Use of the electronic mail in libraries

Texto

(1)

Andreja Poljanec, Osnovna šola Križe

Strokovniャ。ョ・ォ

UDK 02: 004.773.3

Abstrakt

Vャ。ョォオ je predstavljena elektronska pošta in možnosti njeneカォャェオゥエカ・ vォョェゥョゥョ・

dejavnosti.・ーイ。カ se je storitev v slovenskih knjižnicah že dokaj uveljavila, še vedno nisoゥコォッイゥ・ョ・ vse možnosti,kijih ponuja. V uvodu soッコョ。・ョ・ prednosti, pa tudi pomanjkljivosti sistema, bistveni delャ。ョォ。 pa so predlogi za integracijo storitve v

ォョェゥョゥョ・ dejavnosti.

kャェオョ・ besede: elektronska pošta, knjižnice, specialne knjižnice, komunikacije, uporabnik,イ・ヲ・イ・ョョ。 služba

UDC 02: 004.773.3

Abstract

The article presents the system of electronic mail and the possibilities of its integra-tion into library activities. Although the system has been present in Slovenian libraries for some time now, ali the possiblitiesitoffers are not being fuliy used. The introductorypart of the article presents advantages and disadvantages of the system, and the core part of it brings suggestions for the integration of the service into library activities.

Key words: electronic mail, libraries, speciallibraries, communications, users, refe-rence services

POLJANEC, Andreja: Use of the electronic mail in libraries. Knjižnica, Ljubljana,

(2)

Knjižnica 43(1999)1, 107-124

Uvod

Elektronska pošta jeョ。ゥョ elektronskegaウーッイッ。ョェ。L pa tudi samo

sporo-ゥャッL preneseno na taョ。ゥョ (Toplišek, 1997: 1). Sistemッュッァッ。 izmenjavo informacij vイ。オョ。ャョゥォ・ュ omrežju, ki je lahko lokalno ali globalno.

Kotョ。ゥョ komuniciranja je elektronska pošta prisotna že nekaj desetletij, todaカ・ェゥ del tega。ウ。 se je uporabljala zgolj medイ。エュ。ャョゥォゥュゥ strokovn-jaki ter znanstveniki in raziskovalci na univerzah in inštitutih. Potekala je torej znotraj posameznih, med seboj nepovezanih omrežij, ki so jih ustvarile nacionalne oziroma internacionalne organizacije ali pa so nastale med uporabniki istihイ。オョ。ャョゥォゥィ sistemov (npr.: DEC, IBM).

Najbolj znane take mreže so bile EARN (Evropska akademska in razisko-valna mreža), BITNET (ekvivalentEARN-a v ZDA), EUnet (evropska mreža uporabnikov sistemov UNIX), SLON (prvo slovensko neformalno omrežje), YUNAC (jugoslovanska akademska mreža, danes Arnes) ...

Vsak sistem je praviloma nudil svojeイ。コャゥゥ」・ elektronske pošte, pri tem pa

イ。コャゥョゥ sistemi med seboj niso bili združljivi. Za premostitev težav, ki so izvirale iz nepovezanostiイ。コャゥョゥィ mrež oziroma poštnih sistemov, so na

eni strani na posameznih イ。オョ。ャョゥォゥィ sistemih naredili t.i. vmesnike

(;gateways+), na drugi strani pa izdali zbirko ーイゥーッイッゥャ za mednarodne standarde za izmenjavo elektronskihウーッイッゥャL znane pod imenom X.400 (Elektronska pošta v Jugoslaviji, 1984: 4-6).

Slaba razširjenost, pomanjkanje oziroma visoke cene komunikacijske infra-strukture ter slaba podpora programske opreme za skupne standarde so bili torej vzroki, da se uporaba elektronske pošte ni bolj razmahnila. K temu je nekaj doprinesla tudi slabaッ「カ・・ョッウエ o prednostih takegaョ。ゥョ。

medse-bOjnega komuniciranja. Predvsem pa ni biloォイゥエゥョ・ mase uporabnikov, ki bi za seboj potegnila vednoカ・ novih.

o、ャッゥャョゥ razlog za hitrejšo širitev elektronske pošte je postal šele razvojin

uspeh interneta, ki ljudi ni zasvojil le sーイゥカャ。ョゥュゥ spletnimi stranmi in bolj

ali manj koristnimi informacijami,ー。 pa tudi z ュッョッウセッ elektronskega komuniciranja.

Andreja Poljanec, dipl. bibliotekarka, vodja knjižnice Osnovne šole Križe

ャ。ョ・ォ je nastal na osnovi diplomske naloge podistimnaslovom na Oddelku za bibliotekarstvo Filozofske

(3)

・ーイ。カ se zdi delo z elektronsko pošto precej podobnoッ「ゥ。ェョゥ pošti, ima elektronska izvedba mnoge prednosti. Na prvem mestu je zagotovo hitrost sprejema in pošiljanja podatkov. Elektronsko ウーッイッゥャッ naslovnik prejme bistveno hitreje kot navadno pošto, ponavadi od nekaj sekund do nekaj minut zatem, ko je biloウーッイッゥャッ oddano. Zanesljivost prenosa je sorazmer-novisoka.

V primerjavi s telefonskimi pogovori in navadno pošto je elektronsko komuniciranje precej cenejše, pomembna prednost pa je tudi preprosta uporaba. Poleg tega uporabnikom pri pripravi, pošiljanju ter branju ni treba niti za trenutek zapustiti delovnega mesta.

oゥエョ。 prednost uporabe elektronske pošte pred telefonom je tudi dejstvo,

da lahko sogovornika obvestimo tudi tedaj, ko ni dosegljiv. Na eni strani je tako eliminiran。ウ z zasedenimi telefonskimi signali, na drugi strani pa se pri naslovniku zmanjša strah, da bi zaradi odsotnosti zamudil pomembno informacijo.

Naslovnik lahko izbere tudi najbolj primeren trenutek za branjeウーッイッゥャ。N

Tako se izogne številnim prekinitvam zbranosti med delom, kar jeコョ。ゥャョッ

za telefonske klice. Takョ。ゥョ komuniciranjaーッカ・オェ・ tudi diskretnost, kar

je posebej primerno za velike pisarne.

