Implantação do programa cinco sensos

Depois de reunidos todos os recursos necessários para a implantação do programa cinco sensos, deu-se início a aplicação do programa na empresa.

3.2.3.1 Comprometimento do proprietário

A primeira etapa de aplicação do programa foi a reunião com o proprietário da organização. Esta reunião foi feita com três objetivos principais: passar o conhecimento sobre o programa cinco sensos; solicitar ao proprietário uma mensagem sobre o programa para os funcionários; e definir as datas de elaboração de cada etapa.

No primeiro momento foi feita uma explicação sobre o programa cinco sensos para o proprietário. A alta administração, na pessoa do proprietário, é responsável por dar todo o apoio na implantação do programa. Portanto, deve conhecer profundamente sobre o trabalho realizado.

Nesta reunião também foi solicitado ao proprietário que, durante a aplicação da etapa de sensibilização, fizesse uma comunicação oficial para os funcionários sobre a elaboração do trabalho na organização, para que os funcionários sentissem a importância da implantação do programa.

No último momento da reunião foi mostrado ao proprietário o roteiro para implantação do programa na empresa, e o acadêmico juntamente com o proprietário definiu as datas para a aplicação de cada etapa.

3.2.3.2 Etapa zero – sensibilização

Esta etapa foi efetuada em um único dia com a presença de todos os funcionários e do proprietário. Para obter um melhor resultado, foram seguidos alguns passos, considerados importantes para a sensibilização dos funcionários.

No primeiro momento da reunião o proprietário comunicou aos funcionários sobre a aplicação do programa cinco sensos na empresa, e ressaltou o apoio que ele dá a aplicação do mesmo. Mostrou com alguns exemplos as significativas mudanças que podem ocorrer se todos contribuírem, e ressaltou que a mudança ocorrerá na vida pessoal de cada um, e não só na vida profissional.

Foi entregue aos funcionários o manual para os colaboradores, contendo um breve histórico sobre o programa cinco sensos, e também, como praticar cada senso

e seus benefícios. Após a entrega do manual, o acadêmico fez uma apresentação sobre os cinco sensos, baseada no manual dos colaboradores.

Após a apresentação do programa cinco sensos aos funcionários, foi passado um vídeo elaborado pelo SEBRAE, onde é mostrado a aplicação do programa cinco sensos. O vídeo foi importante para a etapa de sensibilização, pois, possibilitou mostrar aos funcionários como ocorre o processo de implantação.

No último momento da reunião foram tiradas algumas dúvidas dos funcionários sobre o programa e também da sua aplicação na empresa.

3.2.3.3 Diagnóstico da situação dos setores

O diagnóstico foi aplicado em todos os setores em um único dia, sempre com a presença do responsável pelo setor para que acompanhasse a pontuação.

No setor de oficina foram feitos registros com fotos, para que fossem feitas comparações da situação do setor antes e depois da aplicação dos sensos. Dos demais setores não foi possível, devido a restrições da empresa.

A seguir, na Tabela 01, tem-se o percentual que cada setor alcançou no diagnóstico dos sensos de utilização, ordenação e limpeza, e o padrão inicial que cada setor atingiu. Os sensos asseio e autodisciplina não foram avaliados neste 1º diagnóstico. Estes sensos dependem da prática dos três sensos iniciais.

Tabela 01 – Padrão atingido no 1º diagnóstico

Setor Utilização Ordenação Limpeza Padrão Inicial

Oficina 27% 45% 38% 36%

Estoque 65% 55% 57% 59%

Vendas 50% 55% 64% 56%

Administrativo 53% 53% 70% 59%

Fonte: Elaborado pelo acadêmico

Como se pode observar na Tabela 01, o setor que possui o padrão mais crítico é o setor de oficina. Os principais pontos que contribuíram para esta pontuação foram a quantidade de peças e ferramentas sem utilização e fora de ordem, e a limpeza da bancada de serviços.

