Medições para visibilidade – são medições para diagnóstico inicial, realizadas num primeiro momento quando a empresa ainda não controla seus processos.
Nesse caso, as medições podem anteceder a realização de intervenções na empresa. Têm por objetivo identificar pontos fortes e fracos ou disfunções a partir das quais são priorizadas ações de melhoria. A finalidade principal é demonstrar o desempenho atual. A avaliação é realizada por comparação com dados médios do setor ou dados semelhantes aos de concorrentes.
Medições para controle – visam controlar os processos a partir do momento em que a empresa consegue definir padrões de desempenho para esses processos. A medição de desempenho passa, então, a ser utilizada na identificação de problemas – existe um problema sempre que o indicador mostra um desvio em relação a um padrão estabelecido.
Com a detecção do problema, devem-se identificar suas causas e atuar de forma a eliminá-las. A avaliação é realizada comparando-se os resultados com os padrões adotados ou convencionados, tais como as médias e os limites de controle superior e inferior.
Medições para melhoria – quando as empresas decidem intervir no processo, devem ser estabelecidas metas com base em seus indicadores. Nesse caso, a medição permite verificar o impacto das ações de melhoria sobre o desempenho do processo. A avaliação é feita comparando o desempenho da variável medida em relação à meta estabelecida.
A utilização das medições também contribui efetivamente para a motivação e envolvimento das pessoas com o desenvolvimento de melhorias, pois permite ao indivíduo um retorno quanto ao desempenho do processo no qual está envolvido e ao seu próprio desempenho.
A empresa deve assegurar-se de que está medindo as atividades/
ações e/ou os processos certos, ou seja, aqueles realmente importantes para melhoria de seu desempenho.
Os processos a serem medidos devem ser aqueles onde se localizam as causas principais de problemas levantados e priorizados pela empresa. Com base nessa priorização, são definidos os processos que sofrerão intervenções ao longo de Programas de Melhoria da Qualidade, surgindo a necessidade de informações que apóiem as decisões a serem tomadas.
Durante a elaboração dos indicadores de desempenho devem-se levar em consideração alguns princípios básicos, quais sejam:
Seletividade: não se deve elaborar um grande número de indicadores, e sim selecionar os aspectos que se mostram como fatores críticos para o desempenho do sistema de gestão proposto.
Simplicidade: os indicadores devem ser de fácil compreensão e aplicação e, portanto, não devem estar associados a cálculos e processamentos complexos.
Baixo custo: as despesas com a obtenção dos dados e processamento não devem ser superiores ao valor do benefício que se espera obter.
Rastreabilidade: o processo de elaboração dos indicadores deve ser detalhado o suficiente para permitir a reconstituição das etapas e resultados parciais.
A empresa deve assegurar-se de que está medindo as atividades/
ações e/ou os processos certos, ou seja, aqueles realmente importantes para melhoria de seu desempenho.
Os processos a serem medidos devem ser aqueles onde se localizam as causas principais de problemas levantados e priorizados pela empresa. Com base nessa priorização, são definidos os processos que sofrerão intervenções ao longo de Programas de Melhoria da Qualidade, surgindo a necessidade de informações que apóiem as decisões a serem tomadas.
Durante a elaboração dos indicadores de desempenho devem-se levar em consideração alguns princípios básicos, quais sejam:
Seletividade: não se deve elaborar um grande número de indicadores, e sim selecionar os aspectos que se mostram como fatores críticos para o desempenho do sistema de gestão proposto.
Simplicidade: os indicadores devem ser de fácil compreensão e aplicação e, portanto, não devem estar associados a cálculos e processamentos complexos.
Baixo custo: as despesas com a obtenção dos dados e processamento não devem ser superiores ao valor do benefício que se espera obter.
Rastreabilidade: o processo de elaboração dos indicadores deve ser detalhado o suficiente para permitir a reconstituição das etapas e resultados parciais.
Estabilidade: o processo de elaboração dos indicadores deve se transformar numa rotina incorporada às atividades do departamento da empresa que se responsabilizará pelo sistema de gestão.
Validação: os indicadores elaborados devem ser divulgados para as pessoas envolvidas no sistema de gestão, possibilitando que opinem sobre os indicadores selecionados e dando um feedback para melhoria das medidas.
Um indicador de desempenho pode ser elaborado a partir de uma ou mais variáveis. Daí poder assumir diferentes unidades de medida, podendo se apresentar como um número absoluto, uma relação de quantidade com outra referência, tempo de espera para ocorrência de um evento, percentagem de ocorrências ou custo.
Bourne et al. (2000 apud NAVARRO, 2005) apresentam as seguintes fases para o processo de desenvolvimento de sistemas de indicadores de desempenho: concepção do sistema de indicadores; implementação das medidas; uso das medidas para avaliação da implementação das estratégias; e uso das medidas para analisar o conteúdo das estratégias.
Oliveira et al. (1995), resumidamente, apresentam três fases que compõem a medição e, a partir delas, consideram quais as informações necessárias e quem são seus usuários.
Coleta – enfoca a geração dos dados necessários para fornecer a informação.
a. Onde os dados serão obtidos?
b. Quem será a pessoa responsável pela coleta?
c. Como os dados serão obtidos?
d. Como serão armazenados e recuperados os dados?
e. Com que frequência os dados serão coletados?
Processamento – é através do processamento que os dados se transformam em informações.
a. Que procedimentos serão utilizados para representar as informações?
b. Que ferramentas, métodos e programas computacionais serão usados para o processamento dos dados?
c. Como as informações serão armazenadas?
d. Qual será o público alvo para as informações?
e. Com que frequência serão fornecidas as informações?
Avaliação – discutem-se as possíveis causas dos resultados obtidos e são apontadas metas.
a. Quais os critérios para avaliação?
b. Que atitude deve ser tomada em caso de resultados indesejados?
c. Como será realimentado o processo?
Coleta – enfoca a geração dos dados necessários para fornecer a informação.
a. Onde os dados serão obtidos?
b. Quem será a pessoa responsável pela coleta?
c. Como os dados serão obtidos?
d. Como serão armazenados e recuperados os dados?
e. Com que frequência os dados serão coletados?
Processamento – é através do processamento que os dados se transformam em informações.
a. Que procedimentos serão utilizados para representar as informações?
b. Que ferramentas, métodos e programas computacionais serão usados para o processamento dos dados?
c. Como as informações serão armazenadas?
d. Qual será o público alvo para as informações?
e. Com que frequência serão fornecidas as informações?
Avaliação – discutem-se as possíveis causas dos resultados obtidos e são apontadas metas.
a. Quais os critérios para avaliação?
b. Que atitude deve ser tomada em caso de resultados indesejados?
c. Como será realimentado o processo?
7.5 Proposta de indicadores de desempenho