prioridades a pesquisar, a partir do momento em que uma variável ou hipótese explicativa destaca-se dentre as outras.
Portanto, as pesquisas quantitativas possibilitam, segundo Staw (1977 apud ROESCH, 1999, p.131) que: “a pesquisa quantitativa é apropriada para avaliar mudanças em grandes organizações”.
Além disso, as pesquisas exploratórias permitem um maior grau de flexibilidade, o que exige do entrevistador uma boa dose de criatividade. Mattar (2000) destaca alguns métodos que podem ser usados na pesquisa exploratória, como:
levantamento em fontes secundárias, levantamentos bibliográficos, documentais, estatísticos e de pesquisas já realizadas. O autor ainda acredita que os estudo de caso, por envolver exame de registros existentes, observação da ocorrência do fato, entrevistas não-estruturadas e observação informal, são normalmente direcionados por pesquisas exploratórias, que podem responder positivamente aos fatos de interesse para o problema em estudo.
Para a pesquisa quantitativa descritiva será utilizado o método de coleta de índices e relatórios escritos, que para ROESCH (1999) podem-se utilizar dados secundários que foram coletados por entidades representativas do setor produtivo para outros propósitos que não os do presente projeto, que no caso serão obtidos junto aos documentos da organização que terão por objetivo complementar a entrevista, bem como identificar os processos gerenciais dos estoques
3.2 Sujeito de estudo:
Para se obter os resultados propostos nos objetivos da presente pesquisa e pelas características do estudo, a população e amostra é definida como a própria organização. Assim sendo a população se encerra na própria organização e não se considera amostra.
3.3 Instrumentos de pesquisa:
Para o desenvolvimento do presente trabalho utiliza-se da técnica de instrumentos de pesquisa a entrevista informal que, segundo GIL (1999, P.115) descreve que
“esse tipo de entrevista é o menos estruturado possível e só se distingue da simples conversação porque tem como objetivo básico a coleta de dados”. Assim sendo, utiliza-se um grupo de questões abertas permitindo ao entrevistador captar a perspectiva do entrevistado.
Quanto à perspectiva quantitativa, será utilizada a pesquisa documental que Vergara, (2004) conceitua como: a investigação documental é realizada em documentos de ordem pública ou privada, de qualquer natureza, ou com pessoas, em ofícios, memorandos, balancetes, etc.
3.4 Análise e apresentação:
O processamento e análise dos dados da pesquisa documental são representados através de gráficos e textos, na busca de apresentar as informações que possam ser utilizados na tomada de decisão, bem como texto corrido na apresentação dos dados obtidos na entrevista informal e na observação participante.
A tabulação pode ser simples quando envolve contagem do numero de casos que ocorrem em cada uma das variáveis do estudo. Neste caso se utilizara a tabulação eletrônica, com a ajuda do Software Excel, na apresentação dos gráficos.
3.5 Limitações da pesquisa:
A presente pesquisa tem como seu limitador, considerando-se um corte de abrangência, a própria organização em pauta, cidade de Balneário Camboriu, o que poderá não indicar similaridade com outras empresas, mesmo que sejam similares.
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Neste capítulo serão apresentados os resultados das pesquisas desenvolvidas junto à empresa, através de entrevista informal, observação participante e ainda pesquisa documental realizada, principalmente, nos registros de controles do programa de gestão em operação na empresa, bem como em planilhas eletrônicas em uso pela área de controle de estoques.
A captura e levantamento dos dados se deram de forma concomitante, uma vez que ao se processar a entrevista informal, foram levantados os dados da pesquisa documental.
4.1 A caracterização da operação de materiais.
O processo de pesquisa iniciou-se com a entrevista semi-estruturada realizada em 04/05/2010, com uma reunião em que participaram, num primeiro momento, respondendo pela empresa, a Sra. Patrícia, e posteriormente, foi entrevistado Sr.
Renato. Juntamente com o Sr. Renato foi elaborada a pesquisa documental mencionada.
A Sra. Patrícia responde pela área administrativo/financeiro, e o Sr. Renato é, efetivamente, o responsável pela área de materiais, respondendo desde a gestão de estoques como o levantamento das necessidades e pré-pedido de compras.
