Preservação da natureza
O mundo está a consumir quantidades intoleráveis de papel. A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir.
Impressos fora de padrão, mal desenhados ou mal aproveitados, vias e cópias desnecessárias. O microfilme poderá ser um excelente agente corretor dessas anomalias. Além disso, os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a venda de papel para reciclagem.
Interligação com outros sitema
O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação. Ele possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como sistemas informáticos/digitalização.
Plena validade legal Como em muitos outros países, em Portugal o microfilme tem plena validade legal. Existe legislação específica que regulamenta esta matéria.
Quadro 06b: Continua-se apresentar Vantagens do microfilme Fonte: Prado (1974, p. 151), Elaborado a partir da pesquisa.
desde o cliente e o usuário, gestão documental, pessoal da tecnologia da informação e para a redução e proteção de investimentos.
De acordo com Avendon, (2001, p. 22) essas são as vantagens do processo:
Para o usuário e o cliente Redução do tempo no processamento e manuseio do papel, aumento de satisfação do usuário, incremento á produtividade, melhoria na satisfação com o trabalho, acesso imediato e multiusuario a qualquer informação, melhoria da qualidade do trabalho, alta velocidade e produção de documentos e melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas.
Para gestão documental um melhor controle dos documentos, redução dos espaços físicos da armazenagem, facilidade de implementar temporalidade documental e minimização de perda e extravio de documentos.
Para o pessoal da tecnologia da informação
Integração com outros sistemas e tecnologias, facilidade adicional para implantar empresa virtual, disponibilidade instantânea de documentos sem limite físicos, gerenciamento e otimização do Workflow, possibilidade da empresa virtual sem limite físicos, maior agilidade nas transações entre empresas e maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
Para redução e proteção de investimentos
Redução de custos com novos escritórios / departamento / equipamentos, proteção do patrimônio, eliminação de retornos, proteção contra processos, eliminação de fraudes e proteção contra catástrofes que poderiam danificar seu acervo.
Quadro 07: Vantagens do GED
Fonte: Avendon (2001, p. 21) Elaborado a partir da pesquisa.
Segundo dados obtidos pelo CENADEM (2005), as vantagens e se ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são: permitir a recuperação da empresa após desastres, reduzir os custos com cópias, ter um absoluto controle no processo de negócio, possuir alta velocidade e precisão na localização de documentos, criar facilidades para o trabalhador do conhecimento, disponibilizar instantaneamente os documentos sem limite a físicos, eliminar fraudes, ter um gerenciamento automatizado dos processos, ter uma grande melhoria nos processos de tomada de decisões, possuir um maior aproveitamento do espaço físico, ter ilimitadas possibilidades para indexação e localização dos documentos, evitar extravio ou falsificação de documentos, possuir a possibilidade de integração com outros sistemas e tecnologias, aproveitar a base de informática já instalada na sua empresa , ter mais agilidades na transações entre empresas, possuir maior velocidade na implementação de mudanças nos processos, Conseguir melhor atendimento ao cliente, obter uma vantagem competitiva sustentável, possibilitar a empresa virtual sem limites físicos, com redução de
despesas e permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa, ter uma única solução para cumprir prazos de recursos em processos e possuir uma tecnologia viabilizadora de outras como ERP e CRM.
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser utilizado em toda a organização, ele pode proporcionar vantagens e benefícios específicos a cada área ou departamento que a utiliza independentemente (JORNAL DO GED, 2004 p.5).
De acordo com o CENADEM (2005), dentre as vantagens do sistema GED, estão:
A economia de papel Já que os documentos estarão disponíveis em mídia eletrônico- digital, fazendo mínimo uso do papel.
A economia de espaço físico Pois um arquivo metálico de quatro gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco. Um equipamento com capacidade para 186GB, ou quatro milhões de documentos, pode ser acomodado no mesmo espaço do arquivo metálico.
Facilidade de efetuar consulta e redução de tempo
Quando as consultas são feitas a partir de algumas palavras-chave, retornando vários documentos referentes ao assunto desejado, evitando conteúdo sem ligação com o contexto da busca. Com o auxílio de um software de workflow (fluxo de trabalho, que será assunto do Capítulo III), uma consulta muita pesada pode ter sua execução agendada para um período do dia em que o tráfego da rede não é muito grande, por exemplo; - O aumento na integridade de arquivos, já que redundâncias seriam facilmente localizadas e tratadas.
Alteração de qualquer documento
só seria possível mediante a autorização do gerente do sistema dada ao usuário, que pode ser implementada de várias maneiras, como por exemplo, com o uso de senhas
A disponibilidade de um documento para vários usuários simultaneamente
Az com que com o uso da tecnologia de redes, poderão fazer uso de um documento no mesmo momento...
A fácil manutenção do acervo
Pois o sistema assegura a organização do acervo em tempo integral, as revisões de documentos ficam muito mais fáceis e os gerentes de sistema poderão ter informações do estado de seu acervo a qualquer momento, sem ter que realizar pesquisas demoradas ou específicas.
A diminuição de perdas por arquivamento errado
Já que os documentos, antes de serem inseridos no acervo eletrônico, passam por uma classificação (indexação) que se baseia em vários aspectos do conteúdo do documento.
A correção de erros e aumento de legibilidade de documentos
Alguns documentos de papel podem já estar na forma de cópias fotográficas ou em deterioração. Os sistemas dispõem de software de correção de imagens, tornando documentos de má qualidade melhores depois de digitalizados e tratados.
Quadro 08; Vantagens do sistema GED.
Fonte: CENADEM (2005) Elaborado a partir da pesquisa.
Na visão do CENADEM (2003) todas essas características favoráveis ao GED fazem parte da mais relevante característica aos Gerentes de Negócios: a agilização de processos. A agilização de processos traz a redução de custos, a melhoria organizacional da empresa, e a melhoria financeira da organização.