Data Conteúdo Elaborado por Aprovado por A 07/01/2004 Emissão inicial Luiz C. Santos
0 16/06/2004 Revisão Geral Luiz C. Santos Comitê da Qualidade B 09/03/2009 Revisão Geral Albertino Sant’Ana
Sumário
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ... 3
1. REFERÊNCIA NORMATIVA ... 3 1.1. Documentos internos ... 3 1.2. Documentos externos ... 3 2. TERMOS E DEFINIÇÕES ... 3 3. FLUXOGRAMA DO PROCESSO ... 4 3.1. Estimativa de custo ... 4 3.2. Orçamentação... 5 3.3. Controle de custo ... 7 4. ENTRADAS ... 8
4.1. Entrada do processo de estimativa de custo ... 8
4.1.1. Fatores ambientais da Empresa... 8
4.1.2. Ativos de processos organizacionais ... 8
4.1.3. Declaração do escopo do projeto ... 9
4.1.4. Estrutura analítica do projeto ... 9
4.1.5. Dicionário da EAP ... 9
4.1.6. Plano do empreendimento ... 9
4.1.7. Plano de gerenciamento do tempo. ... 9
4.1.8. Plano de gerenciamento de recursos. ... 9
4.1.9. Registro de risco. ... 9
4.2. Entradas do processo de Orçamentação ... 9
4.2.1. Declaração do escopo do projeto ... 9
4.2.2. Estrutura analítica do projeto ... 9
4.2.3. Dicionário da EAP ... 9
4.2.4. Estimativas de custo das atividades ... 9
4.2.5. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade ... 10
4.2.6. Cronograma do projeto ... 10
4.2.7. Calendário de recursos ... 10
4.2.8. Contrato ... 10
4.2.9. Plano de gerenciamento de custos ... 10
4.3. Entradas do processo de controle de custo ... 10
4.3.1. Linha de base dos custos ... 10
4.3.2. Relatórios de desempenho ... 10
4.3.3. Informações sobre o desempenho do trabalho. ... 10
4.3.4. Solicitação de mudança aprovadas. ... 11
4.3.5. Plano de gerenciamento de custos. ... 11
5. FERRAMENTAS ... 11
5.1. Ferramentas do processo estimativa de custo ... 11
5.1.1. Estimativa análoga. ... 11
5.1.2. Determinar os valores de custos dos recursos. ... 12
5.1.3. Estimativa bottom-up. ... 12
5.1.4. Análise de proposta de fornecedor. ... 13
5.1.5. Análise das contingências. ... 14
5.1.6. Custo da qualidade. ... 14
5.2. Ferramentas do processo de Orçamentação ... 15
5.3. Ferramentas do processo de controle de custo ... 15
5.3.1. Sistema de controle de mudanças nos custos ... 15
5.3.2. Análise de medição de desempenho ... 15
5.3.3. Previsão ... 16
5.3.4. Software de gerenciamento de custos ... 17
5.3.6. Abrangência das ferramentas do processo de controle de custos ... 17
6. SAÍDAS E OU PRODUTOS ... 17
6.1. Saidas do processo estimativa de custo ... 17
6.1.1. Estimativa de custo da atividade ... 17
6.1.2. Detalhes que dão suporte à estimativa de custo da atividade ... 17
6.1.3. Plano de gerenciamento de custo (atualizações) ... 17
6.2. Saidas do processo de orçamentação ... 18
6.2.1. Plano de contas ... 18
6.2.2. Linha de base dos custos ... 18
6.2.3. Plano de gerenciamento de custos (atualização) ... 18
6.3. Saidas do processo de Controle de custo ... 18
6.3.1. Estimativa de custo (Atualizações)... 18
6.3.2. Linha de base dos custos (atualizações) ... 19
6.3.3. Medições de desempenho ... 19
6.3.4. Ações corretivas recomendadas ... 19
6.3.5. Ativos de processos organizacionais (atualização)... 19
7. REGISTROS DA QUALIDADE ... 19
8. RESPONSABILIDADES ... 20
9. ANEXOS ... 21
9.1. Anexo 01 – Modelo para apresentação de estimativa de custos ... 21
9.2. Anexo 02 – Relatório de indicadores de custo ... 36
Prefácio
Este procedimento faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia S.A., e orienta o que fazer para gerenciar adequadamente os custos dos empreendimentos.
Introdução
Os processos que integram o gerenciamento de custo do empreendimento requerem grande responsabilidade por parte dos envolvidos; a utilização de critérios diferentes do que foi estabelecido neste procedimento ou naqueles ditados pelas boas práticas, pode acarretar sérios prejuízos ao empreendimento e por conseqüência às partes interessadas.
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
Conforme preconiza o SGG em sua norma NGE 004, o objetivo deste procedimento é definir no gerenciamento dos custos do empreendimento o que deve ser executado e quando, sob a forma de macro atividade (nível gerencial) de forma abrangente em toda a cadeia de custo do empreendimento. Neste contexto, o trabalho inicia na 1ª estimativa (estruturada) do custo total de implantação do empreendimento, normalmente produzida na fase do planejamento do negócio e se estendendo ao longo de todo o ciclo de vida do empreendimento, sendo encerrado logo após a o início da operação comercial do mesmo.
Para possibilitar o gerenciamento e o controle de custo, na abrangência estabelecida, este documento contempla:
Plano de gerenciamento dos custos; Estimativa de custos;
Orçamentação;
Justifica econômica e análise de sensibilidade (cálculo de TIR e VPL) quando aplicável; Cronograma financeiro e fluxo de caixa.
Controle de custo. Revisão orçamentária.
