N. º Perguntas
4.1 Resultado geral da pesquisa
Baseando-se nos critérios estabelecidos para o preenchimento, avaliação e interpretação das repostas, obteve-se uma pontuação por área avaliada e uma pontuação geral da empresa que será apresentada no Quadro 10 a seguir.
AREAS Qt.
Perguntas
MÁXIMO DE PONTOS
PONTOS OBTIDOS
PONTOS PERDIDOS
DISCREPÂNCIA
%
% PONTOS OBTIDOS
ADM. GERAL 4 16 2 14 87,50 12,50
ADM. FINANCEIRA 4 16 0 16 100 0,00
ADM. DE MATERIAIS 3 12 0 12 100 0,00
ADM. DA PRODUÇÃO 3 12 2 10 83,33 16,67
ADM. MERCADOLÓGICA 4 16 3 13 81,25 18,75
ADM.RECURSOS HUMANOS 4 16 0 16 100 0,00
TOTAL GERAL 22 88 7 81 92,02 7,95
Quadro 10 – Resultado geral do diagnóstico organizacional.
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 10 é possível avaliar a discrepância de 92,02% com relação a situação ideal considerando-se as questões pesquisadas e avaliadas. De um total de 88 pontos, verifica-se que a empresa obteve somente sete pontos demonstrando claramente falta de adoção de métodos de administração.
A administração da empresa não está praticando as operações básicas da administração em nenhuma das áreas avaliadas, ou seja, não existe planejamento, organização, direção e controle.
Os processos em geral não estão sendo executados com a sabedoria necessária para atingir índices de produtividade e lucratividade que satisfaçam as necessidades da empresa e do empresário.
O empresário necessita de orientações e conhecimentos de administração para poder melhorar a gestão da empresa. Sem a adoção de técnicas de
administração, será difícil manter-se no mercado cada vez mais exigente e competitivo que obriga as empresas constantemente a otimizarem seus processos consequentemente reduzindo custos e desperdícios, em busca da melhoria contínua para manter-se competitiva.
O Gráfico 1 apresentará a situação da empresa classificada por área.
Gráfico 1 – Classificação por área da empresa Fonte: Elaborado pela acadêmica.
O Gráfico 1 classificou a empresa por área, representando sua situação no momento do diagnóstico. No gráfico é possível avaliar as áreas que obtiveram maior pontuação, como a área de marketing e vendas, a qual a empresa trabalha com seus processos de maneira mais adequada mesmo que de forma precária, utilizando-se de maneira informal, porém, coletando informações quanto à satisfação de seus clientes.
Verificando as áreas como administração geral e financeira observa-se a falta de controles financeiros, o desconhecimento do ponto de equilíbrio, a falta de organograma, de fluxograma, da organização de seus arquivos como blocos de pedidos, notas fiscais, recibos, etc., justificando-se assim uma menor pontuação.
Após a conclusão do diagnóstico, avaliada e tabulada as respostas, elaborou-se um plano de ação que propõe para a empresa um acompanhamento com as correções necessárias a serem implantadas, quem implantará, quando e como serão implantadas, porque implantar e onde realizar a implantação, conforme o Quadro 11
Com o plano de ação procurou-se estabelecer um cronograma para a realização das melhorias das disfunções encontradas na realização do diagnóstico.
SUGESTÕES PARA A ORGANIZAÇÃO
Plano de Ação
Área Nº O quê (assunto) Como Porque
Adm. Geral 1 Elaborar Organograma
Analisar os cargos e atividades da empresa, fazer o desenho do gráfico com o auxílio de bibliografias específicas.
Para auxiliar a visualização e distribuição de tarefas.
Adm. Geral 2 Elaborar Fluxograma
Descrever todas as atividades da empresa do atendiemnto ao cliente no telefone até o pós atendimento.
Para auxiliar a visualização das tarefas englobando todo o processo
Adm. Geral 3 Organização dos arquivos
Arrumar os arquivos de maneira que facilite a procura dos documentos.
Para facilitar a procura de documentos.
Adm. Geral 4 Organização do depósito (lay-out)
Arrumar o depósito por produto, com identificação dos materiais.
Para facilitar a procura dos materiais
Adm.
Financeira
5 Fazer controles financeiros
Separar as despesas da empresa, da casa e pessoal. Fazer planilha de custos
salientando informações que agragam valores especialista em custo.
Para auxiliar no
levantamento do custo real de tudo que a empresa produz.
Adm.
Financeira
6 Elaborar preço de venda
tecnicamente
Fazer planilha de custos salientando informações que agregam valores na elaboraçãodo preço final do produto
Para conhecer o preço final com a contabilização dos custos, despesas e lucro Adm,
Financeira
7 Encontrar o ponto de equilíbrio
Resultado obtido na elaboração do preço de venda
Para conhecer o valor mínimo de venda para suprir as despesas da empresa Adm.
Materiais
8 Organização do Almoxarifado
Identificar onde estão todos as ferramentas e utensílios de trabalho.
Para encontrar de maneira mais rápida para execução de tarefas.
Adm. De Materiais
09 Elaborar formulário de Fornecedores, Pedido de Compras e Clientes
Elaborar formulário dos fornecedores com dados para auxiliar sua identificação.
