Controle

Na função de controle, os gestores precisam certificar-se de que a organização está se movendo em direção às metas. A referida função está intimamente relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento, a organização e a direção repercutem intensamente nas atividades de controle das ações de uma organização. Embora menos envolvente do que as demais funções, o controle representa uma contraparte de todas elas. Também nenhum plano está completo e acabado até que se tenha elaborado os meios para avaliar seus resultados e conseqüências.

Segundo Montana e Charnov (2003, p.19) controle “é a função relacionada ao modo como os gerentes avaliam o desempenho dentro da organização com relação aos planos e às metas dessa organização”. O controle é um conceito muito abrangente ele ajuda os administradores a monitorar a eficácia de seu planejamento, de sua organização e de sua direção, e que ajuda a tomar atitudes corretivas quando necessário. De acordo com Daft (2005, p.7) [...] controlar significa monitorar as atividades dos funcionários, determinando se a organização está ou não no caminho em direção as suas metas, e fazendo as correções quando necessárias. Em alguns casos, os gerentes tomam ações corretivas para mudar os padrões do desempenho; eles percebem que os padrões são muito altos ou muito baixos se os departamentos continuamente deixam de cumprir ou rotineiramente excedem os padrões. O controle envolve uma comparação com padrões

previamente estabelecidos para permitir a tomada de ação corretiva quando um desvio inaceitável ocorre. Essa ação corretiva pode envolver o exercício de autoridade e de direção, embora não necessariamente em todos os casos.

Não resta dúvida que o processo administrativo é essencial para todo e qualquer administrador que queira alcançar sustentabilidade para a organização.

2.3 Áreas da Administração

A organização também é contingente à incerteza ambiental, tendo em vista a economia, a sociedade, a política governamental, o mercado de trabalho e de produtos. O resultado é que a prática nas organizações se renova constantemente para atender às demandas ambientais, indicando a necessidade constante mudança organizacional. A preocupação central da administração diz respeito ao Desempenho Organizacional embora isso tenha diversas conotações tais como:

eficiência, eficácia, comprometimento das pessoas, produtividade, satisfação, qualidade e responsabilidade social.

Segundo Roesch (2007) a administração é dividida em áreas distintas, porém existe uma estreita relação entre si. As referidas áreas são: Administração Geral; Administração de Recursos Humanos; Administração de Marketing;

Administração de produção e sistemas e Administração Financeira.

A Administração Geral estabelece as normas de conduta, diretrizes e procedimentos de uma organização visando alcançar determinado objetivo.

As áreas de administração geral [...] incorporam a maioria dos desenvolvimentos da teoria organizacional. Há várias possibilidades para trabalhos e pesquisas, como estruturação de empresas, racionalização e simplificação do trabalho, distribuição de espaço físico e condições ambientais, manuais e formulários, todos dentro do que se convenciona chamar de Análise Administrativa ou Análise Organizacional. (ROESCH, 2007, p.31)

A Administração Recursos Humanos busca basicamente compatibilizar as necessidades de curto prazo das pessoas com os objetivos de longo prazo das organizações. Surgiu com uma função de bem-estar social nas organizações. Mais

tarde, tendo em vista o crescimento e o conseqüente aumento de complexidade das organizações, passou a desempenhar uma função de controle sobre a utilização da mão-de-obra. Por outro lado, a organização dos trabalhadores e o movimento sindical passaram a exercer pressão sobre as organizações no sentido de terem suas demandas atendidas e o Estado passou a tomar parte no sentido de criar as leis trabalhistas e uma legislação sindical. Isto fez com que os departamentos de pessoal passassem também a exercer uma função neutra no sentido de observar o que está proposto na legislação (ROESCH, 2007). Já para Milkovich (2000, p.19) entende-se por Administração de Recursos Humanos, “uma série de decisões integradas que formam as relações de trabalho; sua qualidade influencia diretamente a capacidade da organização e de seus empregados em atingir seus objetivos”.

