UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ - Univali

Proposta de estudo sobre implementação de novas tecnologias de gestão documental para a empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda – UNIVALI – São José, 2005. Este estudo tem como objetivo elaborar um estudo sobre os procedimentos para implementação de novas tecnologias, nomeadamente microfilmagem e digitalização de documentos para a empresa Acervo Ltda.

A E MPRESA

As necessidades de seus clientes levaram a empresa Acervo, em junho de 2003, a oferecer também serviços de armazenamento de documentos. E por acreditar no conhecimento de seus profissionais, a empresa Acervo se beneficia da tarefa de arquivamento, pois é de grande importância, já que sua função primordial é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações , que só terá efeito se os documentos forem corretamente classificados e armazenados de forma adequada.

D ESCRIÇÃO DA S ITUAÇÃO P ROBLEMA

O BJETIVOS

• Objetivo Geral
• Objetivos Específicos
• Justificativa
• Estrutura do arquivo
• Utilizando o arquivo
• Inserindo um Documento no Arquivo
• Tipos de Arquivos
• Formas de Arquivar
• Guarda de Documentos

Para Paes (1997, p. 34) é necessário analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, informatizados, etc.), pois esse procedimento facilita os serviços de classificação dos respectivos documentos. Em relação à iluminação, Paes (1997, p. 34) alerta que ela é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação documental.

M ICROFILMAGEM

• Etapas do Processo de Microfilmagem
• Máquinas para Microfilmagem
• Microformas para Microfilmagem
• Indexação e codificação
• COM (computer output microfilm)
• Alguns Objetos Legais para Microfilmagem

O ideal, claro, seria armazenar papéis que vinculassem informações não repetitivas ao nome de um cidadão. Planetário O planetário é composto por uma mesa para fixação do documento, um bloco de filme preso a um poste vertical e um conjunto de lâmpadas. Da mesma forma que as fotografias são reveladas e processadas para serem visualizadas e copiadas, o microfilme requer processamento antes de ser lido e copiado.

Existem vários modelos, concebidos para diferentes tipos de microformas (pergaminhos, capas, revistas, cartões de janela, etc.), alguns dos quais podem ser utilizados para ler mais do que um destes tipos. Tab-jac É semelhante ao mapa de janelas e contém de um a três canais para inserção de quadros. É necessário um índice externo, que indique em qual função e em qual Flash está localizado um determinado documento ou grupo de documentos.

Vantagens A codificação é parte integrante do filme; fácil indexação e localização do lote de documentos; não requer nenhum equipamento especial. Para Avendon (1993, p. 128), as informações processadas pelo computador, ao invés de serem impressas na página de um formulário, são alimentadas em um sistema COM em um filme que forma microimagens dessas páginas.

G ERENCIAMENTO E LETRÔNICO DE D OCUMENTOS – GED

• Definição – GED
• Etapas do Processo da Digitalização
• Estações de Trabalho: Capacidade de Processamento
• Mídias para Armazenamento
• Redes de Computadores
• Captura/Criação
• Organização e Fluxo de Trabalho
• Transmissão e Endereçamento
• Impressão/Visualização
• O Fluxo de Trabalho (workflow)
• Áreas de Utilização do GED
• Aspectos Legais Sobre Documentos Eletrônicos
• Alguns Objetos Legais para Mídia Eletrônica

Para Avendon (2001, p. 3) A crescente disseminação da implementação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos é, em parte, resultado de avanços na tecnologia de sua infraestrutura subjacente. Segundo CENADEM (2003, p. 26), a crescente escala de implementação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos é, em parte, resultado de avanços na tecnologia de sua infraestrutura subjacente. Segundo Spraguer (1995, p. 57), a tecnologia RISC (Reduced Instruction Set Computer) era mais utilizada em sistemas de documentos eletrônicos mais antigos (início dos anos 90).

