Comme c’est souvent le cas, il n’existe pas une seule bonne façon de procéder. Une CoP peut surgir spontanément, sans l’intervention d’une quelconque organisation du travail.
À quoi sert une CoP ?
De par son caractère transversal, une CoP existe parallèlement à la structure hiérarchique d’une organisation (top-down). Ce qui distingue une CoP d'un réseau, d'un groupe de projet ou d'une équipe.
Quelles sont les différentes phases d’une CoP ?
Le principal défi ici est de trouver suffisamment de terrain d’entente entre les membres pour qu’ils voient la valeur de la CoP et se sentent connectés. Ici, nous devons nous assurer que la CoP est soutenue par l’organisation.
Existe-t-il un domaine de connaissances ou d’intérêt commun ?
Lors de réunions organisées tous les deux mois, les membres de la CoP ont l'occasion d'échanger des bonnes pratiques en matière de gestion de la diversité. Le service Portfolio Office gère les réunions de la CoP, mais les membres peuvent apporter leur contribution sur les thèmes qu'ils souhaitent aborder, à condition de rester dans le domaine de la gestion de projet.
Quels sont les objectifs à atteindre ?
Qui sont les acteurs et quels sont leurs rôles?
L’équipe d’appui
A côté de ces rôles clés, il existe des tâches plus techniques que le coordinateur peut assumer ou déléguer à un ou plusieurs membres. A côté de ces rôles clés, il existe des tâches plus techniques que le coordinateur peut assumer ou déléguer à un ou plusieurs membres.
Comment organiser la CoP ?
Dans une petite CoP, le coordinateur peut se limiter pendant la phase de préparation à rechercher les bons membres et à préparer la réunion de lancement 7 (élaborer un scénario – voir phase 2 - 1). Cette proposition sera ensuite soumise et développée par un groupe plus large lors de la « vraie » réunion de lancement. La réflexion sur un plan de communication est l’une des étapes importantes lors de la création d’une CoP, surtout si elle est formelle et de plus grande portée.
Comment communiquer pour faire connaître la CoP aux participants potentiels, les recruter, obtenir l'adhésion de la hiérarchie (des membres et de ses propres dirigeants).
La réunion kick-off : comment rallier les membres à la CoP ?
Que se passe-t-il après la réunion kick-off ?
Comment animer les rencontres ?
Dans la phase de préparation vous avez pu tracer les grandes lignes de la CoP : les membres potentiels, le domaine, l'objectif général, les rôles à prévoir. Deux priorités : le respect des méthodes de travail d'une CoP par les participants et l'existence de défis communs. Faciliter la réunion, préparer la synthèse et assurer une dynamique pleinement participative, laisser les membres décider.
Nous sommes d'accord avec les membres sur les règles de base pour un bon fonctionnement : qui peut devenir membre, quelles valeurs nous considérons comme essentielles.
La réunion kick-off : comment rallier les membres à la CoP ?
L’objectif est que les participants comprennent qu’ils sont confrontés à des défis communs et que la collaboration entre collègues est une possibilité. Réunion rapide : les participants discutent par groupes de deux pendant quelques minutes de leur travail, de leur dernier projet et de ce qu'ils en pensent. Tous les membres de chaque groupe doivent écrire trois sous-thèmes dans différents articles (sujets qu'ils aimeraient approfondir et sur lesquels ils ont des questions).
Les participants lisent les différentes feuilles et se placent à côté de celle qu’ils préfèrent.
Que se passe-t-il après la réunion kick-off ?
Les outils de collaboration ne vous seront utiles que si le groupe est bien implanté et produit des documents13. Assurez-vous que l'outil est adapté à l'usage que vous en ferez et qu'il s'inscrit dans le plan de communication de l'organisation. Dans le cadre d'une CoP européenne (EUnetHTA), un outil de web conférence est utilisé pour réduire les déplacements (et donc les coûts).