Raziskave so pokazale, da je komuniciranje preko elektronske pošteオゥョᆳ

kovitejše, saj se na taョ。ゥョ izražamo precej boljョ。エ。ョョッ kakor po telefonu. Med sestavljanjemウーッイッゥャ。 imamo ョ。ュイ・ 。ウ za razmislek pa tudi za popravke, doklerウーッイッゥャ。 še ne oddamo.

Delo z elektronsko poštoーッカ・オェ・ urejenost dela, odpadejo dolgotrajna

iskanja, saj skoraj vsak programッュッァッ。 hitro iskanje po vsebini ali po drugih kriterijih. Ker so podatki vイ。オョ。ャョゥォゥ obliki, lahko izkoristimo vse prednosti za obdelavo, posredovanje in urejanjeウーッイッゥャN Tudi・ na naslov prihaja velikoウーッイッゥャL jih lahko prebiramo sproti in hitro.

v・ゥョ。 današnjih sistemov za elektronsko poštoッュッァッ。 še druge koristne obdelave. Omeniti velja avtomatsko potrjevanje prejema ウーッイッゥャ。L kar odpravi mnoge nesporazume. Odpravlja jih tudi možnost カォャェオ・カ。ョェ。

besedila, na katerega odgovarjamo, v našeウーッイッゥャッL ーイ。ォエゥョ。 je možnost

pošiljanja istegaウーッイッゥャ。 カ・ェ・ュオ številu prejemnikov, prenos datotek....

Tu so še programi, ki avtomatsko opravijo selekcijo med ウーッイッゥャゥ (npr. brisanje nezaželjenih ウーッイッゥャI in samodejno odgovarjajo na preproste

(4)

Knjižnica 43(1999)1,107-124

Zgoraj naštete prednosti so elektronski pošti ッュッァッゥャ・L da se je hitro uveljavila, s tem pa so prišle do izraza tudi njene pomanjkljivosti oziroma slabosti. Na prvem mestu je problem zasebnosti, možnostョ・ーッッ「ャ。・ョ・ァ。

イ。コォイゥセ。 ali spremembe ウーッイッゥャ。L vendar so že razviti varovalni sistemi. Urejena ni še pravna zmogljivost elektronske pošte, vse bolj resen problem pa predstavljajo ュョッゥョ。 vsiljiva pisma, v žargonu ;spam+, ponavadi s

komercialno vsebino. Preko elektronske pošte same se virusi ne morejo prenašati, se palahkovirus prenese preko pripete datoteke.

Uporaba elektronske pošte knjižnicah

Zaradi svojihウー・」ゥヲゥョゥィ lastnosti je uporaba elektronske pošte kot sistema komuniciranja v knjižnici zelo primerna in vsestranska. Naštete prednosti joオカイ。ェッ pred druga komunikacijska sredstva.

Knjižnice imajo sistem elektronske pošte organiziran v okviru lokalnega

イ。オョ。ャョゥォ・ァ。 omrežja, ki povezuje celotno institucijo oziroma organiza-cijo, kateri knjižnica pripada. Nadalje pa je lokalno omrežje カォャェオ・ョッ v svetovno omrežje.

Mnoge knjižnice in informacijski centri so elektronsko pošto že uspešno integrirali v svoje dejavnosti. Uporablja se lahko エ。ォッイ・ォッ skoraj pri vseh

ォョェゥョゥョゥィ dejavnostih oziroma servisih:イ・ヲ・イ・ョョ。 služba, usposabljanje uporabnikov, ュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョ。 izposoja, dostava dokumentov, ョ。イッ。ョェ・

publikacij in komuniciranje s prodajalci oziroma dobavitelji, upravljanje knjižnice, koordinacija dela v knjižnici, povezovanje knjižnic ter stiki s poklicnimi kolegi, telekonference, izposoja gradiva ter rezervacije, admin-istrativna dela ter stiki zェ。カョッウセッ ...

Elektronska pošta je ョ。ゥョ komunikacije, komunikacija pa je dvosmeren proces, ki poteka, kadar sta vsaj dva subjekta v medsebojni interakciji s posredovanjem informacij. V tem smislu je Clausenova uporabo elektron-ske pošte v knjižnici razdeIiIa naウャ・、・ ョ。ゥョZ

I.Posameznik posamezniku ("One to one"):

1. informacijski posrednik informacijskemu posredniku: - profesionalne komunikacije

- ュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョ。 izpOSOja - zahteve po dokumentih - seznami strokovnjakov

(5)

- イ・ヲ・イ・ョョ。 vprašanja - zahteve po iskanju

3. informacijski posrednik uporabniku:

- komunikacije glede izposojenega gradiva - イ・ヲ・イ・ョョ。 služba

- rezultati poizvedb 4. uporabnik uporabniku:

- vmesnik do elektronske pošte preko OPAC-a

II. Posameznik mnogim ("One to many") : - ウーッイッゥャ。 uporabnikom

- stiki z javnostjo

III.Mnogi posamezniku ("Many to one") :

- odziv ("feedback") uporabnikov

IV. Mnogi mnogim ("Many to many") :

- splošne oglasne deske (Clausen, 1991: 73-82).

Zaオゥョォッカゥエッ uporabo elektronske pošte v knjižnici morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. kriエゥョ。 masa

Elektronska pošta je dober primer servisa, ki je neposredno odvisen od števila oziromaォイゥエゥョ・ mase uporabnikov. Ko je le-ta dosežena, pos-tane rast hitrainnavidez brez meja.

2. usposobljenost bibliotekarjev za kvalitetno opravljanje storitev preko elektronske pošte

3. ustrezna strojnainprogramska oprema

4. seznanitev uporabnikov s takimョ。ゥョッュ dela

5. urejenost financiranja sistema, tudi s strani uporabnikov

6. zanesljivost sistema, tako sエ・ィョゥョ・ァ。 vidika kot tudi kvaliteta opravl-jenih storitev preko elektronske pošte

(6)

Knjižnica 43(1999)1, 107-124

Elektronska pošta še ni popolnoma nadomestila drugih komunikacijskih sredstev: telefona, faksa ter ォャ。ウゥョ・ pošte, ー。 pa je našla ob njih svoje mesto, kot razmišlja Burton (1994: 99-110).

