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Destes comitês destacamos a atuação do Comitê de Tecnologia da Informação que concluiu em 2019 o processo de elaboração do no PDTIC 2019-2021 (Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação). O PDTIC 2019-2021 é um instrumento de diagnós- tico, planejamento e gestão dos recursos e processos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), que visa atender às necessida- des da Universidade. O documento foi produzido e organizado por áreas temáticas: Comunicação Social; Governança de TIC; Processos e Informações Institucionais; Redes e Infraestrutura; Segurança da Informação; Sistemas de Informação e TIC na Educação.
A administração da UFPel constitui o Comitê de Governança, Ris- cos e Controles que irá elaborar a Política de Governança da UFPel.
Este Comitê vem trabalhando na elaboração de uma minuta de Reso- lução Interna sobre Governança que irá pautar o tema na instituição, e incluirá, entre outros temas, a gestão de riscos, controle, governan- ça digital e integridade. O documento aborda conceitos relevantes, os princípios, diretrizes e objetivos da política e está alinhado ao PDI e atenderá entre outras normativas a IN Conjunta MPOG/CGU 01/2016. Em 2019, a UFPel não avançou na implementação da Polí- tica de Governança da UFPel na qual pretende-se que o envio da mi- nuta ao Conselho Universitário (CONSUN) seja realizado em 2020.
A Figura 4 apresenta as principais estruturas de governança da UFPel como também as principais estruturas de apoio à governança.
C3 Boas Práticas Administrativas e
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Figura 4: Principais Estruturas de Governança da UFPel
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O “Jogo da FOFA” permite identificar aspectos de organização e gestão, relações interpessoais, infraestrutura ou recursos financei- ros e não tem limite máximo ou mínimo de participantes. O tempo de duração de cada rodada dependerá do envolvimento das pessoas e das questões a serem consideradas (um grupo de seis ou sete pessoas que trabalham juntas ou tem perfil semelhante costuma encerrar a atividade em 20 ou 30 minutos).
Figura 5 - Rodada do “Jogo da FOFA” com a participação de discentes, do- centes e técnicos administrativos em educação do Centro de Engenharias da UFPel. Os resultados da aplicação do jogo integram o PDU do CEng-U- FPel. Vide <https://wp.ufpel.edu.br/ceng/comunidade-do-ceng-discute-o- -plano-de-desenvolvimento-da-unidade/>.
O Conselho de Planejamento da UFPel (COPLAN), por meio de seu Comitê Articulador, após encaminhamento da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento, delineou uma metodologia para a execução do Orçamento Participativo da UFPel, sua maior ação no decorrer do exercício de 2019 (https://ccs2.ufpel.edu.br/wp/tag/or- camento-participativo/). O método, baseado na resolução de cria- ção do COPLAN, estabelece uma ampla participação da comunidade nas decisões, priorizando a democracia direta. Esta se cristaliza na
formação de Grupos Temáticos (GT), com a participação de mem- bros que declararam interesse em participar e membros sorteados entre todos servidores e discentes da Universidade. A promoção da inter-relação entre participantes autodeclarados e convidados após sorteio, trouxe uma paridade salutar às discussões, favorecendo de- cisões mais equilibradas.
O Comitê Articulador, percebendo a originalidade da ampla par- ticipação comunitária no orçamento institucional, e a grande im- portância do OP-UFPel para a Universidade, sugeriu a formação de um GT para cada eixo do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), contemplando as áreas tratadas no planejamento universitá- rio vigente e contribuindo com a sua execução. Para o citado sorteio o Comitê Articulador encontrou uma ferramenta eletrônica segura e totalmente aleatória (Random.org), desenvolvida na Universidade de Dublin, que emprega o ruído atmosférico captado como fonte de aleatoriedade.
Os conselheiros membros dos quatro GTs apontaram, ao fim dos trabalhos, de três a cinco prioridades, em seus respectivos temas, de acordo com a metodologia proposta. Com o objetivo de subsidiar as discussões e conhecer tanto os principais desafios quanto as ações em andamento no momento, foram organizadas reuniões entre os integrante de cada GT e gestores da UFPel.
A finalização dos trabalhos oficializou-se por meio da entrega das prioridades ao Reitor. Baseado nas ordens de importância das prioridades indicadas nos relatórios dos GTs, o Comitê Articulador elencou uma prioridade de cada eixo para compor a lista daquelas que foram submetidas à consulta universal da comunidade univer- sitária. Todas as prioridades apontadas, independentemente de sua natureza, foram relevantes para o planejamento da universidade, porque não se limitam ao orçamento participativo, sendo extrema- mente úteis aos gestores, subsidiando inclusive as discussões quan- to ao próximo PDI, entre outras ações de planejamento.