Dans le cadre de l'Association Européenne des Clients (EUnetHTA), diverses options techniques ont été discutées pour soutenir les échanges entre les membres.
Croissance du nombre de membres : comment attirer et intégrer de nouveaux
Croissance au niveau de l’apprentissage et de l’innovation : Comment enrichir
Croissance de la reconnaissance : quelle est la place de la CoP dans
Mesurer la croissance : comment mesurer la valeur ajoutée de la CoP ?
L'association a atteint une certaine maturité, mais continue de croître, tant en nombre de membres qu'en connaissances et en innovation.
Croissance du nombre de membres : comment attirer et intégrer de nouveaux membres ?
Pour accueillir les nouveaux membres de ces réseaux, Centrex a développé un outil qu'il met à leur disposition. Cette boîte à outils est constituée d'un corpus central identique et d'une partie adaptable par les réseaux en fonction de leur réalité (documents, comptes rendus de réunions récentes, fiches techniques, etc.). Le nombre d'inscrits n'a fait qu'augmenter ces dernières années, atteignant plus de 700 participants pour COMMnet et 300 pour KMnet à la fin de 2015, et la base de données a été très peu mise à jour.
C'est pourquoi ils ont décidé de demander à chacun de confirmer explicitement son adhésion via une enquête en ligne.
Croissance au niveau de l’apprentissage et de l’innovation : Comment enrichir les
Ce qu'il faut pour que vous (en tant que personne ou en tant que groupe) vous sentiez engagé et plein d'énergie. Que peut-on faire maintenant et qui peut le faire (plutôt que... ce qui ne fonctionne pas et qui est responsable. Ces principes permettent à un expert d'analyser plus rapidement une situation ou de faire des choix, sans nécessairement en être conscient.
Cette technique consiste à demander à chacun d'indiquer les connaissances qu'il recherche et celles qu'il propose.
Croissance de la reconnaissance : quelle est la place de la CoP dans l’organisation ?
Pour mesurer la maturité (voir Fedweb : la boussole), on distingue la visibilité de la CoP, l'influence qu'elle a ou n'a pas, l'adhésion et la satisfaction du management de l'organisation. Vous pouvez utiliser les questions boussole pour vous faire une idée de la place de la CoP dans l'organisation. Assurez-vous qu'ils font partie d'un plan de communication plus large et correspondent à la stratégie de communication de l'organisation.
Il est disponible en ligne et plusieurs journaux en parlent : aussi bien ceux de l'organisation des coordinateurs que ceux destinés à un public plus large de travailleurs RH de l'administration fédérale.
Mesurer la croissance : comment montrer la valeur ajoutée de la CoP ?
Les coordinateurs analysent les points positifs et négatifs de la réunion et en tiennent compte pour la prochaine activité. De plus, les coordinateurs demandent des retours de manière plus informelle aux participants : pendant la pause, après l'événement ou lorsqu'ils les rencontrent à une autre occasion. Les coordinateurs analysent les points positifs et négatifs de la réunion (questions ouvertes) puis en tiennent compte pour l'activité suivante.
De plus, les coordinateurs demandent des retours de manière plus informelle aux participants : pendant la pause, après l'événement ou lorsqu'ils les rencontrent lors d'un autre événement.
Faire un état des lieux
Insuffler un nouvel élan, changer de cap, mettre un terme à la CoP
Cette phase est également un bon moment pour évaluer le CoP et l’ajuster si nécessaire. Cela vous aidera à répondre à la question : où est la CoP et où voulons-nous aller. Quels résultats la CoP devra-t-elle atteindre au cours de la prochaine période pour qu’elle réussisse, à mon avis ?
S'il est motivé, il doit être capable de répondre « oui » aux questions suivantes : puis-je encore apporter quelque chose à la CoP et est-ce que cela me permet encore d'apprendre.