A forma de “como executar” as macro atividades e ou processos, conforme especificado acima será objeto das Instruções de Trabalho as quais objetivam descrever o passo a passo das atividades operacionais. Foi
considerado que normalmente serão contratados de empresa especializada ou fornecidos pelo cliente empreendedor os seguintes itens:
Estudo de engenharia conceitual;
Justificativa e análise de sensibilidade do empreendimento;
Esses processos não terão seus respectivos fluxogramas apresentados neste procedimento.
1. REFERÊNCIA NORMATIVA
1.1. Documentos internos
GEN MGQ 001 – Manual de Gestão da Qualidade;
GEN NGE 004 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Empreendimento.
1.2. Documentos externos
Guia PMBOK 3ª Edição 2004.
American Association of Cost Engineers (AACE)
The Engineers Cost Handbook: A tool for managing project costs/edited by Richard E. Westney.
2. TERMOS E DEFINIÇÕES
Consultar o Glossário no anexo à GEN NCI 001 – Comunicação e informática, também disponível em
3. FLUXOGRAMA DO PROCESSO
3.3. Controle de custo CALCULAR OS INDICADORES E PREVISÕES INVESTIGAR AS CAUSAS RAÍZES PROPOR AÇÕES CORRETIVAS FIM Considerar o plano de comunicação do empreendimento elaborado conforme GEN PCI 001
Considerar o formato padronizado citado no item 6.3.4
FLUXOGRAMA PARA CONTROLE DE CUSTO
VERIFICAR O PLANO DE CONTAS NO SICOC INICIO EXISTE DESVIO EM RELAÇÃO A META? NÃO SIM VERIFICAR A LINHA DE BASE DOS CUSTOS ATUALIZAR O SICOC: REALIZADO; COMPROMISSADO Considerar os subitens 5.3.2 e 5.3.3 PUBLICAR O RELATÓRIO
4. ENTRADAS
As entradas são os subsídios a serem obtidos, baseado nos quais todo o trabalho de gerenciamento de custos será desenvolvido. Portanto o trabalho se inicia com a coleta destes subsídios junto às partes interessadas do projeto.
Nos subitens 4.1, 4.2 e 4.3 serão apresentadas todas as entradas necessárias para a total execução dos itens 6.7.1, 6.7.2, 6.7.3 e 6.7.4 conceituados na norma GEN NGE 004.
4.1. Entrada do processo de estimativa de custo 4.1.1. Fatores ambientais da Empresa
Será obtido no termo de abertura do projeto, todo ou qualquer fator que influencia de forma direta ou indireta no empreendimento e que terá reflexo nos custos do mesmo, como exemplo:
Regulamentos de agências reguladoras;
Normas do produto ou serviço o qual o empreendimento irá gerar quando estiver em operação;
Requisitos de qualidade para a construção e padrões de engenharia; Requisitos de qualificação de mão-de-obra direta e indireta;
Infra-estrutura disponível para a execução do empreendimento; Sistemas de permissão de trabalho do cliente;
Condições do mercado para os insumos, mão-de-obra e equipamentos necessários à execução do
empreendimento;
Nível de tolerância ao risco das partes interessadas (necessário para a estimativa das contingências);
Históricos de custos unitários de insumos, mão-de-obra e equipamentos necessários à execução do empreendimento;
4.1.2. Ativos de processos organizacionais
No plano de gerenciamento de custo será definida a diretriz referente à forma de efetuar estimativas de custo, objeto de consenso entre a Guimar e o Cliente. Logo, conforme denominado pelo PMI, os seguintes ativos de processos serão obtidos para auxiliar nas estimativas:
Políticas Guimar e do Cliente para as estimativas de custo;
Modelos de estimativa de custo utilizados pela Guimar e ou cliente em projetos anteriores;
Informações históricas do produto ou serviço do empreendimento que possam influenciar nos custos do
mesmo.
Arquivos de projeto com o desempenho de empreendimentos anteriores do cliente, similares ou não.
Conhecimento da equipe do projeto relacionado a custos reais ou estimativos anteriores.
Lições aprendidas da Guimar e ou Cliente que poderiam incluir custos de escopo semelhante ao do
4.1.3. Declaração do escopo do projeto
Obter a declaração de escopo do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001.
4.1.4. Estrutura analítica do projeto
Obter a EAP do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001. 4.1.5. Dicionário da EAP
Obter o dicionário da EAP conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001. 4.1.6. Plano do empreendimento
Obter o plano do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento da integração GEN PGE 001.
4.1.7. Plano de gerenciamento do tempo.
Obter o plano de gerenciamento do tempo conforme descrito no procedimento de gerenciamento do tempo GEN PTE 001.
4.1.8. Plano de gerenciamento de recursos.
Obter o plano de gerenciamento de recursos conforme descrito no procedimento de gerenciamento de recursos GEN PRH 001.
4.1.9. Registro de risco.
Obter o plano de gerenciamento de riscos conforme descrito no procedimento de gerenciamento de riscos GEN PRI 001.
4.2. Entradas do processo de Orçamentação 4.2.1. Declaração do escopo do projeto
Obter a declaração de escopo do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001, atualizada para esta fase.
4.2.2. Estrutura analítica do projeto
Obter a EAP do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001 atualizada para esta fase.
4.2.3. Dicionário da EAP
Obter o dicionário da EAP conforme descrito no procedimento de gerenciamento de escopo GEN PES 001, atualizado para esta fase.
4.2.4. Estimativas de custo das atividades
Obter as estimativas de custos executadas pelo cliente caso o escopo do contrato não contemple a fase de estimativas, ou a estimativa produzida pela Guimar conforme o item 6.1 deste procedimento.
4.2.5. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade
Memoriais de cálculos que foram utilizados para a produção das estimativas de custo, premissas adotadas, restrições de projeto e construção encontradas (exemplo: interferências, ausência de recursos, tempo escasso, clima, etc.)
