Quem atua na área de armazenagem de uma organização deve estar apto a trabalhar com os seguintes aspectos técnicos (PAOLESCHI, 2009):
zconhecer o saldo existente dos materiais no almoxarifado;
zconhecer os documentos utilizados no almoxarifado;
FATORES
Armazenamento
Movimentação de materiais
Materiais
Pessoas
Serviços
PROBLEMAS
Quantidades excessivas de materiais armazenados.
Espaço vertical pouco aproveitado na área de armazenagem.
Congestionamento nas áreas de recebimento, estocagem e expedição.
Roubos e desvios de materiais.
Erros no registro das quantidades de materiais.
Demora na arrumação de materiais novos.
Movimentação de pesos excessivos feita por pessoas.
Operadores especializados efetuando outros serviços.
Manuseio frequente de material.
Confusão no tráfego do almoxarifado.
Grande porcentagem de sucatas e quebras durante o transporte e manuseio.
Materiais pesados percorrendo distâncias maiores que os leves e com transporte manual.
Dificuldade na identificação de materiais.
Grande rotatividade de pessoal (contratações e demissões).
Trabalhadores parados ou sem função.
Falta de conforto e segurança no ambiente de trabalho.
Máquinas paradas por falta de manutenção.
Atraso nas entregas de materiais.
Aumento nos custos de manutenção dos equipamentos.
Excesso de requisições urgentes.
Dificuldades decorrentes do arranjo físico do almoxarifado.
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zidentificar as embalagens mais adequadas a cada tipo de material;
zsaber utilizar a classificação ABC (Gráfico de Pareto);
zidentificar a localização dos materiais na área de armazenagem;
zsaber utilizar os equipamentos de medição do desempenho e das condições do material armazenado;
zsaber o peso dos materiais armazenados;
zdefinir o lote de cada item por tipo de embalagem;
zconhecer o arranjo físico e o fluxo percorrido pelos materiais na área de armazenagem;
zsaber dimensionar a área necessária à armazenagem dos materiais;
zorganizar o almoxarifado por quadra, rua, gaveta ou prateleira;
zverificar se o ambiente necessita de climatização ou outras condições ambientais especiais ao bom acondicionamento dos materiais;
zdefinir o tipo de equipamento que será utilizado para movi- mentar os materiais na área de armazenagem;
zidentificar os materiais em processo de separação;
zidentificar os materiais sem movimentação, a fim de evitar a obsolescência;
zacompanhar periodicamente as datas de validade dos materiais armazenados;
zemitir lista crítica de materiais;
zsolicitar reposição dos materiais necessários;
zfazer acompanhamento das requisições de materiais (follow-up); e
zelaborar indicadores de desempenho das atividades realizadas no almoxarifado.
Trata-se, como você pode verificar, de uma extensa gama de ativi- dades desenvolvidas pelos profissionais que trabalham nos almoxarifados.
Talvez venha daí a confusão gramatical que faz com que algumas pessoas chamem os ALMOXARIFES de “almoxerifes”.
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5 Vamos, então, detalhar um pouco mais as atividades B
relativas à gestão dos almoxarifados.
Necessidades da Capacidade de Estocagem
A primeira tarefa, quando lidamos com armazenagem de materiais, é a quantificação das necessidades de armazenagem passadas, atuais e futuras, que devem ser expressas em unidades de estocagem. Os dados históricos do comportamento do consumo de cada item costumam ser utilizados para definir uma tendência de comportamento da demanda.
Após a compilação dos históricos de consumo, é possível estabelecer uma política de estoque para os materiais, definindo, em primeiro lugar, quais serão guardados no almoxarifado e, a seguir, a quantidade máxima prevista para cada item.
