Ariba
CUSTOMER (CLIENTE)
2016-10
Reconciliando faturas
Ariba Procure-to-Pay
Conteúdo
Sobre a reconciliação de faturas. . . .4
Visão geral da reconciliação da fatura. . . .4
Reconciliando manualmente uma fatura. . . .5
Gerenciando documentos de reconciliação de fatura. . . . 8
Exibindo uma reconciliação de fatura. . . 8
Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura. . . .9
Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário. . . .10
Corrigindo um fornecedor incorreto. . . .11
Sobre a adição de informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura. . . .12
Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura. . . 13
Ajustando adiantamentos em relação a faturas. . . 14
Gerenciando exceções da fatura. . . . 16
Sobre a reconciliação de exceções da fatura. . . .17
Sobre a exibição de exceções da fatura. . . .17
Exceções de fatura no nível do cabeçalho. . . .18
Exceções de fatura no nível de linha. . . .19
Pré-requisitos. . . .19
Sobre ações de tratamento de exceções de fatura. . . .20
Revisando detalhes do pedido para reconciliações de fatura. . . 21
Reconciliando exceções da fatura. . . .22
Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções. . . .23
Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha. . . .24
Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual. . . .25
Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente. . . .27
Submetendo uma exceção a outro usuário. . . 28
Editando os detalhes do item de linha de exceção. . . .29
Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas. . . .30
Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto. . . 32
Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior. . . 33
Resolvendo exceções de imposto retido na fonte. . . .34
Editando informações contábeis em reconciliações de fatura. . . 35
Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho. . . .36
Exportando e importando informações contábeis. . . .38
Enviando uma reconciliação de fatura. . . .40
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura. . . . 42
Sobre a aprovação ou rejeição de reconciliações de faturas. . . 42
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line. . . 43
Aprovação ou rejeição por e-mail/PDA de reconciliações de fatura. . . 44
Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura. . . .46
Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas. . . 46
Resolvendo endereços de remessa inválidos. . . 47
Corrigindo IRs paradas no status Em pagamento ou Falha no pagamento. . . .47
Corrigindo IRs paradas no status Em rejeição. . . 48
Corrigindo IRs paradas no status Aguardando reconciliação externa. . . .48
Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura. . . . 49
Referência de tipos de exceção de fatura. . . . 53
Opções de configuração de site para reconciliar faturas. . . .60
Sobre a reconciliação de faturas
Visão geral da reconciliação da fatura
A reconciliação da fatura é o processo que consiste em identificar e gerenciar discrepâncias entre as faturas e os pedidos de compra ou contratos relacionados, de modo que possam ser pagas.
A Soluções Ariba Procurement and Invoicing cria três documentos com aprovação pendente quando uma fatura é carregada ou inserida manualmente:
● O documento da fatura
● O documento de reconciliação de fatura (IR) ● O documento de solicitação de pagamento
Depois de a Soluções Ariba Procurement and Invoicing receber uma fatura do Ariba Network ou de um usuário criar manualmente uma fatura, o passo seguinte consiste em reconciliar os dados na fatura com os dados do pedido de compra, recibo ou contrato correspondente para assegurar que a fatura está correta.
O processo de reconciliação de fatura determina se deve: ● Aceitar a fatura.
● (Se estiver configurado para o seu site) Aceitar itens de linha na fatura, com base nos detalhes especificados nos documentos de referência, como pedidos, contratos ou recibos associados.
● Aceitar itens de linha na fatura, com base nos detalhes especificados na fatura. ● Rejeitar a fatura (retorná-la ao fornecedor e solicitar uma fatura corrigida).
O processo de reconciliação de fatura também permite que os gerenciadores de pagamentos ajustem os adiantamentos efetuados para um pedido de compra em relação às faturas recebidas para o mesmo.
O documento de IR é um registro do processo de reconciliação. Ele registra as discrepâncias ou exceções entre faturas e pedidos de compra, recibos ou contratos e é o documento que você usa para resolver essas exceções. As faturas podem ser reconciliadas com uma combinação de processamento automático e manual. A fase de reconciliação automática faz corresponder as faturas aos pedidos ou contratos, dentro de tolerâncias definidas em sua configuração, e comunica problemas não resolvidos aos usuários para reconciliação manual. Se não existirem exceções, o processo de reconciliação automática criará ainda o documento de reconciliação de fatura que deve ser aprovado de acordo com as regras de aprovação de IR definidas para seu site.
As regras de aprovação determinam quem em sua organização pode resolver exceções e quem aprova a
reconciliação manual ou automática. Por exemplo, se a fase de reconciliação automática acionar uma exceção, os aprovadores agirão primeiro como controladores de exceções, sugerindo formas de resolver a exceção e
enviando depois a reconciliação para aprovação. Geralmente, os primeiros reconciliadores são agentes de compra ou outros administradores que podem lidar com exceções. Se você for um reconciliador e não agir dentro de um período definido por sua empresa, o documento de IR será escalonado para seu supervisor que deverá depois reconciliar a exceção.
● Um documento de IR é criado.
● Você faz corresponder manualmente um documento de IR a um pedido ou contrato diferente daquele com o qual foi feita automaticamente correspondência.
● O pedido ou contrato associado a um documento de IR é cancelado, alterado ou recebido.
● Os acumuladores de pedido ou contrato que controlam as quantidades ou valores liberados e faturados são atualizados devido à reconciliação de outro documento de IR associado ao mesmo pedido ou contrato.
Nota
Seu sistema pode estar configurado para desativar a nova reconciliação de documentos de IR pendentes em relação a pedidos ou contratos, ou ambos.
● Um item de linha é reconciliado ou correspondido manualmente e nesse momento, as linhas dependentes (como linhas de imposto ou de entrega) são novamente reconciliadas.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Gerenciando documentos de reconciliação de fatura [página 8] Gerenciando exceções da fatura [página 16]
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14]
Reconciliando manualmente uma fatura
A reconciliação manual de uma fatura envolve uma série de passos nos quais um ou mais usuários investigam e resolvem erros e exceções.
Os passos seguintes descrevem o processo geral de reconciliação manual de uma fatura: 1. Revise o IR e decida se deseja editar ou reconciliar o documento.
Consulte Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8] para obter detalhes.
Como a autorização de edição é determinada por sua associação de grupo, você pode não ter permissão para editar o IR ou pode só ter permissão para editar campos de cabeçalho. Dependendo de sua associação de grupo, clique em Abrir para fazer o seguinte:
○ Se sua associação de grupo não permite que edite o IR, você pode revisar o IR, mas todos os campos correspondentes são somente exibição.
○ Se sua associação de grupo permite que edite o IR somente no nível do cabeçalho, você pode modificar os valores em todos os campos no nível do cabeçalho que estão disponíveis para edição.
○ Se sua associação de grupo permite que edite o IR no nível de cabeçalho e de linha, você pode editar os campos no nível de cabeçalho e de linha.
Se sua conta do Ariba Network estiver ativada para gerar cópias em PDF de faturas de fornecedor e para anexá-las às cópias de fatura enviadas para a sua Soluções Ariba Procurement and Invoicing, você pode
realizar uma comparação lado a lado da cópia da fatura e da fatura de fornecedor gerada no Ariba Network. Se esse recurso estiver ativado, você pode ver o nome do arquivo do PDF no cabeçalho da fatura. Clique no nome do arquivo para exibir a fatura em uma janela separada do navegador.
Nota
○ Não são geradas cópias em PDF de faturas para faturas do Serviços de conversão de fatura (ICS) ou faturas autoassinadas pelo fornecedor.
○ Certifique-se de que seu navegador está configurado para exibir a fatura em uma janela separada de modo que você possa posicionar as duas janelas para uma comparação lado a lado da fatura em seu Soluções Ariba Procurement and Invoicing e da cópia da fatura em PDF:
○ Se você estiver usando o Microsoft Internet Explorer, certifique-se de que os pop-ups são abertos em uma nova janela.
○ Se você estiver usando o Mozilla Firefox, certifique-se de que você não abre novas janelas em uma nova guia.
○ Se você estiver usando o Safari, defina a opção para abrir suas páginas em guias em vez de janelas como Nunca.
2. Decida se precisa atuar em todo o documento de reconciliação de fatura ou se precisa atuar em detalhes de IR específicos, resolvendo exceções.
Para atuar no documento de IR, você pode:
○ Rejeitar o IR. Consulte Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] para obter detalhes.
○ Referenciar o IR. Consulte Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário [página 10] para obter detalhes.
○ Fazer corresponder manualmente o IR. Consulte Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] para obter detalhes.
○ Recalcular o imposto. Consulte Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] para obter detalhes.
○ Forçar a reconciliação de alguns IRs. Consulte Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas [página 46] para obter detalhes.
○ Corrigir um fornecedor incorreto. Consulte Corrigindo um fornecedor incorreto [página 11] para obter detalhes.
Sua capacidade para realizar essas ações depende de sua associação de grupo. Se você conseguir resolver manualmente algumas ou todas as exceções, avance para o passo seguinte.
3. Resolva as exceções.
A guia Exceções em uma reconciliação de fatura inclui um menu suspenso Ação para cada linha de exceção que permite a você selecionar as ações que você deseja executar para resolver exceções:
Para resolver exceções, você pode:
○ Aceitar os dados na fatura ou aceitar os dados no pedido de compra, contrato ou recibo associado. Consulte Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] e Reconciliando exceções da fatura [página 22] para obter detalhes.
○ Submeter a exceção a outro usuário. Consulte Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] e Reconciliando exceções da fatura [página 22] para obter detalhes.
○ Fazer corresponder manualmente a informação na fatura com um pedido de compra ou contrato. Consulte Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] e Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27] para obter detalhes.
○ Editar detalhes do item de linha. Consulte Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] para obter detalhes.
○ Tratar exceções de imposto. Consulte Resolvendo uma exceção de variação do imposto de
reconhecimento de despesas e receitas [página 30], Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] e Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33] para obter detalhes.
Nota
Se a fatura tiver impostos no nível de cabeçalho, os membros do grupo Gerente de impostos podem editar todos os itens de linha de fatura; se a fatura tiver impostos no nível de linha, os membros do grupo Gerente de impostos podem editar somente linhas de imposto. No entanto, as linhas editadas pelos membros do grupo Gerente de impostos não são validadas.
4. Ajuste os adiantamentos efetuados para os pedidos de compra associados à fatura.
Somente os membros do grupo Gerenciador de pagamentos podem ajustar adiantamentos em relação a faturas. Consulte Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14] para obter Informações sobre o ajuste de adiantamentos em relação a faturas
5. Corrija erros de validação e verifique campos contábeis
Consulte Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] e Exportando e importando informações contábeis [página 38] para obter detalhes.
Se sua associação de grupo não autorizar você a editar uma IR, você não verá erros de validação quando abrir a IR e tratar uma exceção de fatura. Se sua associação de grupo só permitir que você edite campos de cabeçalho em um IR, você não verá erros de validação no nível do item de linha, mas deve corrigir os erros de validação no nível do cabeçalho.
6. Edite o fluxo de aprovação.
Revise o fluxo de aprovação e edite o mesmo, se necessário. Para obter maiores informações, consulte o tópico Fluxos de aprovação.
7. Envie a reconciliação da fatura.
Consulte Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] para obter detalhes.
Informações relacionadas
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60]
Gerenciando documentos de reconciliação de
fatura
Você gerencia documentos de reconciliação de fatura executando uma ação em todo o documento. Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8]
Dependendo de sua associação de grupo, você pode exibir somente as reconciliações de fatura que pode aprovar ou outras reconciliações de fatura no sistema.
Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9]
Você pode fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo a um pedido de compra ou contrato.
Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário [página 10]
Você pode submeter um documento de reconciliação de fatura inteiro a outra pessoa para obter ajuda. Corrigindo um fornecedor incorreto [página 11]
Se uma fatura e a reconciliação de fatura associada tiverem um código de fornecedor incorreto, você deve corrigi-lo em vez de simplesmente editar o código do fornecedor na IR.
Sobre a adição de informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura [página 12]
A funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos permite a você incluir informações contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em documentos com aprovação
pendente, como reconciliação de fatura e requisições para o controle de contabilidade de despesa antecipada e disponibilidade de orçamento em orçamentos com base em fundos. Essa funcionalidade só é suportada nas Soluções Ariba Procurement and Invoicing integradas ao SAP ERP.
Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14]
Você pode ajustar os adiantamentos efetuados ao fornecedor em relação às faturas recebidas para o pedido de compra. Isso ajuda você a garantir que não são efetuados pagamentos duplicados ou extraordinários para um pedido de compra. Essa ação só está disponível no Ariba Procure-to-Pay.
Exibindo uma reconciliação de fatura
Dependendo de sua associação de grupo, você pode exibir somente as reconciliações de fatura que pode aprovar ou outras reconciliações de fatura no sistema.
As reconciliações de fatura que você tem de reconciliar estão listadas na lista Tarefas. O status é Em
reconciliação e a ação disponível é Reconciliar. Dependendo de sua associação de grupo e de se você está ou não no fluxo de aprovação para uma reconciliação de fatura, existem várias formas de exibir reconciliações de fatura:
● Se sua empresa tiver implementado notificações por e-mail e você estiver no fluxo de aprovação, você pode abrir a IR usando os botões na mensagem de notificação.
● No item de conteúdo Tarefas do seu painel de instrumentos, clique em um link na coluna Título de uma fatura com o status Em reconciliação para exibir a reconciliação de fatura.
● No painel de instrumentos, selecione Gerenciar Minhas tarefas e clique em um link na coluna Código de uma fatura com o status Em reconciliação, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar
diretamente o processo de reconciliação.
● Você pode exibir somente as reconciliações de fatura em sua lista Tarefas usando um dos seguintes métodos:
○ No painel de instrumentos, selecione Gerenciar Reconciliar fatura . Você pode usar filtros de pesquisa para restringir a lista. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar o processo de reconciliação diretamente. ○ No item de conteúdo Tarefas de seu painel de instrumentos, selecione Exibir lista Reconciliar
fatura para ver somente as reconciliações de fatura em sua lista Tarefas.
Nos dois casos, você pode usar filtros de pesquisa para restringir a lista. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar o processo de reconciliação diretamente.
● Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa, selecione Reconciliação de fatura e clique no ícone de pesquisa para abrir a página Filtros de pesquisa na qual você pode especificar opcionalmente parâmetros de pesquisa adicionais. Clique em Pesquisar para ver uma lista de IRs. Dependendo de sua associação de grupo, os resultados da pesquisa podem mostrar somente reconciliações de fatura para as quais você está no fluxo de aprovação ou outras reconciliações de fatura que você tem permissão para exibir. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49]
Fazendo corresponder manualmente um documento
de reconciliação de fatura
Você pode fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo a um pedido de compra ou contrato.
Pré-requisitos
Só é possível fazer corresponder manualmente documentos de IR se eles estiverem no status Em reconciliação e não estiverem associados a faturas de serviço. Não é possível fazer corresponder manualmente IRs para faturas de serviço.
Contexto
Você só precisa fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo quando:
● Você quer fazer corresponder manualmente o documento de IR a um pedido ou contrato diferente daquele ao qual ele correspondeu automaticamente.
● O sistema acionou uma exceção Fatura não correspondente quando não conseguiu fazer corresponder a fatura a um pedido ou contrato.
Procedimento
1. Na parte superior da reconciliação de fatura, clique em Corresponder manualmente. 2. Realize uma das seguintes ações:
○ Para fazer corresponder a um pedido, selecione Mostrar pedidos de compra. ○ Para fazer corresponder a um contrato, selecione Mostrar contratos.
3. Selecione Código do pedido, Título ou Fornecedor a partir do menu Campo, insira condições de pesquisa e clique em Pesquisar.
4. Nos resultados da pesquisa, clique em Selecionar para o pedido de compra ao qual você deseja fazer corresponder o documento de IR.
Resultados
A correspondência manual pode acionar mais exceções baseadas nos detalhes do pedido de compra ou contrato recém-correspondente.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42]
Submetendo uma reconciliação de fatura a outro
usuário
Procedimento
1. Na parte superior da reconciliação de fatura, clique em Submeter.
2. Selecione um nome na lista Submeter a ou selecione Pesquisar mais para exibir todos os nomes disponíveis. A lista Submeter a inclui:
○ Solicitantes e preparadores da requisição associada ○ Todos os aprovadores obrigatórios
○ Usuários no grupo Especialista em referência de faturas
○ Usuários de grupos derivados que herdam as permissões do grupo Especialista em referência de faturas
○ Todos os usuários em um grupo de aprovadores obrigatório ○ Todos os grupos obrigatórios no fluxo de aprovação
Você não pode submeter um documento de reconciliação de fatura a você mesmo.
3. Insira um comentário para que a pessoa a quem você está submetendo a reconciliação de fatura conheça o motivo da referência.
4. Clique em Enviar.
Resultados
A pessoa a quem você submeteu a IR é inserida no fluxo de aprovação como aprovador paralelo a você.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42]
Corrigindo um fornecedor incorreto
Se uma fatura e a reconciliação de fatura associada tiverem um código de fornecedor incorreto, você deve corrigi-lo em vez de simplesmente editar o código do fornecedor na IR.
Contexto
Editar um código de fornecedor incorreto em um documento de reconciliação de fatura resulta em dois códigos de fornecedores diferentes na IR e pode resultar no envio de informações de fornecedor incorretas para o Ariba Network e sistemas ERP integrados.
Nota
No Ariba Invoice Professional, o código do fornecedor não é editável em documentos de IR, em sites configurados para enviar documentos de IR para o Ariba Network.
Procedimento
1. Rejeite a IR.
2. Realize uma das seguintes ações:
○ Insira a fatura manualmente em seu site, usando o código de fornecedor correto.
○ Se a fatura tiver sido enviada pelo Serviços de conversão de fatura (ICS), certifique-se de que o provedor do ICS tem as informações necessárias para especificar o fornecedor correto e peça para reenviar a fatura corrigida para o Ariba Network.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42]
Sobre a adição de informações contábeis de
gerenciamento de fundos em um documento de
reconciliação de fatura
A funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos permite a você incluir informações contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em documentos com aprovação pendente, como reconciliação de fatura e requisições para o controle de contabilidade de despesa antecipada e disponibilidade de orçamento em orçamentos com base em fundos. Essa funcionalidade só é suportada nas Soluções Ariba
Procurement and Invoicing integradas ao SAP ERP.
Quando a funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos for ativada, você poderá executar as seguintes tarefas:
● Incluir os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos como campos padrão de dados mestre flexíveis (FMD), em documentos com aprovação pendente com base em modelos de FMD.
● Derivar valores contábeis do SAP ERP para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em requisições e documentos de reconciliação de fatura com base em outras informações contábeis nesses documentos.
Dependendo das definições de configuração para o seu site, asSoluções Ariba Procurement and Invoicing incluem todos ou alguns dos seguintes campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos em uma reconciliação de fatura:
● Data do anúncio do FM
● Documento de fundos reservados ● Nº do item de linha de fundos reservados ● Fundo ● Período do orçamento ● Centro de fundos ● Item do compromisso ● Área funcional ● Conceder ● Área do FM
Nota
O campo Data do anúncio do FM é associado a um cabeçalho de documento e não é um objeto de dados mestre no SAP ERP.
Referências adicionais
Para obter maiores informações sobre a funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos, consulte o tópico
Guia de Compras para Profissionais de Compras: Gerenciando informações contábeis de gerenciamento de fundos.
Adicionando informações contábeis de gerenciamento de
fundos em um documento de reconciliação de fatura
Você pode derivar valores contábeis do SAP ERP para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. Se o seu site estiver ativado para a contabilidade rateada, você também pode derivar informações contábeis de gerenciamento de fundos para todos os registros de rateio contábil ou para registros de rateio contábil específicos, para cada item de linha em um documento de reconciliação de fatura.
Pré-requisitos
Seu site deve estar ativado para incluir campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos em documentos com aprovação pendente.
Nota
Se você não adicionar valores contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos na reconciliação de fatura, esses campos serão automaticamente preenchidos com informações contábeis relevantes do SAP ERP após você enviar a reconciliação de fatura para aprovação.
Procedimento
1. Na reconciliação de fatura, clique em Abrir. 2. Realize uma das seguintes ações:
○ Para adicionar automaticamente informações contábeis de gerenciamento de fundos do SAP ERP, selecione os itens apropriados e depois selecione Mais Obter detalhes do gerenciamento de fundos .
○ Para adicionar as informações contábeis de gerenciamento de fundos para um item de linha manualmente:
1. Na seção Itens de linha, clique no dígito entre parênteses na coluna Contabilidade.
2. Na página Gerenciar contabilidade, insira os valores contábeis para cada campo de atribuição de conta do gerenciamento de fundos.
3. Se o seu site estiver ativado para a contabilidade rateada, adicione informações contábeis de gerenciamento de fundos para todos os registros de rateio contábil ou para os registros de rateio contábil específicos.
Resultados
O SAP ERP valida as informações contábeis que você inseriu para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. O status do documento de reconciliação de fatura é alterado para Em reconciliação após as validações terem sido bem-sucedidas no SAP ERP.
Ajustando adiantamentos em relação a faturas
Você pode ajustar os adiantamentos efetuados ao fornecedor em relação às faturas recebidas para o pedido de compra. Isso ajuda você a garantir que não são efetuados pagamentos duplicados ou extraordinários para um pedido de compra. Essa ação só está disponível no Ariba Procure-to-Pay.
Pré-requisitos
● Você deve ser um membro do grupo Gerenciador de pagamentos.
● A regra de aprovação Existe adiantamento deve ser adicionada ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura. De seguida, o sistema adiciona um gerenciador de pagamentos ao fluxo de aprovação da
reconciliação de fatura se o pedido de compra faturado tiver um adiantamento associado a ele. ● O adiantamento a ser ajustado deve estar no estado Pago.
Procedimento
1. Abra o documento de reconciliação de fatura da fatura recebida para o pedido de compra. 2. Clique em Editar para efetuar alterações ao documento de reconciliação de fatura. 3. Clique no link Alterar exibido ao lado do valor de Adiantamentos ajustados.
É exibida a caixa de diálogo pop-up Adiantamento. Ela exibe todos os adiantamentos no estado Pago criados para os pedidos de compra associados à fatura.
4. Consulte o Valor da fatura atual para o pedido de compra e o Valor disponível para os adiantamentos. 5. Para cada adiantamento, especifique o valor a ser ajustado em relação à fatura atual no campo Valor a ser
ajustado.
Nota
O valor a ser ajustado em relação à fatura atual não pode ser superior ao valor da fatura atual ou ao valor do adiantamento disponível.
6. Clique em Concluído para salvar suas alterações.
Resultados
O valor total do adiantamento ajustado é exibido no campo Adiantamentos ajustados. Este valor é incluído como um detalhe na solicitação de pagamento gerada para a fatura. O sistema externo deduz este valor do valor da fatura aprovada ao processar o pagamento.
Gerenciando exceções da fatura
Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado.
Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17]
Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado.
Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20]
Revisando detalhes do pedido para reconciliações de fatura [página 21]
Você pode exibir as linhas do pedido de compra associadas a uma reconciliação de fatura a partir da página de reconciliação de fatura.
Reconciliando exceções da fatura [página 22]
Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25]
Se uma fatura acionar uma exceção Item não correspondente, você pode efetuar a correspondência manualmente para o pedido de compra ou linha de contrato.
Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27]
Você pode fazer corresponder manualmente algumas exceções de item de linha a tipos de débito diferentes e linhas de pedido de compra ou contrato diferentes, para as resolver.
Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28]
Se você não conseguir resolver uma exceção da fatura, pode submetê-la a outra pessoa para tratamento. Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29]
Os detalhes em uma linha de exceção de reconciliação da fatura incluem os endereços Entregar a e Enviar de, as informações sobre imposto, as informações contábeis, os comentários e os anexos. Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas [página 30]
Você pode resolver uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas editando detalhes de item de linha, incluindo as informações de código de imposto.
Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32]
As exceções de falha no cálculo do imposto ocorrem quando os impostos são calculados devido a problemas subjacentes em tabelas de imposto de seu site.
Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33]
As exceções de variação do imposto inferior e superior ocorrem quando o valor do imposto especificado para um tipo de imposto na fatura não corresponde ao valor do imposto calculado para o tipo de imposto. Resolvendo exceções de imposto retido na fonte [página 34]
São geradas exceções de fatura para impostos retidos na fonte quando o valor do imposto retido na fonte na fatura não corresponde ao imposto retido na fonte calculado, ou quando o sistema não consegue calcular um imposto retido na fonte para a fatura.
Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35]
Você pode editar informações contábeis para corrigir erros e resolver exceções durante a reconciliação de fatura.
Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37] Exportando e importando informações contábeis [página 38]
A exportação de informações contábeis para uma planilha do Excel permite que os usuários insiram distribuições de contabilidade off-line e voltem a importá-las para a fatura ou para a reconciliação de fatura.
Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
O envio de uma reconciliação de fatura a move para o nó seguinte no respectivo fluxo de aprovação.
Sobre a reconciliação de exceções da fatura
Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado.
As exceções da fatura podem representar diversos problemas, como recibos ausentes, quantidades ou preços não correspondentes, faturas duplicadas ou variações de imposto. Por exemplo, uma exceção pode ser a diferença entre a quantidade pedida em um pedido de compra e a quantidade faturada.
As exceções podem ocorrer no nível do item de linha ou no nível do cabeçalho de uma fatura. As exceções no nível do cabeçalho são somente informativas, exceto em alguns casos, mas as exceções no nível da linha devem ser reconciliadas antes do pagamento da fatura.
Sobre a exibição de exceções da fatura
Você pode exibir as exceções para uma fatura em uma das guias seguintes em uma reconciliação de faturas: ● Exceções: esta guia agrupa exceções em cabeçalhos específicos, identificados pelo tipo de exceção. Por
exemplo, todos os itens de linha de fatura para variações de quantidade do pedido são agrupados no cabeçalho Variação da quantidade da PO.
Cada linha de exceção em um cabeçalho de tipo de exceção inclui as seções seguintes:
○ Exibir detalhes: expanda esta seção utilizando o ícone para expandir detalhes para exibir mais detalhes sobre os itens de linha na fatura que estão agrupados no tipo de exceção.
○ Referência: expanda esta seção utilizando o ícone para expandir detalhes para exibir documentos, como faturas, pedidos, contratos e recibos associados a itens de linha na fatura, que estão agrupados no tipo de exceção. Esta seção também inclui os detalhes de um item de linha no pedido de compra
associado e os detalhes relevantes na fatura associada.
● Visualização de linha: esta guia apresenta uma exibição dos itens de linha no contexto da fatura associada e exibe o número de exceções abertas para cada item de linha. Na seção Itens de linha, os itens que têm exceções incluem um campo # Aberto em fonte vermelha na coluna Exceções. Neste caso, # se refere ao numeral que indica o número de exceções abertas para o item de linha. Por exemplo, “5 Abertos” indica que o item de linha tem cinco exceções. Adicionalmente, se a linha incluir uma mistura de exceções abertas e resolvidas, o status correspondente indica o número de exceções abertas em relação ao número total de exceções para a linha. Por exemplo, se um item de linha tiver um total de 5 exceções das quais 3 estão resolvidas, a coluna Exceções exibe o status “2 de 5 Abertos”.
Exceções de fatura no nível do cabeçalho
Geralmente, as ações de tratamento de exceções para exceções no nível do cabeçalho não têm efeitos no valor pago ao fornecedor, com exceção de exceções de incompatibilidade das condições de pagamento e de exceções do imposto retido na fonte, que podem afetar indiretamente o valor pago ao seu fornecedor. Com as exceções seguintes, elas são somente de informação; estas exceções podem afetar indiretamente o valor pago ao fornecedor com base nas condições de pagamento aceitas ou nos impostos retidos na fonte aceitos:
● Condições de pagamento da PO incompatíveis ● Condições de pagamento do contrato incompatíveis
● Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior e Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior
Quando você aceita uma exceção Condições de pagamento da PO incompatíveis ou Condições de pagamento do contrato incompatíveis com base no pedido de compra ou contrato associado, isso significa que você não concorda com as condições de pagamento da fatura e que são aplicáveis as condições de pagamento do pedido de compra ou do contrato. De modo semelhante, quando você aceita uma exceção de incompatibilidade das condições de pagamento com base na fatura, isso significa que você concorda com as condições de pagamento da fatura, mesmo que estas sejam diferentes de um pedido de compra ou contrato associado. Você só pode aceitar uma condição de pagamento do fornecedor, se esta estiver configurada em seu sistema.
As exceções Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior e Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior são geradas no nível do cabeçalho quando os impostos retidos na fonte são calculados no nível do cabeçalho nas suas faturas. Para resolver estas exceções, você pode aceitar os impostos retidos na fonte aplicados na sua fatura, caso em que o valor a pagar ao fornecedor não é alterado, ou pode aceitar os impostos retidos na fonte calculados, caso em que o valor a pagar ao fornecedor é alterado. Você também pode editar o código do imposto retido na fonte calculado e o valor tributável.
As exceções Variação do valor do imposto da PO e Variação do valor de débito da PO são geradas no nível do cabeçalho quando os valores do imposto total ou de débito no pedido de compra não correspondem aos valores do imposto total ou de débito na fatura. Para resolver estas exceções, você só pode aceitar os valores do imposto ou de débito da fatura.
Dependendo das configurações de tolerância do seu site, uma exceção no nível do cabeçalho, como Variação do valor da PO, em alguns casos é compensada automaticamente quando você resolve exceções no nível da linha (Variação da quantidade da PO).
Nota
Para determinar se ocorreu uma exceção das condições de pagamento, o Soluções Ariba Procurement and Invoicing compara o conteúdo das condições de pagamento no contrato ou no pedido e a fatura, não os nomes exclusivos ou descrições.
Informações relacionadas
Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando exceções da fatura [página 22]
Exceções de fatura no nível de linha
Você pode editar, fazer corresponder manualmente exceções no nível de linha ou aceitar valores na fatura, pedido de compra ou contrato. Você também pode marcar exceções no nível de linha como Transferir para outra pessoa para as atribuir a outro usuário para as tratar.
As exceções de item de linha devem ser resolvidas manualmente e muitas delas afetam o valor pago ao fornecedor.
Para as exceções no nível de linha, a aceitação da informação na fatura significa que você concorda pagar pelo item de linha como indicado na fatura, mesmo que o item de linha seja diferente do pedido de compra, contrato ou recibo associado. A aceitação da informação no pedido de compra, contrato ou recibo associado significa que você se recusa a pagar o valor faturado para essa linha. Por padrão, quando você aceita a informação no pedido de compra, contrato ou recibo associado, a informação na fatura não é marcada para pagamento.
Nota
Para uma exceção Variação do valor da linha da PO, quando você aceita a exceção com base no pedido de compra, o valor do item de linha na reconciliação de fatura é atualizado com o valor disponível para faturar no item de linha do pedido. No entanto, a quantidade e o preço unitário não são alterados, por isso o valor do item de linha da IR não é igual a Preço unitário * Quantidade.
As exceções Variação do valor de imposto da linha da PO e Variação do valor de débito da linha PO são geradas no nível do item de linha quando o valor do imposto ou de débito no item de linha do pedido de compra não corresponde aos valores do imposto ou de débito no item de linha da fatura. Para resolver estas exceções, você só pode aceitar os valores do imposto ou de débito da fatura.
Informações relacionadas
Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando exceções da fatura [página 22]
Pré-requisitos
Sua associação de grupo determina as exceções que você pode reconciliar. Por exemplo, se você pertence somente ao grupo Gerente de impostos, você está limitado somente à reconciliação de exceções de imposto. Se você pertence ao grupo Gerente de faturas ou Gerente de compras, você tem permissão para reconciliar todas as exceções e também pode editar a IR. Para obter maiores informações sobre a associação de grupo, consulte as Descrições de grupo de soluções Ariba Procurement and Invoicing.
Além da associação de grupo, a configuração de exceções de fatura em seu site pode adicionar o solicitante para uma linha do pedido ao fluxo de aprovação, como um controlador de exceções de fatura. Por padrão, as exceções sendo recebidas estão configuradas para permitir que o solicitante do pedido as reconcilie. Em sites ativados durante ou após a versão 10s2, as regras de aprovação padrão adicionam o solicitante do pedido ao fluxo de aprovação como observador, de modo que ele possa ajudar a facilitar o recebimento (por exemplo, para criar um recibo ausente) ou compensar a exceção.
Nota
Mesmo que suas permissões para resolver exceções de fatura sejam limitadas, você pode ainda exibir todas as exceções. Algumas ações não estarão disponíveis para as exceções que você não tem permissão para
resolver.
Sobre ações de tratamento de exceções de fatura
Você pode executar ações em uma exceção para concordar com as informações que o fornecedor forneceu na fatura ou, em vez disso, para aplicar as informações do pedido de compra ou contrato original. As ações da fatura anexam o valor dos dados discrepantes à ação de tratamento de exceções para fornecer informações contextuais sobre as exceções. A tabela que se segue descreve as ações de tratamento de exceções:Ação de tratamento de exceções Resultado
Aceitar <dados> da fatura
Em que <dados> se refere aos dados discrepantes especifi cados no tipo de exceção, como "quantidade" no tipo de exce ção Variação da quantidade recebida da PO ou "preço" no tipo de exceção Variação de preço do contrato .
Exemplo:
A ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO aparece como Aceitar quantidade da fatura. De modo semelhante, a ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação de preço do contrato aparece como Aceitar preço da fatura.
Nestes exemplos, as discrepâncias entre o valor da quanti dade ou do preço na fatura e o valor correspondente no pe dido ou contrato associado são a causa para as exceções.
Esta ação indica que você aceita pagar o valor indicado na fa tura, mesmo que o valor seja diferente do pedido de compra ou do contrato associado.
Exemplo: para uma exceção Variação da quantidade recebida da PO, em que a quantidade pedida é 30 e a quanti dade na fatura é 32, esta ação resultará na aceitação de 32 itens para pagamento.
Aceitar <dados> previstos Exemplo:
A ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO aparece como Aceitar quantidade prevista. De modo semelhante, a ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação de preço do contrato aparece como Aceitar preço previsto.
Nestes exemplos, a quantidade e o preço são a causa das dis crepâncias entre os dados na fatura e os dados no pedido ou contrato associado.
Esta ação indica que você não aceita pagar o valor especifi cado na fatura. Em vez disso, você decide pagar o valor indi cado no pedido de compra ou contrato.
Exemplo: para uma exceção Variação da quantidade recebida da PO, em que a quantidade pedida é 30 e a quanti dade na fatura é 32, esta ação resultará na aceitação de 30 itens para pagamento.
Ação de tratamento de exceções Resultado
Transferir para outra pessoa Encaminha uma exceção de fatura para outro usuário para
obter ajuda. Por exemplo, você pode precisar encaminhar uma exceção para seu supervisor quando considera que são necessários recursos adicionais de tomada de decisões para resolver a exceção.
Depois de você concluir essa ação, o documento de reconcili ação de faturas é incluído na lista Tarefas do usuário para quem você encaminhou a exceção.
A exceções que você tem permissão para resolver dependem de sua associação de grupo. Se você estiver autorizado a resolver uma exceção, suas opções para o fazer dependem da configuração de seu site. Por exemplo:
● Por padrão, a opção para aceitar os valores no pedido ou contrato associado está visível no menu Ação no documento de reconciliação de faturas (IR). Se seu site estiver na Europa, as normas aí exigem que as faturas sejam totalmente rejeitadas ou pagas integralmente. A opção para aceitar os valores no pedido ou contrato associado (em vez da fatura) permite "pagamentos pequenos" de faturas, o que viola essas normas; por isso, ela pode não estar visível nos sites dos países afetados.
● Para algumas exceções, se você não vir a opção para aceitar o valor previsto correspondente ao pedido ou contrato, o seu site pode estar configurado para não permitir que você aceite determinados tipos de exceção.
Informações relacionadas
Reconciliando exceções da fatura [página 22]
Revisando detalhes do pedido para reconciliações
de fatura
Você pode exibir as linhas do pedido de compra associadas a uma reconciliação de fatura a partir da página de reconciliação de fatura.
Contexto
Nas soluções de faturamento da Ariba, os acumuladores calculam quanto é que de uma linha do pedido de compra foi faturado, recebido, reconciliado, etc. A seção Pedidos na guia Referência na página de reconciliação de fatura inclui um link para o pedido de compra associado. Clique no link do pedido para exibir os seguintes detalhes e acumuladores para cada linha de pedido associada:
● Recebido: A quantidade total para um item de linha do pedido de compra para o qual foram aceitos um ou mais recibos.
● Faturado: A quantidade total de uma linha do pedido de compra para a qual foram recebidas uma ou mais faturas e para a qual o item de linha da IR associada não tem exceções não reconciliadas.
● Reconciliada: A quantidade total de um item de linha do pedido de compra para o qual foram totalmente aprovadas uma ou mais faturas para pagamento.
● Preço: O preço de compra original no pedido.
● Valor: O valor de compra total (preço * quantidade) do item de linha do pedido.
● Valor recebido: O valor total de um item de linha do pedido de compra para o qual foram aceitos um ou mais recibos.
● Valor faturado: O valor total de uma linha do pedido de compra para a qual foram recebidas uma ou mais faturas e para a qual o item de linha da IR associada não tem exceções não reconciliadas.
● Valor reconciliado: O valor total para um item de linha do pedido de compra para o qual foram totalmente aprovadas uma ou mais faturas para pagamento.
Alguns sistemas ERP usam a correspondência bidirecional (entre o pedido de compra e a fatura) em vez da correspondência tridirecional (entre o pedido de compra, o recibo e a fatura). Esses pedidos não requerem um recibo e não acumulam valores ou quantidades recebidos; as linhas de reconciliação de fatura associadas nunca geram uma exceção de quantidade recebida do pedido de compra.
É gerado um número de exceções do item de linha devido a discrepâncias entre a fatura e o pedido de compra associado. A revisão dos detalhes do pedido ajudam a investigar essas exceções.
Procedimento
1. Na reconciliação da fatura, clique na guia Referência.
2. Para exibir os detalhes da linha do pedido, como as informações contábeis e se é necessário ou não um recibo, clique no link para o pedido na seção Pedidos.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8]
Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42]
Reconciliando exceções da fatura
Você pode executar ações de tratamento de exceções na Visualização de exceções ou na Visualização de linha de um documento de reconciliação de fatura.
Informações relacionadas
Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções [página 23] Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha [página 24]
Reconciliando exceções de fatura na visualização de
exceções
Contexto
Na Visualização de exceções, as exceções para uma fatura estão agrupadas em tipos de exceção específicos nas seções Atribuído a mim e Todas as exceções. Você pode tratar exceções que estão atribuídas a você a partir de qualquer uma dessas visões.
Procedimento
1. Na página da reconciliação de faturas, clique em Abrir. 2. Revise as informações de resumo na reconciliação de faturas.
3. Execute as seguintes ações para exibir mais informações de que você possa precisar para tratar uma exceção:
a. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição de uma exceção.
b. Clique o ícone para expandir os detalhes junto de Exibir detalhes para exibir os detalhes sobre o item. Para fechar a visão expandida para o item, clique em Ocultar detalhes.
c. Clique no ícone para expandir os detalhes junto de Referência para exibir os documentos associados. 4. Execute uma das seguintes ações para tratar as exceções:
○ Se cada exceção do mesmo tipo de exceção exigir ações diferentes, selecione a ação apropriada do menu Ação para cada linha de exceção.
○ Se todas as exceções do mesmo tipo de exceção exigirem a mesma ação, clique em Resolver tudo e selecione a ação apropriada para resolver todas as exceções.
5. Adicione comentários e anexos no nível do cabeçalho ou no nível da linha de exceção para fornecer informações adicionais para as ações que você executou.
Informações relacionadas
Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37]
Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha
Contexto
A guia Visualização de linha da reconciliação de faturas exibe o número de exceções no nível do cabeçalho e no nível do item de linha.
Procedimento
1. Na página da reconciliação de faturas, clique em Abrir.
2. Clique na guia Visualização de linha na página da reconciliação de faturas. 3. Execute os seguintes passos para tratar uma exceção no nível do cabeçalho:
a. Selecione a linha apropriada na seção Impostos, débitos e descontos de cabeçalho. b. Na coluna Exceções, clique no link Aberto para exibir as exceções para uma linha.
Nota
O link Aberto é exibido em fonte vermelha. O número entre parênteses ao lado do link Aberto indica o número de exceções abertas para uma linha.
Uma visão detalhada das exceções é exibida por baixo da linha. c. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição da exceção.
d. A partir do menu Ação na visão detalhada da linha, selecione a ação apropriada.
e. Clique no ícone para adicionar o comentário no nível do cabeçalho da página de reconciliação de faturas para adicionar informações adicionais para explicar as ações que você executou.
4. Execute os seguintes passos para tratar uma exceção no nível do item de linha:
a. Na coluna Exceções na seção Itens de linha, clique no link Aberto para exibir as exceções para um item de linha.
É exibida uma visão detalhada para o item de linha.
b. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição da exceção.
c. Repita os passos para exibir os detalhes das exceções para outros itens de linha. d. Execute uma das seguintes ações para resolver as exceções:
○ Se vários itens de linha precisarem da mesma ação de tratamento de exceções, selecione os itens de linha apropriados e depois a ação apropriada no menu Ação.
○ Para tratar exceções para cada item de linha em separado, selecione a ação apropriada do menu Ação na visão detalhada de cada item de linha.
e. Clique no ícone para adicionar o comentário na visão detalhada de um item de linha e adicione informações adicionais para explicar as ações que você executou.
Resultados
É exibida uma mensagem de status de exceção para cada item de linha para confirmar a ação que você realizou.
Informações relacionadas
Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37]
Resolvendo uma exceção não correspondente com
correspondência manual
Se uma fatura acionar uma exceção Item não correspondente, você pode efetuar a correspondência manualmente para o pedido de compra ou linha de contrato.
Pré-requisitos
Consulte Pré-requisitos [página 19].
Contexto
O processo de reconciliação faz a correspondência dos itens de linha da fatura aos itens de linha nos pedidos de compra ou contratos. Para as faturas de serviço, ele também faz a correspondência das linhas da fatura aos itens de linha em folhas de registro de serviços aprovadas. Se o sistema não encontrar uma correspondência, é acionada uma exceção Item não correspondente.
Na configuração padrão, o processo de reconciliação só usa o número da peça do fornecedor para determinar se existe uma correspondência entre um item de material ou de serviço em uma fatura e um contrato no nível da linha, e as correspondências aos itens de catálogo fazem a distinção entre maiúsculas e minúsculas. O seu site também pode ser configurado para usar o número de referência do item de linha no contrato e na fatura para uma correspondência adicional, ou para usar a correspondência sem a distinção entre maiúsculas e minúsculas, caso a correspondência com distinção entre maiúsculas e minúsculas padrão nos números de peça do
fornecedor não seja bem sucedida.
Você pode usar também a correspondência manual para anular a correspondência de um item de linha com exceções de um pedido de compra ou linha de contrato ao qual correspondia anteriormente.
Procedimento
1. Na reconciliação de fatura, selecione os itens de linha com a exceção Item não correspondente e clique em Correspondência manual.
2. Para cada linha não correspondente, execute os seguintes passos:
a. Selecione Não correspondente a partir do menu suspenso Corresponder manualmente a. b. Clique em selecionar para exibir pedidos de compra ou linhas de contratos disponíveis.
c. Para o pedido de compra ou linha de contrato que você deseja fazer corresponder ao item de linha da fatura, clique em Selecionar.
d. Clique em OK.
3. Faça outras edições na linha, se necessário.
Resultados
Depois de fazer corresponder a linha, é resolvida a exceção Item não correspondente. No entanto, a correspondência pode gerar novas exceções que você deve resolver separadamente.
Nota
Se você fizer corresponder uma linha de exceção manualmente e modificar o seu tipo de linha para Desconto, o Soluções Ariba Procurement and Invoicing não torna o valor da linha negativo automaticamente.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17]
Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28]
Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27]
Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29]
Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53]
Fazendo corresponder manualmente uma exceção a
um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente
Você pode fazer corresponder manualmente algumas exceções de item de linha a tipos de débito diferentes e linhas de pedido de compra ou contrato diferentes, para as resolver.Pré-requisitos
Consulte Pré-requisitos [página 19].
Contexto
Você faz corresponder manualmente exceções a categorias de débito, como débitos de imposto ou de entrega, para explicar as discrepâncias associadas a esses débitos.
Procedimento
1. Na reconciliação de fatura, selecione as exceções de item de linha que você deseja fazer corresponder manualmente e clique em Corresponder manualmente.
2. Para fazer corresponder manualmente a um tipo de débito diferente, selecione o tipo de débito ao qual você deseja fazer corresponder a linha a partir do menu suspenso Corresponder manualmente a; por exemplo, Imposto sobre vendas ou Desconto.
3. Para fazer corresponder manualmente a uma linha de pedido de compra ou de contrato diferente, siga os passos seguintes:
a. Clique em selecionar para exibir as linhas de pedido de compra ou de contrato disponíveis.
b. Para a linha de pedido de compra ou de contrato que você deseja fazer corresponder ao item de linha da fatura, clique em Selecionar.
c. Clique em OK. 4. Clique em OK.
Resultados
Se sua correspondência resolver o problema original, a exceção original será resolvida. No entanto, sua correspondência pode acionar novas exceções.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17]
Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28]
Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53]
Submetendo uma exceção a outro usuário
Se você não conseguir resolver uma exceção da fatura, pode submetê-la a outra pessoa para tratamento.
Pré-requisitos
Consulte Pré-requisitos [página 19].
Procedimento
1. Selecione Ação Transferir para outra pessoa .
2. A partir da lista Transferir para, clique em Pesquisar mais e selecione o usuário apropriado da lista Escolher valor para submeter a.
A lista Transferir para contém:
○ Solicitantes e preparadores da requisição associada ○ Todos os aprovadores obrigatórios
○ Todos os usuários em um grupo de aprovadores obrigatório ○ Todos os grupos obrigatórios no fluxo de aprovação
3. Para cada linha de exceção, adicione um comentário para explicar as ações que você executou. 4. Clique em Enviar para enviar a reconciliação de faturas para outros aprovadores concluírem as ações.
Informações relacionadas
Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37]
Editando os detalhes do item de linha de exceção
Os detalhes em uma linha de exceção de reconciliação da fatura incluem os endereços Entregar a e Enviar de, as informações sobre imposto, as informações contábeis, os comentários e os anexos.Pré-requisitos
Você deve ter a permissão para editar os itens de linha de reconciliação de fatura. Os detalhes que você pode editar dependem da configuração do seu site, da informação na reconciliação de fatura e no tipo de exceção. Consulte Pré-requisitos [página 19].
Se você selecionar várias linhas para editar de uma só vez (edição em massa), está limitado aos detalhes que pode editar. Por exemplo, você pode editar somente os campos de detalhe comuns a todos os itens de linha, e não pode adicionar comentários ou anexos.
Contexto
Você não pode enviar uma reconciliação de fatura, a menos que todos os detalhes do item de linha necessários estejam presentes.
Procedimento
1. Selecione a linha de exceção que você deseja editar e clique em Editar. 2. Edite os detalhes do item de linha, como Entregar a e Enviar de.
A alteração dos endereços Entregar a e Enviar de pode afetar o modo como a taxa de imposto é calculada. A sua solução de faturamento da Ariba suporta moedas duplas para valores do imposto, se a moeda da fatura não corresponder à moeda padrão do país onde o imposto vence (com base no endereço Entregar a). 3. Selecione um novo valor para Código do imposto, se necessário, e selecione Acúmulo, caso deseje acumular
o valor do imposto.
A alteração do código do imposto pode alterar a taxa do imposto e, por conseguinte, a natureza de qualquer exceção de variação do imposto para a linha. Por exemplo, a diminuição da taxa do imposto pode gerar uma exceção de variação do imposto inferior ou alterar uma exceção de variação do imposto superior existente para uma variação do imposto inferior.
4. Para editar as informações contábeis, consulte Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35]
5. (Opcional) Para inserir um comentário para a linha, clique em Comentário e execute as seguintes ações: a. Insira o texto de comentário.
b. Selecione Visível ao fornecedor para tornar o comentário visível para o fornecedor c. Clique em OK.
6. Para anexar um arquivo à linha de exceção, clique em Anexo, navegue para o arquivo que você deseja anexar e clique em OK.
7. Clique em OK.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53]
Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60]
Resolvendo uma exceção de variação do imposto de
reconhecimento de despesas e receitas
Você pode resolver uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas editando detalhes de item de linha, incluindo as informações de código de imposto.
Pré-requisitos
Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19].
Contexto
Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. Qualquer um dos seguintes dois casos pode gerar uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas:
● O código de imposto que é aplicado a um item de linha indica que o fornecedor não deve debitar esse imposto.
● Você resolveu uma exceção de variação do imposto superior ou inferior para indicar que pagará o valor total calculado pela sua solução de faturamento da Ariba para a agência apropriada (reconhecer despesas e receitas do imposto) em vez de pagar o imposto total ao fornecedor, porque o imposto é aplicável, mas pagável às autoridades fiscais, não ao fornecedor.
Procedimento
1. Na reconciliação de fatura, selecione uma das opções seguintes do menu Ação:
○ Aceitar valor de imposto da fatura para aceitar a exceção, acordar em pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado e não provisionar o valor do imposto calculado pela sua solução de faturamento da Ariba.
○ Aceitar valor do imposto previsto para rejeitar a exceção, não pagar impostos ao fornecedor e provisionar o valor total calculado pela sua solução de faturamento da Ariba.
2. (Opcional) Para cada linha de exceção, clique no ícone para adicionar o comentário e execute as seguintes ações:
a. Insira uma explicação para a sua ação.
b. Selecione Visível ao fornecedor para tornar o comentário visível para o fornecedor c. Clique em OK.
3. Clique em OK.
Resultados
Os pagamentos de reconhecimento de despesas e receitas não são exibidos na sua solução de faturamento da Ariba. A funcionalidade de pagamento na sua solução de faturamento da Ariba suporta somente os pagamentos aos fornecedores, não os pagamentos às autoridades fiscais.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28]
Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33] Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35]
Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53]
Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do
imposto
As exceções de falha no cálculo do imposto ocorrem quando os impostos são calculados devido a problemas subjacentes em tabelas de imposto de seu site.
Pré-requisitos
Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19].
Contexto
Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. Você não pode tratar uma exceção de falha no cálculo do imposto. Os problemas subjacentes na tabela de imposto de seu site devem ser corrigidos antes de poder resolvê-los. Por exemplo, se o endereço Entregar a da fatura não estiver listado na tabela de imposto, não é possível calcular os impostos com base nos endereços Entregar a e Enviar de. Você deve adicionar o endereço Entregar a à tabela de imposto e, em seguida, recalcular o imposto para resolver a exceção.
Procedimento
1. Na tabela de imposto de seu site, corrija o problema que causou a exceção. 2. Na reconciliação de faturas, clique em Recalcular imposto.
Informações relacionadas
Reconciliando manualmente uma fatura [página 5]
Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40]
Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53]
Resolvendo uma exceção de variação do imposto
inferior ou superior
As exceções de variação do imposto inferior e superior ocorrem quando o valor do imposto especificado para um tipo de imposto na fatura não corresponde ao valor do imposto calculado para o tipo de imposto.
Pré-requisitos
Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19].
Contexto
Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. As exceções de variação do imposto superior ocorrem quando o valor do imposto na fatura excede o valor do imposto calculado, em um valor maior que a tolerância definida para o seu site. As exceções de variação do imposto inferior ocorrem quando o valor do imposto na fatura é inferior ao valor do imposto calculado e a diferença é maior que a tolerância definida para o seu site.
Se todas as linhas de mercadoria ou serviço na reconciliação de fatura tiverem o mesmo código de imposto, o campo Código do imposto do cabeçalho será definido como esse código de imposto. Se as linhas de mercadoria ou serviço na reconciliação de fatura tiverem códigos de imposto diferentes, o campo Código do imposto do cabeçalho será exibido como (sem valor).
Procedimento
1. Na reconciliação de fatura selecione uma ou mais linhas de exceção de variação e clique em:
○ Aceitar valor de imposto da fatura para aceitar a exceção e concordar pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado. Para uma variação do imposto inferior não são criados reconhecimentos de despesas e receitas. A aceitação de uma exceção de variação do imposto pode resultar em um pagamento do imposto a menos ou a mais.
○ Aceitar valor do imposto previsto para rejeitar a exceção. Para uma variação do imposto superior, você concorda pagar ao fornecedor o valor do imposto calculado pela sua solução de faturamento da Ariba. Para uma variação do imposto inferior, você concorda pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado e acumular o valor adicional calculado.
2. (Opcional) Para cada linha de exceção, clique no ícone para adicionar o comentário e execute as seguintes ações:
