Manual BackOffice PRTR para os Operadores
SIRAPA – Dados PRTR
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Índice Geral
1. Introdução ... 4
2. Acesso... 4
3. Estados do Formulário PRTR e Fluxo de Informação ... 5
4. Esquema de Comunicação com o Operador ... 5
4.1 Gestão de Mensagens e Validação do Formulário ... 6
4.1.1 Devolução do Formulário pela Autoridade Competente ... 6
4.1.2 Gestão de Mensagens ... 7
4.1.3 Responder às Mensagens ... 8
4.1.4 Re-submissão do Formulário para a Autoridade Competente ... 9
4.1.5 Validação do Formulário pela Autoridade Competente ... 10
1.
I
NTRODUÇÃOEste documento tem por objetivo apoiar os operadores PRTR no caso em que as Autoridades Competentes PRTR, no decorrer da sua análise do Formulário PRTR, efetuem a devolução do mesmo para esclarecimento de dúvidas e correção de dados.
2.
A
CESSOO acesso ao sistema SIRAPA é efetuado através do seguinte link:
http://sirapa.apambiente.pt/SIRAPA_Ext_Org/Principal.aspx
.
através da identificação e senha pessoal do Responsável do Estabelecimento, fornecidas aquando da sua inscrição no SIRAPA.Após aceder, deverá selecionar o separador “Formulários” “Formulário Único” “Lista de Formulários Únicos”, onde se encontram os Formulários PRTR para validação.
No caso de necessidade, a pesquisa poderá ser efetuada por ano.
Note que a recolha de dados através do Formulário PRTR encontra-se interligada com a informação existente no Inventário do estabelecimento, pelo que se relembra que o inventário pode ser consultado no separador “Inventário” do estabelecimento em causa. (O acesso aos estabelecimentos é efetuado através do separador “Estabelecimentos”).
3.
E
STADOS DOF
ORMULÁRIOPRTR
EF
LUXO DEI
NFORMAÇÃOOs estados do Formulário PRTR representam a evolução do Formulário no decorrer no fluxo de informação, iniciando-se na fase de disponibilização para preenchimento pelos operadores e terminando na fase de aceitação, pelas Autoridades Competentes PRTR, da informação comunicada. O fluxo normal de informação define-se pela existência de comunicação de dados PRTR, através do preenchimento do Formulário PRTR, pelos operadores.
Fazem parte do fluxo normal os seguintes estados principais PRTR: Estados principais
Formulário na posse de:
Notas Operador Autoridade
Competente
Por Preencher X Operador ainda não iniciou o preenchimento do Formulário.
Em Preenchimento X Operador acedeu/iniciou o preenchimento do Formulário.
Submetido
X Operador submeteu o Formulário para validação pela Autoridade Competente. Em Análise APA/ Madeira
e
Em Análise CCDR/ARH
X
Autoridade Competente acedeu/ iniciou a validação do Formulário.
Devolvido APA/Madeira e
Devolvido CCDR/ARH X
Autoridade Competente encontrou erros/ necessidade de esclarecimento e devolveu o Formulário para correção e nova submissão pelo operador.
Corrigido X
Operador corrigiu/ clarificou as necessidades e re-submeteu o Formulário para validação pela Autoridade Competente.
Validado X X
Autoridade Competente aceita a informação do Formulário e finaliza o processo de validação.
4.
E
SQUEMA DEC
OMUNICAÇÃO COM OO
PERADORNo cumprimento da premissa estipulada pelo artigo 6º do diploma PRTR, torna-se necessário garantir um mecanismo de comunicação entre as Autoridades Competentes e os operadores para a boa prossecução dos ciclos PRTR.
O esquema de comunicação obedece às seguintes regras básicas: Apenas a Autoridade Competente pode criar mensagens;
A Autoridade Competente pode criar o número de mensagens que considerar necessárias; O operador terá de responder a todas as mensagens enviadas pela Autoridade Competente de modo a poder submeter novamente o Formulário;
A Autoridade Competente analisará as respostas do operador e poderá através da ação “fechar a mensagem”, dar por concluída a respetiva mensagem no caso em que considere que a situação que a originou se encontra resolvida e corretamente corrigida.
4.1 Gestão de Mensagens e Validação do Formulário
4.1.1
Devolução do Formulário pela Autoridade Competente
O processo de validação da informação comunicada inicia-se com a entrada da Autoridade Competente no Formulário submetido pelo operador. Esta entrada provoca uma imediata evolução no estado do Formulário de “Submetido” para “Em Análise APA/Madeira” ou “Em análise CCDR/ARH” consoante a Autoridade Competente responsável pela análise do Formulário.
A validação do Formulário por parte da Autoridade Competente é efetuada através da validação de “Pergunta”/(ecrã) a “Pergunta”/(ecrã), sendo necessário validar todas as perguntas de todos os “Agrupamentos” do Formulário.
Em qualquer altura do processo de análise a Autoridade Competente pode criar uma mensagem para o operador. Esta funcionalidade tem o objetivo de permitir que as Autoridades Competentes sejam esclarecidas pelo operador relativamente às eventuais dúvidas que possam surgir aquando da análise do Formulário PRTR. Em muitas situações obrigará à correção dos dados do formulário PRTR por parte do operador.
A criação de mensagens é efetuada por “pergunta” e é possível de ser efetuada em todos as “perguntas” do Formulário.
Após a criação das mensagens, a Autoridade Competente devolve o Formulário ao operador para os respetivos esclarecimentos e/ou correções.
Nestes casos, o operador receberá um e-mail (para e-mail que se encontra associado ao Responsável pelo Estabelecimento no SIRAPA) com a indicação que o Formulário foi devolvido.
Com a devolução do Formulário ao operador, o estado do Formulário altera-se para “Devolvido APA/Madeira” ou “Devolvido CCDR/ARH” consoante a Autoridade Competente responsável pela análise do Formulário. Nesta altura o Formulário fica na posse do operador que terá acesso de visualização ao Formulário inteiro embora apenas possa editar/alterar as “perguntas” do Formulário que a Autoridade não tenha ainda validado.
4.1.2
Gestão de Mensagens
Quando o Formulário é devolvido o operador deve aceder ao SIRAPA e ao Formulário para efetuar os devidos esclarecimentos e/ou correções e submeter novamente o Formulário para a Autoridade Competente.
No icon das mensagens recebidas localizado na parte superior direita do ecrã, poderá visualizar o n.º de mensagens que foram enviadas pela Autoridade Competente, e poderá aceder às mesmas clicando no respetivo envelope.
O ecrã das mensagens é o seguinte.
Como indicado na figura acima, existem 3 filtros disponíveis:
Mensagens não lidas: Mensagens da Autoridade Competente que o operador ainda não assinalou com lidas.
Mensagens guardadas: Mensagens ainda não respondidas pelo operador.
Mensagens fechadas: Mensagens cuja resposta do operador foi aceite pela Autoridade Competente
Todas as mensagens criadas serão enviadas aquando da devolução do Formulário ao operador. Possibilidade de
“Marcar como Lida” a mensagem.
Filtros disponíveis
4.1.3
Responder às Mensagens
As mensagens fornecem indicações sobre o “Agrupamento” e “Pergunta” a que se referem.
As mensagens apenas serão consideradas “respondidas” na aplicação quando o operador as “marcar como lidas” e clicar no botão “responder” após introduzir os devidos esclarecimento ou justificações no respetivo campo. O operador não poderá iniciar novas mensagens, apenas responder a mensagens iniciadas pela Autoridade Competente.
No caso em que necessite de efetuar correções deverá “Voltar ao Formulário”, designadamente ao “Agrupamento/Pergunta” indicado na mensagem. A edição e alteração de dados no Formulário é efetuada de igual forma e com as mesmas funcionalidades que existiam quando o mesmo foi preenchido na fase anterior do reporte do dados PRTR.
Recorda-se que as funções de edição estarão apenas disponível paras as “perguntas” que não tenham ainda sido validadas pela Autoridade Competente. Para as “perguntas” já validadas apenas terá disponível o botão . Para a mesma mensagem poderá preencher vários campos de resposta.
Mensagem respondida Possibilidade de apagar a mensagem Botão para voltar ao Formulário e
4.1.4
Re-submissão do Formulário para a Autoridade Competente
Apenas quando todas as mensagens estiverem respondidas, poderá ser o Formulário novamente submetido à Autoridade Competente. Caso seja submetido faltando dar alguma resposta, surge no ecrã o seguinte aviso.
Para submeter novamente o Formulário deverá “Voltar ao Formulário” e clicar no botão disponível nas várias “perguntas” do Formulário.
O botão “Validar PRTR” permite verificar se o Formulário se encontra bem preenchido de acordo com critérios de verificação pré-definidos. Aparecerá um quadro com símbolos (significa que o Formulário se encontra bem preenchido) e (significa que o Formulário não se encontra bem preenchido).
Nos casos em que o Formulário não está bem preenchido é possível visualizar, através do botão , o local e qual o problema de modo a facilitar a sua correção.
Nesta altura o Formulário é novamente submetido à Autoridade Competente e o seu Estado é alterado para “Corrigido”.
4.1.5
Validação do Formulário pela Autoridade Competente
Se a Autoridade Competente não ficar esclarecida com alguma resposta do operador poderá criar novas mensagens e devolver novamente o Formulário ao operador.
Este fluxo poder-se-á repetir quantas vezes as necessárias para que a Autoridade Competente considere que todas as questões estão esclarecidas.
Quando todas as mensagens criadas se encontrarem fechadas, a Autoridade Competente pode proceder à validação do Formulário sendo o estado do mesmo alterado para “Validado”, finalizando-se nessa altura a análise do PRTR para o estabelecimento em questão.
A validação do Formulário pela Autoridade Competente, origina o envio de uma mensagem para o e-mail do responsável do estabelecimento no SIRAPA. No caso do estabelecimento ser reportado à Comissão Europeia por apresentar valores acima dos limiares europeus estipulados no Regulamento CE n.º 166/2006, de 18 de Janeiro, os mesmos serão identificados.
5.
I
MPRESSÃOApenas após a validação do Formulário pela Autoridade Competente será possível a impressão do mesmo, num formato simplificado (PDF). Esta funcionalidade é possível através do símbolo de impressora, apenas disponível quando o Formulário se encontra no estado “Validado”.
