Planejamento de Caixa: orçamentos de caixa

O orçamento de caixa é uma demonstração fundamental no contexto dos planos orçamentários, pois evidenciam todas as operações que envolvem estradas ou saídas de recursos monetários. Geralmente envolvem um período de um ano, subdividido em intervalos mensais (ROSS, WESTERFIELD, JORDAN, 1997).

O orçamento de caixa, ou projeção e caixa, é um demonstrativo dos fluxos das entradas e saídas projetadas de caixa da empresa, usado para estimar suas necessidades a curto prazo. A empresa dedica particular atenção ao planejamento de excedentes e faltas de caixas, pois poderá planejar investimentos a curto prazo se esperar sobras de recursos, ao passo que poderá se preparar com antecedência para obter financiamento em caso de falta de caixa. O orçamento de caixa possibilita ao administrador financeiro uma visão clara do momento de ocorrência dos fluxos esperados de entradas e saídas de recursos ao longo de um dado período (GITMAN, 2010, P. 590).

Em complemento a essa posição, Ross, Westerfield e Jaffe (1995) escrevem que orçamento de caixa é uma ferramenta básica do planejamento financeiro de curto prazo. Permite ao administrador financeiro a identificação de necessidade e oportunidades a curto prazo. Mais importante, porém, é o fato de que o orçamento de caixa auxilia o administrador a explorar a necessidade de financiamento a curto prazo.

Corroborando com estas teorias, Assaf Neto (2009) afirma que vale ressaltar que a elaboração de um modelo de planejamento de caixa deve possibilitar, em última análise, que a empresa possa se antecipar a eventuais necessidades futuras de recursos, assim como melhor programar suas aplicações com excedentes de caixa que vierem a ser projetados.

A necessidade de planejamento de caixa faz parte da realidade tanto de empresas com dificuldades financeiras, como daquelas bem capitalizadas.

No caso de empresas com problemas financeiros, o planejamento de caixa é o primeiro passo no sentido de buscar seu equacionamento. No caso de empresas que estão boa situação financeira, o planejamento de caixa lhes permite aumentar a eficiência no uso de suas disponibilidades financeiras.

Assim, embora o planejamento de caixa não seja fácil pelo fato de lidar com grande doses de incerteza, seus benefícios compensam largamente os esforços despendidos em sua implementação (SANTOS, 2001).

Em síntese, a projeção de caixa constitui um importante instrumento de controle da liquidez e, em sua elaboração, a empresa deve dedicar uma atenção permanente evitando ao máximo que surjam, de forma inesperada, saldos insuficientes ou excessivos.

Sardinha et al (2008) ainda afirmam que vale ressaltar que embora o orçamento de caixa seja preparado após a elaboração dos demais orçamentos, isso não evidencia que estes orçamento sejam menos importante que os demais. Assim, deve ser lembrado que processo orçamentário um instrumento de previsão e coordenação de recursos para a consecução da missão da empresa, o que torna os recursos financeiros um dos elementos mais importantes do processo.

Basicamente a projeção de caixa é elaborada para um ano, ainda que possa ser desenvolvido para qualquer período. Normalmente divide-se o período coberto em intervalos de menores, sendo que o número e o tipo de intervalo variam de acordo com a natureza do negócio. Quanto mais sazonais e incertos forem os fluxos de caixas da empresa, maior será o número de intervalos (GITMAN, 2010).

Na mesma perspectiva, Assaf Neto (2005) aponta que divisões de um período de planejamento maior em intervalos de tempos menores possibilitam obter mais eficiência no controle de seu saldo. Isso permite acompanhar o nível de caixa da empresa e efetuar os ajustes devidos logo que ocorram os eventuais desvios entre os valores previstos e os valores reais. Sendo maior a incerteza de uma empresa com relação aos seus fluxos financeiros e ao acompanhamento da economia, é aconselhável que a

empresa trabalhe com divisões menores de tempo, tais como quinzenas ou semanas, por exemplo.

Uma das alternativas de reduzir o risco de uma previsão errônea do orçamento, além de uma correta estimativa das vendas, é a elaboração de vários orçamentos de caixa. Com isso, o administrador financeiro terá instrumentos para uma ação diante da detecção de risco, de modo que possa tomar uma decisão a curto prazo mais cabível e com maior segurança.

Segundo Ross, Westerfield e Jaffe (1995), a ideia do orçamento de caixa é simples: ele registra as estimativas de entradas e saídas de caixa. O resultado é uma estimativa de superávits ou déficit de caixa. Sendo assim, a seguir serão abordado os temas entradas e saídas de caixa.

Gitman (2004, p. 95) aponta que “os recebimentos incluem todas as entradas de caixa de uma empresa em determinado exercício financeiro.” O autor conclui que os elementos mais comuns dos recebimentos são as vendas à vista, as cobranças de contas a receber e outros recebimentos.

De acordo com Ross, Westerfield e Jordan (1997), as saídas de caixa se encaixam em quatro categorias básicas. A primeira delas é o pagamento de contas a pagar que representam pagamentos correspondentes à compra de bens ou serviços, tais como matérias primas. Esses pagamentos quase sempre ocorrem após as compras. As compras dependem da previsão de vendas. A segunda categoria é pagamento de salários, impostos e outras despesas, onde inclui-se todos os demais custos normais desembolsados de operação. A terceira categoria de gastos de capital corresponde a pagamentos por ativos de longa duração. A última categoria é o financiamento a longo prazo que engloba pagamentos de juros e amortização de dívidas a logo prazo e pagamentos de dividendos aos acionistas.

