Tema organização

No tema “organização” são avaliadas quatro variáveis com potencial de interferir no êxito dos sistemas:

1) Sistema de informações: procura avaliar os sistemas de informações e gerenciamento dos órgãos estaduais quanto a quatro aspectos:

i. O sistema é completo, no sentido de guardar todas as informações necessárias, inclusive cartográficas, imagens orbitais e mapas de áreas prioritárias para conservação.

ii. O sistema é integrado, isto é, o banco de dados de informações de nível administrativos é integrado ao banco de dados com informações geográficas e demais informações que possa ser importantes.

iii. O sistema é acessível a todos os funcionários envolvidos.

iv. O sistema é acessível a todos os usuários, mesmo que parcialmente.

Os sistemas foram avaliados pela pesquisadora e a pontuação foi atribuída conforme Quadro 11.

Quadro 11. Parâmetros norteadores para atribuição de valores à variável “sistema de informação”.

Características do sistema de informações VALOR

i. Completo ii. integrado iii. acessível a todos os funcionários

envolvidos e iv. acessível aos usuários. 4

O sistema tem 3 das características acima mencionadas. 3 O sistema tem 2 das características acima mencionadas. 2 O sistema tem 1 das características acima mencionadas. 1 Não há sistema de gerenciamento de processos nem sistemas de

informação georreferenciados. 0

2) Regularização de rotinas e atividades: refere-se à existência de procedimentos e normas que devem guiar os trabalhos de administração (trâmite de documentos etc.), atividades burocráticas rotineiras e dos funcionários, permitindo o controle integrado desses componentes.

A avaliação foi feita diretamente pelo gerente do sistema estadual de gestão de RL, pois parte-se do pressuposto que é o funcionário com maior experiência e, portanto, pode expressar melhor a situação do órgão. Neste caso, foram dispostas cinco alternativas referente à regularização de rotinas e atividades, a saber:

□ A normatização dos procedimentos permite a perfeita condução e monitoramento das atividades do órgão.

□ As normas não contemplam e integram todas as atividades, porem são satisfatórias quanto ao controle do sistema sobre as principais atividades administrativas

□ Existe moderada normatização de atividades, havendo necessidade de integrar e esclarecer a estrutura existente para melhor controle das atividades.

□ O órgão apresenta normatização de algumas atividades, mas não há estrutura requerida para que tais normas cumpram a função controle. □ Não é possível identificar normas de controle administrativo na órgão. Ao gerente foi dada a opção de escolher qual das alternativas refletiria melhor a situação do setor de gestão de RL. Com base nas respostas foi construído o Quadro 12.

Quadro 12. Parâmetros norteadores para atribuição de valores à variável “regularização de rotinas e atividades”.

Regularização de rotinas e atividades VALOR

A normatização dos procedimentos permite a perfeita condução e

monitoramento das atividades do órgão. 4

As normas não contemplam e integram todas as atividades, porem são satisfatórias quanto ao controle do sistema sobre as

principais atividades administrativas 3

Existe moderada normatização de atividades, havendo

necessidade de integrar e esclarecer a estrutura existente para

melhor controle das atividades. 2

O órgão apresenta normatização de algumas atividades, mas não há estrutura necessária para que tais normas cumpram a função

controle. 1

Não é possível identificar normas de controle administrativo na

órgão. 0

3) Comunicação interna: destina-se a avaliar a maneira como as informações sobre planejamento e execução das tarefas diárias são transmitidas aos funcionários.

A avaliação foi feita com base em respostas do gerente e funcionários do sistema de gestão de RL. A eles foi dado a opção de escolher, entre cinco

alternativas, qual refletia melhor a realidade do órgão, em sua opinião. As alternativas apresentadas foram:

□ Há um adequado fluxo de informações entre cargos de chefia e os outros funcionários permitindo a participação dos funcionários na gestão.

□ A comunicação entre cargos de chefia e funcionários ocorre satisfatoriamente ainda que não existam meios formais para este fim. □ A comunicação entre as partes é improvisada nos encontros de rotina e

esporádicos, mas observa-se certa harmonia entre estas condições e as necessidades do órgão.

□ Há pouca comunicação entre cargos de chefia alguns setores dos funcionários, o que se reflete em conflitos internos e baixo rendimento coletivo.

□ Não há comunicação entre cargos de chefia e os demais funcionários. Considerou-se que a alternativa que obteve maior número de respostas representa a realidade do órgão. A pontuação foi atribuída conforme o Quadro 13.

Quadro 13. Parâmetros norteadores para atribuição de valores à variável “comunicação interna”.

Comunicação interna VALOR

Há um adequado fluxo de informações entre cargos de chefia e os outros funcionários permitindo a participação dos funcionários

na gestão 4

A comunicação entre cargos de chefia e funcionários ocorre satisfatoriamente ainda que não existam meios formais para este

fim. 3

A comunicação entre as partes é improvisada, mas observa-se certa harmonia entre estas condições e as necessidades do

órgão. 2

Há pouca comunicação entre cargos de chefia alguns e outros setores e funcionários, o que se reflete em conflitos internos e

baixo rendimento coletivo. 1

Não há comunicação entre cargos de chefia e os demais

funcionários. 0

4) Comunicação externa: esta variável avalia se as informações sobre reserva legal estão disponíveis aos usuários do sistema (consultores de projetos ou proprietários rurais) e a forma como é feita a divulgação dessas informações.

A avaliação foi feita levantando-se a existência de informações nos “web sites” oficiais dos órgãos ambientais e de materiais de divulgação (folders, cartazes e cartilhas) nos escritórios dos órgãos ambientais. Também foi avaliado se nos “web sites” e nos materiais impressos estavam explicitadas todas as possibilidades de

averbação e os procedimentos que o proprietário deveria seguir. Além disso, foi considerado na avaliação o fato do órgão ambiental realizar cursos e palestras para usuários. Desta forma, a variável foi pontuada conforme Quadro 14.

Quadro 14. Parâmetros norteadores para atribuição de valores à variável “comunicação externa”.

Características da comunicação externa VALOR

As informações são disponíveis em veículos de comunicação como: i. internet, ii. material impresso: (folders, cartazes e cartilhas). iii. os matérias de divulgação estão completos e iv. são realizados cursos e palestras para instruir o usuário.

4

A comunicação externa apresenta 3 das características acima

elencadas. 3

A comunicação externa apresenta 2 das características acima

elencadas. 2

A comunicação externa apresenta 1 das características acima

elencadas. 1