PRAKTIČ NA UPO RABA STANDARDO V V
SPEC IALNIH KNJIŽNIC AH
ma g . Na d a Č e šno va r, Na ro d na in unive rzite tna
knjižnic a , Ljub lja na
UDK 0 2 7 . 2 : 006(497.4) Po vze te k
Slovenske specialne knjižnice so pomemben del informacijske infrastrukture. Najdemo jih v gospodarstvu, kulturi, politiki, zdravstvu in drugod. Č eprav imajo v svojih matič nih ustanovah pomembno vlogo pri strokovnem izpopolnjevanju zaposlenih in pri njihovem vsakodnevnem delu, se nanje pogosto pozablja.
Država se sicer zaveda, da je potrebno še marsikaj narediti na področ ju norma tivne urejenosti, ker pa sama ni neposredno prizadeta, č e določ eni akti niso pravoč asno sprejeti, pogosto predolgo odlaša pri njihovem sprejemanju. Priprav ljeni so novi standardi za delo specialnih knjižnic, ki naj bi urejenost in delo v teh knjižnicah izboljšali. Ali so in kako so standardi uporabni v praksi, bomo posku šali prikazati na nekaterih konkretnih primerih. Več letno svetovalno delo s spe cialnimi knjižnicami nam daje vpogled v uporabo standardov. Ti so nepogrešljivo "berilo" naših specialnih knjižnic, ki pa ima vč asih tudi svoje pomanjkljivosti.
UDC 0 2 7 . 2 : 0 0 6 ( 4 9 7 . 4 ) Sum m a ry
Special libraries in Slovenia represent an important part of information infrastruc ture. They operate in the spheres of economy, culture, politics, health, and others. Although they perform an important role in the process of professional training of the employees they are too often set aside.
Our government is undoubtedly avvare of the deficiency of normative regulation in these areas; however, passing of certain acts is often delayed because there is no direct damage to the state itself if they are not passed. New standards for special libraries regulating their operation have been prepared. Their practical applica tion will be tested in practice. Several years of experience as a counsellor to special libraries enable the author an insight into the use of standards. Standards are certainly an indispensable "reading" for special libraries although they are cer tainly not perfect.
Č EŠNOVAR, Nada: Practical application of standards in special libraries.
Uv o d
Temeljni namen vsake specialne knjižnice je, da posreduje knjižnič no gradi vo in informacije delavcem matič ne organizacije. Specialna knjižnica mora koristiti predvsem organizaciji, ki jo je ustanovila in šele potem drugim uporabnikom, č e je bilo tako dogovorjeno. Specialna knjižnica pogosto pre rašč a okvire knjižnice v klasič nem pomenu in prehaja v informacijski center. Ni toliko pomembno, kako imenujemo specialno knjižnico, pomembna je njena funkcija v matič ni ustanovi.
Standard je samo vrsta predpisa, s katerim ugotavljamo določ ene karakter istike specialne knjižnice, oziroma definiramo številč ne vrednosti, velikosti, enote, nazive, lastnosti in postopke v tej knjižnici. Svoje cilje knjižnica opre deljuje obič ajno v raznih dokumentih svoje organizacije. Njeni cilji morajo biti tudi cilji njene organizacije oziroma stroke, kiji služi. Specialna knjižnica je glavni "prenašalec" znanja v določ eni stroki.
Standard je dokument, h kateremu se zatekajo knjižnič ni delavci in njihovi predpostavljeni, da bi ugotovili, kaj in kako morajo delati, da bodo uspešni. To je tisti dokument, ki ga pri svojem delu največ krat uporablja svetovalec za specialne knjižnice, ko želi pomagati knjižnič nim delavcem pri njihovem delu.
V prikazu tega standarda poskušamo primerjati vsebino standarda z njegovo praktič no uporabnostjo. Ni nepomembno, kako je standard uporaben v praksi in kakšne so možnosti njegovega izvajanja.
