Nos documentos de venda, cuja opção Pede Propriedades se encontra activa (em Diversos – Configurações – Configuração de Documentos - <Documento>), serão apenas solicitadas as propriedades cujo Tipo de Controlo se encontra configurado como Só na Saída ou Entrada e Saída.
Ao contrário do que acontece das compras, nas vendas, as propriedades são solicitadas após a introdução da referência.
Outra diferença a realçar, caso o Tipo de Controlo seja Entrada e Saída, é o facto de na janela de Propriedades de Produtos ser possível aceder à procura e selecção (através da lupa ou da tecla F12) para indicar o valor da propriedade, sendo exibidos unicamente os valores das propriedades com stock. De qualquer forma, se o utilizador conhecer os valores das propriedades, poderá lançá-los imediatamente sem ter de recorrer à pesquisa.
Tal como nas compras, na exemplificação do funcionamento de vendas de produtos com propriedades, serão usados alguns dos exemplos referidos no tópico Exemplos de
Propriedades deste manual.
Exemplo 1 – Puxadores
Usando o produto PUXADORES referido no Exemplo 1, cuja propriedade definida na sua ficha tem uma tabela associada que contém as medidas predefinidas dos puxadores, apesar de existirem 6 medidas para os puxadores, aquando do lançamento do produto num documento de venda, serão apenas listadas as medidas existentes em stock.
www.sage.pt 29
Uma vez que na listagem são apenas exibidos os valores das propriedades em stock, poderá ser levantada a seguinte questão: Os produtos com propriedades podem ser vendidos sem stock? Sim, os produtos com propriedades podem ser vendidos sem stock bastando para tal que exista uma entrada em stock do produto para a propriedade em causa, conheça o valor da propriedade a movimentar sem stock (evitando a pesquisa) e se verifique pelo menos uma das seguintes condições:
O campo Controlar venda de quantidades pelo Stock dos Parâmetros da aplicação tem a opção Nenhum seleccionada;
Ou,
No acesso à aplicação, foi usado um utilizador com privilégios de Administrador (a opção Administrador encontra-se seleccionada para o utilizador em questão em Diversos – Níveis de Acesso – Utilizadores e Acessos).
Aquando da movimentação, no ecrã de Propriedades de Produtos não será mostrada a propriedade, podendo no entanto digitá-la no ecrã.
Seguindo o exemplo dos puxadores, caso o stock da propriedade 800MM esteja a 0 (zero), no ecrã de procura e selecção, essa propriedade não será mostrada.
Na janela de Procura e Selecção, serão apenas listados os valores da propriedade PUXAD existentes em stock.
Na janela de Procura e Selecção, a propriedade 800MM não é mostrada uma vez que tem stock a 0 (zero).
www.sage.pt 30
Caso o utilizador em uso tenha privilégios de Administrador ou esteja seleccionada a opção Nenhum do campo Controlar venda de quantidades pelo stock dos Parâmetros da aplicação, será possível lançar essa propriedade no ecrã sendo exibido o respectivo stock.
Exemplo 5 – Peças de roupa
Neste exemplo, será atribuído um número de peça aquando da venda, pelo que o campo Tipo de controlo tem a opção Só na saída seleccionada.
Conforme referido no início desde tópico, a janela desta propriedade não apresenta o botão da pesquisa, uma vez que a propriedade aqui usada é controlada Só na Saída.
Uma vez que deverá existir um número único para cada peça de roupa, na propriedade associada ao produto a opção Permite várias quantidades encontra-se desactiva, pelo que ao indicar um número de peça já movimentada nesse ou noutro documento, será mostrada a seguinte mensagem:
Apesar de não existir em stock, será possível lançar a propriedade 800MM sendo exibido o respectivo stock, ainda que a negativo.
www.sage.pt 31
Exemplo 4 – Lote de sandes
Usando uma vez mais o Exemplo 4, que utiliza as propriedades para o tratamento de lotes de sandes, à semelhança do que acontece com todas as propriedades cujo Tipo de controlo seja Entrada e Saída, também neste exemplo, recorrendo ao botão , serão unicamente listados os lotes de sandes existentes em stock.
Quando no ecrã Propriedades de Produtos é seleccionado / digitado o lote das sandes, os campos Data de Validade e Data de Produção são preenchidos automaticamente com as datas inseridas para esse lote aquando da compra.
Uma vez que a propriedade associada ao produto controla a data de validade, inibindo o movimento caso a data de validade seja inferior à data de stock, será mostrada uma mensagem de alerta a informar o utilizador que a data de validade se encontra ultrapassada, não sendo permitida a movimentação do produto.
www.sage.pt 32
Exemplo 6 – Telemóveis
Para terminar a explicação do registo de vendas usando propriedades, será usado o Exemplo 6 onde se pretende identificar, tanto na compra como na venda de telemóveis, o número de série do equipamento, o IMEI e o número de telemóvel.
Também neste caso e uma vez que o Tipo de controlo seleccionado para a propriedade é Entrada e Saída, poderá usar o botão para consultar o stock existente por propriedade. Aquando do lançamento, uma vez que esta propriedade tem 3 chaves - Nº série, IMEI e Nº TLM – ao indicar uma delas, as restantes serão preenchidas automaticamente.
Ao indicar por exemplo no campo Nº TLM o valor 939999999, automaticamente serão preenchidos os campos Nº Série e IMEI com os valores 123 e 321 respectivamente.
Já que esta propriedade não permite várias quantidades, caso tente lançar, no mesmo ou noutro documento de venda, um número de série já movimentado, será mostrada a mensagem seguinte que impedirá a movimentação do produto/propriedade:
www.sage.pt 33
Criar documento sem indicar as propriedades
Caso o documento a criar não processe stock (em Diversos – Configurações – Configuração de Documentos – Tabela de Documentos - <Documento> - separador Descritivos o campo Existência do produto tem a opção Nenhum seleccionada) e a opção Pede Propriedades se encontre activa como é o caso da encomenda, poderá optar por não introduzir os valores para a propriedade; para isso, no ecrã Propriedades de Produtos bastará clicar em Cancelar para que o produto seja lançado sem valores para a propriedade.
Na criação de uma nota de encomenda de clientes por exemplo, quando são encomendadas 10 caixas de alface, não são conhecidos os lotes das mesmas, logo o registo do produto deve ser efectuado sem esta informação.
Posteriormente, na conversão do documento, se o documento destino processar stocks e a opção Pede Propriedades se encontrar activa, será exibida a janela Propriedades de Produtos para que o utilizador insira os respectivos valores para as propriedades.
Seguindo o mesmo exemplo da encomenda das 10 caixas de alface, aquando da conversão da nota de encomenda em factura, através do botão Converter presente na barra de Opções do documento de compra, será mostrado o ecrã de Propriedades de Produtos para que sejam inseridos os respectivos lotes para as caixas de alface.
Consulte o tópico Conversão de documentos para mais informações relacionadas com a conversão de documentos.
Notas a considerar
Opção Pede propriedades do documento
Para qualquer documento é possível activar/desactivar o pedido de propriedades, marcando ou desmarcando a opção Pede Propriedades presente em Diversos – Configurações – Configuração de Documentos para o documento em questão.
Deverá ter especial atenção que, caso o documento processe stock (em Diversos – Configurações –
Configuração de Documentos – Tabela de Documentos - <Documento> - separador Descritivos o
campo Existência do produto tem a opção Entrada ou a opção Saída seleccionada), ao desactivar a opção Pede Propriedades poderá criar incoerências no stock, sendo exibida a seguinte mensagem de alerta::
www.sage.pt 34 Valores das propriedades são sempre inseridos em maiúsculas
Todos os valores das propriedades (lote, nº de série, tamanho, etc...) inseridos na janela de Propriedades de Produtos, apesar de serem introduzidos com letras minúsculas, passam sempre a maiúsculas.
Digitando “Lote123/a” para identificação de um lote por exemplo, o registo será efectuado como “LOTE123/A.
Preenchimento de todos os campos das propriedades
Para todos os documentos de venda que processem stock2, os campos configurados nas
propriedades (Literal para chave, Pede 2ª Chave e Pede 3ª Chave) são de preenchimento obrigatório.
Ao indicar um valor para um dos campos (por exemplo, Literal para chave), obrigatoriamente deverá preencher os outros (Pede 2ª Chave ou Pede 3ª Chave).
Para todos os documentos que não processem stock, poderá optar por não indicar qualquer valor para as propriedades.
Assumir a data do sistema operativo nas propriedades com data de validade e data de produção Caso utilize propriedades cujo Tipo de Controlo seja Só na Saída e pretenda que o Gespos preencha automaticamente a data de validade e/ou a data de produção usando a data do sistema operativo, deverá premir F3 quando o cursor se encontrar num desses campos. Controlo de stock
Todos os produtos, à excepção daqueles cujas propriedades não permitem várias quantidades e/ou cujo Tipo de Controlo seja Entrada e Saída, podem ser vendidos sem stock, desde que pelo menos uma das seguintes configurações seja efectuada:
Em Diversos – Configurações – Parâmetros – separador Movimentação, o campo Controlar venda de quantidades pelo stock tenha a opção Nenhum seleccionada.
Na ficha do produto, a opção Processa Stock encontra-se inactiva.
Compras e Vendas - Conversão de documentos
A conversão de documentos pode ser efectuada de 2 formas:
Através do botão Converter presente na barra de Opções dos documentos;
Através da opção Conversão de Documentos presente em Movimentos – Movimentos de
Compra.
2 Em Diversos – Configurações – Configuração de Documentos – Tabela de Documentos - <Documento> -
www.sage.pt 35
Botão “Converter”
No que diz respeito à conversão executada no próprio documento de compra, possível através do botão Converter presente na barra de Opções, uma vez seleccionados os produtos a converter e pressionado o botão (F10)Converter, a aplicação terá o seguinte comportamento:
Se no documento origem, aquando do lançamento dos produtos foram definidos os valores das propriedades, a linha será lançada imediatamente;
Se aquando da encomenda dos puxadores forem definidas as medidas dos mesmos, na criação da factura recorrendo à conversão de documentos via botão
Converter, não será solicitada a introdução das medidas dos puxadores, sendo essa informação recuperada da nota de encomenda.
Se optou por não indicar os valores das propriedades no documento origem, aquando da conversão será mostrado o ecrã Propriedades de Produtos, permitindo assim inserir os respectivos valores das propriedades.
Usando agora como exemplo as caixas de alface, uma vez que na nota de encomenda não foram inseridos os lotes de cada uma das caixas, aquando da conversão da nota de encomenda em factura, será exibido o ecrã Propriedades de Produto para que sejam introduzidos os respectivos lotes.
Opção Conversão de Documentos presente no menu de Movimentos
Através da opção Conversão de documentos, presente em Movimentos – Movimentos de Compra no caso das compras e em Movimentos – Movimentos de Venda no caso das vendas, não será possível a conversão de linhas de documentos cujos valores das propriedades não tenham sido definidos.
Por default, todas as linhas cujas propriedades não tenham valores definidos estarão rasuradas e ao tentar seleccionar uma das linhas, será mostrada a seguinte mensagem:
As linhas rasuradas identificam as linhas dos documentos para as quais não foram definidos valores para as propriedades.
Apenas as linhas cujas propriedades tenham sido definidas no documento origem serão passíveis de conversão através desta opção de menu.
www.sage.pt 36
Opção Satisfazer Documento
A opção Satisfazer Documento, presente na barra Extras dos documentos, permite-lhe fazer o cruzamento automático a partir do documento em curso onde foram lançados manualmente os produtos com todos os documento pendentes de conversão. No entanto, no que diz respeito a documentos que contêm propriedades, esse cruzamento será unicamente possível se, em ambos os documentos (origem e destino), estiverem definidos os mesmos valores para as propriedades.
Caso tenha sido criada a nota de encomenda número 15 para o fornecedor 1, que contém o produto SOUTIEN para o qual foram definidos os seguintes valores das propriedades:
COR: PRETO; TAM: 38; COPA: B.
Depois de lançado o produto SOUTIEN na factura e preenchidos os mesmos valores das propriedades (COR = PRETO, TAM = 38 e COPA = B), ao clicar em Satisfazer Documento e escolhendo o documento Nota de Encomenda, a linha correspondente ao produto SOUTIEN com as propriedades COR=PRETO, TAM=38 e COPA=B existente na encomenda número 15, será automaticamente convertida para a factura.
Ao clicar em Satisfazer Documento, deverá indicar qual o documento a ser usado para fazer o cruzamento.
www.sage.pt 37
Caso os valores das propriedades do documento em curso não correspondam totalmente com os valores introduzidos no documento origem, não existirá cruzamento entre as linhas dos documentos e, consequentemente, não haverá conversão.
Seguindo o exemplo citado anteriormente, se for lançado o produto SOUTIEN na
factura com COR=PRETO, TAM=38 e COPA=C, ao clicar em Satisfazer Documento e
escolhendo o documento Nota de Encomenda, não será efectuada a conversão da linha da nota de encomenda número 15 para a factura em curso.