The general purpose of this research was to suggest for the optimization of the relationship between the executive officer and the secretary of the Pazin company alternative Ltda Foods. For this, bibliographic research was done with a focus on the origin of the name and historical information about the profession of the secretary, the basic functions of the executive authority and the secretary, the interpersonal relationship, the concepts, the elements, the obstacles and the types. of communication, to get parameters that subsidized the participant's comments, the elaboration and application of the questionnaires and the analysis of the data, in accordance with the methodology.
Apresentação do Tema e do Problema
Como é fundamental que a equipe executiva e a secretária estejam integradas, foi realizado um estudo de caso sobre esse relacionamento na empresa Pazin Alimentos, a fim de verificar se os obstáculos ocorridos na organização eram de natureza funcional ou interpessoal. Para tanto, foi feito o seguinte questionamento: Quais fatores favorecem e quais interferem no relacionamento entre o executivo e o secretário da empresa Pazin Alimentos Ltda.
Objetivos
Objetivo Geral
Objetivos Específicos
Justificativa
Cada vez mais, o secretário executivo deve estar totalmente sintonizado com os novos tempos, buscando constantes reciclagens e formas de contribuir efetivamente para o sucesso e rentabilidade da empresa. Como profissional da área de Secretariado Executivo trabalhou por 5 anos na empresa Pazin Alimentos Ltda e, no momento da elaboração deste trabalho, realizava estágio curricular na empresa, havia alguns obstáculos que o desempenho eficiente de tarefas e atribuições, causando problemas no processo administrativo.
Origem do nome e breve histórico da profissão
Funções básicas da secretária do século XXI
Nesse sentido, veja na Figura 1 abaixo a estrutura formal da Pazin Alimentos representada pelo seu organograma. O segundo instrumento de coleta de dados utilizado para identificar os fatores que favorecem e/ou ameaçam o relacionamento gerencial e de secretariado da Pazin Alimentos Ltda foi um questionário, conforme mencionado anteriormente. Verificou-se que tanto o diretor-presidente quanto o secretário da Pazin Alimentos estão em processo de formação nas áreas em que atuam, pois o primeiro cursa ciências contábeis (nível 4) e isso é automação de escritório e secretariado.
O objetivo desta questão foi verificar se há feedback entre o CEO e o secretário da Pazin Alimentos. Com essa pergunta queriam saber se existia alguma barreira de comunicação que pudesse ameaçar o andamento dos negócios da Pazin Alimentos. O objetivo desta questão foi determinar se a linguagem e o formato utilizados para transmitir as informações verbais se adequam ou comprometem o desempenho dos serviços do secretário e diretor-presidente da Pazin Alimentos.
O objetivo desta questão foi identificar o canal de comunicação preferencial para o secretário se comunicar com o diretor da empresa Pazin Alimentos. Na perspectiva deste último, a hipótese foi, na ausência conforme descrição da rotina e observação participante, que a informação fosse transmitida ao gestor via celular. Quanto aos aspectos positivos do trabalho do diretor da empresa Pazin Alimentos: .. a) constatou-se que as atribuições mencionadas na Fundamentação Teórica, segundo Drucker (1996), dizem respeito à liderança, credibilidade, confiança, respeito e admiração; . Outro objetivo foi reconhecer o relacionamento atual entre o diretor e o secretário da empresa Pazin Alimentos Ltda para propor a otimização dessa interação.
Funções do executivo
Executivo e secretária: uma equipe de sucesso
Relacionamento interpessoal
Comunicação
- Conceito
- Elementos da comunicação
- Barreiras à comunicação
- Comunicação eficaz
- Comunicação verbal
- Comunicação não-verbal
O conceito de comunicação expandiu-se ao longo do tempo, mas sem dúvida é através da comunicação que os padrões culturais são transmitidos aos indivíduos. Jakobson (1970, p.122) afirma que é necessário apresentar brevemente os fatores constitutivos de cada ato de comunicação verbal, para compreender toda a gama de funções que a linguagem acarreta. Segundo o autor, duas pessoas podem ser eficazes, mas os resultados de uma reunião de comunicação podem ser desastrosos.
