Entretanto, Mintzberg (1999) apresenta um quadro de referência que permite compreender o que na realidade significa o controle sobre o processo de decisão, mostrado na Figura7 .
Figura 7 - Um contínuo do controle sobre o processo de decisão
Fonte:Adaptado dePaterson (1969) apud Mintzberg, (1999).
No modelo de Paterson (1969) apud Mintzberg (1999), o poder de um indivíduo é determinado pelo seu controle sobre todos os passos do processo e o processo de decisão. Igualmente, o processo torna-se mais centralizado quando uma mesma pessoa controla todas as fases: coleta sua própria informação, analisa-a, exerce a escolha, não precisa solicitar autorização aos seus superiores e executa sua própria decisão.
Seguindo a Figura 7,o controle sobre a informação inicial permite que a pessoa selecione os fatores que serão ou não introduzidos no processo final de decisão. Porém, segundo Mintzberg (1999), o poder mais importante pode ser o de aconselhar, há ocasiões em que a linha separa – entre a função de aconselhar e a função de decidir – se torna tênue. O controle sobre o que acontece depois da escolha ter sido realizada também pode constituir uma fonte de poder. O que Mintzberg (1999) está dizendo é que o direito de autorizar uma escolha dá o direito de bloquear ou mesmo modificar essa escolha. E, por fim, o direito de executar uma decisão confere muitas vezes o poder de influenciar ou mesmo modificar a decisão. Assim, o controle sobre uma determinada etapa do processo – em oposição ao controle sobre a totalidade do processo de decisão – não constitui necessariamente uma fonte de poder.
Segundo Mintzberg (1976), os estudiosos do campo da administração tem dado mais atenção às decisões operacionais de rotina por serem mais acessíveis a uma descrição precisa e análise quantitativa, do que às decisões políticas descritas por Simon como não programadas e que Mintzberg (1976) chama de decisões estratégicas desestruturadas. Como resultado, há pouca influência acadêmica e literária no trabalho dos níveis mais elevados das organizações e grande influência no trabalho dos níveis baixo e médio.
Para este autor, o processo de decisão estratégica é caracterizado pela novidade, complexidade e por não ter fim, pelo fato da organização, em geral, começar com pouco conhecimento da situação de decisão que a espera ou o caminho para sua solução e por ter somente uma vaga ideia de qual essa solução possa ser, e como ela será avaliada quando for desenvolvida. Somente tateando um processo descontínuo, envolvendo muitas etapas difíceis e um punhado de fatores dinâmicos cobrindo um período considerável de tempo, é que a escolha final é feita (MINTZBERG, 1976).
A representação do processo fornece uma descrição objetiva, sistemática e abrangente da estrutura de poder e da complexidade do processo decisório de natureza descentralizada, tanto pelas mediações que precisam ser feitas entre o centro operacional e a administração superior, como também pelas negociações que precisam ser feitas nas fases de aconselhamento e escolha da ação.
A distribuição do poder entre as fases do processo define o espaço que circunda o poder dos envolvidos com a decisão. O controle sobre a informação inicial permite à pessoa selecionar os fatores que serão introduzidos e considerados na decisão final. Aconselhar é uma etapa importante, porque incita e induz a pessoa que vai tomar a decisão, pois há ocasiões em que a linha que os separa – entre a função de aconselhar e a função de decidir – se torna tênue. O controle sobre a escolha também pode constituir uma fonte de poder, pois se bem justificada, pode induzir à autorização da escolha. Mas o direito de autorizar uma escolha dá o direito de bloqueá-la ou mesmo modificá-la. E o direito de executar uma decisão confere muitas vezes o poder de influenciar ou mesmo modificar a decisão.
Nas organizações, considerando a distribuição do poder na hierarquia do organograma, uma pessoa que toma a decisão controla, muitas vezes, apenas o exercício da escolha, pois perde certo poder dos indivíduos que recolhem a informação e também dos conselheiros, situados no mesmo nível, também perde poder dos quadros que autorizam a decisão, situados acima dele e, ainda, perde também poder daqueles, situados abaixo dele, que executam a decisão.
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Quanto aos fins, seguindo Vergara (2000), este estudo é descritivo e exploratório. Na sua dimensão descritiva, este estudo visa à identificação das etapas, dos atores e das informações que circulam no processo decisório de uma empresa real. Porém, os resultados alcançados no âmbito do processo decisório não podem ser considerados conclusivos e, por isso, são enquadrados ainda como estudos exploratórios (VERGARA, 2000).
