8.1. Estratégias e meios para comunicação externa
A Assessoria de Comunicação atua nas áreas de jornalismo, relações públicas e publicidade e propaganda. Produz conteúdo para os diferentes veículos de comunicação da FMP, tais como: Site, Blog, Jornal, página no Facebook e perfil no Twitter. Atua, também, na busca de espaços de mídia espontânea na imprensa (mídias impressa, digital, rádio e TV), sendo que em 2014, a FMP foi citada nos veículos de comunicação (sem custo para a instituição) 225 vezes, 131,81% a mais do que o ano anterior, não se contabilizando neste total eventuais publicações em jornais do interior do RS e de outros estados nem as entrevistas em rádio e TV, sendo relacionada a 110 assuntos. A área de jornalismo realizou, em 2014, o Projeto FMP na Imprensa, distribuindo material dirigido a jornalistas com a intenção de auxiliá-los na elaboração das reportagens. Trata-se do Guia de Fontes Jurídicas no qual relacionamos professores da FMP entre as variadas áreas do Direito. A iniciativa foi muito bem recebida pela imprensa gaúcha e a quantidade de publicações e demandas com solicitações de fontes para entrevistas vêm aumentando. Dentro do Projeto FMP na Imprensa, foi realizado também um workshop dirigido a jornalistas e estudantes de jornalismo com o intuito de qualificá-los para um melhor entendimento sobre o sistema judicial. O evento contou com a participação de 44 pessoas e terá edições anuais.
• Estratégias e meios para a comunicação interna
Fruto dos processos avaliativos, previstos no PDI, a FMP construiu e passou a contar com estratégias e meios atualizados de comunicação interna, com a seguinte descrição:
Setor de Endomarketing: Fonte formal de informação Institucional. Atua com o objetivo de garantir o conhecimento de todos os colaboradores com relação ao que acontece internamente, sejam eventos, celebrações, integrações, mudanças, conquistas, novidades e etc. O setor também tem a missão de motivar e engajar os colaboradores, nas ações e
campanhas propostas, além de reforçar os norteadores estratégicos e disseminar a cultura organizacional com a finalidade de fortalecer a parceria entre Instituição e colaborador.
As ferramentas de uso do Endomarketing são:
E-mail Institucional – [email protected]: Utilizado para a comunicação formal dos acontecimentos internos. É o meio que atinge a maioria do nosso público interno (Administrativo e Docente), com exceção da equipe de
Infraestrutura. Para compensar esse déficit, recorre-se aos outros recursos para diálogo com eles, como por exemplo, aplicativo instantâneo de bate-papo – WhatsApp; cartazes e reuniões com a equipe.
Fique Ligado: Informativo digital, enviado por e-mail, semanalmente, e que contém os principais acontecimentos que já ocorreram ou que estão por vir.
WhatsApp Institucional FMP: Grupo para todos os colaboradores no aplicativo instantâneo de bate-papo. Participar do grupo é opcional e a ferramenta é utilizada como complemento dos anúncios e comunicados enviados por e-mail, além de ser um recurso para diálogos momentâneos.
Skype: Ferramenta coorporativa de mensagens instantâneas, implantada recentemente.
Você Pediu, FMP Atendeu: Campanha específica para dar retorno quanto as solicitações ou sugestões feitas pelos colaboradores, através das pesquisas de satisfação ou do Canal Aberto. O material é enviado por e-mail e WhatsApp.
Murais: Espaço físico para reforçar os anúncios, comunicados, ações e campanhas.
Reuniões de Área e Setoriais: Reuniões periódicas entre líder e equipe, para atualizações sobre a Instituição, definições e acompanhamentos específicos da Área/Setor.
Avaliação de Desempenho: Reunião, anual, entre líder e liderado para feedback de desempenho, além de uma espaço aberto para ouvir e falar, fazer avaliação e verificação
sobre as expectativas da Instituição e Líder sobre o profissional, assim como do colaborador com relação a sua liderança e sobre a FMP.
Anúncios nas Confraternizações Mensais e na Festa de Final de Ano: Utiliza-se um espaço nestes eventos para anúncios advindos da Alta Gestão (Presidência e Diretoria) e/ou Gestão de Pessoas. Os temas são variados, de acordo com a necessidade do momento, porém costuma ser um bom recurso de contato com os colaboradores, de maneira mais calorosa e descontraída.