A atual área de Recursos Humanos lida com estratégias, relações sindicais, relações de trabalho e técnicas afetas à função recursos humanos, tais como recrutamento, seleção, treinamento, planos de cargos e salários, avaliação de desempenho, incentivos e remuneração. Os temas mais diretamente derivados da Psicologia Social dizem respeito a expectativas e atitudes em relação ao trabalho, motivação, participação, liderança, comunicação, conflito, poder, influência, qualificação, produtividade. Temas mais atuais consideram o estudo do poder e cultura organizacional, novas formas de organização do trabalho, qualidade de vida no trabalho, práticas de envolvimento dos trabalhadores, comprometimento dos níveis gerenciais, ligação entre estratégia empresarial e de recursos humanos. Por ser uma área de extrema importância para o presente trabalho, temas relacionados a gestão de recursos humanos são apresentados no decorrer do trabalho da pesquisa.

A Administração de Marketing “é entendida como o processo de planejamento, execução e controle das estratégias e táticas de marketing, visando otimizar os resultados para clientes e outros stakeholders da empresa” cita Dias (2004, p. 10).

Ja para Bartles (1988 apud ROESCH,2007). a Administração de Marketing, constitui-se a partir do início do século XX, tendo em vista os problemas de distribuição de mercadorias. Com o crescimento industrial e o aparecimento das grandes organizações, a área de Marketing desenvolveu-se ainda mais, e seus

conceitos básicos cristalizaram-se. As décadas seguintes levaram à integração dos conceitos, seu desenvolvimento, reavaliação, reconceitualização e socialização.

A área de Marketing concentra-se em análises competitivas, de mercado ou do comportamento do consumidor, incluindo perfil e análise do consumidor, definição de segmentos de mercado, elaboração de plano de marketing, análise de cadastro. Ou, ainda, procedimentos de marketing utilizando decisões em relação a preço, produto, distribuição e comunicação e administração de vendas. A Administração de marketing “é o processo de planejamento e ex ecução da concepção preço, promoção e distribuição de idéias, bens e serviços para criar trocas que satisfaçam metas individuais e organizacionais” afirma Kotler (1998, p.32).

De acordo com Moreira (1998, p.1) Administração de Produção e Operações “diz respeito àquelas atividades orintadas para a produção de um bem físico ou à prestação de um serviço”. Já para Roesch (2007) a área de Administração de Produção e Sistemas, em sua versão quantitativa, trabalha com modelos de planejamento da produção, modelos de provisão e com aplicação de redes PER/CPM, bem como com sistema de informação gerencial e sistemas de apoio à decisão. Além dos temas como técnicas modernas de produção, incluindo MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais); Kamban; OPT (Tecnologia de Produção Otimizada), novas formas de organização da produtividade, como Just in Time, Controle Total de Qualidade; técnicas motivacionais ( interface com área de Recursos Humanos); cálculo e controle dos custos de produção; análise da produtividade e da qualidade, certificação pela ISO 9000.

A área Financeira é o local onde atuam os administradores financeiros que administram ativamente as finanças de todos os tipos de empresas, financeiras ou não financeiras, privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos. Em concordância a isso, Gitman (1997, p.4) afirma que os administradores desempenham uma variada de tarefas, tais como orçamentos, previsões financeiras, administração de caixa, administração do crédito, análise de investimentos e captação de fundos.

A área Financeira surgiu no início do século XX como um campo de estudo separado, porém ainda como parte da economia. A disciplina finanças está dividida em duas áreas: uma é Mercado de Capitais e a outra é conhecida por Finanças Corporativas, que trata de administração de ativos passivos e gerenciamento financeiro da

organização, sendo seus tópicos principais o planejamento e controle financeiro, a análise financeira, a análise de investimentos, a gestão de capital de giro, o custo e a estrutura de capital e a política de dividendos. (ROESCH, 2007, P.36)

As organizações necessitam de recursos financeiros para assegurar sua sobrevivência e garantir o crescimento. Qualquer organização independentemente da sua complexidade e importância deve estar interligada com a suas grandes área, avaliando a necessidade de mostrarem com clareza o papel de cada áreas.