A empresa, lócus de análise, aqui denominada Empresa A, atua no ramo de Restaurantes Self-Service e está localizada na cidade de Recife. Possui 30 funcionários, um gerente geral que também é o proprietário e, ainda um subgerente. A Franquia é deles, foi fundada há 6anos. Foi escolhida esta empresa por ela se destacar no ramo alimentício, e por atrair uma grande quantidade de clientes. Contudo, a decisão sobre abrir uma nova franquia norteou a busca das etapas do processo até sua conclusão.
Na busca por um enfoque que permitisse analisar como se formulam as decisões tomadas em uma organização real, optou-se pela estrutura básica da tomada de decisão dePaterson (1969) apud Mintzberg (1999), pois o modelo desses autores pressupõe um grupo de tomadores de decisão com sistemas de objetivos conflitantes, cada um exercendo o seu julgamento que, por seu turno, envolve muita negociação. Além disso, a maioria das decisões não se apresenta a quem decide de maneira óbvia, pois segundo os autores, os problemas e oportunidades são identificados em meio a uma multiplicidade de dados ambíguos e em grande parte verbais, que os que decidem sempre recebem.
Quanto aos meios, o estudo iniciou com uma revisão teórica sobre a temática e temas relacionados. Em seguida foi identificada uma decisão importante tomada pelos decisores de uma Empresa A. Posteriormente, com base nas etapas do modelo teórico selecionada, foi elaborado um questionário, o qual foi posteriormente aplicado com cada ator do processo. Por último, foram identificadas as informações utilizadas na tomada de decisão por cada um dos atores que participaram do processo decisório.
Assim, a coleta de dados se utilizou do modelo teórico de Paterson (1969) apud Mintzberg (1999) e contou com entrevistas semiestruturadas com os atores envolvidos e aplicação de um questionário. As entrevistas não foram gravadas, as respostas foram registradas à medida que o Gerente e Subgerente falavam e respondiam as perguntas do Questionário. Foi entrevistado o gerente e as perguntas da entrevista seguiram a ordem conforme apresentadas no Quadro 2.
O processo iniciou em 03 de fevereiro de 2015 e se desenvolveu até a data de 18 de maio de 2015. Conforme pode ser visualizado no Quadro 2, o poder do gerente determina seu controle sobre quase todas as etapas do processo de decisão. Portanto, o processo é centralizado, pois conforme Mintzberg (1999),a mesma pessoa controla todas as fases, desde a coleta da informação até a tomada de decisão.
A análise dos dados seguiu conforme as etapas do modelo teórico de Paterson (1969) apud Mintzberg (1999), e, consequentemente, em cada etapa era identificado o ator, as informações utilizadas e o seu papel no processo.
5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
A decisão a ser tomada sobre a empresa se referia sobre o uso dos lucros: abrir ou não uma franquia e onde abri-la.A empresa apresentava bons resultados financeiros, estava em ascensão e precisava decidir se deveria expandir o negócio.O processo decisório ocorreu conforme descrito no Quadro2.
Quadro 2 - Descrição do processo decisório
Etapa 1- Informação
A empresa coleta informações diariamente no Sistema de Apoio à Decisão (SAD) que são sistemas informatizados interativos que proporcionam ao usuário um acesso fácil a modelos decisórios e dados a fim de dar apoio a atividades de tomada de decisão semiestruturadas ou não estruturado.
São coletadas informações a respeito da Lucratividade, Mercado Consumidor, Possibilidade de abertura de nova Franquia. O Subgerente coleta e repassa essas informações ao Gerente. O controle sobre a informação inicial permite que a pessoa selecione os fatores que serão ou não introduzidos no processo final de decisão.
Etapa 2 – Aconselhamento
O Gerente sempre pede aconselhamento ao subgerente antes de executar qualquer tipo de decisão em sua empresa.E ele pediu aconselhamento em relação a abrir uma nova filial. O Aconselhamento tem bastante influência sobre a pessoa que vai tomar a decisão (Gerente),pois ela influencia diretamente o mesmo em todas suas decisões.
Etapa 3 – Escolha
O Gerente escolhe abrir uma nova filial em outro endereço, que fica no bairro de Prazeres em Jaboatão dos Guararapes.
E essa decisão foi tomada, devido aos lucros apresentados, e por o proprietário querer expandir o negócio. Ele escolheu tomar essa decisão através das etapas 1 e 2.
