Qualquer evento precisa ser planejado e organizado com antecedência, podendo atender a diversos objetivos pela sua complexidade e grau de detalhamento. O Planejamento, de acordo com Meirelles (1999, p.71) “[...] é o fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer evento, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do próprio evento.” E Allen et al. (2008) defendem que este estabelece em qual ponto se encontra e para qual direção seria mais adequada seguir, por meio das táticas e estratégias.
Mesmo os eventos, tendo versatilidade e diversidade em seu formato, é de suma importância que cumpram todas as etapas de sua execução, que conforme Matias (2010) são definidas como concepção, pré, trans e pós-evento. E descreve que a incorporação da ideia, chamada de concepção, seria todo levantamento de informações para iniciar o planejamento e organização do evento, que neste momento passa a ser o pré-evento. O transevento é o transcorrer das atividades planejadas na fase do pré-evento, sendo acompanhadas por check-list dividido por área. E o pós-evento é todo o processo de encerramento sendo necessários alguns instrumentos de controle para fechamento e avaliação dos resultados do mesmo.
Fortes e Silva (2011, p. 41), informam que há divergências entre os autores brasileiros sobre os passos para a organização de um evento, porém
“fundamentalmente estes passos podem ser reunidos em quatro grupos:
planejamento, organização, execução e avaliação.”
Figura 1 - Fases do evento
Fonte: Adaptado de Matias (2010) e Fortes e Silva (2011).
A Figura 1 apresenta todo o processo baseado na visão de dois autores, na qual o passo inicial é a fase da concepção. Essa dará todo o levantamento de informações como: definição da natureza do evento, o estudo da viabilidade financeira, verificar a possibilidade de prosseguir para realização, tendo todo o apoio necessário e principalmente as estratégias que serão usadas para captação de recursos.
Na próxima fase, ou seja, o pré-evento é importante que estas informações estejam descritas no que chamamos projeto de evento, que estabelece o planejamento e organização criando um esquema orientador. Este documento deverá ter o agrupamento lógico de tarefas, seguindo os procedimentos adequados como:
• Estrutura organizacional: estabelecer os recursos humanos necessários, bem como suas funções para o desenvolvimento do evento.
• Programação preliminar: descrição do tema central do evento, data, local, horário, e atividades que serão realizadas no evento.
• Necessidades operacionais: determinar os equipamentos, móveis, rouparias e utensílios, necessários para a operacionalização do evento, com as respectivas descrições, quantidades, custo unitário e total, podendo pesquisar com fornecedores, utilizando recursos como Internet, telefone, fax e outros que tenham a disposição. É importante a comprovação destes orçamentos.
• Legislação: colocar as questões legais para realização do evento com os respectivos órgãos responsáveis sendo necessário verificar se o evento precisa pagar taxas, estabelecer o contrato de locação de espaço, dos prestadores de serviços, elaborações de regulamentos próprios, fiscalização de órgãos governamentais quando necessário.
• Plano de divulgação: estabelecer como e quais os meios pelos quais o evento será divulgado bem como quais materiais serão distribuídos aos participantes e convidados.
• Previsão orçamentária: todos os orçamentos serão resumidos neste item por meio de planilhas para ter uma previsão de gastos e receitas do evento. Este item é de suma importância principalmente para traçar as estratégias e valores que serão tratados na captação de recursos.
• Cronograma: previsão de tempo que será gasto na realização do trabalho de acordo com as atividades a serem cumpridas estabelecendo os prazos para a realização do evento (pré, trans e pós-evento), bem como os responsáveis por cada tarefa.
• Check list: este item é o detalhamento de cada tarefa do cronograma que pode ser dividido por áreas do evento como secretaria, decoração, programação cultural, programação científica, financeiro, etc.
• Análise da viabilidade: neste item deve ser feita a análise da viabilidade econômica e financeira, bem como comentar a técnica e a legal para a realização do evento. Na viabilidade financeira deverão ser apresentados alguns indicadores econômicos que comprovem ou não a possibilidade de realização o evento.
Na fase do transevento, ou seja, na execução são implantadas as ações planejadas, tendo a necessidade de estabelecer estratégias de monitoramento e avaliação visto que são possíveis alterações. Este acompanhamento auxilia na tomada de decisão, na transmissão de ordens, na chefia de subordinados e na coordenação de atividades individuais. No pós-evento serão realizadas as atividades de fechamento e finalização, que são descritos em um relatório final, incluído no roteiro o feedback das atividades implantadas. Nesta fase verifica-se também se os objetivos do evento foram atingidos.
Dependendo do tipo de evento, de acordo com Matias (2010) as atividades de cada fase sofrem alterações tendo maior ou menor grau de detalhamento. Estas fases seguidas corretamente de acordo com Nakane (2010, p. 47) demandam “[...] um criterioso planejamento, com profissionais qualificados, que tenham visão estratégica e que não sejam apenas tarefeiros.” E ainda segundo Watt (2004 apud NAKANE, 2010, p. 53),
Para uma adequada gestão de eventos é essencial um controle total, desde a fase inicial até o pós-evento, que funciona como uma espécie de gerenciador que verifica se o que deve acontecer está acontecendo ou irá acontecer ou aconteceu. Quanto maior o número de colaboradores que estejam envolvidos ou informados sobre os critérios de gestão de eventos, maior será a probabilidade de que o evento se desenvolva de forma plena, com maior fluidez sistemática.
A gestão de um evento, que tem o desenvolvimento do processo utilizando todos os passos descritos neste item poderá atingir o objetivo pré-determinado e com ele, os benefícios e o retorno positivo na realização do mesmo.