4.2.6. Cronograma do projeto
Obter o cronograma do empreendimento conforme descrito no procedimento de gerenciamento do tempo GEN PTE 001.
4.2.7. Calendário de recursos
Obter o calendário dos recursos conforme descrito no procedimento de gerenciamento do tempo GEN PTE 001 e o procedimento de gerenciamento dos recursos GEN PRH 001.
4.2.8. Contrato
Obter informações contratuais de produtos e serviços que já foram adquiridos para o empreendimento, os quais irão compor o orçamento.
4.2.9. Plano de gerenciamento de custos
Considerar para a orçamentação, componentes do plano de gerenciamento de custos que influenciarão no orçamento.
4.3. Entradas do processo de controle de custo 4.3.1. Linha de base dos custos
Define os custos orçados para implantação do empreendimento aprovados e congelados de forma a serem utilizados como base para a avaliação do desempenho de custos. É normalmente fornecido pelo Cliente, a menos que a Guimar tenha participado do Estudo de Viabilidade ou das atividades de orçamentação. Para maiores detalhes deste processo, consultar o item 6.2.2 deste procedimento.
4.3.2. Relatórios de desempenho
Este processo está descrito no procedimento de gerenciamento da comunicação GEN PCI 001. Nos relatórios, obter de forma sistemática e conforme a freqüência definida no plano de gerenciamento das comunicações as informações do resultado do progresso do trabalho realizado no empreendimento.
4.3.3. Informações sobre o desempenho do trabalho.
Obter informações de forma sistemática e conforme a freqüência definida no plano de gerenciamento das comunicações conforme o procedimento GEN PCI 001, as informações sobre o andamento e os custos das atividades do empreendimento, tais como:
Atividades concluídas e em andamento;
Custos autorizados e incorridos, tais como:
√ Documento de cobrança (nota fiscal, fatura, etc.); √ Boletins de medição aprovados;
Custos comprometidos, tais como: √ Contratos;
√ Ordens de compra; √ OAC aprovada; √ Termo aditivo.
Estimativas para termino das atividades; Avanço físico das atividades.
4.3.4. Solicitação de mudança aprovadas.
Obter as Ordens de Alteração Contratual (OAC) aprovadas conforme o controle integrado de mudanças, definido no procedimento GEN PES 001 e divulgadas conforme o plano de gerenciamento da comunicação.
4.3.5. Plano de gerenciamento de custos.
Ter ao alcance o plano de gerenciamento de custos o qual definirá para cada empreendimento o que será
controlado, quem controlará, quando, como, onde ou sob que meios será feito o controle de custos. O mesmo será elaborado conforme a instrução de trabalho ICO 001.
5. FERRAMENTAS
5.1. Ferramentas do processo estimativa de custo
A tabela abaixo indica a precisão da estimativa em relação à fase em que se encontra o empreendimento, adotado pela Guimar.
PARÂMETROS DE PRECISÃO DO ORÇAMENTO AO LONGO DAS FASES DO EMPREENDIMENTO FASE – 1 - PLANEJAMENTO DO NEGÓCIO FASE – 2 - SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS E PLANEJAMENTO DAS INSTALAÇÕES. FASE – 3 - PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO FASE - 4 - IMPLANTAÇÃO -30% a +50% - 40% a + 30% - 10% a + 15% *Ver a tabela Nº004 no subitem 5.2 TABELA Nº 001 5.1.1. Estimativa análoga.
Para o processo de estimativas de custo análogas, será utilizada a opinião de especialistas em cada divisão da EAP, onde o mesmo se baseará em dados de empreendimentos similares, fatores de ajuste de capacidade, índices típicos, curvas de correlação entre área ou volume e custo, a fim de dar suporte ao trabalho de composição de custo, este tipo de estimativa somente será utilizado quando pouca informação detalhada do
projeto estiver disponível. Os riscos inerentes a este modelo de estimativa serão avaliados a luz do procedimento GEN PRI 001 e informados ao patrocinador do empreendimento (cliente). O autor: Antônio Carlos Simões de Azevedo em seu livro: Introdução a Engenharia de Custos, pg. 91. Denomina este tipo de estimativa como “Ordem de Grandeza” e atribui uma precisão da ordem de -20% a +40%.(fonte do autor:AACE).
Características da estimativa análoga:
Custo baixo do processo de estimativa; Maior rapidez na elaboração;
Amplamente utilizada pelo mercado brasileiro, principalmente por motivos culturais de ansiedade pelo resultado e pouca preocupação com o detalhe e o planejamento;
Baixa precisão, a qual só é um pouco melhorada quando a base de projetos utilizada é realmente semelhante
ao empreendimento atual somada à expertise e experiência dos especialistas. 5.1.2. Determinar os valores de custos dos recursos.
Este tipo de estimativa de custos baseada nos valores unitários dos recursos humanos, materiais e de equipamentos a serem utilizados no empreendimento é mais utilizado por construtores e empreiteiros. Não obstante, este método pode vir a ser aplicável aos empreendimentos gerenciados pela Guimar.
O profissional que determinará os valores de custos unitários dos recursos terá pleno domínio e conhecimento dos valores a serem inseridos, tais como: custo de hora por categoria de profissionais e tipos de equipamentos, custo unitário de material conforme sua respectiva unidade de medida.