A etapa final deste processo foi a ampla participação da comuni- dade acadêmica no OP-UFPel, oportunizada através da organização
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e realização de uma consulta universal a toda a comunidade aca- dêmica da UFPel por meio do sistema de votação eletrônica Helios Voting, que possibilita votar por meio eletrônico em qualquer local coberto pela internet, agregando facilidade e segurança a participa- ção na busca de uma maior adesão de todos.
A metodologia do OP-UFPel se configura como uma boa prática administrativa pois possibilitou a participação direta de toda comu- nidade universitária em decisões de aplicação orçamentária, radi- calizando a democracia na condução do processo e promovendo a efetiva inclusão das pessoas diretamente impactadas na tomada de decisões.
Boas práticas em Administração
Na tentativa de buscar uma melhoria constante nos processos adotados pela Pró-Reitoria Administrativa, algumas boas práticas são perseguidas de forma contínua, como por exemplo a transpa- rência nos processos, controle e fiscalização, aderência às normas entre outras ações. Aliado a isso está um dos objetivos da PRA, que é o de assegurar a qualidade e efetividade dos serviços prestados aos seus pares e à comunidade. Assim, algumas boas práticas adotadas podem ser mencionadas:
QRevisão e adequação das minutas de editais de contratos confor- me os modelos disponibilizados pela AGU: além de conferir segu- rança e celeridade na análise jurídica, essa ação tem por intuito obedecer a legislação vigente e manter os processos licitatórios de contratação de bens e serviços em consonância com as nor- mas legais vigentes.
QRevisão dos editais e contratos: com o objetivo de evitar erros na redação dos termos de referência de licitações e nas minu- tas de contratos, antes do processo seguir para a próxima etapa interna, adotamos como prática a revisão da edição inicial por mais de um servidor, tanto no Núcleo de Licitações como no Núcleo de Contratos.
QCapacitação de servidores: mais de 80 servidores receberam orientações sobre os procedimentos de compras e contratações na UFPel, com atualizações sobre a legislação vigente, bem como atualizações no sistema de compras contratações da UFPel.
QManutenção da Agenda de Compras: já consolidado na UFPel, importante ressaltar que a Agenda se mantém atualizada, com revisão cautelosa de todos os objetos, com o intuito de unificar as aquisições de materiais de consumo e de materiais perma- nentes de uso comum às Unidades Acadêmicas e Administrati- vas da UFPel.
QOrdem cronológica de pagamentos: em respeito ao artigo 5º da Lei 8.666/93 e à Instrução Normativa 02/2016, os pagamen- tos realizados pela instituição, após organizados em listas de credores, ordenados conforme a categoria do contrato que deu origem à obrigação, obedecem a ordem conforme data de adim- plência, fazendo prevalecer o princípio da impessoalidade.
QElaboração de demonstrações contábeis e de notas explicativas:
trimestralmente, são disponibilizadas aos gestores a posição patrimonial, bem como atos e fatos que a refletiram nessa po- sição.
QImplantação do Sistema de Manutenção, via plataforma Co- balto: esse Sistema substituiu o simplificado Controle de Pres- tação de Serviços (CPS) e possibilitou a criação da ferramenta Dashboard, que permite ao gestor o acompanhamento e ava- liação em tempo real das diversas atividades vinculadas à ma- nutenção predial da Universidade. A quantidade de solicitações em aberto por Unidade e por tipo de serviço, a situação do anda- mento da Ordem de Serviço, a avaliação do demandante em re- lação ao tempo e qualidade do atendimento são apenas alguns exemplos de dados que alicerçam a produção de relatórios, ge- rando decisões que vão ao encontro do aumento da efetividade das ações da Superintendência de Infraestrutura.