Responde também pelo recebimento de mercadorias, já que os pedidos aos fornecedores são fetos pelo Sr. Neto, um dos sócios da empresa, que se incumbe das negociações de preço, condições de pagamento e programação de entrega.
A empresa conta atualmente com cento e dez colaboradores, sendo oitenta considerados diretos nos processos de administração e operação, e trinta colaboradores indiretos nos processos de manutenção, conservação e limpeza.
Com relação às questões administrativas e financeiras, a entrevista identificou que a distribuição das receitas da empresa se dá em duas frentes distintas: a primeira com a venda de ingressos, e a segunda com a venda de produtos de consumo. Do montante total das receitas, a venda de produtos de consumo responde por 90%
desse movimento. Um número expressivo, que indica a relevância da eficiência e eficácia da gestão de materiais no resultado da operação da empresa. Essa informação foi obtida através da analise do resultado operacional do mês de março de 2010, que indicou esse percentual.
Atualmente a casa tem sua operação pontuada nas quartas-feiras, sextas-feiras e sábados. Portanto seus estoques são dimensionados para uma semana e as compras são processadas e distribuídas dentro dessa perspectiva.
A reposição de mercadorias é definida em dois momentos no período e um ano, considerando-se a alta temporada e a baixa temporada. Na baixa temporada o abastecimento é feito, no primeiro depósito, de dez em dez dias, mantendo cinco dias como estoque de segurança. Já no segundo depósito, é feito em todos os dias seguintes ao movimento da casa
Com relação a totalização de itens que compõem os estoques, a empresa conta com cerca de setenta e oito itens, distribuídos em dois depósitos centralizadores.
O primeiro depósito é composto pelos materiais de consumo e reposição freqüente, possui aproximadamente 25 metros quadrados. Dentre os matérias estocados neste depósito os de menor dimensão são estocados em prateleiras de madeiras, e os maiores são empilhados em paletes.
No segundo depósito, composto por itens de consumo sem fracionamento, o estoque é dimensionado para ter seu giro para 7 dias, sendo formado por produtos com embalagens em latas, cervejas e refrigerantes.
No primeiro depósito se encontram os seguintes itens:
1 Smirnoff Ice (Red e Black) 2 Tequila (ouro e prata);
3 Vodka (Smirnoff, Grey Goose, Ciroc, Absolut);
4 Whisky (Red Label, Black Label, Jack Daniels);
5 Espumantes (Veuve Clicqot, Fontana Freda, Chandon Brut, Chandon Passion, Terra Nova e Chateau Trevier);
6 Halls;
7 Chocolates;
8 Cigarros.
Os itens vendidos fracionados, o estoque é dimensionado para ter seu giro em 15 dias, na figura nº 1 é apresentada a área e forma de organização do primeiro depósito.
Figura 01 estoque de destilados Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
No segundo depósito, com uma área aproximada de 50 metros quadrados, são armazenados os itens com unidade única de consumo, sendo predominantes as cervejas, refrigerantes, sucos e energéticos. Este depósito não apresenta prateleiras, sendo toda a estocagem feita em paletes e os materiais empilhados.
Neste depósito são armazenados os seguintes itens:
1 Cervejas (Skol e Bohemia);
2 Refrigerantes (Pepsi, Guaraná Antártica, Soda Limonada, Sukita e Citrus);
3 Água (com gás e sem gás);
4 Água de coco;
5 Sucos em lata;
6 Energéticos (Red Bull e Nitrix).
Na figura 02 é apresentado o estoque e a forma de estocagem dos produtos de consumo não fracionado.
Figura 02: Estoque de produtos não fracionados – latas de refrigerantes e cervejas Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
A empresa conta ainda com um depósito refrigerado para armazenamento de gelo, que, embora tenha custos de aquisição, não é vendido aos clientes, por ser complementar, principalmente, para o consumo de produtos destilados.
Segundo dados levantados pelo sistema de gestão, no mês de maio de 2010, foram comercializados os seguintes volumes de produtos na operação total da empresa:
DESCRIÇÃO DO PRODUTO UNIDADES
Skol 7.447
Bohemia 4.206
Água sem gás 2.744
Água com gás 266
Água tônica 3
Água de côco 242
Soda limonada 1.140
Soda limonada diet 23
Pepsi Cola 337
Pepsi Cola light 30
Guaraná Antarctica 1.639
Guaraná Antarctica diet 81
Sukita 41
Citrus 1.849
Suco em lata 1.369
Energético Red Bull 5.719
Energético Nitrix 2.723
Smirnoff Ice Red 1.748
Smirnoff Ice Black 150
Tequila prata 1 litro 6
Tequila ouro 1 litro 10
Vodka Smirnoff Red 1 litro 720
Vodka Smirnoff Black 1 litro 20
Vodka Absolut 1 litro 175
Vodka Grey Goose 1 litro 8
Vodka Ciroc 1 litro 3
Johnnie Walker red label 1 litro 398
Johnnie Walker black label 1 litro 27
Johnnie Walker green label 1 litro 9
Johnnie Walker gold label 750 ml. 1
Jack Daniels 1 litro 5
Espumante Terra Nova 127
Espumante chandon passion 117
Espumante chandon brut 84
Espumante Fontana fred 29
Espumante Vueve Clicqot 8
Espumante Chateau Trevier 2
BEBIDAS FRACIONADAS EM DOSES
Vodka Smirnoff Red 2.060
Johnnie Walker red label 1.051
Tequila ouro 333
Tequila prata 106
PRODUTOS DIVERSOS
Drops Halls 67
Chiclet trident 494
Cigarros 191
Chocolates 4
Quadro n° 02 – Movimento de materiais no mês de maio/2010 Fonte: Pesquisa documental (2010)
O levantamento apresentado no quadro nº 02 confirma a expressiva participação dos produtos na receita total da empresa, bem como os volumes nas mais diversas formas de serem categorizados. Demonstrando a totalização dos itens, e as dimensões de consumo: em unidades não fracionadas, litros, latas etc. e unidades fracionadas, doses.
Para a compreensão da dimensão e distribuição de consumo, os dados do quadro foram compilados no gráfico nº 1.
Gráfico nº 1 - Classificação de matérias e consumo Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
4.2 Procedimentos da operação dos estoques
Atualmente a gestão de estoques da empresa é desenvolvida com base no conhecimento empírico dos gestores; o estoque é conferido integralmente toda vez que há um dia de operação, verificando-se o saldo real com aquele informado pelo sistema operacional da empresa.
Todo material que é retirado dos estoques é marcado em relatórios, planilhas de controle de consumo de material, que são posteriormente transferidos para o sistema informatizado.
Assim, havendo divergências, é possível verificar os lançamentos que apontarão os responsáveis. Uma vez atualizados e confirmados os saldos no sistema, define-se, através dessa informação, o volume de compras necessário para as operações seguintes.
O atual sistema tem resultados positivos, permitindo o controle de entradas e saídas de material, reduzindo seu consumo e inibindo, de forma superficial, eventuais furtos e desperdícios de material.
Conforme descrito na entrevista realizada com os gestores que, segundo registros do movimento da empresa, a operação de atendimento configura-se com o seu funcionamento somente nas quartas e sextas-feiras e aos sábados, no horário noturno. A casa recebe um fluxo médio, aproximado, de 800 (oitocentos) clientes nas quartas-feiras, perto de 1000 (mil) nas sextas-feiras e aos sábados chega a 1500 (um mil e quinhentos) clientes.
Pelas características físicas de sua planta de construção, a instalação é formada por dois pavimentos, o que visa facilitar o atendimento e o fluxo de materiais. Com isso existem dois bares independentes, um em cada pavimento, por onde são atendidos os clientes, dando escoamento aos produtos.
Figura n° 03 Bar pavimento superior Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
O processo de abastecimento ocorre de forma independente para cada um dos bares. Embora compartilhem um ambiente único existem variações nas vendas dos produtos, ficando o bar inferior responsável pelo maior volume de cervejas e doses e
o superior, que atende a maior quantidade de mesas e camarotes, com maior demanda na venda de garrafas de bebidas destiladas.
Figura n°04 Bar pavimento térreo.
Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
Em termos operacionais, cada um dos bares conta com um depósito de apoio, onde é estocada uma quantidade determinada de produtos, estes são totalmente abastecidos antes do início de cada noite de operação. Ali fica disponibilizado todo o volume de produtos para essa operação, bem como, serve de inventário e fechamento de caixa, realizado ao fim de cada funcionamento, indica o volume de re-suprimento para a operação seguinte.
Esse procedimento serve ainda de indicador de controle da quantidade vendida de cada item em cada bar, fechando a informação de estoque com o movimento do caixa do dia.
Para melhor compreensão, o processo de operação é demonstrado através de um fluxograma, conforme figura nº 1.
Figura n° 05 Fluxograma de abastecimento Fonte: Pesquisa aplicada (2010)
Com relação aos procedimentos de armazenagem, foi possível perceber, em ambos os depósitos, que os procedimentos, de forma geral, estão bem operabilizados. O controle de entrada de mercadorias respeita, pontualmente, a ordem de o primeiro produto que entra é o último que sai, dessa forma não há registros ocorrências de produtos com prazo de validade vencido pela não aplicação dessa técnica de gestão do estoque.
Outro procedimento percebido na entrevista com o Sr. Renato é que o sistema operacional da empresa, ERP, também prevê e controla os estoques, desde do recebimento e conferencia dos materiais comprados, seu armazenamento, a distribuição para os depósitos de ressuprimento, e o inventário no final da operação para registro no sistema ERP. Assim o módulo do ERP denominado software de gestão de estoque é alimentado com o conjunto de informações macro, onde consta detalhamento de fornecedores, preços e condições de fornecimento. Já a operação
de contagem de estoque, feita todos os dias em que a empresa faz sua operação, se procede através de planilhas impressas onde é registrado o ponto de inventário, ou ponto de reposição de cada operação.
Este procedimento inicia, deduzindo-se a entrada da saída, gerando assim, a necessidade de ressuprimento para a operação seguinte. O processo é realizado todos os dias em que a casa funciona, tornando, desse modo, remota possibilidade de falta de produtos para serem comercializados.
Como toda operação manual, neste processo pode haver falhas. Neste sentido, quando ocorrem divergências na contagem dos estoques com os relatórios de venda é adotado um percentual, de forma aleatória, como padrão de desconto para possíveis quebras.
Com relação a quantificar as perdas e furtos ocorridos na gestão de materiais, embora haja controle numérico no sistema de abastecimento, não se registro em que momento o fato ocorre. A variável, conforme apurado na entrevista, considerada como normal de 5% de perdas, na perspectiva de quebras na movimentação, e falhas no registro de venda, apresenta-se como um índice alto. Assim, não foi possível quantificar o volume de perdas, como também não se pode averiguar os valores desembolsados em ressuprimentos feitas às pressas.
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5 CONCLUSÕES DA PESQUISA.
Ainda que tenha apresentado resultados gerais positivos na maioria dos indicadores de gestão analisados, percebe-se que, dentre esses, alguns que merecem a análise mais acurada dos gestores, uma vez que se poderá aprimorar ainda mais a eficiência e eficácia, portanto os pontos que merecem maior atenção são:
a) Processo de operação de armazenamento
O modelo de empilhamento de produtos sob paletes, aplicado em ambos os depósitos, dificulta a movimentação de materiais considerando o princípio primeiro que entra primeiro que sai. Com esse procedimento a gestão consegue manter o giro dos estoques de forma a não permanecer com produtos antigos, bem como a valorização dos estoques pelos preços mais recentes de aquisição.
b) Ressuprimento automático
Percebe-se que a gestão de materiais da empresa é predominado por apresentar baixa complexidade, bem como, a constante de aquisição/consumo, idealmente, se aproxima de um sistema just in time de gestão. Definindo-se fornecedores parceiros com autoridade de acesso ao sistema gerencial da empresa, obtendo as informações de volumes em estoques e providenciando o suprimento. Cabendo ao gestor dos estoques o recebimento e comparação dos necessidades de estoque com volumes recebidos.
c) Falta de aplicação de análise na base dados.
Pode-se também considerar como perca de oportunidade a inexistência de utilização estratégica das informações como base na tomada de decisão. Portanto, o planejamento para o desenvolvimento de um modelo de previsão de demanda, levantado através dos históricos de venda dos produtos, poderá trazer maior confiabilidade e controle dos estoques dos produtos classificados como item A, de grande valor e de grande consumo.
e) Classificação A, B e C
Embora o sistema de gestão disponibilize a apuração da classificação A B C dos estoques, a utilização sistemática não foi percebida durante a pesquisa. A utilização
do critério de estoques mínimos para a classificação dos estoques pode-se considerar como imperativo, pela relevância que os materiais impactam diretamente no faturamento da empresa.
f) Condições dos pré estoques.
A reforma e reorganização dos espaços denominados de pré-estoques ou estoques de apoio aos bares poderá ser priorizado pelos gestores, uma vez que no desenvolvimento da pesquisa percebeu-se condições físicas de acondicionamento e conservação dos produtos, um tanto precárias, no que se refere a estrutura, planejamento, manutenção e limpeza dessas áreas.
g) Área de compras
É executada pelo sócio-gerente Sr. Neto. A partir da análise dos dados que são levantados, em toda operação de funcionamento da empresa, pelo sistema e também pela contagem manual realizada pelos funcionários obtém-se a quantidade de produtos que deve ser comprada para que se mantenha o abastecimento. As compras são realizadas semanalmente. Este modelo foi herdado da matriz em Curitiba, não sendo possível a obtenção de maiores informações sobre o tema, o que se considera um limitador da presente pesquisa.
h) Adoção do sistema 5’S
A pesquisa não observou nenhum modelo efetivo de controle de controle de qualidade, embora perceba-se a aplicação empírica de conceitos pelos gestores, tanto administrativo financeiro como de materiais, acredita-se que a adoção do sistema 5’S, conforme fundamentação teórica, seria de grande utilidade para a empresa alcançar um processo dinâmico e moderno de operações, e ainda proporcionará motivação aos colaboradores na busca da melhoria contínua. Sabe-se que esse sistema apresenta como vantagens o custo e a simplicidade de aplicação.
Vale ressaltar a importância de se avaliar o grau de complexidade exigida no desenvolvimento e a avaliação de novos modelos de previsão e gestão de demanda, levando-se em consideração os investimentos, em termos de tempo e de capital, possam compensar os ganhos com as alterações e melhorias do sistema.
A principal conclusão da presente pesquisa é a importância da utilização de um sistema formal de gestão dos estoques, abrangendo previsão, gestão da demanda e compras de materiais de forma integrada.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O tema da presente pesquisa foi escolhido em virtude da necessidade da organização em conhecer de forma pontual o processo de administração de materiais, bem como a perspectiva dos gestores envolvidos nessa operação.
Para tanto, buscou-se a base na fundamentação teórica de autores que abordando os temas que se apresentam como linhas mestre da pesquisa, abrangendo, principalmente, Administração, administração de materiais e gestão de estoques.
Assim sendo, acredita-se que foi possível embasar a presente pesquisa.
Na realização da pesquisa não se percebeu qualquer reserva por parte dos pesquisados na obtenção dos dados
Através dos dados obtidos, foi possível alcançar os objetivos específicos traçados como: a identificação do perfil do consumidor da Jomafe Materiais de Construção que possibilitou a empresa conhecer melhor seu cliente, onde moram e há quanto tempo compram o que facilita no momento de ações buscando novas oportunidades.
O indicador obtido pela pesquisa na visão dos clientes quanto ao atual processo de atendimento, conveniências e produtos impressiona pelo positivismo percebido na sua grande maioria.
Pode-se ainda afirmar que a empresa, na visão dos gestores, e pelos resultados alcançados não apresenta nenhum indicador que a desqualifique, porém é determinante a busca de processos gerenciais de forma a profissionalizar a empresa.
Por fim, este trabalho é de grande valia e muito gratificante, pois, possibilitou a Wood’s Bar um conhecimento maior de suas idiossincrasias sobre a percepção, dificuldades e pontos positivos.
Esta experiência possibilitou a expansão dos conhecimentos adquiridos pela acadêmica, e também apresentar sugestões que podem melhorar os processos da empresa.
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6.1 Sugestões para futuros trabalhos
Em virtude do vivenciado durante a execução da pesquisa na empresa alguns temas podem ser utilizados em futuras estudos, tais como:
Desenvolver trabalhos de pesquisa com clientes para melhor compreender seu comportamento e colher indicativos para a área de marketing;
A área de recursos humanos ou gestão de pessoas, também deveria ser estudado uma vez que a quantidade de colaboradores é expressiva, e ainda devido às características dos serviços da empresa requerem um planejamento de forma profissionalizada.
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