Os custos devem ter como referencia banco de dados comerciais e lista de preços atualizadas do mercado. 5.1.2.1. Parâmetros de cálculo a serem considerados para os custos de recursos:
Para o cálculo do custo de mão-de-obra (CMO) de cada categoria profissional empregada na atividade, será sempre considerado um índice de produtividade (prod) para cada categoria respectivamente. Estes índices serão obtidos no site: http://www.construcaomercado.com.br/IC/ipct.asp. O cálculo então é dado pela fórmula: CMO = (QS/prod) x CUT, onde QS = Quantidade de serviço e CUT = Custo Unitário;
Para o cálculo do custo de equipamentos (CE) a serem utilizados na atividade, será sempre considerado o
Índice de Aproveitamento (IA) do equipamento. Este índice pode ser obtido com o fabricante ou fornecedor do equipamento, ou calculado pela relação das horas trabalhadas em um ano dividido pelas horas trabalháveis. Segue a fórmula a ser empregada: CE=(QS/IA) x CUT.
5.1.3. Estimativa bottom-up.
Esta ferramenta prevê a estimativa de custo no nível mais baixo de detalhes (último nível de uma EAP muito bem detalhada). Logo, é necessário que o escopo do empreendimento esteja em um nível avançado de definição e detalhamento. Estes custos detalhados então são sumarizados nos níveis de controle da EAP (CAP) para fins de distribuição da informação. Para suportar esta estimativa, quando aplicável, poderão ser consultadas tabelas de conversão de unidades e tabelas de pesos lineares, por unidade de área ou por unidade de volume.
Características da estimativa bottom up:
Custo alto do processo de estimativa;
Permite alta rastreabilidade na identificação de desvios na fase de controle; Demanda muito tempo para ser elaborada;
Pouco utilizada;
Boa precisão.
O autor: Antônio Carlos Simões de Azevedo em seu livro: Introdução a Engenharia de Custos, pg. 107. Denomina este tipo de estimativa como “Definida” e atribui uma precisão da ordem de -12% a +20%. (fonte do autor: AACE) Para a execução desta estimativa é necessário que as entradas coletadas conforme o item 4 deste procedimento possua de forma bem definida dados de engenharia, tais como:
CATEGORIA INFORMAÇÃO TERRRENO Localização Descrição
geral
Estudo de solo Topografia Acesso e arruamentos Cercas SERVIÇOS DE ENGENHARIA Quantidade de formatos HH total previsto de Engenharia HH total previsto de Gerenciamento PROCESSO Fluxograma detalhado EQTOS & MATERIAIS Folhas de dados Especificações detalhadas Arranjo geral TUBULAÇÃO Fluxograma detalhado ISOLAMENTO Lista preliminar de equipamentos a serem isolados Lista preliminar de tubulação a ser isolada ELÉTRICA Diagramas unifilares detalhados Lista de motores Especificação das Subestações Especificação da cablagem INSTRUMETAÇÃO Lista de instrumentos Fluxograma detalhado EDIFICAÇÕES Desenhos de fundação Plantas de arquitetura Plantas de construção Arranjo geral com cortes e elevações UTILIDADES Balanço de utilidades TABELA Nº 002
5.1.4. Análise de proposta de fornecedor.
Outra maneira de quantificar o custo do empreendimento é através de propostas solicitadas a fornecedores, desta forma se obtém um custo competitivo entre fornecedores através das demandas de mercado “livre competição”,
esta gera um trabalho adicional de análise técnica e comercial das propostas por parte da equipe de
gerenciamento do empreendimento. A Guimar somente utilizará esta ferramenta quando a estratégia e políticas do empreendimento permitir. A aplicabilidade desta ferramenta se restringe a modalidade de contratação tipo EPC. 5.1.5. Análise das contingências.
As análises das contingências devem ser efetuadas sempre com base no produto da análise de risco, lembrando que se trata de uma previsão, e não garante efetivamente quando ocorrerão.
Os detalhes deste processo de abordagem de calculo esta descrito no procedimento de Gerenciamento de Riscos GEN PRI001.
O tratamento das contingências deve obedecer ao item 6.7.2 no documento GEN NGE 004
Para gerenciar estas reservas, o gestor responsável pelo custo do empreendimento optará por inserir as reservas de custo no nível da EAP do empreendimento (CAP) onde o risco foi identificado, o seu respectivo controle será efetuado no respectivo CAP de forma destacada, a fim de ser utilizado somente para mitigar o evento de risco caso ele ocorra, ou prevenir a ocorrência do mesmo.
5.1.6. Custo da qualidade.
Em linhas gerais os custos incorridos na Garantia da Qualidade do empreendimento tanto para serviços como produtos, serão obtidos através das atividades descritas no plano de gerenciamento da qualidade, conforme o procedimento GEN PQA 001. No entanto, os custos relativos à Garantia da Qualidade do empreendimento, podem ser classificados em:
Custo da qualidade (Cost of our Quality - COQ): Custos incorridos associados à garantia de conformidade com
os requisitos de qualidade do empreendimento, tais como custo do planejamento da qualidade, treinamento, etc..
Custo da má qualidade (Cost of our Poor Quality (COPQ)) foi popularizado pelo especialista da IBM. Dr. James Harrington no seu livro de 1987, intitulado como: Poor Quality cost. COPQ é um refinamento do conceito de custo da qualidade. Harrington adotou o nome "poor quality cost" para enfatizar que o investimento em prevenção de não conformidades e falhas é mais barato para o empreendedor, do que o investimento em inspeção. COPQ é decomposto nos seguintes elementos:
CUSTO DESCRIÇÃO
COPQ de controle
Recursos gastos com inspeção para que somente produtos e serviços aceitáveis cheguem ao cliente.
COPQ de
retrabalho Recursos gastos com o retrabalho de itens fora da especificação do empreendimento, bem como custos destinados ao pagamento de garantias
COPQ de rejeito Todos os custos diretos e indiretos utilizados para a execução de um produto ou serviço que foi rejeitado pelo cliente.