Com tais informações, podemos definir a área necessária para ar- mazenagem dos materiais e, a partir disso, estabelecer o espaço total, que deve prever a possibilidade de expansão do almoxarifado. É importante destacar também que o preço do espaço ocupado por materiais parados tem crescido significativamente; e isso gera uma forte pressão pela dimi- nuição das áreas de armazenagem. Não é mais considerado absurdo um dimensionamento de almoxarifado que prevê a redução de espaço, ao invés de expansão.
Outro aspecto que podemos considerar no dimensionamento é a estocagem máxima necessária, também conhecida como estocagem de pico de consumo, pois determinados materiais são mais consumidos em algumas épocas do ano. Essa concentração de consumo, conhecida pelo termo sazonalidade, exige que o dimensionamento dos estoques deva ser feito através do consumo máximo.
E você sabe o que podemos fazer para evitar a ociosidade nas instalações de almoxarifado ou de produção? Nesse caso, as empresas costumam adotar políticas que privilegiam o giro do estoque.
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Almoxarifados
O funcionamento da armazenagem de materiais requer local pró- prio e o almoxarifado é esse local. Os almoxarifados representam o local apropriado para a guarda, proteção, identificação e proteção dos materiais.
Para Viana (2000, p. 272), o almoxarifado é
[...] o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa.
Mas quais os principais aspectos relacionados com a eficiência de um almoxarifado? Podemos considerar muitos motivos para termos um almoxarifado na organização. Vamos conhecê-los.
zA distância percorrida pelo material deve ser mínima.
zA frequência em que ocorre o deslocamento de materiais pode acarretar em congestionamentos e redução do fluxo.
zGrandes dimensões das cargas transportadas podem provocar paralisações inesperadas nas operações do almoxarifado, mas o aumento do tamanho médio das unidades armazenadas aumenta a eficiência do almoxarifado.
zA utilização da capacidade volumétrica, em especial com o empilhamento.
E quais as principais funções desempenhadas em um almoxarifado?
Vamos conferir!
zReceber os materiais adquiridos pela organização.
zGuardar os materiais, preservando a integridade e garantindo que estarão em condições de uso quando solicitados.
zEntregar os materiais, mediante rotinas que definam a siste- mática de requisições e as responsabilidades pela retirada de materiais no almoxarifado.
zManter atualizados e precisos os registros necessários, para fins de contabilização de inventários e informações de reposição de materiais.
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Você se lembra o que é almo- xarifado? Se
ainda tiver dúvida, releia o conteúdo e discuta com o seu tutor a respeito disso.
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5 Recebimento dos Materiais
Recebimento é a entrada física dos materiais na área de armazenagem e, de acordo com Paoleschi (2009), compreende quatro fases:
Primeira fase: entrada dos materiais – Consiste em receber os veículos de transporte, verificar a documentação do recebimento (nota fiscal e pedido são os mais comuns), encaminhar os veículos para a operação de descarregamento; e registrar a chegada dos materiais no sistema de acompanhamento dos saldos de estoque. Nesta fase pode ocorrer exame de avarias e liberação do veículo após a realização da descarga.
Segunda fase: conferência das quantidades – consiste em veri- ficar se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde àquela efetivamente recebida. A confrontação pode ser feita, dependendo do tipo do material, de maneira manual, calculada, por pesagem ou por instrumentos de medição.
Terceira fase: conferência qualitativa – consiste em verificar a adequação do material ao fim que se destina. É também conhecida como inspeção técnica, pois verifica se as especificações do material recebido atendem às necessidades da organização.
Quarta fase: regularização – ocorre através da documentação nos diferentes segmentos do sistema de recebimento de materiais. Os documentos que podem estar envolvidos nesta fase são: Nota Fiscal, conhecimento de carga, documento de contagem efetuada, parecer da inspeção ou do rela- tório técnico, especificações da compra, catálogos técnicos, desenhos ou manuais do material que se está recebendo. As consequências podem ser o lançamento no sistema de informações da empresa (entrada no estoque), baixa do pedido e devolução do material para o fornecedor.