Organograma da empresa

Figura 04: Organograma da Uniflor Comércio Atacadista de Flores Ltda.

Fonte: Dados primários.

A empresa não apresenta organograma definido, mais para este trabalho a acadêmica elaborou o organograma tentando explicar as funções subordinadas e funções principais da empresa.

 Sócios majoritários: responsáveis pela empresa e pelas decisões tomadas juntamente a um gerente administrativo. São eles os responsáveis pelas manutenções dos caminhões da empresa e serviços relacionados aos bancos;

Também descarregam e separam pedidos juntamente com os funcionários. Um dos sócios faz entrega de mercadorias para a região de Florianópolis.

 Gerente administrativo: responsável pelas decisões financeiras, administrativas, pela área de compra. Tudo que é comprado é passado pela inspeção do gerente. Ele exerce função de sócio, e delega poucas funções aos mesmos.

 Setor de compras e vendas: são responsáveis pelos pedidos dos clientes diretamente das floriculturas e dos clientes varejistas. Eles somam todos os pedidos, verificam onde e com quem comprar os produtos, conferem tudo antes de passar ao gerente. Também ajudam a descarregar e separar os pedidos quando chega o caminhão na empresa.

 Auxiliares de escritório: ajudam os gerentes de compra e venda na preparação dos pedidos, ligam para as floriculturas para auxiliar nos pedidos. São responsáveis pelas notas fiscais da empresa. Também ajudam a descarregar e separar os pedidos quando chega o caminhão na empresa.

Todos os funcionários da empresa exercem mais de uma função. Alem de serem responsáveis pelo seu exercício, auxiliam também, para descarregar, conferir e separar os pedidos alem de receberem ajuda de outros contratados apenas para descarregar o caminhão.

4.1.2 Visão, Missão, Objetivos e Valores

- Visão: Tornar-se a melhor empresa de atacado de flores da região da Grande Florianópolis até 2015.

- Missão: Comercializar flores selecionadas, priorizando satisfação dos clientes, obtendo os produtos certos, na hora certa, na quantidade correta, no local certo, nas condições adequadas a num preço competitivo.

- Objetivos: Satisfazer plenamente nossos clientes, tendo disponibilidade de todos os produtos relacionados ao nosso ramo. Tendo uma frota totalmente especializada nas entregas e priorizando o nosso atendimento com qualidade e habilidade em nossos serviços.

- Valores: Alcançar as nossas metas e vencê-las, aderindo a padrões de excelência;

obter um desempenho melhor que os dos nossos concorrentes;

4.1.3 Produtos

A empresa Uniflor Comércio Atacadista de Flores Ltda. comercializa flores naturais. São flores para presentes, decorações de casamentos e aniversários.

Em 1994 a empresa contava com 200 produtos sem muitas variedades, número que veio crescendo ao longo de 18 anos, pois a cada ano os produtores procuraram inovar criando flores com diferentes variedades e cores, e a empresa procura trazer essas novidades para seus clientes, inovando no ramo que atua. Com isso, foi possível o crescimento também da credibilidade e do número de fornecedores e, consequentemente, a confiabilidade e o número de clientes.

4.1.4 Fornecedores

Atualmente a empresa trabalha com cinco fornecedores principais, ooperativa Veiling Holambra, Ceasesp Campinas, Ceasesp – SP, Cooperplantas e Cooperflora.

O quadro 5 mostra como as empresas trabalham e o seu tamanho no mercado. Todas recebem compradores de praticamente todas as regiões do Estado de São Paulo abastecendo mais de 500 municípios, e alguns estados do Brasil.

Quadro 6: Principais fornecedores da empresa.

Fornecedores O que é Cooperativa

Veiling Holambra

Principal centro de comercialização de flores e plantas do Brasil, responsável por cerca de 45% do mercado nacional. Concentra a produção de cerca de 400 fornecedores da macro-região da Holambra e outras regiões produtoras.

CEAGESP de Campinas

A Ceasa-Campinas tem o maior Mercado Permanente de Flores e Plantas Ornamentais da América Latina que movimenta uma média de 4 mil toneladas de produtos por mês. São 28,6 mil m2 de área construída com infra-estrutura completa. Tem cerca de 7 mil clientes cadastrados e recebe mais de 20 mil pessoas por mês das 5 regiões do país.

CEAGESP de São Paulo (capital)

Maior empresa de abastecimento de São Paulo, o Ceagesp, ao longo de sua história, acompanhou o desenvolvimento da cidade.

Nascida no final da década de 1960, o Entreposto começou quando o antigo Mercado Central, aberto na década de 1930 para um milhão de habitantes não era mais suficiente para atender a demanda.

Cooperplantas A CooperPlantas é a mais nova cooperativa no segmento de comercialização de flores e plantas em Holambra. Foi fundada em outubro de 2003, por produtores de Holambra e região. Possui hoje em seu quadro 70 sócios, tem como objetivo formar um ELO entre a cadeia de produção e o da comercialização. Tem como meta principal as vendas "intermediadas", pois resultam em melhor otimização e eficácia da logística nos respectivos elos da cadeia, fazendo com que haja assim menor exposição dos produtos, e, conseqüentemente, mantenham sua qualidade excepcional até chegarem ao consumidor final.

Cooperflora Criada em 1999 por um grupo de produtores de Holambra (São Paulo), a Cooperflora tem como competência-chave levar flores (corte ou vasos) de qualidade a todas as regiões do Brasil, e, assim, valorizar e desenvolver a produção de seus cooperados.

Fonte: Sites das empresas: Cooperativa Veiling, Ceasesp Campinas, Ceasesp – SP,;

Cooperplantas , Cooperflora.

A empresa Veiling possui um sistema principal de comercialização: KLOK. É um relógio conhecido com Klok, ele mostra as informações referentes o produto (inclusive o preço) no momento das vendas, permitindo a comercialização de grandes quantidades e variedades de produtos em tempo recorde (www.veiling.com.br).

Foto 2: O relógio Klok da cooperativa Veiling Holambra.

Fonte: http://www.veiling.com.br.

4.2 LEVANTAMENTO DE DADOS

Neste capítulo serão abordados dados da empresa dos processos de armazenamento, recebimento e distribuição da empresa para melhor entendimento do seu funcionamento.

4.2.1 Descrever o processo logístico atual

No inicio, a empresa trabalhava com duas linhas de distribuição (Brusque e Blumenau). O depósito era pequeno, em datas comemorativas, onde ocorria maior demanda, eram alugados depósitos próximos à empresa para colocar as flores na qual não eram entregues aos clientes por imediato.

Três anos mais tarde, observando o mercado concorrente ao seu redor, a empresa conseguiu comprar mais um caminhão, e, criou mais uma linha de distribuição, para Florianópolis, hoje em dia realizada por um sócio da empresa.

Após quatro anos, a empresa teve um crescimento de aproximadamente 50%

números de clientes varejistas e linhas de distribuição para Santa Catarina. Seria ótimo para a empresa, mais acredite não é. A empresa não soube administrar o crescimento. Ela teve um aumento somente em números de distribuidores mais não em quantidade de flores disponibilizadas aos mesmos. Ou seja, as mesmas quantidades de flores são compradas e distribuídas ao número maior de linhas de distribuições. O tamanho da carroceria do caminhão que traz as flores da São Paulo é o mesmo de quando a empresa começo. Houve mudança apenas no modelo.

Quando a empresa apresenta maior demanda ela disponibiliza outro caminhão para completar o carregamento. A falta de espaço no caminhão se dá também pelo fato da empresa trazer mercadorias para os concorrentes da região.

Atualmente, a empresa fornece para nove clientes varejistas e cerca de 40 floriculturas. Esse crescimento proporcionou à empresa uma mudança de localização, com depósito maior e mais amplo propicio para um armazenamento de um número maior de mercadorias, e salas maiores, contento os mesmos computadores ultrapassados, e poucos equipamentos novos.

Foto 3: Antiga sede da empresa.

Fonte: Dados primários (2012).

Observando a figura 06, podemos notar que a empresa necessitava de reformas, apresentando um depósito pequeno com uma estrutura incapaz de suportar o crescimento da demanda. Ao descarregar o caminhão que vinha se São Paulo, o fluxo de materiais e pessoas dentro do depósito se tornava limitado, impossibilitado de suportar todas as mercadorias.

O crescimento da empresa levou a construção de uma nova sede, maior capaz de seportar o armazenamento das mercadorias, principalmente quando ocoorre uma demanda maior.

Foto 4: Nova sede da empresa.

Fonte: Dados primários (2012).

A nova sede da empresa praticamente dobrou de tamanho (conforme a foto 3), em relação ao volume de produtos que podem ser armazenados. Os escritórios também sofreram aumento possibilitando melhor fluxo de pessoas.