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Boas práticas em Gestão da Informação e Comunicação A Pró-Reitoria de Gestão da Informação e Comunicação desen- volve algumas boas práticas administrativas as quais destacam-se as seguintes:
QEstrutura interna de Governança: a Pró-Reitoria de Gestão da Informação e Comunicação possui uma pequena equipe de servidores que desenvolve a atividade contínua de governança, principalmente em relação a Governança de TI e também no monitoramento do PDTIC (Plano Diretor de Tecnologia da In- formação e Comunicação);
QMapeamento de Processos integrados com o Desenvolvimento de Sistemas: desde a criação da Pró-Reitoria de Gestão de Informa- ção e Comunicação tem se determinado o mapeamento do pro- cesso anterior ao processo de informatização (desenvolvimento ou atualização de sistema) o que tem conduzido sistemas mais robustos e menos suscetíveis a mudanças pois o processo é ana- lisado e otimizado anteriormente a sua informatização;
QDifusão de Boas Práticas relacionadas ao uso do Sistema Ele- trônico de Informações (SEI): através da Comissão de Acompa- nhamento e Gestão do SEI e da Pró-Reitoria de Gestão da In- formação e Comunicação tem-se desenvolvido a capacitação permanente dos servidores no uso da principal ferramenta de processos administrativos com objetivo de torná-los mais ade- quados e eficientes;
QCentralização de Compras de Tecnologia da Informação (TI):
a Pró-Reitoria de Gestão da Informação e Comunicação vem mantendo uma política de centralização das aquisições de TI com vistas a economia e garantia de qualidade nos bens e servi- ços utilizados e prestados na instituição;
QImplementação e fortalecimento do sistemas de impressão por outsourcing: uma das práticas de tecnologia da informação im- plantada é o sistema de fornecimento de impressão por outsour- cing na instituição o que tem conferido mais economia, gestão
e principalmente qualidade e disponibilidade dos serviços de impressão na instituição.
Boas práticas em Extensão Universitária e Cultura
QControles internos: Como gestão da extensão universitária da UFPel estabelecemos alguns controles para todo o sistema de registro da produção cadastrada no sistema Cobalto Projetos Unificados, para as bolsas acadêmicas, para o sistema de docu- mentação dos processos e para o registro e acompanhamento dos resultados dos projetos vinculados à Pró-Reitoria de Exten- são e Cultura.
Os programas, projetos e ações de extensão desenvolvidos na universidade são cadastrados no referido sistema e passam pelo se- guinte fluxo de aprovação: Comissão Interdisciplinar de Projetos – CIP, Unidade de Origem, Comissão de Extensão - CE e Pleno do COCEPE. As quatro instâncias analisam o enquadramento, disponi- bilidade dos servidores (carga horária) e de infraestrutura, além do mérito das propostas. O acompanhamento também é feito no siste- ma através do registro de prorrogações, renovações e dos relatórios parciais e finais de todas as atividades cadastradas.
Em 2020 foi implantado pela Universidade o módulo “Bolsas” no sistema Cobalto atendendo às bolsas de ensino, pesquisa e exten- são, o que possibilita mecanismos de controle via sistema impedin- do assim o acúmulo ilegal de bolsas bem como o atendimento dos critérios de concessão de bolsas da modalidade “Ações Afirmativas”, tendo em vista que o sistema se utiliza dos dados de matrícula dos alunos para aplicar esses filtros. Paralelo a isso, mensalmente é soli- citado ao docente responsável por cada bolsista o envio de um docu- mento denominado “Declaração de Efetividade” onde ele atesta que o aluno cumpriu com a carga horária referente ao mês, autorizando assim o pagamento da bolsa.
O Cine UFPEL, sob a coordenação da Profa. Cintia Langie, encon- tra-se com suas atividades remotas com lives quinzenais de curtas metragem produzidos por alunos dos cursos de cinema da UFPel, se-
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guido de debate com os realizadores. As exibições são transmitidas pelo Facebook do Cine UFPEL e compartilhadas através do site Tão Longe Tão Perto - PREC.
O Núcleo de Teatro da UFPEL, sob a Coordenação da Profa. Gi- selle Molon Cecchini, está atualmente sediado no prédio da AABB realizando suas atividades de maneira remota. Os processos de trei- namento e criação, assim como o agenciamento ideográfico, conti- nuaram durante o período de pandemia de forma online. Desde maio, o Núcleo vem trabalhando na organização, criação e ampliação de suas redes sociais: https:// www.youtube.com/watch?v=bgGoaW3U- VO4; https://www.facebook.com/nucleodeteatroufpel; http://nu- cleoteatroufpel.blogspot.com.br/; [email protected];
Instagram núcleoteatro.ufpel.