O administrador deve utilizar diferentes recursos dentro da organização dividindo as áreas e administrando-as separadamente, direcionandos cada um a sua maneira, buscando distribuir melhor as formas de atingir os objetivos organizacionais.

2.3.1 Retrospectiva Histórica

Nesse item é apresentado as principais Teorias Ciência da Administração que dão suporte ao desenvolvimento do trabalho. Uma vez que se pode afirmar que a administração é a prática desde que existe primeiro agrupamento humano, a moderna teoria geral da administração, que se estuda hoje em dia, é formada por conceitos que surgiram e vêm se aprimorando há muito tempo, desde que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram de técnicas para resolvê-los. A Revolução Industrial ocorrido no final do século XIX e princípio do século XX criou o contexto perfeito para a aplicação das primeiras Teorias da Administração, sendo este respaldado nos avanços tecnológicos nos processos de produção alcançados até então, da construção e utilização das máquinas e da crescente legislação para defesa do trabalhador.

2.3.2 Teoria Científica

A Teoria Científica surgiu com a expansão das indústrias, nos Estados Unidos, no final de século XIX e em meio de uma rápida expansão econômica, necessitavam de um grande número de trabalhadores para alimentar seu crescimento industrial.

Para Maximiano (2000, p.56) “a pessoa que transformou o debate sobre a eficiência no conjunto de princípios e técnicas foi Frederick Winslow Taylor, líder de um grupo que promoveu o movimento da administração científica”. O sucesso um tanto limitado das organizações em alcançar melhorias na produtividade da mão-de- obra levou o engenheiro americano Taylor a sugerir que o problema estava mais na prática administrativas do que na mão-de-obra. Ele insistia que a gerência em si teria de mudar e, além disso, que o modo da mudança deveria ser determinado apenas pelo estudo científico. Essa teoria baseava-se na divisão de trabalho em tarefas elementares e praticamente indivisíveis e na especialização das pessoas na execução dessas tarefas, visando a obter ganhos de produtividade, que se iniciou com Taylor cita Lacombe (2003).

De acordo com Daft (2005) [...] administração científica ignorava o contexto social e as necessidades dos trabalhadores, ela levava o aumento nos conflitos e choques, alguma vezes violentos entre os administradores e os trabalhadores.

2.3.3 Teoria Clássica

As origens de Teoria Clássica de administração reparam as conseqüências geradas pela Revolução Industrial que podem ser sintetizadas segundo Silva (2005) em dois fatores que são: O crescimento acelerado e desorganizado das empresas, ocasionando gradativa complexidade na sua administração e exigindo uma abordagem científica mais apurada que substituísse o empirismo e a improvisação até então dominantes; e a necessidade de aumentar a eficiência e a competência

das organizações no intuito de se obter o melhor rendimento dos recursos e fazer em face de concorrência e à competição entre as empresas.

Na Teoria Clássica, embora Taylor e seus colegas tivessem se concentrado no trabalhador individual e na melhoria da eficiência produtiva por meio da análise do trabalho, outros teóricos da administração clássica estavam preocupados com a administração da organização como um todo. Uma das figuras mais marcante na administração das organizações foi o engenheiro Henri Fayol. Para Montana e Charnov (2003) o Fayol preocupava-se com a eficiência e à eficácia da organização como um todo; e procurou aplicar princípios científicos à administração das organizações. Sua contribuição foi de estrema importância no tocante ao desenvolvimento da teoria administrativa.

2.3.4 Teoria das Relações Humanas

A Teoria das Relações Humana também denominada Abordagem Humanística, surgiu nos Estados Unidos, como conseqüência imediata das conclusões obtidas na experiência de Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo e seus colaboradores cita Montana e Charnov (2003). Foi basicamente um movimento de reação e de oposição à teoria clássica da administração, então bastante divulgado em todo mundo.

