Este trabalho visa um tema de gestão relacionado aos processos do Departamento de Computação e Sistemas (DECSI) da Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP), abrangendo o conceito, aplicações e ferramentas de Business Process Management (BPM). Tendo em conta a identificação e modelação das atividades e processos da DECSI, nota-se que foi possível identificar áreas de melhoria em alguns processos.
Objetivos
Este trabalho aborda os conceitos de Business Process Management (BPM), disciplina de gestão desenvolvida com uma visão sistêmica dos processos de uma organização, para facilitar sua implementação e operação. Nesse ambiente, surge a necessidade de implementar a gestão por processos de forma mais adaptável aos interesses e focada na eficiência organizacional.
Metodologia
O Problema de Estudo
Diante dessa estrutura, serão abordados professores e secretaria do DECSI, órgãos colegiados dos programas de Sistemas de Informação (SI) e Tecnologia da Computação (CE), em que as disciplinas são ministradas em sua maioria pelos professores do DECSI e da Seção de Ensino (SE). ) . Vale ressaltar que os Colegiados do Curso de Sistemas de Informação (COSI), Colegiados de Engenharia de Computação (COEC), Núcleos Docentes Estruturantes (NDE) do SI e do EC se comunicam com a mesma secretaria;
BPM - Gestão dos Processos
A gestão de processos de negócios requer a participação de toda a organização, desde a liderança executiva até o nível operacional e em todas as funções e funções (BENEDICT et al., 2013). No contexto do BPM, como o nome sugere, os processos de negócios são considerados e analisados.
Abordagem de Entrevistas
Quando se estabelece uma boa identificação e definição dos processos de negócio, fica mais clara a visualização dos pontos que podem ser melhorados. Dessa forma, fica clara a importância desse tipo de coleta de dados para o trabalho, pois com um escopo maior, é possível visualizar mais material durante a fase de disposição das atividades e modelagem dos processos.
Ferramentas de Modelagem
Mapa Mental
Neste trabalho, a ferramenta utilizada será o MindMup 2.0 para Google Drive1, pois possui todos os recursos necessários para uma boa modelagem de um mapa mental, além de um layout agradável, e com maior facilidade de acesso e colaboração, pois abrigou na nuvem. Uma vez destacados na estrutura, há maior clareza quanto ao registro dos processos, que é o foco deste trabalho.
BPMN
Por já estar integrado aos conceitos de BPM, estabelece um maior direcionamento e fidelidade na modelagem de acordo com os conceitos estabelecidos no trabalho.
SEI
Trabalhos Relacionados
Gestão de Processos em Ambientes Universitários: o exemplo da Unicamp . 26
O trabalho é um estudo de processos dentro de um contexto universitário, no caso a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), que não é apenas um ambiente acadêmico, mas também uma instituição pública. O artigo se assemelha a este trabalho em termos de fundamentação teórica, já destacando o panorama de metodologias e materiais que justificam a implantação da gestão por processos na instituição. Carrara e Pessôa (2009) enfatizam o tema da gestão de processos em um ambiente público, no caso uma praça de serviços públicos de um município próximo à cidade de São Paulo.
O artigo destaca as boas práticas que devem ser seguidas em relação à gestão de processos no setor público, pois o interesse é mais evidente. Questões como atendimento e tempo de espera devem ser rigorosamente observadas na aplicação do controle do processo. No caso do processo de licenciamento, a melhoria foi de grande importância para a redução de dias por eficiência, demonstrando assim a importância de uma boa gestão dos processos empresariais.
Em relação ao objetivo deste trabalho, a questão da modelagem e análise de processos está bem definida e enfatizada, pois destaca-se a utilização de ferramentas baseadas na gestão de processos, favorecendo a consolidação de resultados bem compreendidos.
Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio em uma Instituição
Tendo em vista toda a boa estruturação e consolidação dos objetivos secundários com uma pesquisa bem delineada, somada a uma boa análise e modelagem dos processos, possibilitou atingir o objetivo de buscar eficiência no processo de compras universitárias. No capítulo foi realizado o levantamento, mapeamento e modelagem dos processos DECSI da Universidade Federal de Ouro Preto.
Entrevistas
Entrevistas Informais
- Secretário do DECSI
- Membro do Comitê de Ética em Pesquisa (CEP) da UFOP
- Chefia do DECSI
O entrevistado abordou ainda as ações de apoio realizadas pelo secretariado do departamento, com especial destaque para o desempenho na realização de concurso para docentes do DECSI. Foi realizada entrevista informal com a professora do DECSI, até então indicada como membro do Comitê de Ética em Pesquisa da UFOP (CEP/UFOP). O Comitê de Ética em Pesquisa (CEP) é um importante órgão brasileiro preocupado com a validação de projetos de pesquisa em suas mais diversas finalidades.
Considerando a abrangência do CEP na Universidade, questionamos o membro sobre as atividades que desenvolve dentro da comissão. Ao ser questionado sobre o funcionamento do processo de aprovação de férias, o chefe listou as atividades que ocorrem nesse processo, o que possibilitou traçar seu rumo. Na continuação da entrevista, o chefe foi questionado sobre o trabalho de julgamento e sua função como chefe do departamento.
No final da preparação de toda a documentação, a comissão de estágio elabora um relatório final final.
Entrevistas Semiestruturadas
- Secretário da Seção de Ensino
- Secretário dos Colegiados dos cursos de Sistemas de Informação e Engenharia de
O gestor está de posse de toda a documentação, inclusive a ata final, e realiza uma reunião com o professor avaliado, onde toma conhecimento dos resultados de seu estágio. Dessa forma, mesmo em reunião, é gerado um documento científico via SEI para formalizar as ações da reunião, onde o professor poderá relatar as informações que considerar relevantes. Ao ser questionado sobre a comissão de estágio de julgamento, o entrevistado enfatizou que há uma previsão de que o gestor imediato do servidor não pode constituir a comissão de estágio de julgamento.
