tecnologia de identificação por radiofrequência, é o que há de mais moderno no controle e localização de objetos nas organizações.
A tecnologia de RFID é uma facilitadora ideal para ajudar a rastrear a movimentação dos produtos através de elos da cadeia de abastecimento, inspecionar e analisar os dados coletados das etiquetas de RFID, agir sobre os dados e acrescentar ou associar potencialmente mais dados úteis nas etiquetas que possam ser usados no próximo elo da cadeia. (BHUPTANI;
MORADPOUR, 2005)
Por isso, essa tecnologia apresenta diversas aplicações que podem melhorar os processos da uma organização. Os autores Bhuptani e Moradpour (2005) descrevem que os principais benefícios no uso dessa ferramenta são a segurança e a autenticação, a segurança física, a conveniência e a eficiência dos processos. O que pode ser entendido, em ações práticas, por um maior controle, monitoramento e praticidade nas empresas.
No controle de estoques o RFID é uma ferramenta muito útil, principalmente, por oferecer algumas vantagens que o código de barras não apresenta. Bhuptani e Moradpour (2005) relatam como principais vantagens do RFID frente ao código de barras ele não requerer nenhuma linha de visão, onde suas etiquetas possibilitam uma leitura mais veloz independente da sua posição em relação ao leitor. Além disso, o RFID consegue atingir grandes distâncias de leitura, possibilitam adicionar dados sem restrições e instantaneamente, inclusive são mais resistentes que as etiquetas de código de barra.
O governo, por sua vez, tem intensificado a busca por novos meios tecnológicos para, dentre outros, fiscalizar com mais rigidez as obrigações tributárias por parte das empresas.
Devido a todo esse processo pró-tecnológico é que, segundo Dalabrida (2008), surgiu a Nota Fiscal Eletrônica NF-E. Um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, em substituição ao antigo documento fiscal de papel.
A mesma autora assegura que esse documento digital é emitido e armazenado eletronicamente para cumprir as obrigações fiscais, contendo também a assinatura digital do emissor para obter legalidade jurídica, e a recepção do mesmo pela Secretaria da Fazenda, antes de autorizada a circulação de sua mercadoria.
A implantação da NF-e constitui um grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre as operações e prestações tributadas pelos Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
(MÜLLER, PILAR, KIDO, 2007 p.24, apud DALABRIDA, 2008).
Dessa forma, organizam-se eletronicamente todos os dados necessários para o cumprimento tributário, assegurando as informações prestadas pelo contribuinte ao Fisco, sendo acompanhado em tempo real pelo mesmo.
O manual do contribuinte da Secretaria da Fazenda (2012) conceitua a Nota Fiscal Eletrônica como sendo:
[...] um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida por duas condições necessárias: a assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
Portanto, desde que a empresa esteja enquadrada nas de uso obrigatório da nota fiscal eletrônica, o único documento fiscal válido juridicamente é o documento eletrônico.
2.8.1 Descrição do modelo operacional da NF-e
Com a implantação da Nota Fiscal eletrônica, as empresas precisaram se adequar aos novos procedimentos antes de enviar e ao receber mercadorias. A Receita Federal passou a funcionar como um agente não só fiscalizador, mas também, participativo no processo de autorização no tráfego dos produtos.
Figura 4– Fluxo simplificado da Nota Fiscal Eletrônica Fonte: (ABC71, 2012)
Assim como apresentado no fluxo acima, o processo de emissão de uma nota fiscal eletrônica inicia-se pela empresa emissora que gera um documento eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, e que deve ser assinado digitalmente, transformando esse arquivo em documento eletrônico válido segundo as normas de legislação nacional, assegurando a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo, por sua vez, deverá ser encaminhado via internet para a Secretaria da Fazenda Estadual correspondente ao estado da empresa emissora.
Esse órgão irá verificar a integridade formal,devolvendo-o a empresa juntamente um
protocolo de recebimento denominado “ utorização de Uso”, sem o qual não poderá haver o transito da mercadoria.
A partir desse protocolo cria-se efetivamente o documento de Nota Fiscal Eletrônica, que estará disponível ao emissor, ao destinatário e aos demais interessados em arquivo na internet para consulta, mediante chave de acesso.
Esse mesmo Documento Fiscal é encaminhado a Receita Federal sobre a situação de operação em ambiente nacional, e em caso de deslocamento interestadual, também irá cópia para Secretaria da Fazenda.
Acompanhando a mercadoria até a entrega é impresso uma guia auxiliar simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, denominada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Nos postos de fiscalização é realizada a validação da DANFE, e quando o produto é recebido nas empresas, é então dada a validação da NF-e e a confirmação do recebimento.
2.8.2 Benefícios da NF-e
Diferentes benefícios se obtêm com a utilização do moderno processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônica, proporcionando ganhos tanto para o contribuinte quanto para as administrações públicas. Assim, como os apresentados por Müller (2009, apud PARISOTO; FREIRE, 2011) e Dalabrida (2008):
Ao contribuinte vendedor – emissor da NF-e:
Redução de custos de impressão;
Redução de custos de aquisição de papel;
Redução de custos de envio e armazenagem de documento fiscal;
Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa da AIDF;
Redução do tempo de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.
Ao comprador – receptor da NF-e:
Planejamento da logística de entrada pela recepção antecipada da informação da NF-e;
Eliminação da digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
Incentivo ao uso de relacionamento eletrônico com fornecedores;
À sociedade:
Redução no consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Surgimento de oportunidade de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Às administrações tributárias:
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
Aumento na confiabilidade na Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
Redução de custos no processo de controle de notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
Por todos esses benefícios, é visto como positivo a iniciativa do governo na alteração do modelo de papel da Nota Fiscal, para o modelo eletrônico.