IV- FÓRMULAS
3- Trabalhando com porcentagens
Porcentagem em uma tabela
A inserção de porcentagens numa tabela ou num relatório facilita a leitura dos dados inseridos na tabela. Para isso, usa-se esta planilha como exemplo:
Nesta planilha temos um controle de vendas, sendo que nesta possui valores mensais e um valor geral com o total vendido no período. O que será feito é calcular aqui a porcentagem referente ao
valor de quanto foi vendido por mês.
A fórmula básica é: clique primeiro com um sinal de igual “=” no local que se deseja ver a porcentagem. Em seguida, clique na célula se quer saber a porcentagem, o divida pela célula com o valor a ser comparado, multiplique por 100 e, para finalizar, clique em Enter. No exemplo acima, foi montada esta fórmula: é uma comparação entre o valor da célula B13
com a célula B15.
Como pode-se ver no exemplo, aparece o valor da porcentagem na célula C13. Assim
em relação a tudo o que foi vendido nos meses de janeiro, fevereiro e março, o mês de janeiro correspondeu a 33,06% do total.
Porcentagem de reajuste de valor
Assim como no exemplo acima, o reajuste de um valor, utilizando uma porcentagem é também muito simples.
Segue exemplo:
Para calcular o reajuste de um valor simples: clique na célula onde se quer visualizar o novo valor com o sinal de igual “=”, em seguida, clique no valor que será calculado, some ele com ele mesmo e clique (ou digite) o valor da porcentagem do aumento.
Nesta tabela precisa ser calculado como reajustar o valor das mercadorias do mês de janeiro para o mês de fevereiro.
Como se pode ver neste exemplo, a fórmula marcou as células que estavam em evidência. Agora , ver o quadro já ajustado:
Neste quadro já pode-se ver o valor após o reajuste.
Percentual de desconto
Da mesma forma que o cálculo do reajuste, é possível calcular um percentual de desconto do preço de um produto. Para fazer este cálculo, deve-se usar a seguinte fórmula: clique na célula que se deseja visualizar o novo valor com o sinal de igual “=”, em seguida, clique na célula em que tenha o valor a ser comparado menos, entre parênteses, esta célula com o valor a ser descontado ou conforme o modelo ao lado:
4 - Trabalhando com várias folhas de cálculo
Um dos recursos interessantes e importantes do OpenOffice.org Planilha é a possibilidade de se trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo, criando fórmulas que fazem vínculos entre elas. Quando abre-se um documento novo, ele sempre terá três planilhas, sendo possível ao usuário aumentar ou diminuir o número total de planilhas.
Este recurso é útil quando há necessidade de se fazer vínculos de trabalhos, produzindo rapidez e qualidade no trabalho executado.
Exemplo: imagine uma empresa de transporte onde se precisa calcular o valor gasto com transporte e com o pessoal nos três primeiros trimestres do ano. Para fazer este cálculo foram criadas três planilhas, sendo a primeira com os gastos com os veículos, a segunda com os gastos com o pessoal e a terceira com um relatório do gasto geral.
A primeira planilha refere-se aos custos dos veículos:
A segunda planilha refere-se ao custo com pessoal:
A terceira planilha refere-se ao relatório de gastos:
Para calcular o valor dos gastos é fácil: clique com o sinal de igual “ = “ na célula B4 na terceira folha e, em seguida, clique na célula B7 da primeira planilha e clique em Enter.
Aparecerá esta tela:
Pode-se perceber então que na Barra de Fórmulas aparece a fórmula =planilha1.B7, o que representa o nome da planilha (no caso planilha1) e a célula fonte desta planilha ( no caso B7). Dessa forma, ao usar este recurso a planilha de custos fica assim:
5 - Funções
Uma Função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido o processo de montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função =SOMA(A1:A10), significa que a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem que precise informar célula por célula. É importante lembrar que a função deverá iniciar com o sinal de igual “=”.
Inserindo uma função
Para inserir uma função pelo ajudante siga estes passos:
– clique na célula que irá receber a função;
– clique no botão de Assistente: Funções,conforme no exemplo:
Ou clique na barra de Menu em Inserir-Função.
Será aberta a seguinte tela:
Nesta tela são mostradas todas as funções
disponíveis, e divididas por categorias.
Do lado direito da tela é exibida as caracterísitcas e aplicabilidades de cada função.
Categorias de funções
TodosEsta categoria é exibida quando da abertura dos recursos de função. Ele exibe todas as funções disponíveis.
Banco de dados
Exibe as funções relacionadas ao uso de banco de dados.
Data & Hora
Exibe as funções relacionadas a datas (tais como ano, dia, semana) ou hora.