1. C ilji, n a m e n in na lo g e sp e c ia lne knjižnic e
1.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Dejavnost specialne knjižnice zajema:
pridobivanje, hranjenje, varovanje in posredovanje gradiva zagotavljanje dostopa do gradiva
oblikovanje in posredovanje podatkovnih zbirk in drugih informacijskih storitev
izobraževanje uporabnikov
1.1. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
V praksi so v glavnem vse specialne knjižnice nesamostojne ustanove, so pa pogosto samostojne enote ali oddelki. Več ina specialnih kjižnic ima tudi ta naziv, nekatere pa se imenujejo informacijske službe ali centri, INDOK službe in podobno. Vse specialne knjižnice pa uresnič ujejo namen, za katere ga so bile ustanovljene. Skoraj polovica specialnih knjižnic ne zagotavlja prostega dostopa do svojega gradiva uporabnikom iz drugih ustanov.
2. Usta no v ite v in d e lo v a nje sp e c ia lne knjižnic e
2.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Č e specialne knjižnice opravljajo knjižnič no informacijsko dejavnost kot javno službo, morajo zagotavljati:
ustrezen obseg in izbor gradiva ustrezno strokovno urejenost ustrezno dostopnost
ustrezno opremo in prostore
ustrezno strokovno usposobljene delavce
vključ enost v knjižnič ni informacijski sistem Slovenije (dalje: KIS)
Kot javna služba mora še zagotavljati: splošno dostopnost
medbiblioteč no izposojo ustrezen nač in poslovanja
možnost reproduciranja avtorskih del
Delovanje knjižnice se ureja s poslovnikom, ki mora opredeliti: mesto specialne knjižnice v matič ni ustanovi
upravljanje specialne knjižnice naloge specialne knjižnice odgovornosti specialne knjižnice proces dela
politiko nabave, obdelave, hranjenja in posredovanja gradiva poltiko varovanja in zašč ite gradiva
merila in nač ine ugotavljanja uspešnosti
Bistvena opravila v knjižnici so: izbor in nabava gradiva formalna obdelava vsebinska obdelava
nudenje različ nih storitev uporabnikom
V slovenski nacionalni bibliografiji morajo biti zabeleženi podatki o publi kacijah in drugih dokumentih, katerih avtorji so zaposleni v matič ni organi zaciji.
2.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
Standard govori samo o tistih specialnih knjižnicah, ki opravljajo svojo dejavnost kot javno službo. V Sloveniji pa imamo 50% takšnih knjižnic, ki opravljajo to dejavnost pri organizacijah, ki niso javne, a so velikega pomena za razvoj slovenskega znanja na področ ju gospodarstva.
Č e se osredotoč imo samo na tiste knjižnice, ki jih obravnava standard, lahko ugotovimo naslednje:
ustrezno strokovno urejenost ima samo 50% knjižnic od teh 50%, ki so javne
ustrezno dostopnost ima samo 20% knjižnic, ki imajo za to ustrezne pogoje
ustrezno opremo in prostore ima 20% knjižnic
ustrezno strokovno usposobljene delavce ima 30% knjižnic
več ina knjižnic se vključ uje v KIS s posameznimi elementi svojega dela (npr. medbiblioteč na izposoja).
Č e velja trditev, da ima samo 20% knjižnic ustrezno dostopnost do gradiva, potem ne moremo govoriti o splošni dostopnosti do gradiva. Več ina knjižnic, kar 80%, nima ustreznega položaja v svoji matič ni ustanovi, ker nima niti poslovnika, kibi to urejal. Upravljanje, odgovornost in proces dela so odvisni ponavadi od ene same osebe, ki mora skrbeti še za nabavo, obdelavo in za vse druge procese delovanja knjižnice. Knjižnice obič ajno nimajo zač rtanega svojega obsega delovanja. Marsikje vstop v COBISS enač ijo s KIS. Knjižnice pogosto ne znajo prikazati uspešnosti svojega delovanja.
3. Fina nc ira nje sp e c ia lne knjižnic e
3.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Za nemoteno delovanje knjižnice je treba zagotoviti sredstva za: stroške nabave, obdelave, hranjenja in posredovanja gradiva dopolnjevanje gradiva
uporabo informacijskih virov nakup tehnologije
tehnološko posodabljanje
stroške povrač il za avtorsko pravno varovano gradivo režijske stroške
strokovni razvoj ostale stroške
Obseg financ bo odvisen od tega, kako velika je knjižnica, kakšen je njen pomen v družbi in kakšna je njena stopnja avtomatizacije. Za novoustanov ljeno knjižnico je treba zagotoviti ustrezno višja finanč na sredstva.