Nesse sentido, segundo Terra (1997, p.12), comunicação verbal é aquela cujos signos utilizados para os atos de comunicação são as palavras.” Para Terra (1997, p.12), a comunicação não verbal é o que ele utiliza para os atos. de comunicação outros sinais que não sejam palavras".
Comunicação Organizacional
Comunicação formal
- Comunicação vertical
- Comunicação lateral ou horizontal
Comunicação informal
Para cumprir o objetivo geral deste relatório, a amostra pesquisada foi o executivo e secretário da empresa Pazin Alimentos, mas o quadro geral da empresa, conforme comprovado no ponto 3.1.4, no momento da realização desta prática, era composto . de um total de 40 funcionários. A coleta de dados foi feita por meio de questionários (Anexos A e B), com perguntas abertas, fechadas e mistas, dirigidos ao executivo e ao secretário, buscando obter respostas para algumas dúvidas sobre os aspectos funcionais e interpessoais dentro da empresa. Pazin, enquanto a concorrência atua reregulando os preços como fator principal, a ideia da empresa é investir na qualidade do produto, nas relações interpessoais dos funcionários nos pontos de venda e na melhoria contínua do processo de distribuição.
O executivo analisa relatórios sobre as atividades dos diversos setores da empresa; No setor financeiro, por exemplo, são verificados a situação das contas a pagar e das contas a receber, o provisionamento de vendas até o final do mês e o faturamento total até determinado dia e a situação da conta corrente, entre outras coisas. Como o gestor pertence ao nível mais alto da hierarquia da organização e o secretário também ocupa um cargo de confiança, inferior ao seu, esperava-se que ambos tivessem ensino superior completo e assim, com os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico, pudessem desenvolver uma melhor negócio. administração. Quando questionado sobre o tipo de comunicação mais utilizado dentro da empresa, o executivo respondeu que era a comunicação telefônica, provavelmente pelo fato de estar frequentemente afastado da empresa por motivos de viagens e contatos com clientes e fornecedores.
48. . a) observa-se que clientes e/ou gerentes bancários solicitam atendimento da secretária quando a administração se desliga da empresa. Destaca-se a relevância de fazer as propostas propostas neste trabalho para então alcançar a otimização da parceria entre a administração e a secretaria da empresa Pazin Alimentos Ltda, o que também garante melhorias em outros segmentos da empresa. Este trabalho revelou que a direção e a secretária sabem da importância da comunicação, principalmente da comunicação oral, na empresa e têm consciência de que os fatores negativos devem ser trabalhados para que se tornem positivos.
Caracterização da Pesquisa
População e Amostra
Coleta de Dados
Segundo Lakatos (1999, questionário é uma ferramenta de coleta de dados composta por uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador. Essa ferramenta de coleta de dados é um dos métodos mais eficazes para obter mais respostas precisas, pois há maior liberdade nas respostas e menor risco de distorções, devido à falta de influência do pesquisador.Segundo Gil (1999, p. 129), o respondente nas questões fechadas é apresentado a um conjunto de alternativas de respostas apresentadas, escolhendo aquele que melhor representa sua situação ou ponto de vista.
A observação participante (Anexo C) também serviu como instrumento de coleta de dados, gerando dados sobre o universo em estudo. tentando colocar o observador e o observado do mesmo lado, fazendo do observador um membro do grupo para vivenciar o que vivencia e trabalhar dentro do seu sistema de referência. Este instrumento de coleta de dados foi importante para compreensão da rotina profissional do executivo e da secretária para detectar os pontos favoráveis e desfavoráveis em relação à comunicação na empresa Pazin Alimentos Ltda.
Análise dos Dados
Caracterização da empresa
- Histórico
- Objetivos estratégicos da empresa
- Organograma
- Quadro funcional atual da empresa Pazin Alimentos Ltda
Com o objetivo de otimizar o relacionamento entre o diretor e o secretário da empresa Pazin Alimentos Ltda, este capítulo apresentará a caracterização da empresa, bem como os dados coletados por meio de descrição de rotina, observação participante e questionários. A empresa conta com uma equipe de vendas treinada para desenvolver a parceria empresa/distribuidor, com visitas semanais, acompanhando a venda dos produtos ao consumidor final e verificando eventuais necessidades do distribuidor. Além dos investimentos no setor produtivo, a empresa define como objetivos estratégicos motivar a equipa comercial, com o objetivo de fazer crescer o setor, bem como expandir ainda mais as suas áreas de atuação.