O referido site destaca o conceito, as características e as atividades que o órgão desenvolve dentro do campus, como atendimento básico e emissão de documentos para alunos matriculados. Diante dessa relação, percebeu-se a necessidade de realizar uma reunião com a secretária, tornando-se uma parte informal da entrevista, para aprofundar o conhecimento dessas atividades. Inicialmente, o usuário em questão deve selecionar a unidade à qual está alocado, de modo a destacar as partes envolvidas no processo em questão.
Portanto, se um processo estiver aberto em uma determinada unidade da qual o usuário não faz parte, o usuário não poderá visualizar o processo em questão.
Entrevista Estruturada
- Questionário
A princípio, foram aplicadas perguntas para identificar se aquele servidor exercia algum cargo ou função dentro do departamento e se participava como membro de algum órgão ou comissão. E por fim, foram aplicadas questões para identificar a utilização do SEI e os documentos que regulamentam as atividades exercidas pelos servidores. Este formulário visa identificar as atividades administrativas realizadas pelo SEdo ICEA, os órgãos colegiados e coordenadores dos cursos de SI e EC, a secretaria, a direção, as comissões permanentes e os professores do DECSI, a fim de modelar os processos administrativos do instituição, em particular os processos. incluindo o Departamento de TI e Sistemas.
Selecione o cargo/função em que exerce atividades administrativas (é permitido marcar mais de uma categoria, por exemplo, professor). Detalhe como as atividades são realizadas. para cada atividade, utilizar a mesma numeração do tópico anterior). Quais atividades requerem a interação de outras partes (docentes, alunos, diretores, órgãos colegiados, comissões, núcleos, secretarias).
Tendo em conta o número de respostas e a sua abrangência, o mapa mental foi identificado como a ferramenta ideal para delinear de forma intuitiva e dinâmica todas as atividades identificadas.
Mapa Mental do DECSI
É importante ressaltar a importância de tal função, pois é ela a responsável por estabelecer o bom funcionamento do departamento. Além das atividades discutidas, destaca-se também a forte interação do líder com o SEI, com a plataforma realizando diversas atividades. Desta forma, destaca-se o quão exigente é o serviço de secretariado, visto que é acionado por todos os demais órgãos da universidade devido ao número de tarefas que são executadas com alto grau de repetência.
Nas repetidas solicitações, ressalta-se a importância do cargo, pois há uma grande necessidade de sempre respeitar as atividades, pois elas afetam diretamente o funcionamento do departamento. Considerando os 3 pilares da universidade, pesquisa, ensino e extensão, todos permeiam a atividade administrativa do professor, evidenciando um cenário crítico de importância. Na coleta de dados, a modelagem e disposição das atividades dos docentes requereu maior atenção, visto que existem profissões importantes dentro da instituição.
Todas as atividades e funções identificadas que podem ser atribuídas ao cargo de professor são apresentadas na Figura 7.
Gerenciamento dos Processos
Identificação dos Processos
Detalhamento e Modelagem dos processos
- P1- Criar processo (SEI)
- P2- Inserir documento (SEI)
- P3- Enviar processo (SEI)
- P4 - Homologação de férias
- P5 - Reuniões
- P6 - Elaboração de horários DECSI
- P7 - TCC
- P8 - Análise de projeto CEP/UFOP
- P9 - Submissão e aprovação de projeto IC
- P10 - Desenvolvimento na carreira
- P11 - Estágio probatório
Subprocesso: uma atividade que contém outras atividades, é um processo dependente do macroprocesso no qual está contido. Vale ressaltar que a ação do processo ocorre primeiramente por meio do acesso do usuário à plataforma. Outras atividades de processo explicam passo a passo dentro da plataforma como criar um processo em ISHM para ser eficaz.
Com a chegada do SEInaUFOP, a plataforma passou a implementar a maior parte das atividades do processo. Tal padronização precisa ser contextualizada e descrita a fim de evidenciar um novo modelo de processo. O primeiro subprocesso vem logo após o preenchimento da planilha de produtividade, diz respeito à submissão do projeto na plataforma MinhaUFOP.
O subprocesso a seguir passo a passo direciona o usuário à plataforma MinhaU-FOP para submeter o projeto. Vale ressaltar a forte interação entre o processo e o EIHM, já que a maior parte das atividades dos professores no processo ocorre por meio da plataforma. Também é perceptível o detalhamento das ações que serão realizadas na ISHM, como a inclusão de instrumentos e documentos de avaliação na plataforma.
Pontos de melhorias
No que diz respeito ao funcionamento dos comitês de avaliação, todas as ações devem ser realizadas por meio do SEI. No que diz respeito à utilização do SEI, das atividades que decorrem na plataforma destacam-se as mais rotineiras, nomeadamente pedidos e transmissão de documentos entre órgãos da própria universidade. Das atividades identificadas como oportunidades de melhoria, a maioria está relacionada à falta de interação com o SEI.
Com a ampla utilização da plataforma pelos professores, o departamento terá ganhos em termos de eficiência administrativa, pois as atividades serão continuamente registradas. A utilização da plataforma pela SE, dada a importância e abrangência do órgão, traria ganhos organizacionais em termos de agilidade e registro das atividades realizadas pelo órgão. Com relação aos processos mapeados, por meio de sua análise tornou-se possível destacar alguns pontos que podem precisar ser melhorados.
A utilização de uma ferramenta de modelagem em BPMN após a identificação dos processos possibilitou a modelagem dos mesmos quanto ao layout do seu fluxo, abordando as atividades e entidades envolvidas em cada processo identificado.