O Núcleo de Teatro da UFPel completa 25 anos e, como projeto estratégico da Pró-Reitoria de Extensão e Cultura – PREC, em tempo de pandemia, abre suas salas virtuais para duas ações que contem- plam caráter teórico e prático: 1. Núcleo de Estudo sobre o trabalho do ator; 2. Teatro e poesia: experimentos em vídeo performance. As ações serão conduzidas pela professora coordenadora do Núcleo de Teatro, Giselle Cecchini, com a colaboração das alunas bolsistas Bár- bara Scola Lopes da Cunha e Manuela Garcia. As inscrições vão até dia 20 de julho, no link https://docs.google.com/forms/d/e/ 1FAIp- QLSf6ORPMscjv1BXBJg11Cn_vfvlFvFOO7xIaOs_qUfvooKjMxw/vie- wform?usp=sf_link.
O Coral UFPEL envolve estudantes, profissionais, docentes, téc- nicos administrativos e comunidade em atividades continuadas de integração comunitária, música vocal e produção cultural. Ensaios virtuais, que visam ao aprimoramento artístico do grupo, estão sen- do realizados com vistas a apresentações e produção de conteúdo virtual. Através da realização de workshops e a criação de arranjos colaborativos, o Coral UFPEL analisa o repertório coral a capella, produzindo arranjos vocais exclusivos com metodologias de criação musical, consciência cênica e técnica vocal, com atividades adapta- das à interação remota síncrona, através de WebEnsaios, e assíncro-
na, através de atividades realizadas na Plataforma Moodle e intera- ção nas redes sociais.
QIntegridade: Entendendo a integridade como um conjunto de procedimentos que visa o cumprimento da missão desta unida- de administrativa, empregamos o princípio da eficiência orga- nizacional (ser eficaz, ser correto e aproveitar melhor os recur- sos) na tomada de decisões e na condução dos procedimentos administrativos. Com a finalidade de implementar ações con- sistentes, mantemos a coerência com os objetivos estratégicos do PDI da UFPel, com os princípios da atual gestão e com toda a normativa da instituição.
Desse modo, todas as ações da PREC que oferecem algum tipo de recurso são disponibilizadas ao público através de editais. Se o edital prevê um processo de seleção, as submissões são avaliadas por pa- receristas ad hoc. Em 2018, o NADC lançou uma chamada no Fórum dos Pró-Reitores de Extensão e Cultura das Instituições de Ensino Públicas, solicitando a adesão de extensionistas de outras universi- dades e Institutos Federais para compor um cadastro de avaliadores por áreas temáticas e temas. Hoje, a lista do cadastro possui mais de 200 nomes de diferentes universidades que avaliam as propostas dos editais lançados, nos quais há concorrência. Por outro lado, para a avaliação de submissões externas, conforme tema, são convidados coordenadores ou extensionistas da UFPel.
QGestão de Ética e Gestão de Risco: Buscamos com o conjunto de medidas desenvolvidas acima, de forma integrada, prevenir, localizar e agir sobre possíveis desvios sejam equívocos éticos ou administrativos. Como prevenção, observamos os princípios que são colocados pela Auditoria Interna. Se, por meio da au- ditoria ou ouvidoria ou qualquer outra forma de identificação de riscos, observamos desvios, procuramos corrigi-los. E, assim, buscamos a melhoria das fragilidades que originaram o desvio e, sempre que possível, a recuperação dos problemas ocasiona- dos.
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QLicitações e contratos: Acordo de Cooperação Técnica, Cientí- fica e Cultural No X / 2017 (impresso), que entre si celebram a Fundação Universidade Federal de Pelotas (UFPEL) o SESC-RS.
Acordo de Cooperação Técnica, Científica e Cultural, No 4 / 2020, que entre si celebram a Fundação Universidade Federal de Pelotas (UFPEL) a Prefeitura Municipal de Pelotas e o Supermercado Guana- bara S/A. Em tramitação: Processo SEI 23110.006328/2020-40
Protocolo de Intenções assinado entre UFPel e Associação dos Municípios da Zona Sul (Azonasul). O objetivo do protocolo foi contribuir para estimular a sinergia entre a universidade e o po- der público, em colaboração com outras entidades com a finalida- de de atendimento às demandas sociais do público regional das cidades abrangidas pela Azonasul. Busca-se a confluência de re- cursos que possam produzir a médio prazo, mudanças efetivas para o alcance de melhores índices de desenvolvimento e qualidade de vida nos municípios da Zona Sul do Rio Grande do Sul. Processo:
SEI_23110.036331_2019_54.
