 2012)

Esta perspetiva evolutiva do conceito de ECM é sustendada pela Association for Information and Image Management (AIIM) que afirma que a ECM consiste no “conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo” (AIIM, 2013).

Do ponto de vista informático poderemos isolar: o EDMS (Electronic Document Management System), o ERMS (Electronic Records Management System) e o EDRMS (Electronic Document and Records Management System).

Um EDMS é, de acordo com a definição do Arquivo Nacional da Austrália, "um sistema automatizado usado para apoiar a criação, uso e manutenção de documentos criados eletronicamente com a finalidade de melhorar o fluxo de trabalho de uma organização” (NAA, 2005)10_.

Segundo Cory Janssen, um EDMS é um software para armazenar e organizar diferentes tipos de documentos, que permite aos utilizadores gerir os documentos digitais ou em suporte papel. Porém, refere que estes sistemas estão mais direcionados para a gestão de documentos digitais, embora, em muitos casos, permitem tratar as duas versões. Os EDMS permitem centralizar a informação, armazenando um grande volume de documentos e disponibilizando recursos eficientes para a sua recuperação. Alguns especialistas, apontam várias semelhanças entre entre os EDMS e os ECMS, realçando que a grande diferença é que os ECMS lidam com uma grande variedade de

10 _{Cit. por JOHNSTON, Gary; BOWEN, David - The benefits of electronic records management systems.}

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conteúdos, nomeadamente com conteúdos web, e o EDMS são mais usados apenas como arquivo.

Por sua vez, um sistema de gestão de registos eletrónicos (ERMS) pode ser, tal como o nome indica, um sistema eletrónico de gestão de “registos” (records ou informação a arquivar) em qualquer tipo de suporte. Estes sistemas são especificamente projetados para gerir a fase de seleção e posterior manutenção de registos a preservar no longo prazo, mantendo o conteúdo, a estrutura e o contexto dos mesmos e assegurando as relações entre os registos, permitindo a sua comunicabilidade e acessibilidade. São considerados ERMS os sistemas eletrónicos de gestão de registos em papel e/ou de registos digitais.

No entanto, os National Archives of Australia (NAA) definem ERMS como "um sistema automatizado usado para gerir a criação, uso, manutenção e eliminação de registos criados eletronicamente com a finalidade de fornecer evidências acerca das atividades empresariais. Estes sistemas mantêm informações contextuais apropriadas (meta-informação) e ligações entre registos para apoiar o seu valor como prova ou evidência" (NAA, 2005)11_.

Porém, estas definições não espelham a realidade e não são muito relevantes do ponto de vista do utilizador final. Podemos verificar que esta definição de ERMS não inclui a gestão de registos físicos. Todavia, muitos desses sistemas contêm essa funcionalidade, até porque, como sabemos, os registos em papel e eletrónicos devem ser geridos segundo as mesmas políticas e normas, de forma a reduzir riscos legais e a melhorar as funções operacionais.

Também é interessante constatar que os NAA veem os EDMS como ferramentas para promover os processos de negócio de uma organização, mas não veem os ERMS da mesma forma. Isto mostra que é necessária uma separação clara entre os conceitos de "documento" e "registo" (record) pois estas definições não estão de acordo com a forma de trabalhar da maioria das organizações, sejam elas públicas ou privadas.

No entanto, muitos dos sistemas existentes são, ao mesmo tempo, um EDMS e um ERMS, dando origem ao que podemos chamar EDRMS. Johnston e Bowen (2005) definem EDRMS como "um sistema automatizado que suporta a criação, uso e manutenção de documentos eletrónicos ou em suporte papel e de “registos” (records) com a finalidade de apoiar os workflows e processos de uma organização. Um EDRMS inclui a funcionalidade de armazenamento e manutenção de registos e integra toda a

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documentação, métodos, procedimentos, ferramentas, dados (meta-informação ou termos de indexação), conhecimento, meios e pessoas com os quais a organização opera e preenche os seus requisitos para preservar as provas das suas atividades, manter a sua memória e preservar o seu conhecimento" (Johnston e Bowen, 2005: 133).

Os NAA definem EDRMS como um "software que permite gerir a informação digital, como emails, documentos estrurados e não-estruturados, imagens e documentos digitalizados. Um EDRMS pode também controlar os registos em papel e objetos físicos e permite o acesso à informação de toda a organização, fornecendo segurança, acessibilidade e controlo para uma melhor prática de gestão da informação. Um EDRMS pode ainda integrar processos de negócio automatizados e workflows"12_.

Um sistema de gestão de documentos e registos eletrónicos ou EDRMS, pode ajudar a gerir a informação contida nos documentos e registos de uma organização, através da sua capacidade de13_:

 Auxiliar no cumprimento de normas e legislação;

 Reduzir o tempo de resposta nos pedidos de informação;  Eliminar a informação redundante e a duplicação de papel;  Retirar o papel do ciclo de gestão de registos;

e permite:

 O armazenamento e gestão de documentos eletrónicos;

 O acesso simultâneo de documentos por vários utilizadores em vários locais;  O suporte de diferentes formatos de ficheiros;

 A gestão de uma variedade de registos.

12 _{National Archives of Australia - Implementing an EDRMS: Information for Senior Management. 2001,} p.3.

13 _{Cf. Vision & Beyond: What is an Electronic Document Records Management Systems (EDRMS)? [em} linha].[Consult. 6 Jan. 2013]. Disponível em <URL http://www.vision-and-

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