U NIDADE O RGÂNICA F LEXÍVEL DE F ARMÁCIA (UOF)

A Unidade de Farmácia propõe-se realizar durante o ano de 2013 as seguintes atividades:  Implementação de um Sistema de Apoio ao Circuito Integrado do Medicamento

É do entender da Unidade Orgânica de Farmácia da ARSLVT que para uma eficiente gestão dos medicamentos e outros produtos farmacêuticos é necessário a existência de um sistema de informação de apoio ao circuito integrado do medicamento adequado às especificidades desta área crítica da gestão de recursos do SNS, acessível, fiável e simples de utilizar.

Este sistema deverá permitir a traceabilidade da informação desde a elaboração dos pedidos de compra até ao consumo (preferencialmente ao doente), incluindo a receção de mercadorias, armazenamento, gestão administrativa e económica (com possibilidade de análise ABC) de stocks, controlo de prazos de validade e distribuição.

Uma vez que o sistema atualmente disponível nos Serviços de Farmácia é manifestamente inadequado ao fim a que se destina, a prioridade consiste na aquisição e implementação de um novo sistema informático. Para tal encontram-se a decorrer reuniões com o consultor da ARS para esta área, Eng.º Paulo Cunha e com o Coordenador do Núcleo de Informática (NI), Eng.º Carlos Pires.

 Revisão do Classificador Regional

Este documento é supostamente um texto orientador que traduz a escolha seletiva perante uma larga oferta de medicamentos, de valor variável. A sua filosofia é que contenha os medicamentos necessários a uma terapêutica adequada à generalidade das situações em que é necessário dar resposta, nos cuidados primários de saúde, com os medicamentos fornecidos pelos Serviços de Farmácia da ARSLVT, devendo, em regra, apenas ser utilizados os medicamentos neles constantes. Desde a última versão de 2007, vários códigos de produtos farmacêuticos foram sendo adicionados.

Os Serviços de Farmácia encontram-se a elaborar uma proposta de revisão deste documento, identificando dentro dos cerca de 900 produtos farmacêuticos, aqueles que não apresentam atualmente histórico de consumo e propondo à Comissão de Farmácia e Terapêutica, e/ou outros grupos de trabalho (Comissão de Feridas, CCI, etc.), a revisão de alguns grupos farmacoterapêuticos presentes no Classificador.

É intenção dos Serviços de Farmácia estabelecer um circuito de distribuição personalizada para os medicamentos e outros produtos farmacêuticos que careçam de justificação clínica, de acordo com a política de utilização de medicamentos vigente na ARSLVT. Os Serviços de Farmácia validaram essa justificação, ou reencaminharam a mesma aos órgãos decisores superiores, consoante o nível de autorização implícito à utilização de cada medicamento.

 Reorganização do Circuito de Distribuição de Medicamentos e outros produtos farmacêuticos A atividade de distribuição de medicamentos é a área mais consumidora de tempo nos SF, inviabilizando praticamente as atividades de controlo e monitorização do restante circuito do medicamento e uma maior proximidade com os cuidados primários. A reorganização deste sector é, pois, uma prioridade.

A UOF encontra-se a estudar alternativas logísticas que permitam aumentar a eficiência da atividade de distribuição, que passam pelos seguintes pontos:

Reavaliação dos níveis de stocks nos serviços

O controlo de stocks foi e continuará a ser uma das prioridades, bem como a sua manutenção em valores que permitam evitar ruturas mas mantendo níveis que evitem um empate de capital desnecessário e um difícil controlo dos prazos de validade. Nesta área, é importante identificar e conhecer com exatidão, em cada momento, que medicamentos e em que quantidade se encontram em cada armazém dos Serviços Farmacêuticos e armazéns avançados (ACES e outros), de forma a poder deslocá-los se necessário, de um local para outro, bem como relacionar o valor da existência com o consumo médio.

A reavaliação dos níveis de stocks será efetuada em todos os serviços clínicos (ACES, centros de vacinação e CDP) que integram a ARS LVT, em colaboração com os representantes legais dos mesmos. Tem como objetivo principal a adequação às necessidades e consumos médios, bem como a redução dos mesmos nas situações em que a quantidade de medicamentos existente foi considerada excessiva.