Cada porta esta reservada a um caminhão que faz o carregamento das mercadorias para a distribuição aos clientes finais. A porta maior seria o local destinado para o descarregamento do caminhão que transporta os produtos de São Paulo. Porém, dificulta a movimentação de mercadorias, pois se torna um processo demorado, de levar os produtos do inicio ao fim do depósito.

Foto 5: Atual caminhão da empresa, que transporta as flores de São Paulo.

Fonte: Dados primários.

Com o crescimento da empresa, veio também a necessidade de trocar o antigo caminhão da empresa por um mais moderno capaz de suportar tantos quilômetros percorridos por semana, com um baú de aproximadamente 12 m de comprimento por 4 m de altura, possibilitando uma maior quantidade de produtos transportados.

Por se tratar de uma empresa atacadista, a Uniflor não possui estoques. Ela trabalha com a soma dos pedidos de clientes (floriculturas e varejistas). São feitas as compras na Cooperativa Velling, localizada em Holambra (São Paulo) e nas empresas Ceagesp São Paulo capital, Ceagesp em Campinas, Cooperplantas e Cooperfloras em Ceasa (São Paulo), que são empresas distribuidoras de flores naturais. As compras são feitas por telefone e via internet (cerca de 80% do total dos pedidos), algumas plantas são compradas na região em que a empresa atua (10%) e o comprador (e motorista) da empresa compra o restante (10%) que não fora

conseguido no leilão na Cooperativa Velling Holambra ou em algumas feiras em São Paulo. As compras são sempre realizadas nas terças e nas sextas-feiras (à noite) e nas quartas e sábados (pela manhã).

Os compradores ligam para os produtores e pedem para garantirem as flores.

Mais, em época de muita procura as flores se tornam caras e escassas, tornando-se um problema quando a empresa garante ao cliente e o produtor não nos envia os pedidos certos.

O comprador da empresa liga para o gerente de compras passando as flores que não estão disponíveis naquele dia. O gerente repassa isso aos clientes. Alguns clientes questionam a empresa, pois alguns concorrentes da região conseguem os pedidos e garantem as flores, então porque a empresa não consegue comprar também? Embora esta seja uma pergunta fácil de responder, ela não é. A empresa não consegue comprar todas as flores dos pedidos há algum tempo, e isso é motivo de desordem e discórdia dos clientes. O gerente de administrativo não permite que os compradores liguem para os produtores a toda hora para comprar as flores, impossibilitando também, a procura de novos fornecedores para a empresa poder comprar um numero maior e diferenciado de produtos.

Outro ponto a ser citado seria a falta de equipamentos mais atualizados para melhorar o contato com os produtores. A empresa trabalha com programas de computadores do ano de 1997.

O caminhão chega ao depósito sempre nas segundas de madrugada e nas quintas à tarde. As flores são descarregadas e ao mesmo tempo são separados os pedidos dos clientes. Mais a empresa não possui funcionários suficientes para essa atividade. Cada funcionário exerce duas ou mais funções pela qual ele não foi contratado para exercer. Por isso os sócios impuseram normas para os funcionários na hora de descarregar o caminhão, mais nem sempre deu certo. É sempre uma desordem, todos pegam flores que não estão nos seus podidos para separar faltando para outro pedido. As flores não são todas conferidas e depois separadas que seria o certo a fazer para verificar se o produtor enviou os pedidos certos. Após a conferencia, os produtos são liberados para carregamento.

Por se tratar de flores naturais, a empresa não tem como garantir 100% das flores com boa qualidade. Às vezes, alguns fatores afetam a qualidade, como: mal carregamento, a temperatura do baú do caminhão, uma freada brusca, o clima na

região onde os produtores plantam seus produtos, o atraso em entregar a mercadoria, entre outros fatores, podem acabar estragando os produtos.

Foto 6: A empresa vista por dentro.

Fonte: Dados primários.

A empresa se preocupou com a forma de armazenamento das mercadorias descarregadas até serem carregadas nos caminhões que fazem as distribuições aos clientes, aumentando o tamanho de seu depósito. Na figura 09, pode ser vista a forma de como estão organizadas as prateleiras dentro do depósito.

4.2.2 Avaliação do processo de recebimento e armazenamento

Após a chegada do caminhão à empresa, as mercadorias são separadas por pedidos e colocadas em prateleiras até o responsável pela separação conferir e liberar o carregamento para o caminhão que fará a distribuição.

