2.2 O PROCESSO DE EXPORTAÇÃO
2.2.5 Etapas de um processo de exportação
Participar do comércio internacional seja por qualquer modalidade, exige sempre bom um planejamento. As empresas que participam via exportação ou as que pretendem participar por esta modalidade, devem seguir um roteiro básico definindo quais as diversas atividades do processo devem executar primeiro para que todas sejam executadas com exatidão e possam trazer resultados positivos para a exportadora. (MALUF, 2000; FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002, GARCIA, 2001).
2.2.5.1 Prospecção de mercado
Identificar os possíveis continentes e empresas importadoras no exterior. Esta identificação pode ser realizada com uma pesquisa de mercado como citado anteriormente.
2.2.5.2 Contato com o importador
Nesta etapa, acontecem os contatos com os possíveis importadores na tentativa de viabilizar o fechamento do negócio. Para isso poderão ser utilizados todos os meios de comunicação como telefone, cartas comerciais, fax e e-mails. (FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
De acordo com Castro (2000, p.47) Nesta etapa não se deve entrar em detalhes sobre perço, tipo de embalagem, prazo de entrega etc., itens que serão apresentados somente após a empresa estrangeira manifestar algum interesse pelo produto, mesmo que seja para simples informação .
Para Ferraz, Costa e Telles (2002, p.61) nos primeiros contatos:
É importante ter-se conhecimento dos costumes do país importador, sobretudo quanto a horários, religião, grau de formalidade exigido numa transação comercial, hábitos alimentares, regras de etiqueta, gestos de costumes, entre outros. Também é importante ter algum conhecimento do histórico das importações desse cliente.
Para Garcia (2001) quanto ao idioma, o ideal é que se utilize o praticado pelo país do importador ou, genericamente, o inglês. Desta forma é importante para o exportador elaborar um contato com uma pessoa que domine com precisão o idioma que se utilizará para a formalização do negócio de exportação.
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Primeiramente, no chamado contato preliminar, se apresenta a empresa com o objetivo primordial de despertar interesse no importador pelo produto para um futuro fechamento de negócio.
De acordo com Garcia (2001) a função básica do contato preliminar é dar conhecimento ao possível importador da existência da empresa exportadora assim como do produto que está sendo oferecido.
Como conseqüência disto, cabe ao exportador elaborar uma boa apresentação da sua empresa e do produto a ser exportado. Para a apresentação da empresa se deve esclarecer: a denominação completa da exportadora, sua localização, sua expressão nos mercados em que atua, suas experiências acumuladas com outras exportações, seus principais clientes e outros aspectos que possam transmitir ao comprador maior visão a respeito da empresa. (GARCIA, 2001; FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
A apresentação do produto deve conter uma riqueza de detalhes bem especificados para não deixar dúvidas e permitir uma perfeita interpretação por parte do comprador da utilidade do mesmo. Em conseqüência disto, o exportador ao descrever o produto ao importador tem de apresentar-lhe: a denominação popular e científica do mesmo, as normas técnicas internacionais que respeita, as matérias-primas utilizadas na sua elaboração, os aspectos peculiares quanto a embalagem, as normas de controle de qualidade inseridas no produto e várias outras características que possam induzir o interesse do comprador em adquirir o produto.(GARCIA, 2001).
Em seguida deste contato exploratório, espera-se o contato de cotação, onde o importador envia um pedido de cotação do produto ao exportador a fim de fechar o negócio.
Garcia (2001) explica que No momento em que o importador solicita ao exportador que este lhe remeta a cotação ou a Fatura Pro Forma, evidencia-se o fato de ter o contato preliminar ou exploratório produzido os resultados almejados .
A elaboração da cotação deve ser conduzida de acordo com: o preço praticado no mercado-alvo, os custos da empresa e também com o grau de interesse demonstrado pelo importador.(CASTRO,2000).
A cotação deve conter todos os detalhes da operação, pois é por meio dele que poderá vir a ocorrer o pedido de venda. Esta cotação é formalizada por um documento conhecido internacionalmente como Fatura Pro Forma.
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2.2.5.3 Formação de preço para a exportação
Depois de verificar as características do mercado externo e de saber qual produto vai ser exportado e qual importador que se negociará no mercado internacional, deve-se calcular o preço de exportação para seguir em frente com o processo e também para poder avaliar se o produto chegará no mercado alvo com preço competitivo.