COPQ indireto
Fonte: The Engineer’s Cost Handbook – editado por: Richard E. Westney. TABELA Nº 003
5.2. Ferramentas do processo de Orçamentação
As mesmas ferramentas utilizadas no subitem 5.1 referente a estimativas de custo serão utilizadas para
orçamentação, no entanto, com uma evolução do grau de precisão à medida que o projeto avança fisicamente. Na orçamentação o que se procura são as projeções dos recursos necessários para a efetiva realização dos serviços que constituem o empreendimento, e não mais para suportar um processo decisório como é o caso da estimativa. A tabela abaixo indica a relação precisão do orçamento x avanço físico do projeto adotado pela Guimar, as quais serão tomadas como parâmetros para avaliar o desempenho da gestão de custos dos empreendimentos:
PARÂMETROS DE PRECISÃO DO ORÇAMENTO AO LONGO DA IMPLANTAÇÃO DO EMPREENDIMENTO
Avanço físico 0% a 3% 3% a 5% 5% a 10% 10% a 40% 40% a 70%
Precisão -20% a +40% -15% a +30% -12% a +15% -10% a +15% -5% a +7%
TABELA Nº 004
5.3. Ferramentas do processo de controle de custo
5.3.1. Sistema de controle de mudanças nos custos
As seguintes atividades serão executadas quando aplicável, no sistema de controle de mudanças de custos:
Conforme o subitem 4.3.4 o orçamento do empreendimento será atualizado mediante a aprovação das OACs;
. Antes das OACs seguirem para o Comitê de Controle Integrado da Mudança definido para o
empreendimento, elas serão estimadas conforme a aplicação de uma ou mais das ferramentas descritas no subitem 5.1;
Uma comunicação formal conforme o plano de comunicação do empreendimento será entregue ao
patrocinador do empreendimento (Cliente), sugerindo ao mesmo uma revisão da análise de viabilidade econômica do empreendimento, antes da aprovação da nova linha de base de custo;
Após a revisão do orçamento uma nova linha de base de custos será aprovada pelo Sponsor do projeto, ou pelo executivo com autoridade para tal, conforme definido no MCE.
O plano de gerenciamento de custos objeto da Instrução de trabalho ICO 001 documentará como os itens acima serão operacionalizados para cada empreendimento.
5.3.2. Análise de medição de desempenho
A medição do desempenho da gestão de custos será sempre baseada na linha de base inicial de custos, ou seja, a primeira a ser aprovada. Uma vez que o processo de gerenciamento dos custos de um empreendimento se inicia na estimativa de custo, a precisão da orçamentação será o primeiro fator a ser avaliado. É óbvio que a
comparação com linhas de bases mais atuais não pode ser impedida, pois o gestor responsável por custos precisará saber como está em relação à última linha de base. No entanto, esta comparação não é válida para a medição do desempenho global da gestão de custos.
Como o orçamento é executado obedecendo à estrutura analítica do projeto (EAP), fica fácil analisar o
desempenho da gestão de custos aplicando indicadores baseados em Valor Agregado (VA), pois o valor agregado é a quantia orçada para o trabalho realmente terminado. Logo, as seguintes ferramentas de medição de
desempenho serão utilizadas quando aplicável:
Variação de Custos (VC)= ONT-ENT, onde:
√ ONT é Orçamento no término, ou seja, é o orçamento do empreendimento referente à linha de base inicial;
√ ENT é a estimativa no término, ou custo projetado.
√ Também pode ser dada em percentual (VC%) = ((ONT-ENT)/ONT) X 100
Índice de desempenho de custos (IDC) = VA/CR, onde:
√ CR é o realizado até a data de medição do valor agregado.
√ IDC < 1 indica que o empreendimento está desembolsando um valor monetário maior que o valor orçado correspondente ao trabalho terminado até a data de medição, portanto o indicador requer um PAM;
√ IDC > 1 indica que o empreendimento está desembolsando um valor monetário menor que o valor orçado correspondente ao trabalho terminado até a data de medição, portanto o indicador está bom.
Observação: para que estes indicadores sejam aplicados a um empreendimento contratado na modalidade de EPC, seja Turn Key ou Lump Sum, é necessário que nas condições gerais de contratação, fique claro o nível da EAP que a contratada deverá apresentar as informações de progresso do empreendimento.
5.3.3. Previsão
As previsões também serão calculadas quando aplicável com base em Valor Agregado (VA). Logo as seguintes ferramentas estão disponíveis para a produção de informações às partes interessadas no empreendimento:
Custo a realizar ou estimativa para terminar (EPT)=(ONT-VA)/IDC, onde:
√ Esta previsão indica qual o montante financeiro será necessário para encerrar o empreendimento, caso o desembolso se mantenha conforme está na data de medição. Logo, quando os desvios forem prejudiciais às metas do empreendimento, ações corretivas poderão ser tomadas com antecedência;
Custo projetado ou ENT= CR + EPT.
Observação: para que estas previsões sejam aplicadas a um empreendimento contratado na modalidade de EPC, seja Turn Key ou Lump Sum, é necessário que nas condições gerais de contratação, fique claro o nível da EAP que a contratada deverá apresentar as informações de progresso do empreendimento.
5.3.4. Software de gerenciamento de custos
O controle de custos dos empreendimentos gerenciados pela Guimar será suportado pelo Software SICOC versão 2.0. O qual possui manual disponível no endereço: www.guimar.com.br/informativo. Através das informações contidas no SICOC e suas funcionalidades é possível gerar:
Fluxo de caixa do projeto;
Cronograma de desembolso;
Valores compromissados no mês e acumulado; Valor realizado no mês e acumulado;
Valores a compromissar acumulado; Gráficos de desembolso previsto x real;
Autorização de pagamento para os contratos;
Situação geral dos contratos; Mapas de controle.
5.3.5. Gerenciamento das variações
O plano de gerenciamento de custos objeto da Instrução de trabalho GEN ICO 001 documentará como as variações do orçamento serão gerenciadas para cada empreendimento.