Elaboração de regras para efetuação do pedido de reposição de stocks nivelados

A não adequação de horários e circuitos para a efetuação dos pedidos de reposição de stocks nivelados de medicamentos aos Serviços Farmacêuticos impede a otimização do trabalho dos colaboradores dos Serviços Farmacêuticos, devido à dificuldade na organização antecipada das atividades e stocks necessários, bem como aos erros afetos às interrupções constantes.

A UOF propõe-se estudar, com os serviços que apoia, circuitos e horários otimizados para esta atividade. Esta reorganização abarcará igualmente os medicamentos estupefacientes e psicotrópicos e os Hemo derivados. Poderá, por exemplo, ser proposta a criação de dias fixos para a distribuição das imunoglobulinas anti-Rh e estupefacientes e psicotrópicos.

Automatização do sector de distribuição

Apesar das medidas anteriormente descritas permitirem algum grau de melhoria na eficiência do sector de distribuição, a automatização, mediante equipamentos específicos, tem o potencial de melhorar exponencialmente esta atividade, reduzindo as necessidades em profissionais a ela afetos e aumentando a qualidade da mesma.

Como exemplos destes equipamentos temos o Kardex horizontal da Grifols, ou os carrosséis da Slidelog, atualmente presentes em várias unidades de saúde portuguesas. A UOF encontra-se a estudar a viabilidade destes equipamentos, em colaboração com o consultor da ARS para esta área, Eng.º Paulo Cunha e com o Coordenador da UGI do DEP, Eng.º Carlos Pires, tendo programado uma visita ao Hospital Beatriz Bernardo, em Loures, e outra ao Hospital de Santa Maria.

Readequação da área de frio dos SF

além da redução do custo de manutenção/ atualização deste equipamento e da facilitação da tarefa de distribuição e do controlo de temperaturas exigido por lei, e indispensável ao cumprimento das normas ISO 9001, esta alteração iria permitir a libertação da renda afeta ao aluguer do espaço de frio da Aitena e as deslocações constantes ao Carregado. Os frigoríficos dispensáveis poderiam ser utilizados nos centros de vacinação onde este equipamento não cumpre os requisitos legais, evitando-se alguns dos acidentes verificados com a rede de frio.

Reorganização da equipa afeta à distribuição

Independentemente do grau de automatização que for possível adquirir, a UOF tem planeado uma reorganização interna da equipa afeta à distribuição de medicamentos. Para tal, irá proceder à formação dos colaboradores assistentes operacionais para a realização da distribuição, com dupla verificação pelos técnicos de diagnóstico e terapêutica (TDT). Neste sentido, seria desejável a vinda o mais rapidamente possível da TDT do ACES 10, na medida em que apenas temos atualmente 1 TDT nos SF, tendo sido 4 reformados.

Com esta reformulação, libertavam-se os farmacêuticos para tarefas mais técnicas e úteis ao SNS, a seguir elencadas.

 Redefinição das funções e atividades afetas a cada farmacêutico

Com o objetivo de otimizar o funcionamento dos SF da ARS LVT, irão ser revistas as funções e atividades afetas a cada farmacêutico, tendo por base os pressupostos de atividades inerentes à UOF e as competências adquiridas previamente por cada colaborador. Neste sentido, está pensada a integração da colega da Unidade de Farmácia do Departamento de Estudos e Planeamento e a distribuição equitativa de cada farmacêutico pelos 15 ACES, onde representaram os SF na equipa que organiza e monitoriza o circuito do medicamento, interagindo com o Diretor Executivo/ Conselho Clínico de cada ACES, ou com as pessoas em quem for delegada essa responsabilidade.

