Todas as ordens de serviço devem ser encerradas para geração de nota fiscal, comissões, demandas de estoque e informações sobre a oficina.
O encerramento da ordem de serviço deve ser feito através do programa OFIC3500. Para o encerramento de uma OS é necessário valorizá-la e verificar se há pendências obter o valor total de peças e serviços gerando um relatório. Então, entre na opção Valorização.
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Serão abertos os campos para preenchimento, sendo necessário apenas o preenchimento do Número da OS e demais informações serão carregadas automaticamente. É possível nesta tela a alteração da condição de pagamento e também a separação de uma NF para serviços e uma NF para peças.
Número da ordem de serviço Condição de pagamento. Ctrl+E para listar.
Responsável pelo pagamento.
Serviços em outra NF. Se preenchido com
S, o sistema automaticamente irá gerar uma NF com Peças e outra NF só com os Serviços. 1 6 5 2 6 5 3 6 5 4 6 5 4 1 6 5 2 6 5 3 6 5
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Condições de pagamento, Ctrl+Epara selecionar a forma que o cliente irá pagar.
Caso exista alguma pendência na ordem de serviço, será exibido um erro de caráter informativo. No exemplo abaixo, faltou apontar algum serviço na OS, para prosseguir pressione Enter nos erros.
Exemplo de erro por falta de finalizar algum apontamento.
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Outro problema que pode acontecer é a tentativa de valorização de uma OS com peça com pendência de estoque. Neste caso, é possível valorizar com a pendência, mas o encerramento fica bloqueado.
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Preenchidos os dados sobre a OS, é aberta a tela de Descontos e Acréscimos conforme a figura abaixo. Esta etapa do encerramento agrupa os itens de acordo com o tipo, ou seja, P = Peças, S = Serviços, T = Serviço de Terceiros e A = Aplicação Direta que pode ser visto no campo “Cód.”. Você
pode utilizar para descontos e acréscimos os campos de valor ou de percentual, da forma que preferir. Para dar desconto individual para serviços, haverá na próxima tela uma opção para isto.
Tipo de desconto e percentual máximo para o usuário que está valorizando a OS. A Letra simboliza o tipo de item, Peça, Serviço, Serviço de Terceiros e Aplicação Direta. Os números mostram o percentual máximo de desconto permitido para o grupo de desconto deste item (GERC1100).
Mostra a autorização para desconto. S simboliza que você possui permissão suficiente para o desconto aplicado, e o número mostra o nível do seu desconto. N será solicitada senha para o nível que estiver a sua frente (1, 2 ou 3). M mostra que foi excedida a margem mínima de lucro, exige senha de margem mínima.
Valor bruto, sem desconto ou acréscimos do item. Linha que mostra os totais para peças. Se o item já teve algum desconto em outro
programa ou outra valorização, será exibido neste campo.
Linha que mostra totais para mão de obra (serviço). Percentual de desconto que deseja aplicar ao item. Linha que mostra o total geral de peças e serviços. Valor do desconto que deseja aplicar ao item. Grupo de desconto do item selecionado.
Percentual de acréscimo que deseja aplicar ao item.
Acréscimo no valor total referente à emissão do boleto. (CADA0235) 1 6 5 2 6 5 3 6 5 4 6 5 5 6 5 6 6 5 7 6 5 8 6 5 9 6 5 A 6 5 C 6 5 B 6 5 D 6 5 F6 5 E 6 5 G 6 5 5 6 5 1 6 5 2 6 5 3 6 5 4 6 5 9 A B C 6 5 D E D
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Valor do acréscimo que deseja aplicar ao item. Tipo de ordem de serviço do item selecionado. Valor líquido com os descontos e acréscimos
aplicados.
Acréscimo no valor total referente à forma de pagamento. (CADA0145)
Quando algum dos códigos estiver com os caracteres RV, é porque estes itens já têm descontos provenientes de outro programa ou mesmo de outra valorização, como podemos ver no campo “Desc. Item”. Desta forma o sistema só permite lançar acréscimos. A alteração do desconto só é permitida
após a permissão de revalorização. Para permitir uma revalorização, o programa utilizado será o
OFIC3600 que remove todos os descontos e acréscimos, trazendo de volta o valor bruto. Esta permissão é feita pelo gerente de pós-venda.
8
7 F
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Para visualizar os valores separados por Itens da OS pressione a tecla F4. Será exibida uma tela como a figura abaixo. Para fechá-la, tecle Esc.
Adicionados os descontos e acréscimos, finalize com Ctrl+F e confirme Sim para descontos e acréscimos.
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Em seguida, o sistema mostra uma tela para conferência, que contém os dados da OS, descontos e acréscimos. Neste ponto, você pode optar por dar o desconto individual para cada serviço em vez de um desconto geral como na tela anterior. Caso seja necessário o desconto individual para serviço clique em Sim ou clique em Não para prosseguir.
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Ao escolher Sim para desconto individual em serviços, será aberta uma tela como os itens. Dê o desconto alterando o valor unitário (coluna “Unitar.”) e o sistema irá calcular automaticamente o
desconto total (campo “Desc.”). Confira o exemplo abaixo.
Item “DESMONTAR MOTOR” com desconto de R$ 1,00 por unidade.
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Confira as informações e se estiverem corretas, confirme clicando no botão Sim para emitir o relatório de valorização da ordem de serviço.
Confirmada a valorização da OS, o sistema abre a tela para impressão do relatório. Para imprimir, entre na opção Impressora, para ver utilize a opção Visualizador ou Tela.
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Modelo de relatório de valorização emitido pelo OFIC3500.
Depois de efetuada a valorização, a ordem de serviço deverá ser encerrada, voltando à tela inicial do programa e entrando na opção Encerramento.
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O processo é idêntico ao de valorização. Siga todos os passos da Valorização até a confirmação do encerramento. Para encerrar a OS, clique em Sim.
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Depois da confirmação do encerramento da OS o sistema traz a tela que contém informações sobre transportadora, observações, Informações sobre impostos e preenchimento de nota fiscal já emitida.
Inserir observações na nota fiscal
Preenche informações do
transportador na nota fiscal. Informações fiscais. Deve ser utilizada quando há necessidade de reter ou destacar algum imposto em especial.
Para casos em que o vendedor externo utilizou o bloco para emitir a NF.
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Caso haja a necessidade de destacar a transportadora na NF, é possível cadastrá-la entrando na opção: Transportador.
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Para adicionar alguma observação além das observações padrão do sistema, você deve utilizar o botão
Observação. Nesta tela, o sistema permite escrever uma observação ou adicionar observações pré- definidas. Para visualizar as observações pré-definidas tecle Ctrl+E no primeiro campo da linha.
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Lista de observações predefinidas utilizando Ctrl+E.
O
Departamento Fiscal
deve lhe orientar sobre quais são as observações necessárias para aimpressão da nota fiscal, no campo “observações” você poderá selecionar quantas observações forem
necessárias.
Ctrl+E para lista de
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Quando solicitado o destacamento ou retenção de algum imposto, você deve utilizar o botão Informações. Esta tela, na área azul, permite lançar os impostos que serão destacados na NF. Na área demarcada de verde são apenas campos informativos que podem ser consultados pelo NOTA2400.
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A opção NF Emitida deve ser utilizada apenas quando o vendedor utilizar uma NF do Bloco. Desta forma, o sistema baixa os itens do estoque e grava a NF no sistema sem imprimir, pois a nota já está emitida no bloco.
Informações da NF do bloco
Informações fornecidas pelo sistema.
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Cadastradas todas as informações necessárias, clique no botão Continua para emitir a NF.
Após clicar no botão continuar, o sistema gera a NF e exibe no rodapé a mensagem de “Inclusão
Efetuada”. Caso não apareça alguma outra mensagem, leia atentamente, verifique o problema e tente
encerrar novamente. Ocorrendo tudo corretamente, a NF estará no caixa, pronta para ser emitida.
Encaminhe o cliente ao caixa e está finalizado o processo.
Exercícios Propostos
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