Specialna knjižnica pridobiva sredstva iz lastne ustanove, plač il za storitve in državnega prorač una. Č e izvaja knjižnica javno službo, ji država zagotav lja prorač unska sredstva za plač e, materialne stroške, nakup gradiva, pros tor, opremo in amortizacijo v obsegu, ki ga predpiše ministrstvo. Storitve morajo biti javno dostopne. Knjižnica je dolžna o svojem delu obvešč ati financerja in zbirati statistič ne podatke, kijih pošilja statistič nim poroč eval skim enotam.
3.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
Veliko specialnih knjižnic je bilo ustanovljenih v letih po osamosvojitvi Slovenije, veliko pa jih je tudi propadlo in to predvsem na področ ju gospo darstva. Iz nekaterih knjižnic sta nastali celo dve knjižnici, da bi si s tem organizacija lahko pridobila več finanč nih sredstev.
Več ino knjižnic še vedno financira lastna organizacija. Knjižnice, ki izvajajo javno službo, jo izvajajo s sredstvi, ki jih dobijo. Ker pa so ta sredstva vedno bolj skromna, se ne nabavlja gradivo in se ne izvajajo določ ene dejavnosti. Na ta dejstva kažejo statistič ni podatki za leto 1997. Knjižnice dokaj nerade prikazujejo svoje statistič ne podatke o financah, zato je več ina teh rubrik prazna.
4 . Po v e zo v a nje sp e c ia lnih knjižnic
4.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Specialne knjižnice, ki opravljajo knjižnič no informacijsko dejavnost kot javno službo, se morajo vključ evati v enoten knjižnič ni informacijski sistem Slovenije. V ta sistem se lahko vključ ujejo tudi ostale specialne knjižnice, ki jih ne financira država in niso javne službe. Specialne knjižnice se lahko vključ ujejo v specializirane informacijske centre ali opravljajo naloge spe cializiranih informacijskih centrov. Knjižnice morajo biti med seboj informa cijsko in komunikacijsko povezane, sredstva za povezavo mora zagotoviti ustanovitelj. Specialne knjižnice se povezujejo v Sekciji za specialne knjižnice ZBDS, v Društvu dokumentalistov in informatorjev Slovenije in v tujih združenjih.
4.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
5. Za p o sle ni v sp e c ia lni knjižnic i
5.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Standard samo v enem stavku opredeljuje knjižnič ne delavce in jih opozarja, da morajo:
ugotavljati informacijske potrebe uporabnikov zbirati ustrezne informacijske vire
uporabljati ustrezno tehnologijo nuditi uporabnikom ustrezno pomoč sodelovati v bibliotekarski stroki
spremljati in ocenjevati kakovost svojih storitev
Število delavcev je seveda odvisno od tega, kakšna je knjižnica in kakšni so njeni cilji. Standard pravi, da naj bi bilo v specialni knjižnici 65% strokovnih delavcev. V knjižnici naj bi bila zaposlena vsaj 2 delavca, en strokovni in en pomožni delavec. Matič na organizacija naj bi omogoč ila zaposlenim stro kovno in funkcionalno izobraževanje. Kadrovska politika naj bi bila domišljena in ustrezna. Zaposleni v knjižnici naj se ravnajo po etič nem kodeksu.
5.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
Pri kadrih se v praksi zelo odstopa od standardov. Poveč ini imajo specialne knjižnice premalo kadrov in veliko kadrov z neustrezno izobrazbo. Kadri imajo pogosto omejene možnosti izobraževanja in udeležbe na posvetovan jih. Njihovo delo preslabo poznajo ostali zaposleni v organizaciji in zato mislijo, da je za knjižnico dovolj srednja izobrazba. Pogosto prihaja do nejevolje tako med knjižnič arji, kot med njihovimi predpostavljenimi. Le redke knjižnice imajo zaposlena 2 delavca. Največ krat je zaposlen v knjižnici le 1 delavec in č e ta zboli za dalj č asa, knjižnico preprosto zaprejo. Precej zaposlenih ima le srednjo izobrazbo in strokovnjakom v matič ni ustanovi ne morejo ponuditi ustrezne strokovne knjižnič arske pomoč i. Več ina specialnih knjižnič arjev ne utegne sodelovati pri razvoju knjižnič arske stroke. Pogosto jim je odveč tudi spremljanje in ocenjevanje svojega lastnega dela, ker jim zmanjkuje č asa za osnovne dejavnosti. Ker bo prihodnost slonela izključ no na kakovosti storitev,odb bodo knjižnič arji morali ugrizniti tudi v to kislo
6 . Knjižnič no in info rm a c ijsko g ra d iv o
6.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Gradivo naj bo raznovrstno in naj vključ uje vse medije. Priteka naj č im hitreje in naj zadovolji č im več je število uporabnikov. Knjižnica naj bo središč e nabave, strokovne obdelave in posredovanja knjižnič nega in informacijske ga gradiva. Gradivo naj bo strokovno obdelano in sistematič no urejeno, tako da je omogoč en č im boljši dostop. Po mednarodnih standardih naj se vzdržujejo evidence o gradivu (katalogi, bibliografije itd.), ki naj omogoč ajo identifikacijo gradiva. Pri izgradnji katalogov naj knjižnice sodelujejo med seboj.