 Mudança do Código e descrição dos medicamentos e outros produtos farmacêuticos para o CHNM, sempre que aplicável

O CHNM é um sistema de codificação atribuído pelo INFARMED a todos os medicamentos com autorização de introdução no mercado (AIM) ou com autorização de utilização especial (AUE) e que é disponibilizado às instituições de saúde do SNS para que estes possam de forma automática aceder a um conjunto de informações relevantes para o seu exercício. A utilização do CHNM encontra-se legislada pela Portaria n.º 155/ 2007 de 31 Janeiro. Tem como objetivo uniformizar a informação relativa aos medicamentos utilizados nos hospitais e noutros serviços do Serviço Nacional de Saúde, através da criação de um código único dos medicamentos utilizados, sendo esta uma necessidade premente, quer sob o ponto de vista da gestão de todo o circuito daqueles medicamentos quer sob o ponto de vista do uso racional do medicamento e da recolha de informação sobre a sua utilização.

Reconhecendo esta mais-valia e exigência legal, a Unidade Orgânica de Farmácia propõe-se proceder à alteração do código e descrição dos medicamentos e outros produtos farmacêuticos para o CHNM.

 Participação nas negociações de medicamentos com a DGAG, com os principais fornecedores, nas situações em que se aplique

O aumento do ritmo de crescimento da despesa com medicamentos tornou imprescindível que se efetuasse uma análise detalhada de todo o processo, desde a aquisição até à administração ao doente, de forma a permitir tomar decisões fundamentadas visando a racionalização da sua utilização.

Os medicamentos constituem um grupo de produtos com grande número de especificidades técnicas, que condicionam o processo de aquisição. Acresce a este facto a existência de um grande número de medicamentos exclusivos, muitas vezes usados pela indústria farmacêutica como uma forma de pressão para a aceitação de pacotes de produtos. Assim, é necessário considerar cada medicamento de forma individual, mas analisar também as vantagens ou inconvenientes resultantes da sua integração num conjunto.

Nesta área o papel dos Serviços Farmacêuticos consiste na identificação de oportunidades de negociação (essencialmente para os produtos da classe A) e avaliação técnica das propostas apresentadas, como suporte ao processo de decisão. Esta atividade deve incluir os medicamentos de Autorização de Utilização Especial (AUE), com importância e valor crescente para o SNS.

 Elaboração de um sistema de informação de apoio à gestão

Desenhar e implementar o acompanhamento mensal do consumo de medicamentos distribuídos pelos Serviços Farmacêuticos da ARSLVT e sua análise por ACES e outras subdivisões de centro de custo, com apoio de um sistema de informação elaborado para o efeito.

Esta ferramenta terá o potencial de permitir que o Conselho Diretivo e os Diretores Executivos/ Clínicos dos ACES possam atempadamente conhecer as áreas onde os desvios de consumos sejam mais preocupantes.

 Monitorização da utilização de medicamentos e outros produtos farmacêuticos distribuídos pelos Serviços Farmacêuticos da ARSLVT

Efetuar a análise da utilização de medicamentos e outros produtos farmacêuticos distribuídos pelos Serviços Farmacêuticos da ARSLVT junto de cada Diretor Executivo/ Clínico dos ACES, incluindo CDP’s e centros de vacinação. Transcendendo a área de intervenção da UOF, seria interessante a colaboração com os outros Departamentos da ARSLVT, para a relação dos consumos com produtividade.

Apostando na racionalização da utilização, poderia ser fornecida a cada Diretor dos ACES a lista dos dez medicamentos com maior peso económico/ACES de forma a permitir identificar e discutir alternativas terapêuticas que constituíssem oportunidades potenciais de uma melhor utilização dos mesmos.

Também os medicamentos que necessitam de justificação especial, de acordo com a política de utilização de medicamentos vigente na ARSLVT, seriam analisados detalhadamente, e elaborado relatório para a Comissão de Farmácia e Terapêutica.

 Implementação de um serviço de auditorias internas aos serviços clínicos com armazenamento de medicamentos e outros produtos farmacêuticos

A implementação de auditorias internas aos ACES e outros locais onde exista armazenamento de medicamentos e outros produtos farmacêuticos fornecidos pelos Serviços Farmacêuticos da ARSLVT tem como principal objetivo minimizar desperdícios advindos dum incorreto armazenamento e/ou gestão local de stocks, prevenir erros de medicação e verificar o grau de cumprimento dos procedimentos afetos a esta área.