Etapa 4 –Autorização
Não há a autorização formal, para qualquer tipo de decisão nessa organização. Pois, o Gerente é o dono da empresa e a franquia é própria, sendo assim, ele próprio é quem cuida de tomar todas as decisões, pois é o dono.
Etapa 5 – Execução
A decisão escolhida foi de abrir uma nova filial, através de todo o processo explicado anteriormente. E O Gerente que é dono da empresa, cuidou de todo o processo de implantação, bem como a escolha do local da nova filial.
O quadro 3 a seguir apresenta os atores envolvidos no processo de tomada de decisão. Quadro 3– Atores participante do processo de tomada de decisão
Etapa 1 Subgerente
Etapa 2 Gerente pede aconselhamento ao subgerente
Etapa 3 Gerente
Etapa 4 Gerente
Etapa 5 Gerente
Fonte: Elaborada pela autora com base nos resultados das entrevistas e do Questionário (2015)
Todavia, o estudo apontou a participação do Subgerente na etapa 1 e 2, na coleta das informações, os quais são repassadas ao Gerente(as informações relevantes);e no Aconselhamento que também constitui um fonte de poder. Pois, nesse caso ,exerce influência direta na tomada de decisão nesse caso.
Assim sendo, Rezende e Abreu (2000) atribuem grande importância às informações no processo decisório. Segundo os autores, a maior dificuldade do processo decisório é a de criar, relatar e organizar as informações necessárias. Da mesma forma, Cassarro (2001) também argumenta que é fundamental a existência de informações apropriadas no processo de tomada de decisão. Nas considerações de Tarapanoff (2001), a importância da informação para as organizações é universalmente aceita, constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos recursos indispensável.
Porém, na análise do processo em estudo, embora o subgerente participe da busca de informações, cabe ao proprietário o controle sobre todas as etapas do processo, sendo assim, o processo é centralizado, pois uma única pessoa controla praticamente todas as fases: analise da informação, exerce a escolha, e não precisa solicitar autorização aos seus superiores e executa sua própria decisão.
Aqui vale lembrar que Vakkari (1999) alerta quanto à variação no tipo de informação necessária, e, sua hipótese principal é que a identificação da necessidade de informação e é sistematicamente ligada à complexidade da tarefa e à estrutura do problema. No caso estudado, o Gerente, também proprietário do negócio, detinha todo o domínio da decisão a ser tomada.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo do presente trabalho, plenamente atingido, foi identificar as etapas, os atores e as informações que entram em circulação na execução do processo decisório. Finalizando este trabalho, pode-se dizer que o administrador carrega, dentre as muitas responsabilidades, uma que é essencial no mundo corporativo: a de decidir sobre diversos assuntos pertinentes à organização que dirige. E isso é de suma importância, pois a partir de sua decisão, é que a empresa seguirá seu caminho. Portanto, deve haver uma grande preocupação por parte do gestor em refletir sobre suas escolhasantes de colocá-las em prática.
O estudo identificou que, nas etapas de Coleta de Informações,Aconselhamento, Escolha e Execução, o ator mais envolvido é o Gerente e somente em uma das etapas tem-se a participação do Subgerente.e as informações que circulam no processo decisório dizem respeito à Lucratividade ,Gastos ,Metas Alcançadas .E a partir dessas informações é que são tomada as decisões.
Espera-se com esse trabalho possa oferecer à academia mais uma fonte de pesquisa, que elucide questões referentes à gestão da informação nas organizações e que novos pesquisadores aprofundem o tema com o intuito de apresentar novos elementos que possam contribuir para quea informação permeie todas as instituições com sucesso e eficácia. Como sugestão de pesquisa para aprofundamento do tema, futuros pesquisadores poderiam investigar os impactos da informação na tomada de decisões gerenciais, relacionando-os com os aspectos econômicos, sociais e ambientais.
Para a autora, este trabalho, além de contribuir para melhor entendimento da gestão da informação na organização estudada, abriu a perspectiva de se trabalhar de forma mais abrangente os elementos de comunicação que podem contribuir para a melhoria contínua dos processos.
Como limitação deste trabalho, deve-se realçar o fato de que se trata de um estudo de caso e, como tal, a generalização é restrita, não sendo possível inferir que outras empresas, ainda que do mesmo ramo, tenham quadro semelhante. Outra limitação está relacionada ao número de processos analisados, que não correspondeu ao universo de outros mais e talvez de outras empresas.
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