A empresa não armazena seus produtos por muito tempo. O tempo máximo que as flores ficam expostas nas prateleiras do depósito é de uma semana, pois a empresa não possui estoques por se tratar de flores naturais, podendo acarretar perdas à empresa. Para esse processo a empresa teria que investir numa câmera fria com maiores recursos e capacidade de armazenamento, aumentando a durabilidade das flores.

As flores que são descarregadas são diretamente separadas por pedidos dos clientes diretos e varejistas. Não são conferidas todas as mercadorias quando chegam ao deposito, somente depois de separar todos os pedidos que são conferidos. Muitas vezes ocorre do produtor não enviar toda mercadoria, que são carregados em São Paulo, pois há apenas um motorista, o mesmo faz as compras diretas com os produtores, e um carregador, ficando difícil conferir tudo que entra no caminhão. Nesse sentido, as flores que faltam são percebidas apenas após a separação dos pedidos, assim, os funcionários somam a quantidade que falta e dividem entre os clientes descontando dos seus pedidos.

Em épocas de demanda maior, como dia das mães e dia de finados, a empresa recebe flores todos os dias da semana, seja com o caminhão próprio ou fretando as mercadorias, o numero flores dos pedidos praticamente quadriplica, assim os produtos ficam nas prateleiras por no máximo cinco dias, até todas as mercadorias serem entregues aos clientes.

4.2.3 Fluxograma de atividades

A empresa não possui um fluxograma de atividades, mais para a realização deste trabalho, a acadêmica desenhou o fluxograma apresentado a seguir.

Figura 5: Fluxograma de atividades

.

Fonte: Dados primários.

A preparação dos pedidos é feita sempre nas terças (para as mercadorias chegarem á empresa na quinta) e nas sextas (onde as mercadorias chegam nas segundas de madrugada). A empresa não possui horário específico para os clientes passaram os pedidos, isso causa transtorno e muitas vezes, a empresa não garante as flores.

Após as compras realizadas, a Holambra passa à empresa o relatório dos produtos comprados. Esse relatório é conferido e caso ocorra algum erro, é passado o retorno à Holambra, e solucionado via internet.

Toda semana ocorre a falta de mercadoria. Isso ocorre ou pelo fato dos pedidos passados com atraso, ou no caso de algum desastre natural: por se tratar de flores naturais os produtores não têm como prevê se chove de mais ou de menos, por exemplo, e estragar as flores.

O caminhão é carregado em São Paulo, e viaja 10 horas até chegar à empresa. Esta possui poucos funcionários, tornando-se difícil o descarregamento e a separação dos pedidos, se tornando mais demorado todo o processo até a liberação aos clientes varejistas para a entrega aos clientes finais.

4.2.4 O processo de distribuição

Após a chegada dos produtos ao depósito, os produtos são conferidos e separados por pedidos. Os entregadores carregam os caminhões e levam os produtos aos clientes. Cerca de 90% dos produtos já estão vendidos, e os outros 10% são flores compradas a mais para vendas realizadas no dia da entrega.

Assim, alguns clientes vão até o caminhão e pegam as flores para seu pedido, a empresa não tem como saber se eles pegam a mais, ou se o produtor não mandou o pedido certo para a empresa.

Parece tudo muito fácil e descomplicado. Mais não é! A empresa possui poucos funcionários desde na área de compra e venda ate na hora de separar os pedidos. Por esse motivo, os sócios da empresa também realizam as tarefas de separar, conferir e carregar os caminhões para a entrega aos clientes.

Foto 7: Caminhão sendo carregado.

Fonte: Dados primários.

Todos os caminhões apresentam prateleiras nos baús de diferentes tamanhos para poder alocar as flores com tamanhos diferentes. São carregados conforme os pedidos dos clientes, separadamente. Conforme a figura 10, podemos observar como estão organizadas as mercadorias no caminhão que realiza as entregas ao cliente, apresentadas em dias com a demanda normal, pois quando a demanda aumenta, são acopladas prateleiras móveis aos caminhões, possibilitando maior numero de flores carregadas.

Após o carregamento das mercadorias, os produtos são entregues aos clientes finais. Alguns clientes fazem decorações, por esse motivo alguns confiam as chaves de suas floriculturas aos entregadores para ser possível entregar as flores de madrugada.