Financeiro
Exibe as funções relacionadas ao uso de aplicações financeiras.
Informação
Exibe funções relacionadas a informações sobre células, fórmulas, etc.
Lógico
Exibe funções relacionadas a comparações lógicas, tais como a função SE.
Matemático
Exibe funções relacionadas a operações matemáticas, tais como somar, dividir, multiplicar.
Matriz
Exibe funções relacionadas a evolução de dados entre valores, tais como cálculos de tendências e frequências.
Estatística
Exibe funções relacionadas a cálculos estatísticos, tais como valores mínimos, máximos, etc.
Planilha
Exibe funções relacionadas a planilha, tais como número de colunas, linhas e planilhas.
Texto
Exibe funções relacionadas a um texto inserido na planilha, tais como comparações entre textos, posição, etc.
Suplemento
Exibe funções relacionadas a comparações entre números.
Lista de Funções
Esta opção abre uma Barra de Navegação ao lado direito da tela, listando as funções disponíveis. No topo da barra situada ao lado direito, pode-se escolher a categoria das funções por uma
“ComboBox”.
Dê um duplo clique na função desejada, para inclui-la na célula ativa, ou clique no botão fx
situado ao lado da ComboBox. Para habilitar a lista de Funções:
• Clique na Barra de Menu em Inserir;
• Clique em Lista de Funções.
Algumas funções:
Função SomaEsta função tem por objetivo facilitar o trabalho de somatória de valores. Para isso, clique no campo em que deseja inserir a função e, em seguida, faça como no exemplo ao lado: Como pode-se perceber, a função SOMA foi digitada na célula B12 tendo os valores a serem somados de B6 a B10. Em seguida, tecle em
Função Média
Esta função tem objetivo de calcular a média existente entre diferentes valores. Para acionar esta função digite = média (valores) e tecle em Enter. Ou como no exemplo:
Pode-se perceber que na célula B12 aparece a média dos valores e na Barra de Fórmulas, a fórmula com a função média.
Função Mínimo
Esta função tem o objetivo de informar o valor mínimo existente em um grupo de valores. Para acioná-la, digite = mínimo(valores) e tecle em
Enter.Ou como no exemplo a seguir: Como se pode perceber, na célula B12 foi
registrado menor valor entre as células escolhidas.
Função máximo
Esta função tem por objetivo o maior valor existente dentro de um grupo de valores. Para acionar esta função digite = máximo(valores). Ou como no exemplo:
Como pode-se perceber, na célula B12 foi
registrado maior valor entre as células escolhidas.
V - EDITANDO DOCUMENTOS
1 - Desfazer, refazer ou repetir tarefas
Esta opção permite desfazer uma determinada tarefa ou mesmo voltar a uma tarefa que já tenha sido desfeito. Obs.: o item
Refazer só será ativado após o uso do item Desfazer. Para acessar essa opção:
• Clique na Barra de Menu em Editar;
para refazer uma ação que foi desfeita.
Ou utilize os botões da Barra de Funções: - botão Desfazer
- botão Refazer
2 - Selecionar células
Este recurso é importante para editar as células de uma planilha, uma vez que possibilita selecionar células que poderão ser posteriormente: recortadas, copiadas, coladas ou deletadas.
Para selecionar as células, há dois caminhos:
Pelo mouse
• Arraste o mouse, com o botão esquerdo pressionado, sobre as células;
• Se quiser selecionar uma linha ou uma coluna, clique no número da linha ou na letra da coluna, conforme exemplo:
Como pode-se ver no exemplo ao clicar na linha 5
foi selecionada toda a linha. Da mesma forma pode-se selecionar a coluna clicando na letra da coluna.
Além disso, é possível selecionar toda a folha de cálculo clicando no botão que está localizado na junção das linhas com as colunas.
Pelo teclado
• com a tecla (SHIFT) pressionada, percorra com as teclas direcionadas (acima, abaixo, esquerda e direita) sobre as células.
Para selecionar todo a tabela, pressione (CTRL) (A),ou em Selecionar Tudo no menu Editar, na Barra de Menu.
Exemplo de uma seleção:
3 - Cortar
Este recurso possibilita a movimentação de conteúdos de uma célula para outra. Quando recorta-se uma ou mais células o seu conteúdo vai para a área de transferência do Windows, possibilitando sua
Ao clicar neste botão será selecionada toda a
transferência (ou colagem) para uma outra célula.
Antes, porém, de acioná-lo, deve-se fazer a seleção do texto que deseja recortar. Existem três formas de se recortar um texto:
Pelo Menu
• Clique na Barra de Menu, em seguida em Editar Cortar.
