Todo e qualquer sistema conta com três funções básicas: entrada, processamento e saída. A função de entrada, também conhecida por input, envolve a captação ou coleta de fontes de dados brutos para dentro do sistema, para serem processados. A de processamento envolve a conversão do que foi captado ou coletado, em resultado. A função de saída, também chamada output ou resultado, abrange a passagem dos elementos que foram produzidos por um processo de transformação ao seu destino final.
Para entender o que é um sistema de informação é preciso interpretar a palavra sistema, que nada mais é, que um conjunto de elementos interligados que operam como um todo em prol de um objetivo comum. Assim, sistema de informação pode ser entendido como um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicação, recursos de dados e políticas e procedimentos que armazenam, restauram, transformam e disseminam informações em uma empresa (O’BRIEN; M R K S, 2007).
Cada vez mais as organizações, independentemente do seu tamanho, necessitam de sistemas de informação para se manterem competitivas, reagindo diante de problemas e oportunidade no novo ambiente global. Para Laudon e Laudon (1999) os sistemas de informação mudam a forma de gerenciar e realizar produto ou serviço dentro das organizações, possibilitando ferramentas de melhorias para as mais diversas necessidades dos indivíduos e comunidade.
O modelo de sistema de informação básico conta com cinco recursos principais, sendo possível reconhecê-los em qualquer tipo de sistema de informação que você encontrar no mundo real. Esses recursos, segundo os autores Laudon e Laudon (1999) e O’Brien e Marakas(2007), são:
pessoas: que incluem os usuários finais e especialistas em Sistemas da informação,
hardware: incluindo todos os dispositivos físicos e materiais usados no processamento da informação.
software: todos os conjuntos de instruções de processamento de informação.
dados: recurso organizacional, fatos ou observações brutas, que deve ser gerenciado efetivamente para benefício de cada parte interessada na organização.
rede: tecnologias como componentes essenciais em todo o sistema da informação, envolvendo os meios de comunicação, e a infraestrutura de rede.
2.7.1 Software
Os softwares são procedimentos e instruções de processamento de informações de um sistema de informação. O’brien e Marakas (2007) o definem como um termo genérico referente a vários tipos de programas usados para operar e manipular computadores e seus periféricos.
Existem dois tipos de softwares, os softwares de Aplicação e os de Sistema.
O Software de Aplicação realiza tarefas de processamento de usuários finais, como por exemplo: os navegadores de web, os de gestão de atendimento ao cliente, e os de apresentação gráfica. Já o Software de Sistema gerencia e auxilia operações dos sistemas e das redes de computação, como por exemplo: o sistema operacional, conversores de linguagem de programação.
De acordo com O’brien e Marakas (2007) é possível também classificar os softwares com base no método de desenvolvimento. O software de medida é o modelo customizado, criado e aplicado especificamente para a organização. E o software COTS (Commercial Of-The-Shelf) é o modelo desenvolvido para ser comercializado em diversas cópias, eles são vendidos, alugados ou licenciados para o público em geral, onde normalmente o fornecedor do produto mantém os direitos de propriedade intelectual do software, diferentemente do de medida.
2.7.1.1 ERP (Enterprise Resources Planning)
O ERP, sigla de Enterprise Resources Planning, ou Sistemas integrados de gestão, são sistemas de aperfeiçoamento e planejamento da cadeia de suprimentos. Softwares utilizados para gerenciamento e planejamento de toda uma organização ou cadeia. Para Jacobsen (2006), os ERP integram as funções da empresa de forma racional e planejada, valendo-se da tecnologia da informação dos softwares. Possibilitando assim uma visão sistêmica de todos os agentes internos e externos que formam a cadeia de abastecimento.
Além de ERP, os Sistemas integrados de gestão podem ser expressos por outras siglas como:
MRP II – Manufacturing Resource Plannig (Planejamento de Necessidades de Recursos de Manufatura);
SCM – Supply Chain Management ( Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos);
QR – Quick Response (Resposta Rápida);
ECR – Efficient Consumer Response (Resposta Eficiente ao Consumidor);
APS – Advanced Plannig Scheduling (Planejamento e Programação Avançados).
Cada uma destas siglas representa um modelo de ERP, dentre esses, alguns são mais específicos para a indústria de modo geral, outro para têxteis, e outros ainda para supermercados.
Esse tipo de sistema se caracteriza por sua dinâmica, tornando-o muito útil em tempos de sistemas complexos e que sofrem frequentes mudanças (POZO, 2002). Englobando todas as áreas da empresa, o ERP possibilita o gerenciamento de todos os seus recursos. Além disso, é uma excelente ferramenta no planejamento estratégico em áreas como a logística, manufatura, marketing e finanças. Com ele, de acordo com Dias (2006), é possível ainda fazer análise de cenários no sistema logístico da organização.