Č e opravlja specialna knjižnica informacijsko dejavnost kot javno službo, je dolžna sodelovati v vzajemnem katalogu, pod pogoji, ki jih določ a MZT.
Nesamostojna specialna knjižnica mora zbirati tudi gradivo matič ne usta nove.
6.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
Temeljna dejavnost vsake specialne knjižnice je, da zbira gradivo svoje matič ne ustanove, ga ustrezno obdela in ga posreduje uporabnikom. V več ini specialnih knjižnic se ne vodi kakšna posebna nabavna politika in je le ta odvisna od trenutnih potreb sodelavcevuporabnikov in višine finanč nih sredstev. Specialne knjižnice posveč ajo premalo pozornosti relevantnosti svojega gradiva. Pogosto se pozablja, da količ ina gradiva ni merilo za kako vost tega gradiva.
V specialnih knjižnicah se pogosto izvaja nabava mimo knjižnič nih delavcev. Knjižnič ni delavci si morajo zagotoviti svoje sodelovanje pri nabavi gradiva. Uporabniki v specialni knjižnici želijo imeti pri sebi velike količ ine gradiva in ne želijo nič esar posoditi svojim sodelavcem. Tako se dogaja, da morajo kupiti v knjižnici več zelo dragih knjig, za vsakega svoj izvod. Uporabniki neradi oddajajo v knjižnico gradiva, ki jih prinašajo z različ nih svetovnih konferenc. Tovrstna gradiva pogosto niso niti evidentirana.
nicah bi se morali več krat vprašati, ali so v knjižnici zaradi gradiva ali zaradi uporabnikov.
Knjižnice, ki so sofinancirane od MZT, kar drvijo v vzajemni katalog, pri tem pa pozabljajo na vse ostalo, ker temu sledi. Tako se dogaja, da ima knjižnica v COBISSu 20 enot in trdi, da tako ni knjižnica ampak je samo informacijsko središč e. Vprašamo se lahko, ali nam tovrstne knjižnice koristijo ali škodijo in komu so sploh namenjene. Knjižnica, ki služi samo petim uporabnikom, kot piše v nekem statistič nem poroč ilu za leto 1997, je oč itno sama sebi namen.
7. Sto ritv e sp e c ia lne knjižnic e
7.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Knjižnica naj ponuja takšne storitve, ki bodo koristile matič ni ustanovi. Izvajajo naj se študije uporabnikov. Posreduje naj tudi informacije iz drugih knjižnic in od drugih ponudnikov informacij. Delavci v knjižnici naj infor macije tudi analizirajo in vrednotijo in jim dodajo novo vrednost. Uporabni ka naj seznanja s svojimi storitvami preko biltenov, razstav in predavanj. Na primeren nač in naj izobražuje uporabnike, izdela naj navodila in priroč nike. Sodeluje naj pri raziskovalnih in razvojnih projektih. V knjižnici naj izdajo klasič ne in elektronske publikacije. Č im več naj bo osebnih stikov z uporab niki.
7.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
zaposlen v tej knjižnici. Dobri medsebojni odnosi so pogoj za kakovostno sodelovanje s specialno knjižnico.
Pri razvojnih projektih je pogosto težko sodelovati, ker se knjižnič ar obič ajno najde na dnu lestvice sodelujoč ih ali pa ga povsem izloč ijo. Priti v uspešni delovni tim je dolga in težka pot, vendar je vredno poskusiti.