Pelo Teclado
Selecione as células a serem recortadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) (X).
Pela Barra de Funções
Selecione as células a serem recortadas e clique no botão Cortar na Barra de Funções. Após recortá-las, o OpenOffice.org Planilha copia as células recortadas para a área de transferência e em seguida apagará o conteúdo das células selecionadas, aguardando que seja colocado em outro local.
Observação: se recortarmos outra seleção de células, o OpenOffice.org Planilha apagará a seleção anterior da área de transferência.
4 - Copiar
Este recurso é idêntico ao Recortar, só com uma diferença: o OpenOffice.org Planilha não apaga as células selecionadas, fazendo somente a sua cópia da seleção para a área de transferência. Existem quatro formas de se copiar células:
Pelo Menu
• Clique na Barra de Menu, em seguida em Editar - Copiar.
Pelo Teclado
Selecione as células a serem copiadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) ( C ).
Pela Barra de Funções
Pelo Marcador da Célula
Um recurso interessante da Planilha é a possibilidade de se usar o Marcador da Célula como forma de copiar um valor de uma célula para outra (ou para uma quantidade desejada) localizada à direita e abaixo da célula.
Para fazer a cópia, clique no marcador da célula e o arraste para as células que desejar. A cópia, porém só será feita para as células localizadas ao lado ou abaixo da célula copiada.
Neste caso, o valor da célula A3 foi arrastado para a célula A7. O quadrinho em amarelo mostra o conteúdo da última célula copiada. Ao soltar o botão do mouse o conteúdo será copiado para as células marcadas:
Como pode-se ver, o OpenOffice.org Planilha
mudou o número do Documento. Isto se dá porque, toda vez que é feita uma cópia utilizando o
marcador com valores, o OpenOffice.org
Planilha entende que este valor deva ser ajustado por um (por exemplo: Documento 1, Documento
2, e assim por diante) - seja a cópia na vertical ou na horizontal.
Assim ao arrastar o conteúdo da célula A3 (Documento1) para a célula A7, o OpenOffice Planilha.org alterou o conteúdo para Documento 5.
Para que isso não ocorra é necessário marcar um grupo de células com igual conteúdo, marcar este grupo e arrastá-los até o local desejado.
Marcador da célula
Exemplo:
Como pode-se ver no exemplo, o conteúdo copiado até a célula A9 não sofreu nenhuma alteração.
Copiar fórmulas
Este recurso otimiza uma série de trabalhos a serem executados. Isto se dá porque quando elabora-se relatórios e planilhas, muitas vezes é utilizada a mesma fórmula em vários pontos; usando uma cópia das fórmulas pode-se reduzir substancialmente o trabalho.
Nesta planilha foram calculadas as somatórias totais do trimestre 01 (célula B7) e o total dos salários (célula E4). Assim, em vez de construir novas fórmulas para calcular os valores dos outros campos é possível copiar as fórmulas para
estes campos, utilizando tanto o marcador da célula quanto o teclado, o mouse ou a Barra de Menu. Quando copiadas, as fórmulas são mudadas automaticamente. Assim a fórmula que está na célula B7 (soma B4: B6) ao ser copiada para a célula C7 é alterada para fazer a somatória da coluna correspondente.
Valor absoluto
Existem porém, casos em que há a necessidade de se fazer cópias de valores absolutos. Isto é,
quando é preciso ser feita uma cópia de uma fórmula que deve manter as suas referências iniciais.
Exemplo:
Nesta planilha é preciso calcular o valor da porcentagem que cada produto representou, em relação ao total apurado. Para calculá-la, deve-se comparar o valor de cada produto com o total. O
total é, portanto, o valor absoluto. Se for feita uma cópia do valor sem marcar a célula
representativa do total (B13) como valor absoluto, o OpenOffice.org Planilha irá marcar outros valores nas tabelas.
Para marcar a célula como valor absoluto, basta digitar o símbolo “$” antes e depois da letra da célula, conforme no modelo acima. Em seguida, clique em Enter.
Assim ao se fazer a cópia da fórmula para uma outra célula, esta preservará a célula definida como valor absoluto.
5 - Colar
Este recurso copia o conteúdo da área de transferência para a posição corrente do cursor, podendo colar células, figuras, tabelas etc. Para colar, siga os passos a seguir:
Pelo Menu
• Posicione o cursor no ponto em que deseja colar o texto;
• Na Barra de Menu, clique em Editar Colar.
Pelo Teclado
Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) (V).
Pela Barra de Funções
Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize o botão colar da Barra de Funções.
6 - Colar especial
Este recurso cola o conteúdo da área de transferência com várias opções de formatação de células, como por exemplo: deslocamento de células, operações, etc.