Acordo de Cooperação assinado entre UFPel e a prefeitura de Morro Redondo. O acordo visa a execução do Projeto de Extensão Arte na Escola. O Projeto prevê a promoção de ações de formação continuada para estudantes e professores de artes, danças, música e teatro atuantes na rede municipal de ensino do Município de Morro Redondo, buscando construir um conhecimento crítico sobre o ensi- no da arte que oriente desempenhos docentes e discentes. Processo:
SEI_23110.016688_2019_16
QTransparência: No site estão disponíveis todos os serviços e conteúdos desenvolvidos pela Pró-Reitoria. Também estão disponíveis os documentos de acesso público, como o relatório de 2017 e o catálogo de 2019, que também está no repositório institucional Guaiaca. Os projetos cadastrados no Siex, de 2007 até 2016 estão disponíveis para consulta. No site, há um Fale Conosco. 2. Todos os processos são conduzidos pelo SEI ou Co- balto.
QMapeamento de Processos: Os processos de cadastro de pro- jetos, programas e ações, prorrogação, renovação, relatório, certificação, troca de coordenadores, submissão de pedidos de bolsas, seleção de bolsistas, indicação de efetividade e relató- rios, bem como submissão de proposta em qualquer dos nossos editais estão mapeados e disponíveis na base de conhecimento do SEI e no nosso site.
QDescentralização do planejamento: O planejamento, execução e acompanhamento das ações promovidas por esta Pró-Reitoria ocorre com a participação de diferentes colegiados: 1) Conse- lho de extensão: integrado por representantes das 22 unida- des acadêmicas da UFPel, dos discentes e do Fórum Social da UFPel. 2) Fórum Social da UFPel: tem por finalidade representar a comunidade civil organizada perante a Universidade, visan- do à aproximação dessa com os movimentos sociais organiza- dos. Composto por diferentes representações da sociedade civil organizada. 3) Conselho Consultivo da Rede de Museus: com representação dos museus, acervos e processos museológicos da UFPel. Além disso, a Pró-Reitoria possui representação no Conselho Municipal de Cultura, Conselho do Idoso, Conselho Casa dos Conselhos e Conselho Municipal de Turismo. Interna- mente, está representada na Comissão de Apoio ao Núcleo de Acessibilidade e Inclusão.
QInclusão e diversidade: As principais ações desta Pró-Reitoria são no campo da inclusão e diversidade através dos seguintes programas/projetos:
1) Curso de Cuidadores de Idosos: Desenvolvido em parceria com o IFSul. Na primeira chamada houve mais de 1.300 inscritos.
Com número limitado de vagas, o curso voltou a ser oferecido;
2) UNAPI, Universidade Aberta da Pessoa Idosa: Atende pes- soas com mais de 60 anos que se inscrevem nas atividades ofere- cidas pelo projeto. Esse ocorre em duas vertentes simultâneas: as disciplinas, ministradas por professores da UFPel e as atividades extras (minicursos, palestras e aulas show);
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3) Programa Vizinhança no campus Anglo: O projeto recebe escolas, comunidade organizada, instituições não formais de edu- cação e interessados;
4) Desafio Pré-Universitário: Auxilia a entrada de estudantes na universidade, além de atuar como um laboratório de formação de professores. Anualmente atinge em torno de 300 educandos que cursam o pré-universitário, os quais são atendidos por mais de 60 educadores alunos de graduação, mestrado, doutorado e pós- -doutorado da UFPel;
5) Plano de acessibilidade da Pró- Reitoria de Extensão e Cul- tura: No plano constam metas que deverão ser desenvolvidas a curto, médio e longo prazo, bem como as seis dimensões da Aces- sibilidade para o período de 2019/02 a 2021/02;
6) Publicação do Manual de Programas de Acessibilidade para os museus da Rede de Museus da UFPel.
7) Desenvolvimento do projeto Um museu para todos: Pro- gramas de Acessibilidade;
8) Fórum Social da UFPel: é um espaço de natureza participa- tiva, que tem por finalidade representar a comunidade civil or- ganizada perante à UFPel, visando que a instituição possa acom- panhar, assessorar e a propor, junto com as entidades, ações que contribuam para a melhoria da realidade social e para o pleno exercício da cidadania, no âmbito da nossa região. As reuniões acontecem mensalmente e as pautas das plenárias são construí- das em conjunto com os membros do Fórum;
9) Programa de Desenvolvimento Social dos Municípios da Zona Sul: O Programa tem o objetivo de estimular a sinergia en- tre a universidade e o poder público, em colaboração com outras entidades, com a finalidade de atendimento às demandas sociais do público regional das municípios abrangidas pela Azonasul.