Pomembna je tako pri prenosu kot razširjanju informacij. Uporabnikom ponuja boljši dostop do ォョェゥョゥョゥィ storitev, knjižnicam pa je okrepila pozicijo informacijskega navigatorja in posrednika.

Elektronska pošta je postala integrirani del posameznihォョェゥョゥョゥィ storitev in ne posebna ォョェゥョゥョ。 storitev, kot so razmišljali udeleženciウイ・。ョェ。

ELAG v Budimpešti leta 1993. Po mnenju nekaterih posameznikov naj bi do ureditve vprašanja upravljanja sistemov elektronske pošte javne knjižnice lahko ponujale elektronsko pošto kot posebno storitev (Library services in an electronic enviroment, 1994: 267-271). Danes 「イ・コーャ。ョッ

ponuja elektronske naslove kar nekaj elektronskih servisov na Internetu, npr. HoTMail ali iNAME. Ti omrežni servisi stroške pokrijejo z oglaševan-jem, uporabniki pa pri tem tvegajo kup nezaželenih reklamnih ウーッイッゥャ

Hp・・ョォッL 1997: 62-63 ).

r・ヲ・イ・ョョ。

služba

r・ヲ・イ・ョョ。 služba po elektronski pošti sodi zaradi ウー・」ゥヲゥョ・ァ。 ref-・イ・ョョ・ァ。 pogovora kot njenega bistvenega dela v poseben tip tovrstne

dejavnosti in zahteva odmik od splošnega modela. r・ヲ・イ・ョョゥ pogovor

ョ。ュイ・ opredeljUje vrsta uporabljenega komunikacijskega medija. Z upo-rabo elektronske pošte kot komunikacijskega medija ne pride do osebnega kontakta, neverbalni namigi niso vidni, medij ne posreduje glasu kot tele-fon.

o

vplivu elektronske pošte naイ・ヲ・イ・ョョッ službo je bilo v tujini napisanih nekaj del, temeljite raziskave pa po mnenju Hahnove še ni bilo. To dejstvo je omenjeno avtorico izzvalo, da je leta 1997 v univerzitetni knjižnici Univerze Marylanda, ZDA, na to temo izvedla kvalitativno raziskavo.

(7)

Analiza ウーッイッゥャ je pokazala, da je v カ・ゥョゥ primerov šlo le za krajšo komunikacijo. Kar 90%ウーッイッゥャ je bilo tipa vprašanje-odgovor. Nadaljnja komunikacija oziroma イ・ヲ・イ・ョョゥ pogovor se je razvil predvsem s strani bibliotekarjev, ki so pri uporabnikih iskali nadaljnje informacije z namenom razjasniti uporabnikovo dejansko informacijsko potrebo. Dodatno komuni-ciranje s strani uporabnikov pa se je zgodilo zaradi nezadovoljstva z odgo-voriイ・ヲ・イ・ョョゥィ bibliotekarjev.

Z dodatno analizo intervjujev je Hahnova prišla do spoznanja, da med uporabniki in イ・ヲ・イ・ョョゥュゥ bib1iotekarji glede idealnegaョ。ゥョ。 oziroma

modela komunikacije prihaja do precejšnjega razhajanja.

Uporabniki seョ。ュイ・ nagibajo h komunikaciji po sistemu vprašanje-odgo-vor. Uporabnikovemu vprašanju oziroma zastavljeni informacijski potrebi sledi torej v 、ッャッ・ョ・ュ 。ウッカョ・ュ roku, npr. v dvanajstih urah, jasen odgovor informacijskega posrednika.r・ヲ・イ・ョョゥ pogovor se v tem primeru sploh ne razvije.

Na drugi strani pa se informacijski posredniki zavzemajo za celovit

ref-・イ・ョョゥ pogovor, torej v primeru elektronske pošte kot komunikacijskega sredstvaカ・ォイ。エョ。 izmenjava elektronskihウーッイッゥャ med uporabnikom in bibliotekarjem. Slednji svojeウエ。ャゥ・ zagovarjajoStem, da je uporabnikova

informacijska potreba pogosto nejasno postavljena oziroma pri uporabniku sploh še ni jasno izoblikovana (Hahn, 1998: 123-135). To je posledica neus-treznega stanja znanja. Informacijska potreba seョ。ュイ・ ne pojavi kar sama

od sebe, エ・ュカ・ je posledica težnje po razrešitvi problemske situacije s

ーッュッェッ ustreznih informacij. Uporabnikov pogled na problem, njegova struktura znanja je v takšni situaciji nepopolna ali neustrezna za rešitev problema. Svoj problem pogosto tudi težko izrazi, saj mu vrzel v znanju in negotovostッョ・ュッァッ。エ。 jasno、ッャッゥエ・カ lastnega problema.

Zato je potrebno razvitiイ・ヲ・イ・ョョゥ pogovor, katerega namen je razkriti in razjasniti uporabnikovo informacijsko potrebo, nato pa izoblikovati ustrez-no iskalustrez-no strategijo. Skoziイ・ヲ・イ・ョョゥ pogovor naj biイ・ヲ・イ・ョョゥ bibliotekar

ゥュ「ッャェ uspešno in オゥョォッカゥエッ 、ッャッゥャ naravo, kvaliteto, nivo, obseg in format informacij, ki jih uporabnik želi. Zato mora spoznati uporabnikovo poznavanje predmeta iskanja, kontekst uporabnikove zahteve, pridobiti pa mora tudi informacije o。ウッカョゥィ inヲゥョ。ョョゥィ omejitvah uporabnika.

V zadnjem 。ウオ se veliko informacijskih potreb navezuje na iskanje po

、ッャッ・ョゥ zbirki. V tem primeru mora prekoイ・ヲ・イ・ョョ・ァ。 pogovora bibliote-kar informacijsko potrebo preoblikovati v iskalno zahtevo, primerno za poizvedovanje po izbranem iskalnem sistemu ali podatkovni zbirki

(8)

Knjižnica 43(1999)1, 107-124

Pri kratkih faktografskih vprašanjih oziroma jasno zastavljenih potrebah pa se po ugotovitvah Hahnove bibliotekarji strinjajo s sistemom vprašanje -odgovor.