5.3.6. Abrangência das ferramentas do processo de controle de custos
As ferramentas apresentadas no subitem 5.3 podem ser aplicadas tanto ao controle de custo do empreendimento, como para a gestão dos contratos de serviços, equipamentos e insumos necessários a execução do mesmo.
6. SAÍDAS E OU PRODUTOS
6.1. Saidas do processo estimativa de custo 6.1.1. Estimativa de custo da atividade
A estimativa de custo da atividade será apresentada conforme modelo apresentado no anexo 01 e disponível em
http://www.guimar.com.br/informativo/ 01 - Formulários padronizados/CO - Custos.
6.1.2. Detalhes que dão suporte à estimativa de custo da atividade
Dentro da pasta de Custos na rede do empreendimento será criada uma pasta onde as referências e memoriais de cálculo utilizados para as estimativas, serão armazenados, a fim de suportar futuras verificações e ou auditorias.
6.1.3. Plano de gerenciamento de custo (atualizações)
O plano de gerenciamento de custos objeto da Instrução de Trabalho ICO 001 será atualizado em função do resultado das estimativas. Na FASE 01 e 02 do empreendimento (planejamento do negócio e seleção das alternativas), este será representado pelo Plano Financeiro o qual contém:
Projeção do fluxo de caixa; Projeção de balanços;
Projeção do quadro de usos e fontes. 6.2. Saidas do processo de orçamentação 6.2.1. Plano de contas
Um bom sistema de gestão de custos requer um plano de contas com correspondência direta a EAP aprovada. Desta forma, o mesmo atenderá aos interesses do empreendimento. O plano de contas para estar completo terá como apêndice a descrição das contas, a qual é elaborada com base no dicionário da EAP, conforme subitem 4.1.5. Abaixo exemplo de descrição de contas:
DESCRIÇÃO DE CONTAS
CAP Nome da conta Descrição
1.05.003 Equipamento modificador de forma Inclui: moinhos, britadores, pulverizadores de sólidos,
trituradores, peletizadores e todos os demais equipamentos utilizados para modificar a forma de sólidos.
6.2.2. Linha de base dos custos
O orçamento inicial e suas revisões, aprovadas pelo patrocinador do empreendimento (Cliente) e subdividido nos CAPs será protegido por senha única e intransferível no SICOC e uma via do mesmo será produzida em Adobe PDF. Sua divulgação obedecerá ao que foi estabelecido no plano de gerenciamento da comunicação, conforme GEN PCI001. O mesmo será utilizado como base para o monitoramento, controle e medição do desempenho da gestão de custos para o empreendimento.
6.2.3. Plano de gerenciamento de custos (atualização)
O plano de gerenciamento de custos objeto da Instrução de trabalho ICO 001 será atualizado em função do refinamento da orçamentação e de suas revisões ao longo do ciclo de vida do empreendimento.
6.3. Saidas do processo de Controle de custo
6.3.1. Estimativa de custo (Atualizações)
À medida que o controle de custo acontece acompanhando o ciclo de vida do empreendimento, solicitações de alteração ocasionarão revisões na estimativa de custos. As atualizações das estimativas de custo são necessárias como entradas para o processo de verificação por parte do patrocinador do empreendimento (Cliente) se o mesmo continua viável, segundo suas metas de remuneração do capital investido.
6.3.2. Linha de base dos custos (atualizações)
Uma vez que OACs sejam aprovadas, será em seguida emitida uma nova versão de linha de base dos custos, em conformidade com o subitem 6.2.1.
6.3.3. Medições de desempenho
Conforme o plano de comunicação do empreendimento as medições de desempenho e previsões de término serão divulgadas no relatório de indicadores de custos, cujo modelo se encontra no anexo 02 e disponível em
http://www.guimar.com.br/informativo/ 01 - Formulários padronizados/CO - Custos.
6.3.4. Ações corretivas recomendadas
O plano de gerenciamento de custos estabelecerá os limites de tolerância para cada um dos indicadores e previsões. Uma vez que a medição realizada indica que o limite de tolerância foi ultrapassado, ações corretivas serão emitidas através das PAMs, e deverão seguir como apêndice do relatório de indicadores de custos, cujo modelo se encontra no anexo 02 e disponível em http://www.guimar.com.br/informativo/ 01 - Formulários padronizados/CO - Custos.. Cada desvio será divulgado somente com a sua ação corretiva proposta. 6.3.5. Ativos de processos organizacionais (atualização)
Toda a informação armazenada durante o ciclo de vida do empreendimento e de propriedade da Guimar é considerada ativo intelectual devendo ser protegida. Ao fim do empreendimento estas informações devem ser enviadas ao GEEMP sob a forma de mídia eletrônica.
As lições aprendidas são tratadas pela Guimar como ativo intelectual. Logo, devem ser armazenadas apropriadamente no formulário localizado em http://www.guimar.com.br/informativo/documentos/L - Lições aprendidas. É considerada lição aprendida, mas não se restringindo a:
Causas – raízes das variações dos indicadores e previsões; As ações corretivas;
Bons resultados na gestão de custos e seus fatores motivadores; Feed backs do Cliente.
7. REGISTROS DA QUALIDADE
No processo de controle de custos são criados os seguintes registros
Identificação Local e tipo do arquivo Acesso Proteção Tempo de
retenção
Descarte
Estimativa de custo
Rede do empreendimento e/ou rede da sede
Credenciamento dos usuários mediante
senha de acesso
Back up semanal Indeterminado
Plano de contas do empreendimento
SICOC (Rede/ Servidor da operação)
Credenciamento dos usuários mediante
senha de acesso
A proteção dos dados foi considerada na confecção do software Até o encerramento do contrato da Guimar com o Entrega do banco de dados ao cliente
cliente
Orçamento SICOC (Rede/ Servidor da operação) e arquivo em Adobe em pasta da rede
da operação.