Em perspectiva similar, Gitman (2004, p. 96) escreve que “os pagamentos incluem todos os desembolsos feitos pela empresa em certo exercício financeiro.” O autor complementa que os desembolsos mais comuns são:

 compras à vista;

 pagamentos de contas a pagar;

 pagamentos de aluguel;

 salários e vencimentos;

 Pagamento de impostos;

 compras de ativos permanentes;

 pagamentos de juros;

 pagamento de dividendos;

 pagamento de amortizações de empréstimos;

 recompra de ações.

Gitman (2004) também destaca a importância de reconhecer que a depreciação e outras despesas não desembolsadas não se incluem no orçamento de caixa pois simplesmente representam a baixa programada de uma saída de caixa anterior. O impacto da depreciação reflete na redução do pagamento de impostos de renda.

Voltando ao formato geral, subtraindo os pagamentos dos recebimentos de cada período obtêm-se o fluxo líquido de caixa. A seguir, o saldo inicial é somado ao fluxo líquido de caixa para determinar o saldo final de cada período. Então, deduz-se o saldo mínimo de caixa desejado para calcular o financiamento total exigido ou o saldo excedente de caixa. Caso o saldo final for inferior ao saldo mínimo, haverá então necessidade de financiamento, visto basicamente como de curto prazo. Do contrário, caso o saldo final supere o mínimo exigido, haverá excedente de caixa, que supostamente serão aplicados em títulos líquidos e de curto prazo (GITMAN, 2004).

A seguir será abordado o tema previsão de vendas, sendo que este é um ingrediente básico do planejamento financeiro de curto prazo.

A previsão de vendas é a previsão de quanto um produto ou serviço será comprado por um mercado, ou seja, a previsão dos valores de vendas da empresa projetados por um determinado período de tempo definido, Essa Previsão pode ser estabelecida em termos de valor monetário e/ ou unidades. (LONGNECKER MOORE e PETTY, 1997).

O planejamento de vendas, em quantidade e valor monetário, permite que a empresa tenha uma base para desenvolver os outros orçamentos, ou seja, planejar os recursos necessários para o planejamento dessas vendas. A

programação de produção, níveis de estoque, compras, despesas operacionais, recebimentos, capacidade de pagamentos, orçamento de caixas, e orçamento da demonstração do resultado é geralmente determinada pelo nível de atividades de vendas (SARDINHA et al, 2008).

Corroborando com este conceito, Gitman (2010), apresenta que a previsão de vendas da empresa, ou seja, o prognóstico das vendas da empresa projetadas por um determinado período, é o principal insumo no processo de planejamento financeiro de a curto prazo e, portanto, do orçamento. Essa previsão serve de base para que o administrador estime os fluxos de caixa mensais, resultantes da projeção dos recebimentos de vendas e gastos relacionados com a produção, estoque e distribuição.

Competirá ao administrador financeiro determinar também o nível do ativo permanente necessário, e o montante de financiamento exigido para sustentar o nível previsto de produção e de vendas.

Sardinha et al (2008) apontam que “a qualidade (fidelidade, precisão) de todo o processo orçamentário está atrelada à qualidade das previsões de vendas efetuadas”.

Apoiando esta afirmação, Brigham e Houston (1999) apontam que previsões de vendas incorretas podem acarretar em sérias consequências.

Caso as vendas forem subestimadas a empresa se prepara para um nível de operações abaixo de suas reais necessidades ela não conseguirá atender à demanda. Assim ela perderá oportunidades de negócios e lucro pela incapacidade de atender a todos os pedidos de clientes. Além disso, seus clientes acabarão comprando os produtos de seus concorrentes e a empresa perderá participação de mercado. Por outro lado, se as vendas forem superestimadas, os volumes de produção serão estimados em volume acima das reais necessidades, e a empresa poderá terminar com instalações, equipamentos e estoques em demasia. Isso irá ocasionar para e empresa custos operacionais além do necessário, com reflexo negativo no lucro.

Sendo assim, a previsão de vendas acurada é fundamental para a lucratividade.

Na visão de Gitman (2010, p. 108) as previsões de vendas podem estar baseada numa análise de dados feitas de três forma, que são ilustrados no quadro 2.

Quadro 2 - As três formas de análise de dados para a projeção de vendas

Previsões Características

previsão externa

baseada nas relações observadas entre as vendas das empresas e certos indicadores econômicos externos.

Essas previsões são obtidas rapidamente.

previsão interna

baseadas no consenso acerca das projeções realizadas pelos canais de venda da empresa. Essas projeções permitem fazer outros ajustes em fatores internos, como a capacidade produtiva.

previsão combinada

A empresa utiliza de projeções de dados internos e externos para finalizar suas previsões de vendas. Os dados internos possibilitam que a empresa levante suas expectativas de vendas. Os dados externos permitem que a empresa ajuste essas expectativas na medida em que consideram os fatores econômicos gerais.

Fonte: Gitman (2010, p. 108).

Corroborando com essa teoria, Sardinha et al (2008) concluem que a previsão de vendas geralmente é feita por um executivo da área de vendas.

Além disso, existem vários métodos de previsão de vendas, ainda que, nenhum seja absolutamente melhor que os demais. Todos possuem suas vantagens e desvantagens e a escolha entre um e outro depende das características da empresa, dos produtos comercializados, das e dos recursos informações disponíveis, dos tipos de clientes, etc.

Expostas as características dos orçamentos de caixa e vendas, estudar-se á na sequencia a elaboração do fluxo de caixa.