Nadalje je Hahnova z analizo elektronskihウーッイッゥャ inintervjujev ugotovila,

da je z vidika uporabnikov delež nepopolno zadovoljenih informacijskih potreb med 20 do 66 odstoten. To je po mnenju uporabnikov posledica nepozomega branja zahtev, zmedenosti ob številnih vprašanjih ali pa po-manjkljive predstavitve zahteve uporabnika.V takem primeru, torej nepo-polnih odgovorov, uporabniki posežejo po drugih komunikacijskih sred-stvih ali pa osebnoッ「ゥ・ェッ bibliotekarja (Hahn, 1998 : 130).

Druge ovire pri uporabi elektronske pošte vイ・ヲ・イ・ョョゥ službi:

Pri コ。カイ。。ョェオ elektronske pošte v イ・ヲ・イ・ョョゥ dejavnosti ima precejšnjo

vlogo tudi mnenje mnogih uporabnikov, da bo osebna komunikacija bolj kakovostno in hitreje zadovoljila njihovo informacijsko potrebo. Medtem ko kvaliteta opravljene storitve,・ je informacijska potreba jasno izražena

oziroma se to zgodi prekoイ・ヲ・イ・ョョ・ ga pogovora, ni vprašljiva, je asinhro-nost elektronske pošte tudi ovira. Na eni strani elektronska pošta prihrani

。ウL na drugi pa イ・ヲ・イ・ョョゥ bibliotekar odloži uporabnikovo zahtevo za

、ッャッ・ョ 。ウN Uporabnik se lahko v tem primeru posluži tudi telefona, ki je sicer tudi enostavnejši za uporabo, ・ーイ。カ za イ・ヲ・イ・ョョッ službo najbolj neprimeren medij.

Ovira za uporabo elektronske pošte je tudi nepoznavanje elektronskega naslovaイ・ヲ・イ・ョョ・ službe ali knjižnice.

Tudiォイゥエゥョ。 masa še ni popolnoma dosežena, pa tudi nezaupanje ljudi v

ta medij še ni v celoti izginilo. Hahnova je zavrgla trditve posameznih avtorjev, ki trdijo, da uporaba elektronske pošte zmanjša osebno komuni-kacijO. Z vsebinsko analizoウーッイッゥャ je ugotovila, da so bile posebno s strani uporabnikov pogosto uporabljene vljudnostne fraze (Hahn, 1998: 128).

Da pa biイ・ヲ・イ・ョョ。 služba po elektronski pošti kvalitetno delovala, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. uporabnike je potrebno seznaniti z možnostjo opraVljanja イ・ヲ・イ・ョョ・

službe tudi preko elektronske pošte

2. elektronsko pošto je potrebno integrirati v posamezne servise, npr. on-line javno dostopne kataloge

3. uporabnike seznaniti z delovnim 。ウッュ ter v kolikšnem 。ウオ lahko

(9)

4. pri rezultatih poizvedb je potrebno navesti vir informacij

5. イ・ヲ・イ・ョョゥ bibliotekarji naj redno pregledujejo svoje poštne nabiralnike in odgovarjajo v razumnem。ウッカョ・ュ roku

6. glede odklanjanjaイ・ヲ・イ・ョョ・ァ。 pogovora s strani uporabnika Hahnova predlaga priložitev vzorca oziroma obrazca, ki bo od uporabnika jasno zahtevalョ。エ。ョ・ョ opis informacijske potrebe

S tem se bo zgradila visoka raven zaupanja v sistem, ki se bo takoカォャェオゥャ

v vsakdanje delo.

o

primeru uspešne integracije elektronske pošte v イ・ヲ・イ・ョョッ dejavnost

ーッイッ。エ。 Deardorff in Garrisonova. Gre za sistem, kjer ni avtomatizirana le dostava rezultatov poizvedb, ー。 pa celoten イ・ヲ・イ・ョョゥ proces. PrOjekt poteka v knjižnici Univerze v Washingtonu, kjer so razviliオゥョォッカゥエ avto-matiziran proces informiranja oォョェゥョゥョゥィ novostih.

Pri znanstvenem raziskovanju je potreba poエ・ォッ・ュ seznanjanju z novo

literaturo posameznegaーッ、イッェ。 nujna. Toda zaradi hitre rasti znanstvene-ga publiciranja ji je vse težje slediti. Selektivno oskrbovanje z relevantnimi informacijami in dokumenti je za znanstveno delo izrednega pomena. S strani knjižnice je selektivnoッ「カ・。ョェ・ posameznikov o novostih proces, ki knjižnico promovira ter usmerja njeno dejavnost k uporabniku. Hkrati pa je to tudi 。ウッカョッ potraten proces, saj je delo namenjeno ゥコォャェオョッ

posamezniku. Zato so sev omenjeni knjižniciッ、ャッゥャゥ proces avtomatizirati. Razvili so avtomatiziran sistem informiranja o novostih, imenovan Zephyr, ki deluje naウャ・、・ ョ。ゥョZ Uporabnik na svojemイ。オョ。ャョゥォオ izpolni priložen obrazec in ga po elektronski poti pošlje v knjižnico. Program ーッゥ・ po podatkovni bazi ter v spodaj navedeni obliki na istiョ。ゥョ vme uporabniku. Iskanje lahko poteka po イ。コャゥョゥィ parametrih (predmet, avtor, založba), zadetke pa se lahko tudi。ウッカョッ omeji (Deardorff, 1997: 1-11).

V takem primeru popolne avtomatizacije se ーッウャ・、ゥョッ spremeni tudi vsebina pojma elektronska pošta. Pojemッコョ。オェ・ ョ。ュイ・ samo še medij in

ne pomeniカ・ tudi osebne komunikacije.

Usposabljanje uporabnikov

(10)

Knjižnica43(1999)1,107-124

ョ。オゥャL kako iskati, bo imel tudi vlogo v posredovanju informacij in do-kumentov.