Credenciamento de usuários mediante
senha de acesso
A proteção dos dados foi considerada na confecção do software e Back up semanal da rede de diretórios indeterminado
Linha de base dos custos
SICOC (Rede/ Servidor da operação) e arquivo em Adobe em pasta da rede
da operação.
Credenciamento dos usuários mediante
senha de acesso
A proteção dos dados foi considerada na confecção do software e Back up semanal da rede de diretórios Até o encerramento do contrato da Guimar com o cliente SICOC (Rede/ Servidor da operação) Relatório de indicadores de custo Rede do empreendimento e/ou rede da sede
Credenciamento dos usuários mediante
senha de acesso
Back up semanal Até o encerramento do contrato da Guimar com o cliente Entrega do banco de dados ao cliente Lições aprendidas Rede do empreendimento e/ou rede da sede
Credenciamento dos usuários mediante
senha de acesso
Back up semanal Indeterminado
8. RESPONSABILIDADES
As responsabilidades pelas diversas etapas do processo serão definidas no plano de cada empreendimento. Nos casos em que não houver esta definição, prevalecerá à seguinte:
CONTROLE DE CUSTO RESPONSABILIDADES
ETAPAS EXECUTA SUPERVISIONA COORDENA1 APROVA
0 Estimativa Orçamentista NA GECON Cliente 1 Orçamentação Orçamentista NA GECON Cliente 2 Controle de custos Analista de
custo. NA NA GECON
3 Revisões Orçamentista NA GECON Cliente
1 O Órgão que coordena será sempre o responsável pela atividade ou processo.
9. ANEXOS
9.1. Anexo 01 – Modelo para apresentação de estimativa de custos
ESTIMATIVA DE CUSTO
ESTIMATIVA DE CUSTO
ESTIMATIVA PRELIMINAR DE CUSTOS DE INVESTIMENTOS
PROJETO :
Fábrica de XXXXX – Capacidade: xxxxx ton/ano
PREMISSAS
1 - Introdução
O presente trabalho tem por objetivo apresentar a Estimativa de Custos de Implantação de uma
Fábrica XXXXX com capacidade de produção de xxxxx ton/ano, a ser executada no Município
de Xxxxx, Estado de Xxxx, de propriedade da Indústria Brasileira XXXXX – , como parte do
Empreendimento.
Informar neste último parágrafo a fase em que se encontra o empreendimento e qual a
precisão esperada para a estimativa em função dos dados disponíveis e das tabelas 001 e 004
do procedimento GEN PCO001.
2 - Critérios Adotados
Na elaboração deste trabalho foram adotados os seguintes critérios básicos:
a) Data de Referencia de Preços
Informar a data de referência dos preços
b) Moeda e Taxa de Conversão
c) Valores Constantes
Informar se foi considerado algum efeito inflacionário.
d) Prazo do projeto
Inserir aqui o cronograma no segundo nível da EAP
e) Fontes de Informações
Listar aqui as fontes de informação utilizadas, em conformidade com o item 4 do
procedimento GEN PCO 001.
ESTIMATIVA DE CUSTO
3 - Abrangência da Estimativa
Esta Estimativa de Custos compreende apenas os itens explicitamente definidos, não
abrangendo outros custos que possam ter eventualmente algum vínculo com o projeto, tais
como: despesas de financiamento, “royalties” ou capital de giro.
4 - Metodologias de Cálculo
Apresentar a metodologia de cálculo utilizada, com base no item 5 do procedimento GEN PCO
001B. Abaixo segue texto exemplificador, o qual pode ser tomado como referência.
No desenvolvimento do trabalho foi utilizada a seguinte metodologia:
4.1- Serviços de Engenharia
Foram levantadas as horas previstas para a execução dos serviços de Engenharia,
compreendendo gerenciamento, suprimento, projeto executivo e fiscalização de construção
e montagem. A partir do total de homens-hora previsto, estimou-se o custo dos serviços
com base nos respectivos preços de venda vigentes no mercado, incluindo-se os encargos
sociais, complementares e as despesas indiretas.
Em gerenciamento foi prevista a seguinte equipe direta:
¾ 1 gerente em tempo integral pelo período total de projeto, ou seja, 18 meses = 3.168 HH
¾ 1 coordenador em tempo parcial, por 16 meses
= 1.408 HH
¾ 1 engenheiro de planejamento e custos em tempo parcial, por 18 meses = 1.584 HH
¾ 1 técnico de planejamento por 18 meses
= 3.168 HH
¾ 1 técnico de custos por 18 meses
= 3.168 HH
Total
de
gerenciamento
= 12.496 HH
Em Suprimento foram previstos 9.500 HH para a realização dos seguintes serviços:
¾ seleção dos fornecedores, empreiteiros e prestadores de serviços;
ESTIMATIVA DE CUSTO
¾ análise e equalização das propostas recebidas;
¾ elaboração dos contratos de fornecimento;
¾ contratação dos serviços de construção civil e montagem;
¾ aquisição dos equipamentos e materiais;
¾ contratação dos transportes;
¾ importação dos equipamentos e materiais;
¾ diligenciamento e inspeção dos equipamentos.
O HH da Engenharia Básica e de Detalhamentos para a elaboração dos projetos foi
estimada através do levantamento das horas dos engenheiros e projetistas envolvidos em
cada disciplina:
¾
Engenharia
básica
= 3.000 HH
¾ Lay out
= 600 HH
¾ Detalhamento de obras civis
= 8.400 HH
¾
Tubulação
= 4.500 HH
¾
Estrutura
metálica
= 2.100 HH
¾
Equipamentos
mecânicos
= 8.700 HH
¾ Equipamentos e materiais elétricos
= 6.300 HH
¾ Instrumentação e automação
= 6.000 HH
Total
de
engenharia
= 39.600 HH
A Fiscalização da obra considera a seguinte equipe da sede alocada no canteiro:
¾ Gerente da obra
= 10 meses
¾ Engenheiro de planejamento
= 10 meses
¾ Técnico de custos
= 10 meses
¾ Engenheiro civil
= 8 meses
¾ Engenheiro mecânico
= 6 meses
¾ Engenheiro elétrico
= 4 meses
¾ Engenheiro de instrumentação
= 3 meses
¾
Comprador
=
6
meses
Para esta equipe foram estimadas as despesas de viagens, estadas e diárias conforme a
política da empresa.
As Despesas Gerais consideram as viagens dos funcionários da engenharia e do
gerenciamento para a obra e do suprimento para o diligenciamento e inspeção.
ESTIMATIVA DE CUSTO
4.2- Equipamentos
Com base na lista de equipamentos e suas especificações, foram obtidas cotações de, pelo
menos, dois fornecedores selecionados previamente, escolhendo-se entre elas a de valor
mais firme.
O valor CIF considerado na planilha de custos, para os equipamentos nacionais, inclui o
ICMS de 18%, o IPI variável conforme o equipamento, a embalagem, o frete até o canteiro e
os sobressalentes para 2 anos de operação, quando necessário.
Para os equipamentos importados considerou-se o Imposto de Importação e IPI variável
conforme o equipamento, e o ICMS de 18%, o PIS e COFINS. Para o cálculo das despesas
de frete e seguro marítimo adotou-se o percentual de 7% sobre o valor FOB e para as
despesas alfandegárias, o percentual de 3,5% sobre o valor CIF. Na planilha de custos de
equipamentos, inclui-se, ainda, o frete interno do porto do Rio de Janeiro até Estado de.
ESTIMATIVA DE CUSTO
4.3- Materiais
Foram elaborados levantamentos preliminares de materiais de tubulação, elétricos, de
instrumentação, estruturas metálicas, revestimentos e pintura. A partir de consultas a
fornecedores foram compostos os custos estimados desses itens.
Como nos equipamentos, o valor CIF considerado na planilha de custos de materiais, inclui
o ICMS de 18% e o IPI variável conforme o tipo de material.
4.4- Benfeitorias
Este custo abrange os serviços preliminares de topografia, sondagem e limpeza do terreno,
assim como redes de drenagem, iluminação externa, pavimentação, arruamento,
urbanização, cercas e portões, com base na planta geral de situação.
4.5- Construção Civil
Os custos de execução das obras civis foram estimados com base nos desenhos e
especificações elaborados pela engenharia civil, considerando-se a execução de fundações
diretas e estruturas em concreto armado. Os acabamentos e as instalações para as
edificações da fábrica seguiram as especificações preliminares para o projeto. Foram
utilizados os custos unitários dos diferentes serviços, com base em informações obtidas de
revistas especializadas e do banco de dados.
4.6- Montagem Eletromecânica
Para a avaliação dos custos desses serviços, foram executados levantamentos de pesos e
dimensões de equipamentos principais e de materiais. Utilizando esses quantitativos, foram
aplicados os índices de produtividade recomendados, para cada tipo de equipamento e
material, obtendo-se o total de homens-hora de montagem previsto. Uma vez composto o
preço de venda unitário da hora das equipes de montagem, estimou-se o custo total dos
serviços, incluindo a colocação de revestimentos e a execução da pintura.
4.7- Canteiro de Obras
Estimaram-se neste item as construções e instalações provisórias para abrigar o efetivo da
fiscalização pelo período de 10 meses de obra, além dos custos de sua manutenção e
conservação.
ESTIMATIVA DE CUSTO
4.8- Despesas de Pré-operação e Partida
Os custos referentes a este item foram estimados mediante a aplicação de um percentual
sobre os custos totais, de acordo com dados históricos colhidos em outros projetos
semelhantes e constantes do banco de dados de custos da empresa.
ESTIMATIVA DE CUSTO
4.9- Contingências
No cálculo do valor das reservas de contingências foi considerado o valor necessário para a
prevenção e mitigação dos riscos em cada CAP.
ESTIMATIVA DE CUSTO
5 - Documentação de Apoio
Listar toda a documentação utilizada para a elaboração da estimativa.
6 - Tabelas de Custos
ESTIMATIVA PRELIMINAR DE CUSTOS DE INVESTIMENTO
EMPREENDIMENTO
Fábrica XXXXX (xxxxx ton/ano)
Sumário por CAP
CAP Discriminação
Custo
Estimado
(R$)
110
Unidade de Processo
32.788.640
210
Torre de Refrigeração
1.408.500
220
Captação e Tratamento d’Água
1.916.820
230 Castelo
d’Água
994.840
240
Subestação Elétrica
1.240.360
250
Casa de Força
3.664.700
290
Interconexões
3.479.840
310
Estocagem de Matérias Primas
3.839.840
320
Estocagem de Produtos Finais
4.423.160
410 Prédio
da
Administração
1.870.000
420
Oficina de Manutenção
753.300
000 TOTAL
GERAL
56.380.000
Sumário Geral por Contas Principais
Código da
Conta
Conta Custo
Estimado
(R$)
1000
Serviços de Engenharia
7.430.000
2000 Equipamentos
19.436.000
3000 Materiais
10.149.000
4000 Benfeitorias
1.127.500
5000 Construção
Civil 3.382.500
6000 Montagem
Eletromecânica 8.557.000
7000
Canteiro de Obras
2.820.000
8000 Despesas
de
Pré-operação e Partida
1.228.000
9000 Contingências
2.250.000
ESTIMATIVA DE CUSTO