È importante ressaltar que antes de qualquer definição de preço, a exportadora precisa ter conhecimento sobre quais benefícios ela pode obter com a realização de exportação. Para isto, saber quais acordos bilaterais que o Brasil matem com outros continentes e saber quais incentivos fiscais que o Brasil concede as exportações, permite que a empresa elabore seu preço com maior êxito para participar do comércio internacional. (CASTRO, 2000).
Os principais incentivos fiscais concedidos pela legislação brasileira aos exportadores são: para exportações diretas isenção de IPI (Art. 44, inciso I, Decreto 87.981/82) e não incidência de ICMS (Art. 32, inciso I, Lei Complementar 87/96); para as exportações indiretas mediante terceiros suspensão do IPI (Art. 36, inciso VIII, alínea a, Decreto 87.981/82) e suspensão de ICMS (Art. 32, inciso i, parágrafo único da Lei Complementar 87/96) e para exportações realizadas para trading companies isenção do IPI (Art. 44, inciso II. Decreto 87.981/82) e não incidência de ICMS (Art. 32, inciso I, Lei Complementar 87/96). (FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
O cálculo do preço de exportação exige aprofundado conhecimento dos custos envolvidos na fabricação do produto. Para tal, utiliza-se, mais comumente, o preço de venda praticado no mercado interno como base de cálculo para a formação do preço de exportação.
De acordo com Castro (2000, p. 241) O perfeito conhecimento da estrutura de custos internos da empresa reveste-se de importância fundamental para se estabelecer a estratégia de preços na exportação .
Utilizando-se como base para formação do preço de exportação o preço de venda praticado no mercado interno, apresenta-se a seguir na tabela 1, uma planilha de formação de preço para venda internacional.
Tabela 1 Planilha para cálculo do preço de exportação.
Itens Valores
Preço praticado no mercado interno -
(-) IPI -
Preço praticado no mercado interno sem IPI -
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(-) ICMS -
(-) PIS -
(-) Cofins -
(-) despesas específicas de mercado interno -
Subtotal 1 -
(-) lucro praticado no mercado interno -
(+) custos adicionais de produção para a produção -
Subtotal 2 -
(+) lucro praticado no mercado externo -
(+) despesas específicas de exportação -
Preço FOB sem comissão do agente de venda externa -
(+) comissão do agente de venda externa -
Preço FOB final -
(:) taxa do dólar comercial compra -
Preço FOB de lista -
Fonte: FERRAZ, Miriam Guimarães; COSTA, Luiz Brandão; TELLES, Solano. Exportar e importar: como fazer? Rio de Janeiro: Expressão e Cultura, 2002.
Para a utilização da tabela acima o exportador pode seguir os seguintes passos:
- tomar o preço interno do produto incluído todos aos impostos;
- deduzir o valor pago no mercado interno relativo ao IPI, ao ICMS, ao PIs e ao Cofins;
- fazer uma análise de todas as despesas agregadas ao preço do produto no mercado interno que não serão inclusas no mercado internacional e subtraí-las. Tais despesas compreendem gastos com: embalagens internas, comissões de vendedores internos, propagandas, distribuição do produto e outras;
- acrescentar os custos adicionais de produção agregados ao produto destinado à exportação como: embalagens especiais, remessas de amostras ao importador, certificações de conformidade, propagandas e muitas outras;
- adicionar despesas específicas da operação de exportação como: serviços de despachante aduaneiro, transporte e seguro, dependendo do INCOTERM ulitizado, vistos consulares de documentação, despesas portuárias/aeroportuárias, ovação de contêineres e outras;
- executando estas o exportador terá o preço FOB, receita mínima que a empresa deverá obter para cobrir custos, despesas e lucros;
- acrescentar o custo com o agente de venda, caso haja, e obter o preço FOB final em reais;
- converter o preço FOB para a moeda conversível da negociação, aplicando a taxa comercial de compra.
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2.2.5.4 Negociação
Neste período é onde se acorda principalmente, preço, modalidade de pagamento, prazo de pagamento, de entrega e INCOTERMS, que definirá as obrigações e os deveres do exportador e do importador na exportação.
Nas negociações de modalidades de pagamentos, as partes envolvidas (exportador e importador) devem optar por uma das quatro modalidades existentes no comércio internacional: pagamento antecipado, cobrança à vista ou a prazo ou carta de crédito.(GARCIA, 2000).