Uporaba virtualne knjižnice zahteva velikoカ・ znanja kot uporabaッ「ゥ。ェョ・

knjižnice in to zahtevano znanje se tudi zelo hitro spreminja. Usposabljanje knjižnice postane bistven element virtualne knjižnice terーイ。ォエゥョッ enakov-reden tehnološkim pogojem za njeno uporaboHjオョゥL 1997: 251-263).

pッオ・カ。ョェ・ ォッョョゥィ uporabnikov, torej njihovo uvajanje v uporabo knjižnice in njenih virov poteka v treh oblikah:

1. individualno usposabljanje v praksi

2.エ・。ェゥ za usposabljanje uporabnikov

3. navodila za uporabo podatkovnih zbirk v tiskani ali elektronski obliki

Prva oblika je。ウッカョッ zelo potratna, a najboljオゥョォッカゥエ。L kar pa za zadnjo

obliko zagotovo ne moremo trditi. Usposabljanje uporabnikov v エ・。ェゥィ je

オゥョォッカゥエッ in primerno, a ima tudi mnogo slabih strani. Odォョェゥョゥョ・ァ。

osebja zahtevaョ。ュイ・ veliko。ウ。 zaョ。イエッカ。ョェ・ in koordinacijo, nadalje pa še za dejansko usposabljanje. Na drugi strani taka oblika usposabljanja tudi od uporabnika zahteva vnaprejšnje planiranje, pot v knjižnico ter tudi precej 。ウ。N Poleg tega imajo udeleženci エ・。ェ。 še イ。コャゥョ・ kognitivne strukture, karーッカコイッゥ med posamezniki razhajanje glede na zahtevnost エ・。ェ。N

Tako pogosto dobro organizirani エ・。ェゥ zaradi premajhne udeležbe ne

doživijo svoje izvedbe.

t・。ェ・カ za usposabljanje,ョ。ェカ・ォイ。エ za poizvedovanje po on-line dostopnih

ォョェゥョゥョゥィ virov, se, paradoksno, ugotavlja Jensenova, najbolj izogibajo prav uporabniki, ki so sicer navdušeni uporabniki informacijske tehnologije oziroma イ。オョ。ャョゥォゥィ mrež. Že opisanim objektivnim se pri teh uporab-nikih pridružijo še subjektivni dejavniki.

Z namenom premostiti vse te ovire, predvsem。ウッカョ・ ter prostorske, so se

イ・ヲ・イ・ョョゥ bibliotekarji Znanstvene inエ・ィョゥョ・ knjižnice Univerze Kalifor-nije v San Diegu iz ZDA, lotili usposabljanja uporabnikov preko elektronske pošte.

(11)

popolna baza pa pri uporabi od uporabnika zahteva precej znanja, zato se je neizkušeni uporabniki redko lotijo.

Zato so イ・ヲ・イ・ョョゥ bibliotekarji za uporabo omenjene podatkovne baze oblikovali posebenエ・。ェN Usposabljanje je potekalo preko elektronske pošte, torej preko medija, ki je uporabnikom,ーッカ・ゥョゥ znanstvenikom -

razisko-valcem, dobro poznan.

Usposabljanje je bilo vsebinsko razdeljeno v šest zaporednih lekcij, ki so bile udeležencem tegaBエ・。ェ。B dostavljene po elektronski pošti na njihov osebni

イ。オョ。ャョゥォ doma ali na delovnem mestu. Udeleženci imajo možnost

pre-jema vseh šestih lekcij naenkrat ali pa jih dobivajo v tedenskih intervalih.

v・ゥョ。 se jih jeッ、ャッゥャ。 za drugo možnost.

Usposabljanje uporabniki oblikujejo sami glede na njihove 。ウッカョ・

zmožnosti,オ・ョェ・ pa prilagodijo svoji kognitivni strukturi oziroma

mental-nemu modelu.v・ pozornosti lahko posameznik posveti njemu pomemb-nejšim lekcijam, že znane korake pa lahko izpusti.

Vsaka lekcija vsebuje tudi povabilo k osebnemu ali elektronskemu kontaktu zイ・ヲ・イ・ョョゥュ bibliotekarjem.

Z vidika bibliotekarja tako usposabljanje uporabnikov zahteva le obliko-vanje instrukcijskih navodil za posamezne skupine.

Po コ。ォャェオォオ エ・。ェ。 so bibliotekarji izvedli anketo z namenom "izmeriti"

オゥョォッカゥ tast takegaョ。ゥョ。 usposabljanja med udeleženci. Analiza anketnih vprašalnikov je pokazala, da je celotno usposabljanje, torej vseh šest lekcij

ーイ・オゥャッ 20% udeležencev, dobrih 70% pa je prišlo do・エイエ・ lekcije. Merilo uspešnosti so bila tudi vprašanja ter komentarji uporabnikovイ・ヲ・イ・ョョゥュ

bibliotekarjem (Jensen, 1995: 82-86).

Slaba stran tovrstnega usposabljanja je, da ne、ッーオ。 nadzoraーッオ・カ。ョェ。L

vpogleda v uporabnikovo znanje ter preverjanja. Zanesemo se lahko le na uporabnikovo zainteresiranost inッウカ・・ョッウエ o nujnem posedovanju takih

znanj. Tako usposabljanje biュッァッ・ mnogi uvrstili v obliko usposabljanja

z navodili za uporabo. Vendar tega ne smerno・ョ。ゥエゥN Pri opisanemョ。ゥョオ

se mora uporabnik najprej prijaviti na tak "elektronski"エ・。ェL nadaljeエ・。ェ

poteka v 。ウッカョゥィ intervalih; udeležencu daje ッ「オエ・ォ indiVidualnega

オ・ョェ。L možen, celo zaželjen pa je tudi stalen kontakt zイ・ヲ・イ・ョョゥイョ bibliote-karjem.

Uspešno pa takョ。ゥョ usposabljanja odpravlja ovireォャ。ウゥョゥィ エ・。ェ・カ kot so problemi s。ウッュL prostorom, organizacijo... Poleg tega uporabnikオ・ョェ・

(12)

Knjižnica43(1999)1,107-124

in namenom. Zato takegaョ。ゥョ。 usposabljanja uporabnikov, posebno v akademskih okoljih, ni zanemariti, saj se je v primeru univerze v San Diegu izkazalo zaオゥョォッカゥエッN

Seveda pa enega obrazcaエ・。ェ。 ne smemo uporabiti za vse tipe uporabni-kov, ー。 pa moramo izdelati カ・ obrazcev glede na njihove kognitivne

strukture,ーイゥ。ォッカ。ョェ。 ter zahteve.

Zanimiv pa je tudi projekt Mabeyeve, šolskeォョェゥョゥ。イォ・L ki je sーッュッェッ

informacijske tehnologije, predvsem interneta in elektronske pošte iz-boljšala sicer zelo slabo pismenost srednješolcev. Elektronska pošta v nas-protju z verbalno komunikacijo po telefonu zahteva funkcionalno pisme-nost, torej jasno izražanje, uporabo vljudnostnih fraz ter pravilnoウャッカョゥョッ

oblikoウーッイッゥャ。 (Mabey, 1997: 5-6,16).