Os setores de estoque e administrativo obtiveram a melhor pontuação entre todos os setores, porém, é possível destacar alguns pontos que podem ser melhorados. No estoque, algumas peças, consideradas de pequeno porte, não têm mais comercialização. Não serão mais utilizadas para vendas. Também há algumas peças e quadros de bicicletas fora de ordem. A limpeza das prateleiras, peças e do piso também pode ser melhorada, pois há acúmulo de pó nestes itens. No setor administrativo há grande quantidade de documentos, que segundo o gerente geral, não serão mais usados e não há a necessidade de estarem guardados.

O setor de vendas possui o pior aproveitamento no senso de utilização. Foi percebida a presença de peças que não são mais comercializadas, podendo ser transferidas para outro setor ou descartadas.

3.2.3.4 Implantação do senso utilização

A aplicação do senso de utilização requer certa organização das pessoas envolvidas, pois, este é o momento em que é feita a separação dos itens úteis dos inúteis em cada setor. A empresa estava em atividade, portanto a ordem deveria ser mantida para que não fosse gerada má impressão aos clientes.

A aplicação do senso iniciou no setor administrativo. O primeiro passo foi fazer a separação dos documentos necessários dos desnecessários. Alguns documentos foram arquivados. Materiais de escritório, como, caneta, bloco de pedido e régua foram transferidos de setor, após terem sido registrados no formulário de inventário.

O segundo setor a ser aplicado o senso de utilização foi o setor de estoque.

Primeiramente foi feita a seleção das peças que não seriam mais utilizadas naquele setor. Em seguida, estas foram descritas no formulário de balanço de materiais separados, sendo estabelecido um destino para cada uma delas. A aplicação desta etapa no setor de estoque demandou um pouco mais de tempo, conforme se pode observar no cronograma, apêndice A. Este atraso ocorreu devido a grande quantidade de itens a serem analisados.

No setor de vendas a aplicação do senso de utilização iniciou com a identificação e separação de materiais necessários e desnecessários. A aplicação

do senso utilização neste setor foi dividida em dois momentos, devido a área de vendas possuir uma parte que pode ser considerada como administrativa, onde são encontrados materiais de escritório e documentos, e outra de estoque, onde são armazenados produtos para venda e demonstração.

O último setor a ser realizada a etapa de utilização foi o de oficina. Houve um atraso considerável para dar início à aplicação do programa, pois, havia uma grande quantidade de ferramentas e peças usadas para fazer a separação, que podem ser observados no Quadro 04.

Foto 1 Foto 2

Foto 3

Quadro 04 – Situação inicial de utilização do setor de oficina Fonte: elaborado pelo acadêmico.

Para fazer a separação no local demonstrado no Quadro 04, foi necessário um tempo maior, pois além de ser grande a quantidade a ser analisada, este se encontrava mais desorganizado. Portanto, esta etapa foi efetuada fora do horário de expediente, onde os mecânicos pudessem dar total atenção a separação dos itens.

Foram necessários dois dias para que todo o setor fosse analisado, separados os itens desnecessários e registrados no formulário de inventário.

O formulário de inventário foi utilizado em todos os setores. A seguir, na Tabela 02, têm-se os principais itens separados de cada setor.

Tabela 02 – Destino dos materiais separados em cada setor.

Destino dos materiais

Origem Destino

Setor Descrição do material Un. Transferido

para setor: Recuperação Venda Armazenado

Estoque Quadro de bicicletas 01 X

Estoque Calota de aro 32 X

Estoque Calotas de eixo 315 X

Estoque Garfos de bicicleta 09 X

Estoque Peças diversas 75 X

Estoque Para lama para bicicleta 12 X

Estoque Curva de guidão 17 X

Vendas Adesivos para bicicletas 31 X

Vendas Blocos de pedidos 02 X

Vendas Canetas 02 Adm.

Vendas Peças diversas 89 X

Adm. Canetas 01 X

Adm. Blocos de pedido 04 Vendas

Adm. Caixas com documentos 03 X

Oficina Ferramentas 16 X

Oficina Ferramentas 07 X

Oficina Peças diversas (ferro) 136 X

Oficina Peças diversas 26 X

Oficina Potes para peças 17 X

Fonte: Elaborado pelo acadêmico

Pode-se verificar na Tabela 02 que os materiais classificados como não úteis para o setor de origem tiveram um destino definido. Alguns materiais como caneta e bloco de pedido, que ainda estavam em condições de uso, foram transferidos para outros setores. No estoque existiam peças novas com pequenos arranhões, e estas foram separadas para serem recuperadas. Os materiais que não tinham nenhuma utilidade foram vendidos para reciclagem. A maioria destas eram materiais ferrosos.