A Teoria das Relações Humanas chamou atenção a parte humanística nas organizações e que comportamento e sentimentos eram estreitamente ligados, que as influências do grupo afetam consideravelmente o comportamento individual, e que os trabalhadores eram seres sociais movidos por necessidade de ser aceitos a um determinado grupo. Já para Montana e Charnov (2003) com a experiência de Hawthorne, Mayo e seus colegas chegaram conclusão de que independentemente dos aspectos físicos do trabalho, outro fatores tinham poder de melhorar a produção.

Esses fatores referiam-se às inter-relações entre os trabalhadores e a psicologia individual do trabalhador, que posteriormente foram denominadas de relações humanas após de várias investigações. O resultado dessa pesquisa chamou a atenção dos gerentes para os sentimentos dos trabalhadores, ou seja, os aspectos psicológicos com uma fonte de aumento da produtividade e do sucesso gerencial.

2.3.5 Teoria Burocrática

O precursor da abordagem burocrática foi Max Weber, um teórico alemão que introduziu a maioria dos conceitos em organizações burocráticas. Segundo Daft (2005) Weber acreditava que qualquer que seja uma organização baseada na autoridade racional seria mais eficiente e adaptável as mutações, porque a continuidade esta ligada a estrutura formal e a posições, e não a uma pessoa especifica que pode sair ou morrer. Ainda para o mesmo autor, a racionalidade nas organizações significa a seleção de funcionários e as promoções baseadas na competência, e não em pessoa conhecida. As empresas dependem de regras e registros escritos para terem continuidade.

Já para Caravantes (1998) a preocupação de Weber estava nos aspectos referentes à organização formal, isto é, os meios racionais utilizados para dirigir as atividades de muitos indivíduos ocupantes de cargos diferentes, visando a atingir um objetivo comum. Como Weber estava interessado com num modelo de organização formalizada, onde só se trabalhava a pessoa que demonstrasse preparo técnico adequado, onde as atividades organizacionais têm que ser registrados e principalmente uma organização que possuísse regras e orientação formal a serem seguidos.

Em concordância à isso, cita Maximiano (2000, p.62) que Weber descreveu as organizações burocráticas como máquina totalmente impessoais, que funcionam de acordo com as regras [...] racionais regras que dependem de lógica e não de interesses pessoais.

Muito embora a palavra burocracia tenha assumido conotação negativa nas empresas atuais e está associada à quantidade de regras com papeladas desnecessárias. Por outro lado, estes regras burocráticas proporcionaram resultados bons, conseqüentemente, permitiu que muitas organizações se tornassem extremamente eficientes.

2.3.6 Teoria Estruturalista

Da contradição entre duas as abordagens, Clássica e Escola das Relações Humanas, surgiu a Teoria Estruturalista. Os fatores que uma escola considerava crucial a outra simplesmente ignorava. Para Caravantes (1998, p.58) a Abordagem Estruturalista pode ser definida como “uma tentativa de englobar aspectos importantes da Abordagem Clássica com aspectos relevantes da Escola de Relações Humanas [...] produzida pelo professor Amitai Etzioni”.

O Estruturalismo implica reconhecer que os fenômenos organizacionais se interligam, interagem e interpenetram de tal forma que qualquer alteração ocorrida em uma parte da organização afeta todas as outras partes. Em concordância à isso, Andrade e Amboni (2007) cita que a oposição entre autores da escola clássica, a visão da empresa como um todo não em partes isoladas e a repercussão dos resultados dos discípulos estruturalista no entendimento das organizações como um todo integrado e complexo, surge então a Teoria Estruturalista.

A idéia do Estruturalismo é considerar organização em todos os seus aspectos como uma só estrutura, fornecendo uma visão integrada da mesma: analisar as influências de aspectos externos sobre a organização, o impacto de seus próprios aspectos internos, as múltiplas relações que se estabelecem entre eles, afirma (FERREIRA, 1997. P. 52).

Como todas outras teorias, o Estruturalismo marcou sua presença no campo da administração por implicar o estudo das organizações num sentido mais amplo e integral, levando em conta todos os fatos que influência, tanto internos como externos, e submetendo-os a uma análise comparativa e global.

2.3.7 Teoria Neoclássica

Todas as teorias administrativas assentaram-se na Teoria Clássica, seja como ponto de partida, seja como crítica para tentar uma posição diferente, mas a ela relacionada intimamente. Segundo Caravantes (1998, p. 115) “a Abordagem

Neoclássica é efetivamente um movimento ocorrido nos Estados Unidos, país este caracterizado por um grau elevado de pragmatismo”. O sucesso das organizações após-guerra esboçava uma realidade, diferente e exigia uma nova postura das organizações, a ser sustentado por uma teoria mais rica que abrangesse novas variáveis.

A Abordagem Neoclássica nada mais é do que redenção da Teoria Clássica devidamente atualizada e redimensionada aos problemas administrativos atuais e ao tamanho das organizacionais da época.

Em outros termos, a Teoria Neoclássica é exatamente a Teoria Clássica colocada no figurino das empresas de hoje, com base em um ecletismo que aproveita a contribuição de todas as demais teorias administrativas cita (CHIAVENATO, 1997, p. 323)

As pricipais características básicas da Teoria Neoclássica são as seguintes:

ênfase na prática da administração; reafirmação dos postulados clássicos; ênfase nos princípios gerais de administração; ênfase nos objetivos e nos resultados e ecletismo.

A Teoria Neoclássica representa uma enorme contribuição nas organizações de hoje. Pode-se citar como exemplo, a estrutura de organização do tipo linear, funcional e de linha-staff, as relações de linha e assessoria, o problema da autoridade de responsabilidade, a departamentalização e outros conceitos clássicos são realinhados dentro da nova abordagem neoclássica. Devido a esse ecletismo da Teoria Neoclássica foi considerado como uma Teoria Clássica atualizada com conceitos da administração moderna.

2.3.8 Teoria Sistêmica

A Teoria dos Sistemas surgiu de uma percepção dos cientistas, de que certos princípios e conclusões eram válidos e aplicáveis a diferentes ramos da ciência. A referida Teoria foi fundada pelo biólogo alemão Ludwig Von Bertalanff, que elaborou por volta da década de 1950, uma teoria interdisciplinar capaz de exceder aos problemas de cada ciência e proporcionar princípios e modelos gerais para todas as ciências envolvidas, de forma que as descobertas efetuadas em cada ciência pudessem ser utilizadas pelas demais afirma Andrade e Amboni (2007).

A Teoria Geral dos Sistemas ressalta o modo de ver a organização não de uma forma separada e exclusiva de cada área, porém a visão global sistêmica, envolvendo todas as relações possíveis de suas áreas. Existem dois tipos de sistemas que são: sistema aberto e sistema fechado. Sistema aberto é aquele que interage com o ambiente externo. Enquanto que o sistema fechado não interage com ambiente externo conforme é mostrado na Figura 2 a abaixo.

AMBIENTE

RETROALIMENTAÇÃO

Figura 2 - A organização como um sistema aberto.

Fonte: Adaptado Silva (2005, p.358)

No tocante o conceito de sistema é preciso por parte de um administrador adotar uma gestão como um todo coordenado, para alcançar o objetivo geral da organização. A idéia de enfoque sistêmico ajuda a entender e manejar a complexidade de muitas situações enfrentada pelas organizações. Por isso, o enfoque sistêmico é a ferramenta intelectual muito utilizada no estudo e na prática da administração de todos os tipos de organizações.

Estágio de produto

• Bens

• Serviços

A organização libera produtos

para o seu ambiente Estágio de insumo

• Matérias- primas

• Capital e recursos

• Recursos humanos A organização obtém insumos do

seu ambiente

Estágio de convenção

• Máquina

• Computadores

• Habilidades humanas

A organização transforma insumos e adiciona valores a ele.