Na modalidade de pagamento antecipado, o importador efetua o pagamento integral ou parcial da transação ao exportador, antes do embarque da mercadoria ou da produção do material, dependendo do que for acordado.(CASTRO, 2000).
A cobrança segundo Garcia (2001), é exatamente o oposto do pagamento antecipado, nesta modalidade o exportador embarca a mercadoria, entrega os documentos ao banco de seu relacionamento, este, por sua vez, os envia para o banco do importador que entrega os para o importador possa realizar o pagamento e o desembaraço aduaneiro da mercadoria.
A cobrança pode ser à vista ou a prazo, dependendo do que for acordado entre as partes; se for à vista, a entrega dos documentos acontecerá no momento em que o importador enviar uma ordem de pagamento ao exportador; se for a prazo, o banco colhe do importador um aceite, do respectivo saque, concede os documentos a ele para que este possa providenciar o desembaraço aduaneiro e resgata o débito no vencimento da cambial.(FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
A modalidade carta de crédito nas palavras de Castro (2000, p. 61) constitui-se:
Num compromisso de pagamento, por escrito, assumido por um banco no país do importador (banco emissor) através de outro banco no país do exportador (banco avisador) e a favor de um exportador (beneficiário), mediante solicitação e conforme instruções de um importador (tomador).
Outro ponto a ser discutido entre exportador e importador nas transações de comércio internacional é a definição da condição de venda que será utilizada no processo de exportação.
Para isso, a Câmara de Comércio Internacional (CCI) publicou em 1936 regras internacionais para a interpretação dos termos comerciais, que é conhecido mundialmente como INCOTERMS (International Commercial Terms).(MALUF, 2000).
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Tais termos definem até onde vai a responsabilidade do vendedor e onde começa a do comprador na entrega da mercadoria comercializada até o destino final. De acordo com Ferraz, Costa e Telles (2002. p.31) é a determinação de quem é a responsabilidade para a contratação de serviços, por perdas e danos causados até a chegada da mercadoria a um destino pré determinado.
Ratti (2001, p.383) afirma que A principal função destas fórmulas é precisar em que momento o exportador cumpriu suas obrigações, de modo que se possa dizer que, do ponto de vista legal, as mercadorias foram entregues ao importador e que o exportador tem direito a receber o pagamento estipulado .
Os INCOTERMS sofreram várias alterações desde sua existência, haja vista as evoluções do comércio internacional. Sua última revisão foi à publicação do INCOTERMS 2000, que é composta por treze siglas denominadas Condições de Venda, divididas em quatro grupos com um grau crescente de responsabilidade do vendedor distribuídas na seguinte ordem: E (de EX), F (de Free), C de (Cost ou Carriage) e D (de Delivery). (CASTRO, 2000;
FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
2.2.5.5 Fatura Pro Forma
É emitir e enviar ao importador a formalização do fechamento do negócio em um documento contendo especificações do que ficou acordado entre vendedor e comprador. Nas palavras de Maluf (2000) É o primeiro documento representativo do negócio realizado após o Contrato de Compra e Venda. O exportador emite a Fatura Pro Forma onde constará todos os detalhes da operação concluída .
A Fatura Comercial é muito utilizada no comércio internacional, porém não há nenhum modelo específico para a mesma. Todavia as informações básicas que esta necessita apresentar são: identificação do exportador e importador, descrição do produto, modalidade de venda definida (INCOTERMS), condições de pagamento, embalagem de apresentação e de transporte, transporte e seguro internacional, preço do produto na moeda de transação, pesos - líquido e bruto, cubagem, descrição do tipo de agente ou representante juntamente com seu contato e tipo de comissão validade da cotação e outros.(FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
A emissão da Fatura Pro Forma ao importador, permite que o mesmo dê início a algumas de suas atividades do processo de exportação. Sob posse da fatura, o comprador pode
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providenciar os trâmites de Licenciamento de Importação em seu país e se apresentar ao banco para concretizar o câmbio de sua importação.
2.2.5.6 Preparação da mercadoria para embarque
Nesta etapa se constitui em coordenar a produção da mercadoria para que a mesma seja produzida dentro do prazo e das condições fechadas entre exportador e importador.(MALUF, 2000).
O não cumprimento de qualquer ponto que ficou acordado provocará grandes problemas para a imagem da empresa que pretende trabalhar com exportação porque a organização perderá credibilidade no mercado internacional e desperdiçará todo o seu esforço feito até esta etapa.(FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
È importante ressaltar que se durante todo o processo de negociação, o exportador enviou algum tipo de amostra ao importador, a produção e a preparação da mercadoria deve estar de acordo com as provas aceitas pelo importador, pois, agindo desta maneira o exportador conquistará do comprador confiança e credibilidade.