Formulário de pedido de compra e serviço com campos para preenchimento do processo de venda, formulários de clientes com dados necessários para cadastro e histórico de compra
Para facilitar a procura de dados pertinentes aos fornecedores, para agilizar tamém o processo interno e conhecer melhor o perfil de seus clientes
Adm. De Matriais
10 Estabelecer níveis de estoque
Estipular a quantidade mínima necessária para cada produto
Para prevenção de falta de matéria-prima e suprimentos para escritório
Adm. Da 11 Padronizar a Organizar padrões na produção que devem Para melhorar o
Produção Produção ser seguidos por todos para igualitar a produção das peças procurando sempre manter a qualidade e agilidade
entendimento e melhor acabamento dos móveis seguindo sempre o padrão de produção.
Adm
Mercadologica
12 Satisfação dos Clientes
Estabelecer contato com seus clientes no pós vendas com a intenção de atender as necessidades e fidelizando os mesmos.
Para manter um vínculo e ser sempre lembrado quando houver necessidade por parte do cliente.
Adm
Mercadológica
13 Cadastro de Clientes
Fazer um cadastro de contato com clientes com otodos os dados para melhor atendê- lo, demonstrando assim uma organização.
Para o melhor atendimento identificando até suas necessidades.
Adm.
Mercadológica
14 Pintura na Fachada Efetuar a pintura com o nome da empresa bem como telefone
Para a divulgação já que a localização é em uma área de grande fluxo, sendo assim de fácil visualização Adm de RH 15 Contratação de um
gerente financeiro
Contratação imediata de um gerente financeiro especialista em custo
Para auxiliar e dividir todas as receitas e custos da empresa.
Quadro 11 – Plano de ação Elaborado pela acadêmica
Considerando as avaliações feitas é possível propor algumas melhorias para a empresa.
A empresa apesar de estar atuante no mercado, apresenta algumas disfunções em suas operações, o que são considerados pontos fracos que comprometem a otimização de seus resultados.
Com a realização do diagnóstico da empresa observou-se que esta possui muitos processos informais como: o registro de suas atividades, a maneira como são realizadas, a organização dos arquivos, a identificação das atividades, a delegação das tarefas, divulgação da empresa, organização do local de trabalho.
Uma grande necessidade para a empresa que precisa ser revista com urgência é o controle financeiro, pois não é de conhecimento da empresa sua rentabilidade, a necessidade de venda mínima, seus reais custos para a formação de seu preço e até qual sua margem de lucro.
Visto que a empresa comercializa e presta serviços observou-se necessidade de controle do almoxarifado, do estabelecimento de níveis de estoque e do controle de cadastro de fornecedores, com pastas separadas por empresas contendo informações que agilizarão o processo de compra e a resolução de possíveis falhas existentes.
Analisando as estratégias de marketing, verificou-se que a empresa poderia trabalhar conhecendo melhor seu mercado, utilizando e realizando pesquisa de satisfação e necessidades de seus clientes, histórico de compras, relatório de vendas. Visto os procedimentos já existentes na empresa observa-se de maneira muito básica a utilização de algumas dessas ferramentas, porém, a área de marketing bem explorada tornará um ponto forte para a empresa.
Um outro assunto analisado com a pesquisa foi à mistura das atividades, não havendo responsáveis por determinadas tarefas, o que diminui o poder de delegação e dificulta a avaliação e o acompanhamento da realização das atividades.
Sugere-se que seja elaborada uma descrição detalhada de cada cargo, podendo ser utilizado também para o processo de recrutamento e seleção definindo o perfil do candidato a vaga, com descrição das atividades, o que fazer como fazer, porque fazer e com as qualificações das pessoas para ocupar o cargo. Ainda analisando a área de recursos humanos sugere-se que a empresa adquira e adote como norma à utilização de Equipamento de Proteção Individual, visto que alguns de seus funcionários manuseiam colas e equipamentos elétricos e cortantes.
Realizado o diagnóstico e apontado as necessidades da empresa propõem- se que as modificações sejam implantadas para haver o resultado esperado pela estagiária e pela empresa. Para auxilio na implantação das melhorias das disfunções diagnosticadas sugere-se que seja utilizado o plano de ação que servirá no acompanhamento da realização das tarefas, tendo prazo determinado, pessoas delegadas a realização, porque realizar as melhorias e onde realizá-las.
Sugere-se para a empresa que o diagnóstico seja aplicado periodicamente após conclusão deste estágio, sendo possível a comparação com outros resultados obtidos em períodos diferentes, o que proporcionará uma avaliação do desempenho da empresa.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao término de um trabalho de conclusão de curso verifica-se todo o esforço aplicado, onde a teoria adquirida no decorre do curso, à vontade de realização do projeto tornam-se bases para a aplicação prática dos conhecimentos.
A realização do diagnóstico organizacional possibilitou a acadêmica estudar assuntos de todas as áreas da Administração, analisar a empresa de maneira geral, realizar um parecer da atual situação em que a empresa se encontrava e propor um plano de ação com melhorias para a mesma.
Com a realização do TCE (Trabalho de Conclusão de Estágio) foi possível conhecer grandes dificuldades enfrentadas pelas micro e pequenas empresas que não necessitam somente de recursos financeiros para supri-las, mas sim, de uma equipe coesa, com a intenção de utilizar ferramentas que otimizem seu trabalho.
Um fator de extrema importância para a realização deste trabalho foi à aceitação do projeto pelo empresário, a qual procurou dispor tempo para transmitir as informações necessárias para o andamento do trabalho.
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ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
Nome do estagiário Rané Nicolodelli da Silva Rotta
Orientador de conteúdo Prof. Alexandre Epifanio de Souza
Supervisor de campo Murilo Alfredo de Faria
Responsável pelo Estágio Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSC