ESTRATÉGIAS PARA ADMINISTRAR ESTOQUES
Definir o momento correto da compra, a quantidade ideal, os melhores preços, os níveis de segurança, a qualidade do bem ou do serviço, são características importantes para uma boa administração de estoques.
Uma estratégia bem aplicada e bem conduzida, além de poder minimizar custos, assegurará o desempenho apropriado dos diferentes processos e funções empresariais.
Definindo a estratégia de estoques
Organizações com foco na produção de bens de consumo de alta rotatividade devem manter estoques balanceados nos pontos de compra, caso contrário, correm o risco de perder vendas.
Muitos são os fatores que interferem nos processos e que afetam a maneira de administrar os estoques, como:
• Utilização do conceito de lote; • Estoques de segurança;
• Níveis de serviço ao cliente;
• Estoques de antecipação para situações de sazonalidade.
Em decorrência de variações no mercado e comportamentos da concorrência, a estratégia de estoques deve ser continuamente revisada.
OBJETIVOS E POLÍTICAS DE ESTOQUES
O investimento em estoques tem dois objetivos estratégicos principais: 1. Maximizar os recursos da empresa
Em muitos casos a formação de estoques proporciona um balanceamento das operações da organização, possibilitando aumento na eficiência operacional, redução de custos de mão-de-obra e maximização da capacidade instalada.
2. Fornecer um nível satisfatório de serviço ao cliente ou consumidor Esse segundo objetivo está relacionado ao nível de atendimento que a organização supostamente pretende oferecer ao cliente e/ou consumidor. Uma forma de assegurar um atendimento uniforme é a construção de estoques considerando limites desejáveis de abastecimento.
INDICADORES DE DESEMPENHO
Medir o desempenho do estoque é extremamente salutar para a organização, uma vez que um dos aspectos fundamentais da administração moderna enfatiza a redução dos estoques. O aumento ou a redução dos níveis de estoques geram forte impacto nas finanças de qualquer empresa. Na seqüência, são apresentados alguns indicadores de desempenham que visam a monitoração dos
Giro de estoque
O giro de estoque corresponde ao número de vezes em que o estoque é totalmente consumido durante um determinado período (normalmente um ano). Esse indicador é calculado com base na relação do volume de vendas do ano dividido pelo capital médio investido em estoque. Um produto que tenha vendas anuais de $ 1.000.000,00 e investimento médio de $ 100.000,00 em estoque, terá um giro de 10, o que significa que o estoque foi reposto dez vezes no decorrer de um ano.
A fórmula para o cálculo do giro de estoque é:
Embora um índice alto de giro de estoque possa representar um fator positivo para a empresa, ele não pode ser avaliado isoladamente. Os profissionais da área devem estar conscientes dos outros custos existentes na cadeia, como os custos relacionados a “comprar”, que envolvem transporte e manuseio.
Cobertura de estoque
A cobertura de estoque está relacionada à taxa de uso do item e baseia-se no cálculo da quantidade de tempo de duração do estoque, caso este não sofra um ressuprimento. Essa cobertura é normalmente indicada em número de semanas ou meses, dependendo das características do produto.
Acurácia de estoque
A acurácia de estoque é determinada pela relação entre a quantidade física existente no armazém e aquela existente nos registros de controle. Esses registros podem estar armazenados em sistemas avançados e que integram os processos (tipo Enterprise Resources Planning) ou em um simples controle de fichas. O estoque apresentará acurácia igual a 100% quando a quantidade física coincidir com a quantidade teórica.
Manter a acurácia dos estoques em um nível elevado, ou seja, isento de erros, trará vantagens significativas para a organização nos seguintes aspectos:
• Nível de serviço adequado ao cliente;
• Determinar o ressuprimento, que será disparado a partir de um valor teórico ou registrado;
• Garantir a disponibilidade de material para a produção; • Analisar níveis de existência e eliminar excessos; • Controlar obsolescência;
• Analisar situação de financeira com base nas informações corretas dos estoques.
Giro de estoque = vendas anuais ($) estoque médio ($)
Cobertura de estoque = estoque médio (unidades) demanda (unidades)
Acurácia (%) = quantidade física X 100 quantidade teórica
FUNÇÕES DO ESTOQUE
Uma pergunta tradicional e que desperta interesse é: por que manter estoque? Quando o ritmo de fornecimento é maior que a demanda, o estoque aumenta; quando o ritmo da demanda supera o fornecimento, o estoque diminui, podendo faltar material ou produto.
A clássica comparação do reservatório de água de nossa casa é um exemplo característico de formação de estoque. Se nunca ocorressem problemas de desabastecimento, não seria necessário ter um reservatório. No entanto, pode faltar água, seja em período de escassez ou por causa de reparos de equipamento ou tubulação. As tendências da área logística têm direcionado as organizações a reduzir sensivelmente o nível de estoque por meio de alianças, melhorias no relacionamento e aplicação de conceitos de abastecimento contínuo.
A seguir, apresentamos os tipos de estoques e as funções executadas por cada um.
Estoque de antecipação
O estoque de antecipação é aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda. Fabricantes de sorvetes, ovos de Páscoa, calendários, equipamentos de ar-condicionado, certas aves congeladas (peru), panetones, brinquedos, roupas de inverno ou verão, enfrentam condições diferenciadas de demanda. Portanto, os estoques são feitos previamente e consumidos durante os períodos de pico.
Estoque de flutuação ou estoque de segurança
A função do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. Muitas vezes, essas faltas significam perdas reais de vendas, principalmente de produtos de alto consumo como sabonetes, sorvetes, margarinas, leite, biscoitos e outros similares. Caso o produto não esteja disponível na gôndola, o consumidor levará , mesmo que em menor quantidade, um produto similar, “engordando” o bolso da concorrência. Embora esse tipo de situação possa ocorrer com automóveis, computadores, aparelhos de som, o consumidor certamente terá um nível de exigência diferente devido ao tipo do bem, o que pode levá-lo a esperar a disponibilidade do produto. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo
O estoque de ciclo existe quando os pedidos exigem um lote mínimo de produção ou venda normalmente maior que a quantidade para satisfazer uma demanda imediata. Essas condições podem estar vinculadas ao tamanho mínimo do lote em função da produção, do fornecimento ou do transporte.
Exemplo característico são os produtos fabricados aos milhares, como tijolos, telhas, pisos cerâmicos, azulejos e pães. Há uma necessidade de se produzir uma quantidade mínima desses produtos por causa dos custos e do tempo envolvidos. O custo de preparação corresponde a um fator bastante significativo nesse processo. Outra característica corresponde ao transporte: dependendo da distância e do produto a ser movimentado, é fundamental que o lote satisfaça os
custos de transporte, mesmo que se tenha que formar um estoque caso a demanda não seja imediata.
Estoque de proteção (hedge)
Nesse caso, o objetivo é proteger-se contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a greves, aumento de preços, situação econômica e política instáveis, ambiente inflacionário e imprevisível. Esses eventos afetam as iniciativas estratégicas da organização, colocando em risco os seus resultados. Qualquer atitude para se formar esse tipo de estoque deve ter o envolvimento da alta gerência.
O estoque hedge guarda uma certa semelhança com o estoque de segurança. No entanto, essa proteção contra possíveis instabilidades tem uma duração temporária, enquanto o estoque de segurança, cujo objetivo é atender às oscilações de consumo e fornecimento, é perene.
Estoque em trânsito ou estoque no canal de distribuição
Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta, de uma operação para outra, de uma planta até um centro de distribuição, do centro de distribuição ao cliente são considerados como estoques no canal. Existem três estágios de estoque em trânsito:
• Suprimento: nesse estágio, todos os recebimentos programados, em trânsito e já pagos são considerados como estoques no canal, uma vez que ainda não estão disponíveis para serem usados;
• Processamento interno: dentro da fábrica, todos os estoques em processo, que de alguma forma exigem movimentação, correspondem ao estoque em trânsito;
• Entrega de produto: correspondem aos produtos que estão sendo transportados e que ainda não foram pagos pelo cliente. Nesse contexto, o estoque é chamado de estoque em consignação. Embora o produto ou material esteja disponível para o cliente, ele ainda não foi pago.
TÉCNICAS DE ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
A administração efetiva dos estoque requer a aplicação de algumas técnicas que apóiem as tomadas de decisão sobre custos e serviços ao cliente.
Contagem Cíclica
Periodicamente, as organizações de bens e serviços efetuam auditorias nos seus estoques para fins contábeis e gerenciais. Duas têm sido as técnicas para efetuar a contagem dos estoques: contagem física global e contagem cíclica. A contagem física global, extremamente conhecida, corresponde a parar a organização por um período e proceder a contagem de todos os itens. Esse é um processo válido de auditoria, mas que incorre em custos adicionais de mão-de-obra e paradas de produção.
A contagem cíclica é um processo contínuo que consiste em inventariar um certo número de itens dentro de uma freqüência estabelecida. Esse processo é contínuo.
Baseado na classificação ABC, os itens cujos valores são mais altos podem ser contados mais vezes durante o ano. Os benefícios da contagem cíclica não se restringem apenas à redução de custos de inventários, mas também estão associados à capacidade de solucionar problemas relacionados às diferenças encontradas.
Vantagens do uso da contagem cíclica Identificação das causas dos problemas Correção de erros
Eliminação dos inventários físicos globais Concentração dos esforços em áreas críticas Redução de erros de contagem
Pessoal mais especializado Planejamento mais confiável Estoque em níveis mais adequados
Causas dos problemas
A grande vantagem da contagem cíclica é a possibilidade de descobrir as causas que propiciaram os erros no processo. Portanto, uma vez encontradas e priorizadas as diferenças, as causas devem ser imediatamente procuradas. O estoque é dinâmico e quanto mais demora houver na procura das causas que geraram as diferenças mais difícil será encontrá-las. As principais causas que podem afetar o desempenho dos estoques e diminuir a acurácia são:
• Manutenção inadequada das entradas e saídas, deixando de atualizar os sistemas de controle de estoque ou atualizando-os duplamente; • Procedimentos de armazenagem mal elaborados, de tal forma que
possibilitem efetuar transferências sem documentação ou autorização apropriada;
• Inversão de códigos de materiais e produtos é bastante comum nas empresas que trabalham com códigos muito parecidos;
• Itens armazenados em posições de difícil acesso também podem gerar diferenças de estoque;
• Itens que apresentam unidades variadas de armazenagem são outro problema. Existem organizações que trabalham com conceitos de unidade no armazém e com o de dúzias na produção;
• Arranjos físicos não adequados no armazém também são fatores que podem levar a erros. Muitas vezes é possível encontrar um mesmo item em partes diferentes do armazém;
• Utilização de sistemas ineficientes, tanto manuais quanto computadorizados, podem trazer erros de estoque;
O computador como apoio na contagem cíclica
O computador poderá auxiliar no processo de contagem cíclica de várias maneiras. Algumas delas são mencionadas a seguir:
• Extração de relatórios dos itens para a contagem;
• Extração de relatórios das transações de entrada, saída e movimentações internas;
• Elaboração de gráficos e cálculos; • Localização dos itens no armazém.
Alguns sistemas computadorizados podem ir além, estabelecendo automaticamente a curva ABC de itens e escolhendo aleatoriamente os que deverão ser contados.