Como as flores têm que serem compradas em Holambra e Ceasa (São Paulo) os clientes tem que passar os pedidos até certo horário do dia. Para dar tempo dos produtores prepararem a entrega ao carregador da empresa em São Paulo. Mais isso não acorre na prática. A empresa aceita pedidos dos clientes a toda hora, e

pior, garante na maioria das vezes os produtos. E quando os produtores das cooperativas em Holambra ou Ceasa não disponibilizam as flores à empresa, são diminuídas as quantidades dos clientes. Isso não seria nenhum problema se fossem descontadas as flores dos pedidos passados com atraso à empresa. Contudo, isso não ocorre na prática. São sempre descontadas as flores principalmente de cliente que sempre passam pedido no horário. Essas falhas ocorrem diariamente.

A empresa possui dois motoristas responsáveis pelo carregamento das mercadorias e por cerca de 20% das compras (quando a empresa não consegue contato com os produtores por telefone ou via internet) na cooperativa Velling em Holambra e Ceasa. Mais eles sozinhos não conseguem comprar e conferir todos produtos que entram no caminhão. O tempo é curto, eles têm que conseguir carregar, conferir e comprar em apenas algumas horas, sobrecarregando-os.

A empresa mudou-se para uma sede maior há dois meses. Nessa sede, ela construiu uma câmera fria, mais ainda não foi inaugurada e a empresa ainda não se interessou em discutir o assunto entre os associados para a conclusão da câmera.

Causando transtorno entre os clientes que necessitam armazenar as flores que não foram vendidas por mais tempo.

Foto 8: Câmera da empresa.

Fonte: Dados primários.

No momento a câmera fria, construída para armazenar e manter a durabilidade das flores está sendo usada como um depósito de entulhos pelos sócios da empresa.

4.2.4.1 LAYOUT ATUAL DA EMPRESA

Por se tratar de uma empresa familiar, onde os donos foram criados numa época diferente, a empresa possui uma cultura organizacional calhada.

Praticamente usaram o mesmo Layout, da sede da empresa antiga, aumentando apenas o tamanho da estrutura. Acarretando nas mesmas falhas.

Figura 6: Layout atual da empresa

Fonte: dados primários.

O crescimento do depósito da empresa se deu devido o crescimento de sua demanda. Seu antigo depósito não era grande o suficiente para suportar o aumento.

Mas, o layout atual da empresa apresenta algumas falhas, como: a escada foi construída em lugar não propicio, ela está no meio do deposito atrapalhando o fluxo de produtos ao descarregar o caminhão, não apresenta cozinha, funcionários da empresa fazem sua pausa para o café nas salas ou vão para casa fazer seu intervalo tornando demorada a pausa para o café, a porta onde se descarrega as mercadorias chegadas de São Paulo é a ultima, dificultando o manuseio dos produtos, ao separar os pedidos, os funcionários tem que levar mercadorias do fim do deposito ao inicio, demorando na volta e assim demorando ao descarregar as mercadorias do caminhão.

4.3 PROPOSTAS DE MELHORIAS

Após desenvolver a metodologia para aplicação do estudo, surgiram ideias para as propostas de melhorias da empresa. A logística engloba atividades de gerenciamento de estoques, armazenamento e recebimento de mercadorias, tendo como objetivo levar os produtos certos e na hora certa aos clientes. A seguir serão apresentadas algumas propostas, com o objetivo de melhorar a área de logística da empresa estudada.

Foram desenvolvidas as propostas através de conversas informais com os funcionários da empresa. Dentre outras perguntas, quatro foram mais relevantes e através delas foram desenvolvidas as propostas para a empresa. São elas:

 Quais os atividades que você discorda na empresa?

 Quais os pontos que você acha que devem melhorar na empresa?

 Como devem ser passados os pedidos na empresa?

 Você concorda com o atual layout da empresa? O que deveria mudar?

4.3.1 Primeira Proposta: Novos funcionários

Contratação e capacitação de funcionários para maior agilidade nas compras, nas vendas, ao descarregar, conferir e separar os pedidos na empresa, consequentemente, melhorará o relacionamento com os clientes.

Atualmente a empresa apresenta uma deficiência no quadro de funcionários, pelos custos causados por eles. Mas, dificulta todos os processos do fluxograma de atividades da empresa, pois todos os funcionários executam mais de uma tarefa todos os dias, tornando-as mais demoradas e cansativas.

Funcionários motivados, com pensamentos competitivos, eficientes podem garantir bons resultados á empresa. A conquista da visibilidade no ramo em que atua, estando sempre à frente da concorrência, se dá aos profissionais capacitados e em sintonia com os seus objetivos e metas a serem seguidas.