2.7.2 Classificação dos produtos em Código de Barras
Para controlar seus estoques e efetuar ganhos de competitividade as empresas investem em tecnologia da informação. Assim, ao passar dos anos, aumentou a necessidade de encontrar formas de identificação e comunicação simplificada que pudesse ser usada em todo o mundo. Uma das ferramentas que a tecnologia moderna proporciona é o dispositivo de reconhecimento de caracteres óticos (OCR). Segundo Laudon e Laundon (1999) os OCR são dispositivos que lêem marcas, caracteres e códigos e os transmitem em forma digital para o computador.
De acordo com o mesmo autor um dos modelos mais utilizados de OCR é o de código de barras. Esse modelo é comumente encontrado em produtos de supermercados, lojas de roupas, hospitais, bibliotecas, entre outros.
O código de barras pode ser conceituado como série alternativa de barras e espaços, representando a informação em um código que poderá ser lido por leitores eletrônicos (ZYNGIER; GROSSMANN, 1991). Esse conjunto de barras e espaço forma o que se chama de GTIN, Número Global do Item Comercial.
De acordo com os autores Zyengier e Grossmann (1991) o código de barras tem por objetivo facilitar e melhorar a entrada de dados em um sistema de computação, onde, mais comumente é utilizado para aprimorar qualquer processo que envolve o controle de mercadorias.
Existem diversos padrões de códigos de barras, e cada qual com tratamento e objetivo diferenciado.
São citados por Zyenger e Grossmann (1991) os seguintes tipos de códigos:
O Código 39, é o modelo mais empregado na indústria mecânica. Apresenta estrutura alfanumérica e se adapta bem à baixa qualidade de impressão.
Código ITF (Integrated Test Facility), assim como o 39, também é um código de pouca resolução, e é comumente utilizado em codificação de embalagens de embarque.
Códigos UPC (Univseral Product Code) e EAN (European Article Numbering), ambos os modelos apresentam a mesma estrutura e são compatíveis entre si, embora sejam utilizadas em regiões diferentes do mundo. Contam com boa resolução de impressão das embalagens e isso permite uma maior densidade de
códigos, ocupando assim, superfícies relativamente pequenas, comprometendo menos o aspecto visual do produto.
Atualmente, o padrão EAN (número europeu de artigos) é o mais difundido no mundo, assegurado por normas que diferenciam as aplicações de seus diversos padrões.
O padrão EAN13 é o modelo de código de barras mais utilizado para a identificação de produtos nos caixas do varejo brasileiro e do mundo. Ele é formado por um GTIN de 13 dígitos, e no seu código está incluso os números de identificação do fabricante e também do produto, conforme mostra no esquema abaixo:
Figura 3– Significado do código de barras padrão EAN13 Fonte: Adaptado de GS1BR (2008).
Nesse padrão, de acordo com Laudon e Laudon (1999), é possível identificar cada produto em um código exclusivo baseado na largura das barras e nos espaços entre elas.
2.7.3 RFID (Tecnologia de identificação por radiofrequência)
Uma nova tecnologia vem despontando no controle de materiais de diversas empresas ao redor do mundo. Conhecida por sua sigla em inglês, o RFID, ou a
tecnologia de identificação por radiofrequência, é o que há de mais moderno no controle e localização de objetos nas organizações.
A tecnologia de RFID é uma facilitadora ideal para ajudar a rastrear a movimentação dos produtos através de elos da cadeia de abastecimento, inspecionar e analisar os dados coletados das etiquetas de RFID, agir sobre os dados e acrescentar ou associar potencialmente mais dados úteis nas etiquetas que possam ser usados no próximo elo da cadeia. (BHUPTANI;
MORADPOUR, 2005)
Por isso, essa tecnologia apresenta diversas aplicações que podem melhorar os processos da uma organização. Os autores Bhuptani e Moradpour (2005) descrevem que os principais benefícios no uso dessa ferramenta são a segurança e a autenticação, a segurança física, a conveniência e a eficiência dos processos. O que pode ser entendido, em ações práticas, por um maior controle, monitoramento e praticidade nas empresas.
No controle de estoques o RFID é uma ferramenta muito útil, principalmente, por oferecer algumas vantagens que o código de barras não apresenta. Bhuptani e Moradpour (2005) relatam como principais vantagens do RFID frente ao código de barras ele não requerer nenhuma linha de visão, onde suas etiquetas possibilitam uma leitura mais veloz independente da sua posição em relação ao leitor. Além disso, o RFID consegue atingir grandes distâncias de leitura, possibilitam adicionar dados sem restrições e instantaneamente, inclusive são mais resistentes que as etiquetas de código de barra.