A M B I E N T E

Vendas de produtos permitem que a organização obtenha novos fornecedores de

insumos A

M B I E N T E

2.3.9 Teoria Contingencial

As teorias apresentaram até o momento os princípios universais de administração, mas não refletiram a complexidade envolvida na administração de organizações e pessoas; uma vez que as organizações são diversificadas por tamanho, objetivos, tipo de pessoas empregadas, tarefas em execução. O que seria difícil encontrar um princípio único que se aplicassem a todas essas.

Assim a teoria contingencial surgiu por meio do desenvolvimento de várias pesquisas realizadas com o intuito de verificar que tipos de estruturas organizacionais eram mais compatíveis com a realidade das indústrias cita (ANDRADE E AMBONI, 2007, p.183)

O grande mérito da abordagem contingencial é fazer com que o alto escalão concentra atenção nos problemas internos da organização, no ambiente e nas tarefas, o que acabam por descobrir elementos-chaves para orientar o desempenho organizacional.

De acordo Montana e Charnov (2003, p.31) a abordagem contingencial enfatiza que não há solução universal única para os problemas da administração, mas que a solução correta dependerá das necessidades específicas da situação.

Essa teoria procura explicar as organizações em diferentes contextos, as variáveis que determinam o modelo de administração da organização, depende do ambiente e pode ser positivas ou negativas para organização.

2.4 Cultura Organizacional

A cultura de uma empresa é um recurso da administração e pode ser usada para alcançar os objetivos da mesma forma que a tecnologia, os insumos de produção, os equipamentos, os recursos financeiros e os recursos humanos. O estilo de administração é, em grande parte, consequência da cultura da organização.

Muitas organizações são diferentes das demais por causa das suas particularidades,

tais como atividades, recursos e também pelo seu ambiente interno: a cultura organizacional.

Segundo Silva (2005, p.421) a cultura organizacional “é o sistema de valores, crenças, normas e hábitos compartilhados, que rege a interação dos elementos de uma organização”. A cultura organizacional por refletir o ambiente interno e particular de cada organização, é um componente crítico que pode ser gerenciado. Para gerenciá-la, os administradores devem primeiro entendê-la e então determinar como esta pode sustentar a estratégia da organização. Uma maneira de compreender a cultura da organização é por meio da análise dos símbolos, rituais e ideologias, onde os símbolos são nomes, logomarcas e características físicas usadas para conduzir a imagem de uma organização; os rituais são ações costumeiras e repetidas dentro de uma organização; as ideologias são crenças, princípios morais e valores que provêem a base para a tomada de decisão organizacional.

Uma cultura pode ter um impacto positivo na eficácia organizacional quando ela apóia as metas organizacionais, é altamente compartilhada e profundamente internalizada pelos membros da organização. Por outro lado, uma cultura pode ter um impacto negativo numa organização, quando amplamente compartilhada e fortemente internalizada, mas influenciado os comportamentos em direções que não aquelas das metas organizacionais e nem muitos casos, até interferindo com as metas.

Cultura organizacional é um padrão de assuntos básicos compartilhados, que um grupo aprendeu como maneira de resolver seus problemas de adaptação externa e de integração interna e que funciona bem a ponto de ser considerado válido e desejável para ser transmitido aos novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir em relação aos problemas afirma Schein (1992 apud CHIAVENATO, 2005, p 37).

Em outras palavras, a cultura organizacional representa as normas informais e não escritas que orienta o comportamento dos membros de uma organização no dia-a-dia e que diricionam suas ações para o alcance dos objetivos organizacionais.

No fundo, é a cultura que define a missão e provoca o nascimento e o estabelecimento dos objetivos da organização. A cultura precisa ser alinhada juntamente com outros aspectos das decisões e ações da organização, como planejamento, organização, direção e controle para que se possa conhecer melhor a