Entre outras implicações, os discos rígidos são um tipo de mídia muito caro e, dependendo das necessidades da organização, aumentarão significativamente os orçamentos de desenvolvimento de sistemas de gerenciamento de documentos. As unidades WORM são amplamente utilizadas. Por não serem regraváveis, podem ser usados ​​como mídia confiável para documentos que possam ter finalidade legal na organização. Segundo Avendon (2001, p. 119), as redes de computadores serão amplamente utilizadas em sistemas de documentos eletrônicos onde existam múltiplos usuários e as informações precisem ser compartilhadas.

É importante que um gestor de rede esteja presente durante o planejamento e desenho do sistema, pois ele pode planejar (caso a rede não exista) ou alterar o desenho da rede da organização de acordo com o tráfego que será gerado pelo sistema de documentos. tornar-se (AVENDON, 2001, p. 120). O que caracterizará a qualidade de captura de documentos de texto simples é a sua qualidade intrínseca (degradação), por exemplo. Para Avendon (2001, p. 137), os usuários do acervo documental do sistema podem precisar imprimi-lo.

Esta lei, se aprovada, entra em vigor permitindo o transporte de documentos digitais em órgãos públicos.

D ESVANTAGENS DA M ICROFILMAGEM

Além disso, os centros de microfilmagem podem pagar pelos consumíveis vendendo papel para reciclagem. Plena validade jurídica Tal como em muitos outros países, o microfilme em Portugal tem plena validade jurídica.

V ANTAGENS DO G ERENCIAMENTO E LETRÔNICO DE D OCUMENTOS

Para o usuário e para o cliente Redução do tempo gasto no processamento e manuseio de papel, aumento da satisfação do usuário, aumento da produtividade, melhoria da satisfação no trabalho, acesso imediato e multiusuário a qualquer informação, melhoria da qualidade do trabalho, alta velocidade e produção de documentos e melhor atendimento ao cliente serviço, fornecendo respostas mais precisas e imediatas. Para gestão documental, melhor controle documental, redução de espaços físicos de armazenamento, facilidade de implantação da temporalidade documental e redução de perdas e extravios de documentos. Integração com outros sistemas e tecnologias, facilidade adicional na implementação de uma empresa virtual, disponibilização imediata de documentos sem limitações físicas, Gestão e otimização do fluxo de trabalho, possibilidade de uma empresa virtual sem limitações físicas, maior agilidade nas transações entre empresas e maior rapidez na implementação de mudanças no processo.

Segundo dados obtidos pelo CENADEM (2005), as vantagens de um sistema de gestão eletrônica de documentos são: permitir a recuperação da empresa após desastres, a redução de custos de cópia, ter controle absoluto sobre o processo de negócio, ter alta velocidade e ter precisão na localização de documentos, criar facilidades para os trabalhadores do conhecimento, disponibilizar documentos imediatamente sem limites físicos, eliminar fraudes, ter gestão automatizada de processos, ter uma grande melhoria nos processos de tomada de decisão, maior utilização do espaço fisicamente ter possibilidades ilimitadas de indexação e localização documentos, evita perda ou falsificação de documentos, tem possibilidade de integração com outros sistemas e tecnologias, aproveita a base de TI já instalada em sua empresa, tem mais agilidade nas transações entre empresas, tem maior velocidade na implementação de mudanças nos processos, conseguindo melhor atendimento ao cliente, obtendo vantagem competitiva sustentável, viabilizando a empresa virtual sem limites físicos, com redução de. O sistema de gestão eletrônica de documentos pode ser utilizado em toda a organização, podendo oferecer vantagens e benefícios específicos a cada área ou departamento que o utiliza de forma independente (JORNAL DO GED, 2004 p.5). Economia de papel Como os documentos estarão disponíveis em meio eletrônico-digital, com uso mínimo de papel.

Equipamentos com capacidade de 186 GB, ou quatro milhões de documentos, podem ser alojados no mesmo espaço da pasta metálica. Como o sistema cuida da organização da cobrança em tempo integral, as revisões de documentos são muito mais fáceis e os administradores do sistema podem ter informações sobre o status de sua cobrança a qualquer momento, sem a necessidade de realizar ações demoradas ou específicas. pesquisas.