No setor administrativo foram encontrados muitos documentos, alguns já encaixotados, outros em cima das mesas e dentro das gavetas. O destino destes foi a armazenagem, pois são documentos importantes e devem ser arquivados por questões fiscais. Ferramentas e algumas peças de pouco uso também tiveram como destino a armazenagem.

Este registro serviu para melhor organização no momento de descarte, pois, a medida que os materiais eram encontrados já ia-se estabelecendo o seu destino, diminuindo os impactos durante a aplicação deste senso.

3.2.3.5 Implantação do senso ordenação

Logo após o término da aplicação do senso de utilização no setor, foi dado início a aplicação do senso de ordenação.

No setor administrativo, pequenas ações foram tomadas, que possibilitaram um ambiente de trabalho mais agradável. O primeiro passo foi designar um local para armazenamento das caixas com documentos, e identificação das mesmas com etiquetas. Em seguida foram organizadas as partes internas das gavetas e do balcão, e também as superfícies horizontais, tais como mesa e balcão.

No setor de estoques o senso de ordenação foi aplicado em todas as prateleiras, sendo feita algumas modificações de local de armazenamento de peças.

De modo a facilitar a localização das mesmas. O próximo passo a ser dado neste setor é a identificação de cada prateleira com o código e descrição do produto. Esta etapa não foi iniciada devido ao curto espaço de tempo para a aplicação do programa. Porém, a idéia foi dada a empresa, e a ação poderá ser orientada pelo novo líder do programa cinco sensos.

No setor de vendas foram organizadas as gavetas e as prateleiras com peças. Procurou-se ordenar as peças nas prateleiras de forma a estarem com maior disponibilidade as peças que possuem um maior giro de estoque. Os produtos em amostra também foram reorganizados, separando-os por tipo de produto. No balcão de vendas foi possível realizar melhorias, principalmente na organização dos produtos.

Na oficina, a etapa de ordenação começou com a organização das ferramentas no painel de ferramentas, pois apesar de este já existir, não estava sendo utilizado como deveria, ou seja, muitas ferramentas encontravam-se por cima da bancada de serviços. A seguir, no Quadro 05, se pode perceber que há bastante espaço disponível no painel de ferramentas, e também, que há um improviso para suportar a quantidade de ferramentas que a empresa possui.

Foto 1 Foto 2

Quadro 05 – Situação inicial de ordenação do setor de oficina Fonte: elaborado pelo acadêmico.

O primeiro painel de ferramentas, foto 1, demonstrado no Quadro 05, possui separação para cada ferramenta, mas, sem nenhuma identificação, e também, não possui espaço suficiente para armazenar todas as ferramentas que diariamente são utilizadas. Para suprir esta necessidade os mecânicos improvisaram um novo painel, demonstrado na foto 2. Neste sentido, foi sugerida a aquisição de um novo painel para ferramentas. Tanto para o painel novo quanto para antigo deve ser feita a identificação das chaves no painel, através da pintura do desenho da chave no painel, ou da descrição do nome ou numeração de cada chave.

Na oficina, alguns potes eram utilizados para armazenar peças pequenas que são constantemente usadas. Para facilitar a localização da peça, foi feita a separação em potes por tipos de peças. Observe no Quadro 06.

Foto 1 Foto 2

Quadro 06 – Melhoria na separação de peças no setor de oficina Fonte: elaborado pelo acadêmico.

É possível observar na foto 2 do Quadro 06 que, apesar de ter sido feita a separação das peças em potes adequados, não é feita nenhuma identificação

destes. Esta pequena melhoria passou por despercebida durante a implantação. A diversidade de peças é pouca, e cada uma delas é facilmente identificada, através da visualização da peça, pelos funcionários. Porém, foi sugerido que a identificação dos potes fosse efetuada para facilitar que funcionários de outro setor, ou novos funcionários não encontrem dificuldades. A identificação também determina o que deve ser colocado em cada pote.