Através do organograma, visualizamos as relações de autoridade e comunicação entre unidades e entre grupos de trabalho. Porém, deve-se ter em mente que o organograma mostra a instituição em determinado momento e que no dia a dia as relações nele representadas podem sofrer alterações, portanto deve ser revisado periodicamente.
Descrição da rotina de trabalho do executivo e da secretária da empresa Pazin Alimentos
Rotina do executivo e da secretária da empresa Pazin Alimentos Ltda
Quando forem necessárias reuniões com clientes e/ou fornecedores, a secretária ligará para discutir com os participantes o dia e horário em que estas ocorrerão. É ela quem prepara a sala de reunião, assessora o executivo durante a reunião e solicita o serviço de coffee break na copa. Ela coordena com o cliente a agenda que será discutida durante a visita e depois elabora um plano de viagem; Desta forma nenhum assunto é esquecido.
Após a visita, caso algum problema permaneça sem solução, a secretária é responsável por resolvê-lo e comunicar-se com o cliente. O administrador realiza entrevistas com os candidatos a funcionários da empresa, possibilitando assim a verificação do perfil de cada funcionário.
Observação participante da rotina do executivo e da secretária da empresa Pazin
Conforme capítulo referente aos aspectos metodológicos, a coleta de dados também foi realizada por meio de observação participante. O objetivo da observação participativa é a reconstrução empírica da realidade, ou seja, visa reunir e coletar evidências concretas capazes de reproduzir o que realmente acontece na empresa, favorecendo a eficiência administrativa e/ou desfavorecida, pois isso era pouco visível em os questionários aplicados. Uma investigação dirigida pela observação participante deve, segundo Vera (1973, p. 37), registrar descritivamente o que foi observado sem introduzir interpretações dos fatos.
Em conversa com um cliente da empresa, o executivo negociou algumas reduções nos preços de determinados produtos e no prazo de pagamento, já que a quantidade de mercadorias era elevada. O executivo ligou para a operadora, em vez de ligar para a secretária, avisando que não passaria pela empresa.
Apresentação dos questionários e análise
A hipótese foi que pessoas que compartilham a mesma faixa etária possuem afinidades e um relacionamento que se estabelece com maior facilidade e melhor comunicação. A hipótese foi que a informação chega ao destinatário na forma verbal (oral ou escrita), pois em uma empresa, segundo Medeiros (2003), a comunicação verbal (falada ou escrita) é essencial para a realização de tarefas com maior eficiência. A expectativa era que isso acontecesse, pois é fundamental que uma mensagem verbal possa ser compreendida pelo destinatário.
A hipótese era que o executivo revelasse sua intenção de uma gestão participativa, o que corresponde ao perfil do secretário do final da década de 90 e início deste século. Com esta questão, o objetivo foi verificar as expectativas do secretário em relação ao trabalho diário da gestão.
Identificação de fatores que favorecem e/ou comprometem a relação entre executivo e
Este aspecto confirma o artigo 8º do Código de Ética da profissão, que afirma que é responsabilidade do Secretário criar um clima de respeito pela hierarquia de liderança e competência; Artigo 1º - Secretário ou secretária, com direito ao exercício da profissão, é a pessoa legalmente credenciada nos termos da legislação vigente. Artigo 6º - O secretário e o secretário deverão, no exercício de sua profissão, manter absoluto sigilo quanto aos processos e documentos que lhes forem confiados.
Artigo 7º - É vedado ao profissional assinar documentos que possam colocar em risco a dignidade profissional da categoria. Art.14 - Ao exercer função de gestão em entidades da categoria, não utilize essa função em benefício próprio. Artigo 15 - Participar de movimentos sociais e/ou estudos relacionados à sua área.
Artigo 19 - As infrações a este Código de Ética Profissional acarretarão sanções, desde advertência até cassação do registro profissional de acordo com disposições estatutárias e/ou regulamentares, por meio da Federação Nacional de Secretários.