2.2.5.7 Registro e credenciamento
Toda empresa nacional que pretender operar com o comércio internacional necessita se cadastrar no REI (Registro de Exportadores e Importadores) junto ao DECEX Departamento de Operações de Comércio Exterior da SECEX Secretaria de Comércio Exterior, através do SISCOMEX Sistema Integrado de Comércio Exterior.(CASTRO, 2000).
Segundo Maluf (2000, p. 159), conforme o Art.1º da Portaria SCE nº 2/92, de 22/12/92, a inscrição no Registro de Exportadores e Importadores REI, é a condição básica para a realização de operações de exportação .
De acordo com a Portaria SECEX nº 12 de 15/12/99, a inscrição de exportadores e importadores que realizam suas primeiras exportações e importações é feita automaticamente, sem a necessidade de apresentação de documentos junto a SECEX, a menos que solicitado pelo DECEX.(CASTRO, 2000).
Para a realização do Registro, além de todas as especificações do produto a ser exportado, os principais dados que o exportador precisa apresentar ao DECEX são: nome e endereço do importador, condição de venda, nomenclatura da mercadoria, valor unitário e
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total, número de volumes e peso total, condição de pagamento, comissão e destino da mercadoria.(FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
Após a apresentação de todos os dados, o exportador recebe uma numeração atribuída pelo sistema que representa a emissão do Registro de Exportação e Importação REI com um prazo de validade de sessenta dias. (GARCIA, 2001).
Em seguida de seu registro, Castro (2000) afirma que os exportadores e importadores deverão credenciar junto à Receita Federal seus representantes autorizados a emitir documentos de exportação e importação, mediante a apresentação do Termo de
Responsabilidade, os quais receberão uma senha de uso individual e intransferível.
2.2.5.8 Transporte e seguro internacional
A contratação do transporte internacional ficará sob responsabilidade do exportador ou importador, dependendo do INCOTERMS acordado. A utilização das modalidades (marítimo, aéreo, ferroviário, rodoviário e multimodal) fica condicionada pela condição geográfica dos países, urgência da mercadoria, relação custo benefício e pelas características do produto a ser transportado.(MALUF, 2000).
O exportador deve enviar ao transportador, independente se a responsabilidade não for sua, os dados referentes aos volumes a serem embarcados, para que o mesmo reserve espaço no modal selecionado.
A contratação do seguro internacional, assim como no transporte internacional, funcionará de acordo com o INCOTERM adotado. Segundo Maluf (2000, p. 125) À parte que é responsável pela contratação do seguro internacional de transporte de mercadoria é que deverá fazê-lo, a partir do ponto e na forma designada .
Exatamente como no transporte internacional, se a responsabilidade de contratação de seguro internacional não for do exportador, o mesmo tem de informar ao importador uma série de informações que servirão de base para que este possa providenciar a respectiva cobertura de seguro antes que se inicie algum tipo de risco, tais informações compreendem:
data prevista de embarque, empresa que se encarregará do transporte internacional, veículo que transportará a mercadoria e data prevista do início da viagem.(GARCIA, 2001).
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2.2.5.9 Despacho aduaneiro
O despacho aduaneiro de exportação é entendido como o procedimento fiscal onde se processa o desembaraço de mercadoria destinada ao exterior, é processado através do SISCOMEX e ocorre somente depois do Registro de exportação.(MALUF, 2000).
As etapas de um despacho aduaneiro são, Registro de Declaração para o Despacho de Exportação (DDE), Confirmação de presença de carga, Entrega de documentos a SRF, Canais de Parametrização, Registro dos dados de Embarque, Averbação do Embarque e Comprovante de Exportação.
2.2.5.10 Emissão de documentos
A quantidade de documento envolvidos em um processo de exportação, geralmente, é a maior preocupação dos exportadores iniciantes e, certas vezes, até dos que já estão no mercado internacional.
Em conseqüência disto, o exportador precisa ter consciência de suas funções e procurar organizar a documentação do todo o processo de forma sistemática visando o cumprimento de todas as atividades que cada documento exige.(GARCIA, 2001).
