A Faculdade Leonardo da Vinci – Santa Catarina divide-se em departamentos administrativos e acadêmicos, cada um com funções específicas para atender aos objetivos propostos. A seguir destacam-se os departamentos que possuem como uma de suas atribuições o atendimento ao aluno:
16.1 Sala Integrada de Coordenadores e Professores (SICP)
A Sala Integrada de Coordenadores e Professores (SICP) foi idealizada para promover o conceito
"Conviver" do modelo acadêmico da Kroton Educacional que prega o relacionamento entre diferentes áreas do conhecimento em todos os níveis de trabalho, entre coordenadores, professores, educadores administrativos e entre alunos de diversas áreas.
A SICP não representa apenas o espaço físico onde coordenadores e professores convivem, mas onde uma equipe local é responsável pelo controle das informações acadêmicas dos docentes. Ela representa o antigo conceito de Secretaria Acadêmica e possui esta função em eventos regulatórios como visitas de comissões de autorização, reconhecimento e renovação de reconhecimento de cursos. Os processos acadêmicos que dependem do contato direto com o aluno são realizados por esta estrutura que também gera a documentação física dos acadêmicos daquela unidade.
16.1.1 Responsabilidades da Sala Integrada
I. Operacionalizar o Processo Seletivo na unidade, como a organização de salas que serão utilizadas, convocação de fiscais e garantir a segurança das provas;
II. Confeccionar e controlar processos de alterações de faltas, abono de faltas, transferências internas e externas;
III. Cadastro do quadro de horários das aulas que serão ministradas no próximo semestre com o vínculo de professores;
IV. Cadastro, abertura e controle de salas especiais (solicitações de alunos);
V. Operacionalizar a realização das provas do Estudo Dirigido;
VI. Cadastro de aproveitamentos de estudos aprovadas pelos coordenadores de curso;
VII. Coordenar o evento de ajuste de quadro de horários dos alunos no início de cada semestre;
VIII. Divulgar o mapa de salas utilizadas para cada disciplina na unidade;
IX. Confecção de documentos para discentes;
X. Cadastro das datas de provas para cada disciplina dos cursos da unidade;
XI. Preparar os processos com documentação física para registro de diplomas no SRD; e XII. Gerir o arquivo físico de documentos dos discentes.
16.2. Serviço de Atendimento ao Aluno (SAA)
O Serviço de Atendimento ao Aluno (SAA) é a estrutura de boas-vindas aos discentes e ingressantes dentro de cada unidade da Kroton Educacional. O setor representa o ponto único de atendimento ao aluno seja qual
60/118 for o serviço solicitado. O SAA realiza procedimentos de atendimento em Nível 1, e protocola solicitações de serviços realizados por outras áreas.
Entre os objetivos do SAA está o pronto atendimento às demandas presenciais dos alunos e a realização de serviços de ingresso como a Matrícula. O SAA possui funções de facilitar a comunicação com os alunos provendo informações, documentos e solucionando negociações financeiras e no tratamento da retenção dos que possuem interesse em deixar a instituição.
Na área regulatória o SAA também representa a Ouvidoria da unidade. O SAA atende e encaminha os alunos com dificuldades acadêmicas, apoio psicopedagógico e encaminhamento profissional. O SAA também conta com uma série de serviços disponíveis pela WEB, onde o aluno pode solicitar sem estar presencialmente no setor.
16.2.1. Responsabilidades do SAA
I. Solicitação e entrega de documentos;
II. Confecção de documentos;
III. Coordenar e realizar o processo de matrícula;
IV. Geração de serviços solicitados pelos discentes como: revisão de provas; segunda via de boletos etc.;
V. Negociação financeira com alunos inadimplentes (até 2 meses de atraso);
VI. Atendimento de retenção;
VII. Atendimento PROUNI, PROMUNI, FIES e outros créditos;
VIII. Entrega de certificados e diplomas; e IX. Ouvidoria.
16.3. Setor de Registro Acadêmico (SRA)
O Setor de Registro Acadêmico (SRA) tem como objetivo coordenar a operacionalização todos os registros acadêmicos de todos os alunos da Kroton Educacional. A gestão das informações acadêmicas é realizada de maneira centralizada com a entrada pelas estruturas de SRA locais. Todos os serviços comuns para todas as unidades são conduzidos e confeccionados pelo Corporativo. Atividades como a elaboração de provas, virada de semestre (que consiste na reprovação escalonada de todos os alunos cursantes no semestre atual e sua promoção (enturmação) nas novas disciplinas a serem cursadas no próximo semestre).