D ESVANTAGENS DO G ERENCIAMENTO E LETRÔNICO DE D OCUMENTOS

Segundo CENADEM (2003), todas essas características favoráveis ​​ao GED fazem parte da característica mais importante para os gestores empresariais: a racionalização dos processos. A racionalização de processos traz redução de custos, melhoria organizacional da empresa e melhoria financeira da organização. Segundo Vergara (2000, p. 43), pesquisar significa planejar cuidadosamente uma investigação de acordo com os padrões da metodologia científica, tanto na forma quanto no conteúdo.

Devido à sua natureza de inquérito, não inclui hipóteses que, no entanto, possam surgir durante ou no final da investigação. Tem, portanto, uma finalidade prática, diferentemente da investigação pura, motivada essencialmente pela curiosidade intelectual do estudioso e colocada, sobretudo, ao nível da especulação.

C ARACTERÍSTICA DA P ESQUISA

Utilizou-se uma abordagem qualitativa, pois a pesquisa envolve análises mais profundas sobre o fenômeno em estudo. Segundo Vergara (2000, p. 50), estudos que utilizam metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de um determinado problema, analisar a interação de determinadas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos vivenciados por grupos sociais. Não esquecer que esta abordagem é muito útil. para situações em que novas ideias são desenvolvidas. A quantidade de informações que a empresa Acervo Ltda tem que tratar devido ao conhecimento de suas atividades, do mercado e das inevitáveis ​​provas legais decorrentes de movimentações administrativas, comerciais, fiscais e financeiras tem crescido enormemente, principalmente devido ao desenvolvimento tecnológico dos últimos tempos. facilitou significativamente o acesso à informação durante décadas.

Grande volume de documentos, a grande maioria sem etiqueta de identificação, pertencentes a diversos departamentos armazenados em caixas de papelão, colocados em estantes de madeira, além dos documentos gerados diariamente, mantidos em arquivo em cada departamento da empresa Acervo. Devido à forma como os documentos são arquivados na empresa Acervo, o tempo de resposta às buscas pode levar até dois dias dependendo do tipo de documento solicitado e às vezes não são encontrados, deixando dúvidas se existem ou não. tal documento. O espaço físico hoje na empresa Acervo não está sendo utilizado de forma adequada e muito menos de forma racional, pois existem estantes que são de madeira, o que não é recomendado e têm apenas 2 metros de altura, enquanto o armazém tem 4 metros de altura.

Existem estantes de caixas em todos os departamentos, e a empresa possui um mezanino totalmente desocupado, e a empresa não possui arquivo centralizado. O conselho de administração da empresa atualmente não inclui profissionais com formação superior na área de administração e gerenciamento de documentos eletrônicos, fazendo com que a empresa incorra no custo do pagamento dos salários desses profissionais quando necessário para projetos específicos.

D ESCRIÇÃO DAS SOLUÇÕES PROPOSTA PARA EMPRESA

Arquivamento: transferência de arquivos de documentos do armazenamento online para mídia de armazenamento offline. Arquivamento: transferência de arquivos de documentos do armazenamento online para mídia de armazenamento offline. Documento: Conjunto de informações disponibilizadas e aprovadas para uso por um ou mais usuários finais.

Ex: o número de pixels por polegada na tela de um monitor de estação de trabalho. Estações de controle são usadas para identificar o fluxo de trabalho dentro de um processo. Equipes assíncronas: grupos de pessoas que conseguem se comunicar por meio de um sistema de fluxo de trabalho dentro do processo em que estão envolvidos, de forma assíncrona, ou seja, sem necessidade de intervenção humana simultânea.

Non-Wrap: Uma técnica de compactação que trata cada linha de um documento como uma entidade separada. Prioridade: Um atributo do processo que determina a sequência de objetos de informação através do sistema de fluxo de trabalho. Processo de fluxo de trabalho: Um componente de um processo que é facilitado ou automatizado pela tecnologia da informação.

A ênfase de um sistema de gerenciamento de arquivos é o arquivamento desses arquivos, que contêm múltiplos documentos com páginas diferentes, para os quais é importante manter o controle do fluxo de trabalho.