Insuffler un nouvel élan, changer de cap, mettre un terme à la CoP
Pour le membre de la CoP, il n'est pas superflu de faire de temps en temps le point sur ce qu'il donne et ce qu'il reçoit. De même, vous pouvez décider avec les membres que la CoP n’apporte plus suffisamment de valeur ajoutée, qu’elle n’est plus pertinente ou nécessaire et donc y mettre un terme. ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES CPE (2008) Guide pour animer des communautés de pratique dans les centres de la petite enfance et les bureaux coordonnateurs des services de garde en milieu familial. com/wp-content/uploads/2014/02/Guide_dentreprises.pdf.
Syllabus IFA (2010) pour la formation certifiante « Knowledge Management ». 2012) Les communautés de pratiques, un instrument pour développer une culture de partage des connaissances chez GDF SUEZ.
Template scénario réunion kick-off
L’objectif est d’amener les membres du réseau à dialoguer sur les nouveaux types de fraude. Les nouvelles informations susceptibles d'être utiles à court terme seront diffusées via Centrex à tous les membres du réseau. Il est demandé à chaque candidat de s'engager à partager ses connaissances et informations avec tous les autres membres du réseau.
Une fois que Centrex reçoit les résultats de l'action, il lui appartient de les communiquer à tous les membres du réseau dans les jours suivants.
Template comparaison d’outils du point de vue de leurs fonctionnalités
Sélectionnez différents éléments pour appliquer la même fonctionnalité, ou la même action (par exemple télécharger plusieurs documents en même temps) tâches de base, validation) Utiliser des flux de documents de base dans le contenu Web G Éditeur WYSIWYG pour créer et gérer le contenu sur la page Créer une nouvelle page à partir d'un t ou créer un nouveau modèle de contenu Ajouter du contenu dynamique à la page (parties Web, recherches enregistrer Gérer une liste de tâches, attribuer des tâches à des utilisateurs spécifiques et suivre Gérer le calendrier : ajouter, modifier supprimer des événements torsGérer les profils des utilisateurs qui créent et gèrent un blog Créer et gérer un forum wikiCréer et gérer un forum : • publier, adapter, supprimer des messages • structurer, déplacer des messages • joindre des messages aux messages Formulaires/modèles Possibilité de créer des formulaires techniques ( ex. Sondages/enquêtesGérer les sondages, sondages Actualités/vannes Newsletters, la possibilité pour les utilisateurs de publier des actualités E-mailEnvoyer par e-mail un lien vers un document, un espace, un dossier spécifique Notification Définir des règles de notification de certaines actions ( EG il y a un nouveau document, un nouveau départ dans un forum..) Notes et classements Noter ou aimer un document ou un autre contenu Marquage Marquage d'un document ou d'un autre Chat Discutez avec un ou plusieurs utilisateurs Audio ou vidéo conférence • Réunions par téléphone ou vidéo conférence avec un ou plusieurs utilisateurs • Partage d'écran • Tableau blanc 92.
Créer et gérer un forum : • publier, personnaliser, supprimer des messages • structurer, déplacer des messages • joindre des pièces jointes aux messages/modèles es Possibilité de créer des formulaires électroniques (par ex.
Check-list : Profil d’un coordinateur
Si à chaque fois vous avez répondu « pas du tout d'accord » ou « plutôt pas d'accord » sur un aspect, faites-vous aider par une personne plus expérimentée sur tous ces points. Ou vous pouvez approfondir vos connaissances sur le sujet en consultant des livres sur l'animation de groupe (voir aussi Phase 2 - 3 et Phase 3 - 2 dans ce guide), en lisant davantage sur le domaine CoP. Si vous avez répondu « pas du tout d'accord » ou « plutôt pas d'accord » sur plus de la moitié des aspects, demandez-vous si le rôle de coordinateur est vraiment fait pour vous.
Vous pouvez éventuellement assumer un certain nombre de sous-tâches et laisser quelqu'un d'autre être le « visage » de la CoP.