O SRA possui quatro estruturas internas que realizam serviços específicos dentro de cada fase da vida escolar dos discentes: Processo Seletivo; Registro Acadêmico; Gestão de Matrizes Curriculares, Integração e Expedição de Diplomas. Para garantir a qualidade da informação inserida no sistema de gestão acadêmica, a equipe do Corporativo conta com uma estrutura de QA (Quality Assurance) que periodicamente revisa o histórico escolar de todos os alunos do Grupo.
16.3.1. Responsabilidades do Setor de Registro Acadêmico (SRA)
I. Processo Seletivo: Prover as provas e suas questões formatadas para operacionalização na unidade; confeccionar o manual do candidato; confeccionar o edital de processos seletivos;
realizar a classificação dos candidatos; emitir editais após o processo seletivo; controlar a abertura de novas turmas; operacionalizar a formatação das provas do Estudo Dirigido;
61/118 II. Registro Acadêmico: Coordenar o controle de inserção de informações sobre a vida acadêmica do aluno como notas e frequências pelos docentes; realizar o procedimento de Virada de Semestre (geração das disciplinas a serem ofertadas, reprovação, promoção, enturmação, controle das junções das disciplinas integradas e outros);
III. Gestão de Matrizes / Integração: Equipe responsável pela manutenção das matrizes curriculares, parâmetros de média e equivalências de todos os cursos da Kroton Educacional. Confecciona a proposta de calendário unificado; prepara equipes para novas integrações;
IV. Gestão da Qualidade (QA): Revisa periodicamente as informações de registro acadêmico contidas no sistema de gestão.
16.4. Setor de Registro de Diplomas (SRD)
O Setor de Registro de Diplomas (SRD) foi oficializado em 1998 baseado na nova legislação que permite o registro de seus próprios diplomas por instituições de ensino superior com status de Universidade. Em 2006 com a oportunidade de registro de outras instituições, o setor passa a ser prestador de serviços e é agregado ao Corporativo do Grupo. Esta estrutura apesar de ser atualmente de Corporativo ela é oficialmente ligada à Universidade de Cuiabá.
O principal objetivo do SRD é o trabalho cartorial de dar fé pública em diplomas e certificados, garantindo que os discentes completaram com suas obrigações acadêmicas. O SRD além de registrar e controlar o registro de diplomas nas unidades do Grupo, ainda possui contratos de prestação de seus serviços apartados com instituições isoladas que não fazem parte da Kroton.
16.4.1. Responsabilidades do Setor de Registro de Diplomas (SRD)
I. Imprimir certificados e diplomas das unidades da Kroton;
II. Registrar certificados e diplomas dando fé pública a tais documentos;
III. Gerir o controle de registros e seus livros; e
IV. Armazenar e controlar os processos de registro de diplomas de cada aluno.
16.5. Núcleo de Acessibilidade, Inclusão e Direitos Humanos (NAID)
Com base nas Diretrizes Curriculares Nacionais para a Educação em Direitos Humanos (Parecer CNE/CP nº 8/2012), em consonância com os Referenciais de Acessibilidade na Educação Superior, na Faculdade Leonardo da Vinci – Santa Catarina o atendimento educacional especializado ao público alvo da educação especial nos cursos ofertados pela Instituição é realizado Núcleo de Acessibilidade, Inclusão e Direitos Humanos – NAID.
O Núcleo tem como principal objetivo garantir o acolhimento ao Estudante com deficiências, limitações, superdotações e com Transtorno do Espectro Autista, prevendo o desenvolvimento de ações voltadas para o acesso, para a permanência e para qualidade do ensino oferecidos aos estudantes matriculados na Instituição e aos seus colaboradores.
O NAID é designado por Portaria do Diretor-Geral, obedecendo a seguinte composição:
I. Diretor Acadêmico;
II. Coordenador da CPA;
III. Um representante dos Coordenadores; e
IV. Um representante do corpo técnico-administrativo.
O Núcleo é presidido pelo Diretor Acadêmico da unidade e, na sua ausência, pelo Coordenador da CPA, devendo se reunir, ordinariamente, uma vez por semestre, preferencialmente antes do início do período letivo, para
62/118 deliberar sobre procedimentos a serem adotados em caso de matrícula de alunos com deficiências, limitações, superdotações ou com Transtorno do Espectro Autista e extraordinariamente, sempre que necessário.