Cada etapa de um processo de exportação exige uma série de documentos que são necessárias para a constituição de uma próxima etapa.Assim, documentos exigidos para a movimentação interna da mercadoria são essenciais para a elaboração dos exigidos no embarque da mercadoria e estes, por sua vez, são fundamentais para a elaboração dos que são entregues ao importador após o embarque.
Os principais documentos exigidos para trânsito interno da mercadoria são o Registro de Exportação e a Nota Fiscal. O registro de exportação, como já citado anteriormente, é um registro elaborado pelo exportador através do SISCOMEX, necessário para a elaboração da Nota Fiscal e exigido pela legislação brasileira para toda pessoa jurídica que realizar uma exportação, já a Nota Fiscal é o primeiro documento necessário à movimentação da mercadoria até o local de embarque da mesma. (GARCIA, 2001).
Os documentos exigidos para o embarque da mercadoria são: a Nota Fiscal e o Registro de Exportador, vindos da etapa anterior; os Certificados exigidos por imposição do tipo de produto ou do importador; o Conhecimento de Embarque, emitido pelo transportador internacional no momento de embarque da mercadoria e que representa o comprovante de saída para o exterior; a Fatura Comercial, que descreve o que efetivamente foi embarcado e
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representa o contrato de compra e venda entre exportador e importador e o Packing List que lista as características dos diferentes volumes que compuseram o embarque. (FERRAZ, COSTA, TELLES, 2002).
Os últimos documentos que o exportador necessita organizar e transmití-los a uma etapa seguinte são os que precisão ser entregues ao importador após o embarque. Tais documentos são: Fatura Comercial; Conhecimento de Embarque; Saque ou Draft; certificado ou apólice de seguro quando exigido; visto consular e certificado de origem e outros certificados especiais quando exigidos pelo importador ou pelo tipo de produto exportado.(GARCIA, 2001).
2.2.5.11 Câmbio
O câmbio segundo Ratti (2001) é a troca de moedas de diferentes países, que se originou devido à variedade de moedas existente no comércio internacional. Segundo Maluf (2000, p. 170):
O câmbio é uma operação financeira onde há troca de moeda estrangeira por moeda nacional. Esta troca implica em aquisição de moeda estrangeira e/ou em venda de moeda estrangeira. Será concretizado através de um Contrato que tem de um lado o exportador/vendedor de moeda estrangeira e de outro o banco/comprador de moeda estrangeira, credenciado a desenvolver essas operações.
Esta operação é composta por: contratação ou fechamento, que se constitui na assinatura de um contrato junto a um banco autorizado a operar com câmbio pelo Banco do Brasil; negociação que representa o tempo que o exportador ou o importador tem para fechar o câmbio até 360 dias antes do embarque e até 180 dias depois do embarque e liquidação que se dá quando do recebimento das divisas do exterior.(GARCIA, 2001).
2.2.5.12 Chegada da mercadoria no destino
Nesta etapa o exportador tem de acompanhar a chegada da mercadoria ao importador e procurar saber se seu produto atendeu as necessidades do mesmo. Com esta atitude o exportador pode demonstrar que busca qualidade na prestação de seus serviços e também que está cativando uma futura negociação.
De acordo com Ferraz, Costa e Telles (2002, p. 79):
Essa consciência deverá ser gerada na própria mercadoria, e não basta que o controle de qualidade comprove simplesmente que os produtos preencham as especificações, mas deve também constar se os produtos satisfazem em serviço e se são efetivamente considerados ideais para sua utilização pelo consumidor.
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2.2.5.13 Recebimento de divisas
Esta última etapa significa que o exportador realizou todas as suas obrigações e tem por direito legal, baseado no contrato de câmbio e no contrato de compra e venda, receber do importador o pagamento da mercadoria que foi exportada.
De acordo com Maluf (2000, p. 29) o importador efetuará o pagamento da operação através de seu banco no exterior que remeterá as divisas ao banco no Brasil o qual avisará ao exportador e este receberá o valor correspondente às divisas .
Após a demonstração das etapas de um processo de exportação o qual é finalizado pelo recebimento de divisas do exportador, apresenta-se a seguir a participação de um agente de exportação dentro desta sistemática.
Esta demonstração tem como função principal descrever suas ações, apresentar os fundamentos teóricos existentes sobre o agente e ainda compará-los com a prática através da elaboração de um estudo de caso de uma exportação feita por uma empresa agenciadora, que no caso a Latina exports, a uma empresa do setor moveleiro.