Na drugi strani pa na tem mestu velja opozoriti na mnenje nekaterih

イ。オョ。ャョゥォゥィ strokovnjakov, da gre priカ・ゥョゥ elektronskega komuniciranja za polformalno dejavnost. Torej se elektronska ウーッイッゥャ。 ne ravnajo po ウャッカョゥョゥィ pravilih in so napisana v slengu, žargonu ali celoョ。イ・ェオN Zato je po mnenju omenjenih projekt Mabeyeve pomemben in smiseln le v zgodnjih fazah opismenjevanja オ・ョ」・カ (mnenje prof. mag. Primoža

jオョゥ。IN

m・、「ゥ「ャゥッエ・ョ。

izposoja

Eksponentna rast informacij ter s tem zapisanega gradiva, na drugi strani pa vseカ・ェ・ zahteve uporabnikov ter omejenaヲゥョ。ョョ。 sredstva knjižnici

ーイ・ーイ・オェ・ェッ posedovanje vsega želenega gradiva. Za premostitev te ovire so knjižnice v medsebojnem sodelovanju razvile sistem ュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョ・

izposoje. Njenaオゥョォッカゥエッウエ se je zeloーッカ・。ャ。 z razvojem informacijske in telekomunikacijske tehnologije. Na prvi stopnji s sistemom vzajemne kata-logizacije, zlasti pa on-line javno dostopnimiォョェゥョゥョゥュゥ katalogi OPAC-i,

kiッュッァッ。ェッ tudi vpogled v zalogo posamezne knjižnice ter celo trenutni status željenega gradiva.

(13)

Claus-nove se elektronska pošta uporabljaョ。ェカ・ prav pri tejォョェゥョゥョゥ dejavnosti (Clausen, 1991: 73-82).

tイ・セ。 stopnja pa je posredovanje želene publikacije. Elektronska pošta je uporabna tudi na tem nivoju. V primeru dokumenta v konvencionalni obliki se slednji lahko "skenira" in kot pripeta datoteka posreduje po elektronski pošti knjižnici ali neposredno uporabniku. To velja predvsem zaャ。ョォ・L medtem ko se pri obsežnih monografijah raje poslužimoォャ。ウゥョ・

dostavne poti. Še enostavnejši je postopek v primeru, ko je želeni dokument v elektronski obliki. Takrat informacijski posrednik dokument ーッゥ・ v podatkovni bazi oziroma na internetu in ga pošlje direktno na uporabnikov elektronski naslov. Takoュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョ。 izposoja oziroma tretji posrednik

sploh ni potreben, eleminira pa se tudi。ォ。ャョ。 doba,コョ。ゥャョ。 zaォャ。ウゥョッ

pot (Whitaker, 1989: 359). Je pa pri tem procesu potrebno rešiti vprašanje financiranja ter kršitve avtorskih pravic (Glej tudi poglavje Dostava do-kumentov).

S takimョ。ゥョッュ dela, torej z uporabo elektronske pošte, seュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョ。

izposoja vse bolj približa svojemu namenu - maksimalizirati uporabnost in razpoložljivost gradiva.

Na koncu še poziv k izdelavi ゥュ「ッャェ ažurnega ter popolnega imenika elektronskih naslovov slovenskih knjižnic, saj iskanje takega naslova pos-tane カ。ウゥィ zahtevna naloga. Sicer v bazi COLIB Inštituta informacijskih znanosti iz Maribora tak imenik obstaja, vendar je po mnenju mnogih

ォョェゥョゥ。イェ・カ neažuren ter neurejen.

Dostavo dokumentov

Medtem ko se je v sedemdesetih letih (in še danes marsikje) elektronska pošta uporabljala le za posredovanjeョ。イッゥャ oziroma zahtev po posameznih

dokumentih, se danes uporablja tudi za dostavo dokumentov. Proces ime-nujemo elektronska dostava dokumentov ("electronic document delivery")

in gre za prenos dokumentov po elektronski poti. To ッュッァッ。 sistem

pošiljanja binarnih datotek kot pripetih dokumentov. V zadnjem 。ウオ je

najbolj znan standard MIME ("Mu1tipurpose Internet Mail Extensions"),ki

ッュッァッ。 prenos podatkov, neodvisno od vrsteイ。オョ。ャョゥォ。N Vsi programi,

kiga podpirajo, so sposobni ob pismu prenesti tudi poljubno datoteko. Pri tem jeーイゥーッイッャェゥカッ preveriti, ali ima naslovnik program, s katerim bo to

datoteko lahko uporabil, kajti poštni program jo le posreduje.

(14)

Knjižnica 43(1999)1,107-124

se je v preteklosti odvijalカ・ゥョッュ。 s ーッュッェッ internetove storitve FTP (storitevッュッァッ。 kopiranje datotek med poljubno oddaljenimaイ。オョ。ャョゥᆳ

koma na Internetu). Novejše raziskave elektronsko pošto postavljajo pred FTP (Larbey, 1997: 101).

Eden izmed takih sistemov je tudi ARIEL (ZDA). Poーッイッ。ョェオ Lander-senove gre za elektronsko posredovanje dokumentov, ki so primarno v konvencionalni obliki. V prvi fazi se dokument s ;skeniranjem+ pretvori v elektronsko obliko, nadalje pa se po mreži dostavi uporabniku. Prenos poteka s FTP, novejša verzija ARIEL 2.0 pa podpira tudi standard MIME, torej je prenosュッァッ tudi po elektronski pošti (ARIEL v Sloveniji uporablja Centralnaエ・ィョゥョ。 knjižnica v Ljubljani, predvsem za dostavoャ。ョォッカ iz knjižnic ZDAHmッョゥォL 1998: 121)). Sistem jeオゥョォッカゥエッ nadomestilo faksu, tako zaradi zmanjšanja stroškov kot tudi zaradi odprave fotokopiranja primarne oblike dokumenta (Landes, 1997: 113). Standard MIME podpirata tudi tovrstna sistema EDDIS (VB) in JEDDS (Larbey, 1997: 101).

Še enostavnejše je pošiljanje dokumentov, ki so že primarno v elektronski obliki. Številne podatkovne baze, ki vsebujejo tudi popolno vsebino do-kumenta, ッュッァッ。ェッ informacijskemu posredniku, da želeno gradivo

ーッゥ・L prekopira oziroma po sistemu "zgrabi in spusti" dostavi v uporab-nikov elektronski poštni nabiralnik.

Elektronska dostava dokumentov ima številne prednosti in, kot イ・・ョッL

uspešno izriva faks, vendar pa se vsi avtorji, ki se ukvarjajo s tovrstnim posredovanjem dokumentov, zavedajo potrebe po ureditvi ヲゥョ。ョョゥィ

problemov, predvsem pa rešitve vprašanja kršitve avtorskih pravic oziro-ma copyrighta.

Komunikacije z dobavitelji

Knjižnica komunicira z dobavitelji zaradiョ。イッ。ョェ。 gradiva, potrebe po dodatnih informacijah ali zaradi reklamacij. Elektronska pošta to komuni-kacijo avtomatizira in pospeši.

Gradivo specialne knjižnice je omejeno na aktualno, novo literaturo, saj je temeljni cilj tovrstnih knjižniCゥューイ・ェョェ・ posredovanje novih znanstvenih

inエ・ィョゥョゥィ informacij za strokovno in raziskovalno delo.v・ゥョッ gradiva

(15)

pri posameznih izdajateljih po vsem svetu bi bilo 。ウッカョッ zelo potratno, zato so se vmes vrinili dobavitelji oziroma posredniki.

Posredniki knjižnicam ponujajoョ。イッ。ョェ・ in dobavo monografskih in se-rijskih publikacij, urejajo obnoveョ。イッゥャ oziroma odpovedi, subskripcijske pozivnice, knjižniceッ「カ・。ェッ o novostih na trgu, opozorijo na spremembe naslovov,ッュッァッ。ェッ lažjiョ。ゥョ ーャ。・カ。ョェ。L v primeru distribucijskih mo-tenj urgirajo pri izdajatelju, na drugi strani pa knjižniceッ「カ・。ェッ o zamu-dah.

Posredniki imajo pogosto tudi on-line servis, ki knjižnicam ponuja urejanje

ョ。イッゥャ in poenostavljeno vodenje evidenc elektronskih revij, lažji dostop do informacijskih virov, izdelavo kazala revij, zagotavljanje。カエ・ョエゥョッウエゥ

prispevkov, kontrolo gesel...

Danes v svetu skoraj vsi dobaviteljiッュッァッ。ェッ uporabo elektronske pošte, posebej v primeru urgenc v zvezi s serijskimi publikacijami, kajti ravno tu je hitrost prenosaウーッイッゥャ izjemno pomembna.

S strani dobavitelja je elektronska poštaオゥョォッカゥエッ sredstvo oglaševanja, komuniciranja z avtorji ter kupci, zaradi svojihウー・」ゥヲゥョゥィ lash10sti pa je zelo primerna za marketinške raziskave trga, npr. ankete po elektronski pošti (Encyclopedia of Library and Information Science,1984:65).

Vodenje knjižnice in stiki s poklicnimi kolegi

Z namenom オゥョォッカゥエ・ェ・ァ。 opravljanja svojih storitev ter usklajevanja politike dela se knjižnice med seboj povezujejo tako horizontalno kot tudi vertikalno. Povezovanje poteka prekoイ。コャゥョゥィ konferenc,ウイ・。ョェL

strokov-nih združenj ter publikacij. K ーッカ・。ョェオ ter オゥョォッカゥエ・ェゥ komunikaciji lahko pripomore tudi elektronska pošta. Na eni strani služi prenosu infor-mativnih ウーッイッゥャL na drugi strani pa jeウーッイッゥャッ lahko že profesionalno informativno gradivo. Znan je projekt Ameriškega združenja bibliotekar-jev, ki svojeャ。ョ・ po elektronski pošti redno oskrbuje z opisom zakonskih aktov ("Description of legislative results") sーッ、イッェ。 ォョェゥョゥ。イウエカ。 (Ency-clopedia of Library and Information Science,1984:66). S tem pripomore k izobraževanju bibliotekarjev, z カ・ェッ komunikacijo med knjižnicami pa

ーッカ・。 オゥョォッカゥエッウエ delovanja tako posamezne knjižnice kot celotne

ォョェゥョゥョ・ informacijske mreže. Upati je, da bo tudi slovensko strokovno združenje ZBDS kmalu sledilo takemu zgledu.

(16)

najno-Knjižnica 43(1999)1, 107-124

vejše gradivo ter informacije, hkrati pa to gradivo tudi najhitreje zastari. To zahteva velika ヲゥョ。ョョ。 sredstva, ta pa postajajo vse bolj omejena. Zato specialne knjižnice istih ali sorodnihーッ、イッゥェ med sebojオゥョォッカゥエッ sodelu-jejo tako z usklajevanjemォョェゥョゥョ・ァ。 fonda, s skupnimi projekti, nabavno

politiko, ュ・、「ゥ「ャゥッエ・ョッ izposojo ali usklajevanjem ォョェゥョゥョ・ politike.

vォャェオオェ・ェッ se v informacijski sistem svojega ーッ、イッェ。L ki ga povezuje osrednja knjižnica. Povezujejo pa se tudi z dokumentacijsko službo svoje organizacije oziroma institucije v znanstveno informacijski sistem. Vse te komunikacije potekajo preko イ。コャゥョゥィ tovrstnih sredstev in elektronska pošta je eno izmed primemejših.

Tudi na osebni ravni elektronska pošta lahko doprinese kオゥョォッカゥエ・ェ・ュオ

povezovanju. Stiki s poklicnimi kolegi, posvetovanja ter izmenjave

delov-nihizkušenj so tudi za bibliotekarje izjemnega pomena. S svojimi povezo-valnimiュッュゥ elektronska pošta zmanjša tudi strah geografsko oddaljenih

knjižnic pred izolacijo in zakriva delitev na center dogajanja in odmaknjeno obrobje (Schneider, 1996: 60).