O NAID deverá também garantir que a infraestrutura da Instituição esteja adequada para permitir a locomoção para pessoas com mobilidade reduzida, adaptação de sanitários, bebedouros e sinalização tátil e em braile compatível para pessoas com deficiência visual, de forma que o estudante, professores e demais funcionários tenham acesso a todos os espaços institucionais.
Nesta premissa, ao Núcleo caberá promover ações de difusão dos Direitos Humanos, como processo dinâmico, multidimensional, que envolva toda a comunidade acadêmica e que dissemine a necessidade de igualdade e de defesa da dignidade humana, assim como, garantir que todas as obras efetuadas pela Instituição (ampliação ou de reforma) sejam previamente aprovadas pelo NAID, exclusivamente, nos aspectos de acessibilidade e inclusão.
16.5.1. Responsabilidades do Núcleo de Acessibilidade, Inclusão e Direitos Humanos (NAID)
I. analisar os casos de alunos público alvo da Educação Especial;
II. avaliar as necessidades de acessibilidade arquitetônica, atitudinal, metodológica, programática, instrumental, digital e nas comunicações;
III. assegurar a transversalidade da Educação Especial na IES;
IV. orientar as equipes locais sobre os encaminhamentos e sugestões para o AEE;
V. informar professores e tutores sobre as necessidades específicas do público alvo da Educação Especial;
VI. emitir relatórios de Acompanhamento do AEE e apresentá-los à Coordenação e Colegiado dos Cursos;
VII. orientar as equipes locais para o contato com as famílias dos alunos quando detectada a necessidade de intervenção; e
VIII. orientar alunos e família sobre a necessidade de serviços especializados.
16.6. Ouvidoria
A Ouvidoria é um canal de comunicação entre as comunidades interna e externa e a Instituição, disponibilizado para atender, registrar e responder as demandas dos solicitantes, referentes aos serviços prestados pela IES, e que incluem sugestões, críticas, elogios, denúncias ou reclamações, que são contabilizados com vistas a produzir subsídios para as ações de aprimoramento permanente da Instituição.
Cabe à Ouvidoria garantir o acesso direto a todos os membros da comunidade interna e externa para as seguintes categorias de serviços:
I. reclamações fundamentadas;
II. sugestões para mudanças de processos acadêmico-administrativos;
III. denúncias de natureza acadêmico-administrativa; e
IV. agradecimentos e elogios pelos serviços prestados pelos órgãos/setores da Instituição.
Neste contexto, a Ouvidoria terá, prioritariamente, atendimento eletrônico, com o objetivo de facilitar e agilizar o processo de comunicação, devendo o seu endereço eletrônico ser amplamente divulgado na IES. A Ouvidoria terá até 3 dias úteis para responder aos contatos recebidos pelo canal eletrônico e qualquer prazo que exceda a esse limite deverá ser comunicado ao solicitante.
Para garantir a melhoria e qualidade dos serviços prestados na Instituição, a Ouvidoria deverá expedir relatórios semestrais, com informação de quantidade e tipo de reclamações, denúncias, elogios, críticas ou sugestões, para integrar o relatório anual da CPA e o Plano de Ação decorrente do processo de Avaliação Institucional.
16.6.1. Responsabilidades da Ouvidoria
I. receber as preocupações e sugestões da comunidade interna e externa;
II. exercer a função de articulador entre o usuário e a Instituição;
63/118 III. sugerir às diversas instâncias procedimentos que contribuam para a melhoria dos serviços
prestados pela Instituição;
IV. propor medidas de aprimoramento de fluxo nos processos acadêmico-administrativos;
V. solicitar, às instâncias competentes, as necessárias diligências para o esclarecimento da situação em análise, sendo vedada a sua participação em processos administrativos da Instituição;
VI. dar ciência aos interessados sobre a tramitação dos processos e providências tomadas, bem como, de informações conclusivas já existentes sobre o caso; e
VII. apresentar, quando solicitado, relatórios e estatística dos atendimentos realizados às instâncias competentes.
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