A área de cobrança extrajudicial voltada para a recuperação de créditos decorrentes de relações contratuais de mensalidades escolares e de contratos em geral, é o primeiro passo em busca de resultados sem desgastar a imagem do credor e para isso necessita estar organizado e bem estruturado.
Desta maneira, o presente trabalho teve como objetivo geral propor a padronização dos procedimentos internos de cobrança do setor extrajudicial da empresa Sérgio Cláudio da Silva Advogados Associados. Para chegar ao objetivo geral, foram elaborados os objetivos específicos a seguir: descrever os procedimentos atuais dos processos do setor de cobrança extrajudicial da Sérgio Claudio da Silva Advogados Associados; apresentar a percepção dos funcionários e gestores em relação aos procedimentos praticados pelo setor de cobrança extrajudicial da Sergio Claudio da Silva Advogados Associados; Apresentar os pontos fortes e fracos dos procedimentos atuais do setor de cobrança extrajudicial da Sérgio Claudio da Silva Advogados Associados; Elaborar um manual de procedimentos dos processos do setor de cobrança extrajudicial da Sérgio Claudio da Silva Advogados Associados.
Observou-se a falta de padronização dos procedimentos internos de cobrança que estão sendo utilizados no momento. Apesar do comprometimento de toda a equipe foi percebida a falta de roteiros, de fluxogramas, formulários, etc. para o bom andamento deste setor.
A chegada da carteira de cobrança e sua distribuição aos cobradores é realizada de forma adequada, porém como no momento não há um funcionário para o devido cadastro desta carteira, o mesmo fica a cargo dos cobradores, há uma sobrecarga de trabalho, o que acaba gerando um atraso na realização do processo de negociação como também não há uma logística para este cadastro.
O programa de cobrança utilizado pela empresa denominado GPR já é utilizado há mais de dois anos e até o momento não foi feito um treinamento para conhecimento de todas as funções disponíveis no momento, acarretando ainda a confecção de alguns relatórios no estilo baixa manual.
Durante a pesquisa foi observado a necessidade da implantação de um manual de procedimentos internos para normatizar os processos existentes e formular novos processos. Foram observadas também todas as partes que compõem o setor e percebeu-se a necessidade de melhorias no layout e dos equipamentos do setor extrajudicial.
Nas informações coletadas, muito se falou do programa GPR que no momento supre de forma razoável as expectativas do processo de cobrança extrajudicial. Visando buscar melhor aproveitamento do mesmo sugeriu-se um treinamento ou uma solicitação de melhorias para atender mais amplamente as necessidades do setor.
Desta forma, o presente trabalho de conclusão de curso possibilitou uma visão mais ampla e detalhada do setor extrajudicial e de suas deficiências e a necessidade da implantação de um manual de procedimentos internos.
O Manual de procedimentos internos fornecerá aos gestores e funcionários uma melhor assimilação das rotinas a serem seguidas. A confecção de fluxogramas das atividades demonstrará de forma ilustrativa e condensada os procedimentos de cobrança. A montagem de diversos roteiros de ligações, de condução das negociações, a logística das cartas e emails trará mais agilidade e eficiência ao setor.
O Diretor, quando entrevistado, demonstrou boa vontade com a proposta de padronização, inclusive na troca de ideias foram levantados alguns problemas compatíveis com os procedimentos e o mesmo já colocou em prática algumas mudanças no layout do setor e já está providenciando a compra de alguns itens que irão apoiar a equipe na execução dos procedimentos.
É importante ressaltar que este estudo veio a agregar conhecimentos à acadêmica na área pessoal e profissional, pois trata-se de uma experiência em campo com dificuldades reais inerentes as pequenas e médias empresas que buscam expansão.
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APÊNDICES
APÊNDICE A
ENTREVISTA SEMIESTRUTURADA:
1) No seu ponto de vista, quais procedimentos atuais na empresa deveriam ser modificados?
2) Analisando a sistemática dos procedimentos de cobrança do setor extrajudicial do escritório, quais procedimentos deveriam ser implantados como prioridade?
3) Quais os procedimentos atuais deveriam ser substituídos na empresa?
Porque?
4) Neste projeto está sendo sugerido a implantação de um manual de procedimentos para o setor extrajudicial, visando um maior controle, clareza e definição dos procedimentos a serem utilizados pelo setor. Gostaria que o Sr cita-se quais os pontos fortes apresentados no setor extrajudicial para a recuperação da inadimplência?
5) Quais os pontos fracos apresentados no setor extrajudicial para a recuperação da inadimplência?
6) No atual contexto da empresa, o sr/sra, acha viável a elaboração de um manual de procedimentos?
7) No momento a empresa não possui nenhum fluxograma em seus procedimentos de cobrança. Qual sua opinião em possuir este instrumento para facilitar o fluxo de atividades no setor extra judicial.
8) Sabemos que antes de qualquer negociação ser firmada, devemos conduzir de forma adequada uma comunicação verbal ou escrita. Como você descreveria a atual gestão de negociação utilizada no momento. Gostaria de sugerir novas técnicas de negociação a ser aplicada na recuperação da inadimplência do setor extrajudicial?
ANEXOS