Tu velja omeniti elektronske diskusijske skupine sーッ、イッェ。 bibliotekarstva, kjer se ウイ・オェ・ェッ ォョェゥョゥ。イェゥ in si izmenjujejo izkušnje, delijo mnenja ter skupaj rešujejo probleme. Za posameznika to pomeni spoznavanje stro-kovnjakov, lažje reševanje konfliktov, mnogi pa se tja zatekajo po nove ideje. Diskusijska skupina je lahko tudi vir elektronskih naslovov poklicnih kole-gov,・ーイ。カ pomembnejše konference zaradi "spamov" in oglaševanja tovr-stne informacije umikajo. Med številnimi diskusijskimi skupinami na inter-netu sーッ、イッェ。 bibliotekarstva velja omeniti DOCDEL-L (LISTPROC @

www.ebscodoc.com).locirano v Veliki Britaniji,ッウイ・、ッエッ・ョッ predvsemn,l

proces dostave dokumentov, ter diskusijsko listo IFLA-F (LISTSERV @

infoserv.nlc-bnc.ca), kjer pa se ukvarjajo z vsemi vidiki bib1iotekarstva (Gould, 1998: 21 - 24).

Kot sredstvo komunikacije in ッ「カ・。ョェ。 se elektronska pošta uporablja tudi znotraj posamezneォョェゥョゥョ・ ustanove. Townley po Kieslerjevi pov-zema štiri organizacijske dejavnike, ki spodbujajo sodelovanje in inovacijo.

o、、・ャョゥュ odborom, kroženju osebjaintimskemu delu pripisuje še lokalno

イ。オョ。ャョゥォッ omrežje z elektronsko pošto (Town1ey, 1996: 93-100).

Raziskava o uporabi elektronske pošte v knjižnici Državne univerze v Novi Mehiki v ZDA je odkrila, da se je z vpeljavo tovrstnegaョ。ゥョ。 komunicir-anja komunikacija ーッカ・。ャ。L kar pa je privedlo do boljšega opravljanja storitev. OsebjU je ッュッァッゥャッL da je bolje seznanjeno z dogajanjem na

(17)

Torej je posebno primerna tudi zaカ・ェ・ knjižnice, posebno・ so dislocirane na posamezne enote, kar pa se bo v prihodnje zgodilo oziroma se je delno že s slovensko nacionalno knjižnico.

z。ォャェオ・ォ

V knjižnicah v Sloveniji, posebno na univerzah in tistih specialnih knjižnicah, kjer je ustanova,kiji služi, visoko informatizirana, se elektron-ska pošta relativno veliko uporablja, še vedno pa je veliko knjižnic, kjer uporaba elektronske pošte, pogosto tudi zaradi objektivno エ・ィョゥョゥィ

ッォッャゥゥョ ni tako pogosta. Vendar pa je iz povedanegaッゥエョッL da še veliko zaostajamo za deželami z razvitimォョェゥョゥ。イウエカッュN Tako še nimamo siste-ュ。エゥョゥィ raziskav o uporabi elektronske pošte vォョェゥョゥ。イウエカオ innimamo diskusijskih skupin, kot jih imajo ォョェゥョゥ。イェゥ drugje. Zdi se, da smo elektronsko pošto sprejeli kot nekakšen podaljšek ali nadomestilo telefona, ne da bi premislili tudi o dodatnih možnostih,kinam jih ponuja.

Zato na koncu pozivam kエ・ッイ・エゥョゥュ študijam ter kカ・ェゥ uporabi elektron-ske pošte na vsehーッ、イッェゥィ ォョェゥョゥョ・ dejavnosti, saj le-ta lahko bistveno pripomore kカ・ェ・ュオ prenosu in razširjanju informacij, uporabnikom po-nudi boljši dostop do ォョェゥョゥョゥィ storitev, knjižnicaminォョェゥョゥ。イェ・ュ pa okrepi pozicijo informacijskih navigatorjev in posrednikov.

Literatura

Burton, PaulF."Electronic mail as an academic discussion forum".Journal of Documentation,50(1994) 2: 99-110

ClausenfHelge. "Electronic mail as a tool for the information professional".

The Electronic Library,9(1991) 2: 73-82

Elektronska pošta v Jugoslaviji.Maribor: Univerza v Mariboru, 1989

Encyclopedia oflibrary and information science. Vol.40. NewYork: Marcel

Dek-ker, 1984

Gould, Sara. "Apologies for crossposting: a brief look of Internet discussion list in interlibrary Ioan and document delivery".Interlanding&document supply,26(1998) 1: 21 - 24

Hahn, Karla. "Qualitative investigation of an e-mail Mediated Help Service".

Internet Research,8(1998)2: 123-135 .

(18)

Knjižnica 43(1999)1,107-124

jオョゥL Primož. "Bibliotekarji inイ。オョ。ャョゥォ。 znanja".Knjižnica,41(1997) 2/3 :251-263

Landes, Sonja. "ARIEL document de1ivery: a cost effective alternative to fax".

Interlanding& document supply,25 (1997) 3: 113 - 117

Larbey, David. "Project EDDIS: an aproach to integrating document dis-covery, location, request and supply".Interlanding&document supply, 25

(1997) 3: 96 -102

Library services in an electronic environment.Budapest: National Szechenyi

Li-brary, 1994: 267-271

Mabey, Mary. "Using technology to improve literacy".Schoollibrarian

45(1997) 1: 5-6, 15

mッョゥォL Vida. "Sodelovanje oddelka zaュ・、ォョェゥョゥョッ izposojo s specialni-mi knjižnicaspecialni-mi".V:Sekcija za specialne knjižnice: VII. posvetovanje.

Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, 1998

p・・ョォッL Nikolaj. "Kako do svojega elektronskega naslova".Monitor, 7(1997)

3,62-63

Schneider, Karen G. "Internet librarian".American Libraries,27(1996) 10: 60 Toplišek, Janez. "Pravna zmogljivost elektronske pošte".Pravna praksa

16(1997) 11: prilo 1 - XII

Townley, Charles T. "Electronic mail communicationina technical university library".IATUL Proceedings: new series(1996) 5: 93-100

Whitaker, Becky. "Electronic mail in the library : a perspective".Library Trends,37(1998) 3: 357-365

zオー。ョゥL Saša.Br・ヲ・イ・ョョゥ pogovor kot nujni delイ・ヲ・イ・ョョ・ァ。 procesa".

Imagem

Referências