Foram encontradas diversas peças usadas na parte inferior da bancada.

Muitas delas sem utilidade alguma. As peças úteis foram guardadas em caixas de papelão.

3.2.3.6 Implantação do senso limpeza

O senso de limpeza é o que finaliza a primeira fase do programa cinco sensos. Depois que só ficaram disponíveis os materiais úteis, e todos estão organizados, aplica-se o senso de limpeza.

Esta etapa teve o seu início no setor administrativo. A limpeza ocorreu nas superfícies horizontais, computadores, nas janelas e nos vidros. No diagnóstico inicial, o senso de limpeza no setor administrativo alcançou o padrão de 70%, e se enquadrou numa situação boa. Portanto, a limpeza ocorreu de forma rápida, pois necessitava de pequenos ajustes.

No setor de estoque a limpeza foi feita, principalmente, nas peças, na prateleira e no piso, pois, estes foram os que mais contribuíram para o padrão de 57% alcançado pelo setor no senso de limpeza. Havia uma quantidade considerável de pó neste setor. Portanto, foi necessário que a limpeza fosse feita em dias após o expediente, com a ajuda de uma pessoa de outro setor.

No setor de vendas se enquadrou em um padrão bom de limpeza no diagnóstico inicial. As medidas tomadas para melhoria do senso neste setor foi a limpeza dos vidros do balcão de vendas, e dos vidros da vitrina. Os itens de amostra também estavam empoeirados, e sofreram limpeza. As prateleiras com produtos e o piso também foram limpos.

Na oficina havia alguns pontos com uma quantidade considerável de sujeira acumulada. Como se pode observar a seguir, no Quadro 07, estes principais pontos

são as máquinas localizadas na parte superior da bancada, toda a sua parte inferior, o compressor de ar, e a parede.

Quadro 07 – Situação inicial de limpeza do setor de oficina Fonte: elaborado pelo acadêmico.

O Quadro 07 demonstra a situação real da oficina antes que fosse aplicada qualquer etapa do programa cinco sensos. Na oficina, a limpeza foi feita na bancada de serviços e no piso. As duas máquinas de compressor de ar que estavam com uma quantidade de sujeira acumulada considerável, também foram limpas. Nas imagens, é perceptível a sujeira nas paredes. Durante a aplicação do senso limpeza, não foi efetuado nenhum tipo de melhoria neste item. As paredes da oficina não possuem uma superfície lisa, que possibilite uma limpeza adequada. Desta forma, os funcionários optaram por não efetuar nenhum tipo de limpeza, tendo em vista

uma possível reforma para melhoria das paredes. Ficou como sugestões para a empresa a colocação de azulejos, ao invés de fazer a pintura, pois, facilitará na limpeza da mesma, e reduzirá o custo, pelo fato de não ter que fazer a pintura constantemente.

Após a implantação dos sensos foram feitos registros com fotos para que fosse feita a comparação entre a situação antes e depois da aplicação do programa cinco sensos. Veja o Quadro 08.

Antes Depois

1ª comparação

2ª comparação

3ª comparação

Quadro 08 – Comparação entre antes e depois da aplicação dos sensos Fonte: elaborado pelo acadêmico.

Pode-se observar no Quadro 08 que aspectos como utilização, ordenação e limpeza foram aplicados. Na primeira e segunda comparação se podem destacar os sensos de utilização e ordenação, devido a diminuição da quantidade de itens espalhados por todas as partes, da utilização do painel de ferramentas, da utilização de caixas para guardar as peças e ferramentas úteis que são utilizadas raramente.

Na terceira comparação é possível perceber, principalmente, o senso de limpeza.

Apesar de serem perceptíveis as mudanças no setor, ainda há alguns pontos a serem melhorados. A colocação de um novo painel para ferramentas, a melhor ordenação das caixas na parte inferior da bancada, e principalmente, a melhoria na limpeza das paredes. Todas estas melhorias, quando efetuadas, farão com que a oficina tenha um ambiente mais adequado para se executar as atividades diárias.