Reuniões “surpresa” para anúncios: Acontecem esporadicamente, com assuntos diversos e comunicação espontânea. Utilizado pela Alta Gestão (Presidência e Diretoria) e/ou Gestão de Pessoas, de acordo com a necessidade.
Café com o Presidente: Um evento em formato de café da manhã, em que o Presidente compartilha as informações da sua gestão como, por exemplo, as metas corporativas, valorizando missão, visão e valores da Instituição.
Vídeo de prestação de contas da Gestão: Ocorre, geralmente, no inicio do ano, onde o Presidente reúne os colaboradores e apresenta a prestação de contas da gestão, informado os resultados financeiros e os principais itens de evolução da Gestão.
Feed Coffee: Uma iniciativa que está sendo testada há alguns meses, pela Área de Gestão de Pessoas para, futuramente, ser um novo formato de acompanhamento e feddback. Consiste em pequenas reuniões mensais, líder e liderado se encontram para tomar um café e trocar feedback, fazer alinhamentos e acompanhamentos.
Ressaltamos que estes canais de comunicação são usados igualmente como recursos para expor más notícias. Como exemplo, citamos: informações sobre desconto de contribuições do sindicato; anúncio sobre falecimento de familiares dos colaboradores;
anúncio de rescisões; anúncios sobre obras/reformas na copa ou banheiro, impossibilitando o uso; etc.
Estimulamos a comunicação transparente e próxima, tanto Instituição para colaborador, quanto colaborador para Instituição. São vários os canais disponíveis para que isso aconteça, também considerando as vias formais e as informais. Elencamos, principalmente, os recursos a seguir:
Canal Aberto FMP: Ferramenta Institucional, online, para que qualquer colaborador possa dar sugestões de melhorias, ideias inovadoras ou elogios à FMP. O recurso possibilita que as demandas reportadas sejam anônimas ou identificadas, para que se tenha um retorno direto. É possível acessá-la na Instituição, através dos totens, de casa ou em qualquer lugar que possua internet. Através do Canal Aberto recebemos solicitações diversas, que podem ser atendidas ou não. Todas são avaliadas pela Gestão de Pessoas, que encaminha para o Setor envolvido para providências, quando necessário.
Pesquisa de Satisfação: Após os eventos realizados para colaboradores, na FMP, disponibilizamos uma pesquisa de satisfação, para que os colaboradores possam opinar sobre a qualidade do evento e fazer sugestões de melhoria. Os resultados são encaminhados para a Alta Gestão e Lideranças das Áreas envolvidas.
Reuniões de Área e Setoriais: Estas reuniões funcionam como um momento de fala e escuta entre líder e equipe, um espaço aberto para dar voz aos colaboradores.
Além disto, nesta ocasião também são colhidas questões para o evento Café com Presidente.
Avaliação de Desempenho: Espaço aberto para ouvir e falar entre colaborador e liderança.
Café com o Presidente: evento de aproximação entre Presidência e colaboradores, para perguntas e respostas.
Pesquisa de Clima GPTW: Desde 2016, a FMP participa da pesquisa, e o conteúdo levantado através dela é muito rico. Os profissionais sentem-se seguros e à vontade para expor sua opinião, seja positiva ou negativa.
Gestão de Pessoas: Os colaboradores sentem-se à vontade para recorrer à Área para dar ideias, fazer solicitações e sugestões. Acreditamos que o contato próximo estimula o vínculo forte e um bom clima interno. Muito dos itens que foram expostos nesses encontros já foram atendidos, como: Plano de Saúde estendido aos familiares, Convênio Farmácia, FMP Fitness (reembolso de 80% do investimento em práticas de atividades físicas), Programa de Incentivo Educacional Ensino Fundamental e Médio, bem como melhoria dos eventos de confraternizações.
Líderes: Os Gestores, Supervisores e Coordenadores também tem a missão de ser um canal para ouvir os colaboradores. Acreditamos que o vínculo entre os profissionais com sua liderança é essencial para a comunicação transparente e para o bom clima interno, exercendo essa função de forma natural, humana e direta, propiciando que seja visto com esse papel.