Estas auditorias serão realizadas com base numa check-list suportada pelas Boas Práticas de Armazenamento de Medicamentos, guidelines internacionais para a política de segurança do medicamento (ISPM), bem como pelos requisitos da Norma ISSO 9001. Serão submetidas previamente a aprovação superior (CD) e deverão abranger anualmente todos os 22 ACES.

 Colaboração na implementação dos carros de emergência, no que diz respeito aos medicamentos, de acordo com a orientação geral DGS n.º 008/2011, DE 28/03/2011

De acordo com a Orientação Geral da DGS n.º 008/2011, de 28/03/2011, “Organização do material de emergência nos serviços e unidades de Saúde”, dirigida à Rede Hospitalar, Rede de Cuidados de Saúde Primários e Rede de Cuidados Continuados Integrados, “Os “carros de emergência” devem existir em (…) todas as unidades do sistema de saúde que lidam com doentes agudos ou com doenças crónicas que possam agudizar.”

Os Serviços de Farmácia da ARSLVT propõem-se disponibilizar a medicação necessária à constituição dos referidos carros de emergência, de acordo com as orientações emanadas pela CFT da ARSLVT, e aprovadas pelo CD, baseadas na Orientação Geral da DGS n.º 008/2011.

 Otimização da atividade de elaboração e envio dos turnos das farmácias comunitárias A Unidade Orgânica de Farmácia irá pedir colaboração ao Coordenador do Núcleo de Informática (NI), Eng.º Carlos Pires, para informatizar a atividade de elaboração e envio dos turnos das farmácias comunitárias. O objetivo será o de tornar esta atividade menos consumidora de tempo e de alocar as competências farmacêuticas apenas à validação da informação, à elaboração das informações técnicas para esse efeito e à certificação do cumprimento do circuito definido na legislação.

 Certificação dos Serviços Farmacêuticos da Unidade Orgânica de Farmácia

De acordo com o Conselho Diretivo da ARSLVT, irá dar-se início ao processo de certificação pelas ISO 9001, sendo os Serviços Farmacêuticos um dos primeiros serviços a certificar.

Paralelamente à aquisição do software de gestão documental, irá iniciar-se a implementação de um sistema de gestão da qualidade nos Serviços Farmacêuticos, em colaboração com a Dr.ª Helena Castro, tendo como objetivo preparar o serviço para a certificação.

 Implementação de uma tabela de registo de atividades nos Serviços Farmacêuticos

É igualmente pretensão da UOF implementar uma tabela de registo de atividades de forma permitir identificar e quantificar melhor o trabalho desenvolvido nos SF da ARSLVT.

Atividades Técnicas

Atividades Desenvolvidas 2013

Apoio a Serviços Clínicos

Nº justificações terapêuticas avaliadas Nº Intervenções farmacoterapêuticas

Nº auditorias ao circuito de distribuição de medicamentos nos ACES preparadas e acompanhadas

Nº pedidos Hemo derivados analisados e dispensados ou devolvidos Nº pedidos estupefacientes e psicotrópicos analisados e dispensados Nº de serviços em que foi efetuada revisão dos stocks de apoio Nº de requisições avaliadas (informatizadas ou manuscritas) Nº de notificações de acidentes na rede de frio avaliadas Informação

Nº de respostas a questões colocadas por profissionais de saúde Nº questões analisadas, respondidas, arquivadas e classificadas Farmacovigilância

Nº de notificações avaliadas e enviadas ao INFARMED Aquisições

Nº de medicamentos programados pedidos Nº de medicamentos urgentes pedidos

Nº de medicamentos urgentes com regularização de stock Nº processos de medicamentos de AUE tratados Receção e Armazenamento

Nº de medicamentos não conforme resolvidos Nº de medicamentos com prazo de validade controlado

Atividades Científicas

Atividades Desenvolvidas 2013

Comissões/ Grupos de trabalho

Nº de reuniões preparadas e assistidas, excetuo qualidade

Estudos efetuados

Nº reuniões grupo da qualidade

Nº auditorias preparadas e assistidas

Trabalhos científicos realizados

Publicações em revistas internacionais

Publicações em revistas nacionais

Comunicações orais/ Painéis científicos em congressos (1º autor)

Ações de formação internas (ARSLVT)

Ações de formação externas

Sessões de journal club do serviço