8 . Pro sto ri in o p re m a sp e c ia lne knjižnic e
8.1. Ka j p ra vi sta nd a rd ?
Specialna knjižnica naj ima primerne, dobro nač rtovane, optimalno upo rabne in varne prostore. Zgradba, prostori in oprema naj bodo funkcionalni, tudi za funkcionalno ovirane.
Pri nač rtovanju nove knjižnice morajo sodelovati vodja knjižnice, arhitekt in predstavnik matič ne organizacije. Upoštevajo naj se zač etne potrebe in dol goroč ni razvoj. Specialna knjižnica mora biti posebej pozorna na zahteve glede rač unalniške in komunikacijske opreme. Preveriti mora skladnost (kompatibilnost) svoje opreme z opremo, ki se uporablja v omrežjih, v katera se namerava vključ iti. Ce specialna knjižnica opravlja knjižnič no informa cijsko dejavnost kot javno službo, mora pri izboru rač unalniške in komuni kacijske opreme upoštevati navodila ministrstva, pristojnega za znanost.
8.2. Ka kše n je p o lo ža j v p ra ksi?
Prostor je velik problem več ine specialnih knjižnic. Knjižnica se pogosto nahaja v kleti ali na podstrešju in že to ji na žalost daje v matič ni organizaciji negativen predznak. Njeni prostori bi morali biti v središč u dogajanja. V organizacijah le redko nač rtno pristopijo k ureditvi prostorov za knjižnico. Vpliv knjižnič arjev je pogosto premalo opazen pri nač rtovanju, č eravno v prostorih knjižnice preživijo tudi po trideset in več let.
Strojna rač unalniška oprema velikokrat ni usklajena s programsko opremo, na katero se veže knjižnica.
opravila ustrezno usposobljena oseba, ki ne bi bila zaposlena v matič ni ustanovi.
Za ključ e k in m ne nje tujih knjižnič a rje v
Iz primerjave med Merili in standardi za organizacijo in delovanje specialnih knjižnic in praktič nimi izkušnjami pri delu s specialnimi knjižnicami lahko potegnemo nekaj zaključ kov:
kakovosti novih standardov še ne moremo oceniti, ker se še niso dokazali v praksi, lahko le predvidevamo njihovo uč inkovitost ali neuč inkovitost zaradi slabših pogojev dela so v praksi marsikje odstopanja od predla
ganih normativov
v standardih se preveč poudarja tiste knjižnice, ki delujejo kot javne službe, vse ostale se pušč a v ozadju
nikjer ni jasno označ eno, kdo kroji politiko specialnih knjižnic v Sloveniji, ali je to samo financer ali še kdo drugi.
novih standardov več ina specialnih knjižnic ne bo vzela za svoje, zato z njimi ne bomo dosegli tistega, kar smo želeli
standardi naj bodo v pomoč pri delu svetovalca, takšnih namenov ti standardi najverjetneje niso imeli
standardi so kot neobvezno priporoč ilo tudi popotnica za pot v razvito Evropo
država sije s standardi olajšala svojo vest, daje nekaj naredila za specialne knjižnice
kdo bo pomagal pri realizaciji posameznih poglavij teh standardov? č e se v specialnih knjižnicah v naslednjih petih letih ne bo nič bistveno
izboljšalo, bodo postali sami sebi namen.
tovrstne knjižnice in tudi vse vzporedne dejavnosti na področ ju specialnega knjižnič arstva.
Ob pogovoru s tujci dobimo obč utek, da smo s slovenskim specialnim knjižnič arstvom prišli že dokaj daleč , vendar si grenimo življenje s podrob nostmi, ki se zdijo razvitim državam manj pomembne kot nam. Predstavniki vzhodnoevropskih držav so reagirali povsem drugač e, več ina ni poznala niti dela niti funkcije specialne knjižnice.
Standardi so tukaj, kdo in kako jih bo uporabljal, bo odvisno od različ nih faktorjev. Č ez nekaj let se bomo veselili, da jih imamo, ali pa se bomo odloč ili, da bomo spet naredili nove.
Viri
1. Merila in standardi za organizacijo in delovanje specialnih knjižnic : osnutek. Ljubljana: Ministrstvo za znanost in tehnologijo, 1998
2. Slovenski statidardi za specialne knjižnice, Ljubljana, Sekcija za specialne knjižnice ZBDS. Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani, 1990
