1 ISSN: 2674-9068
V. 5, N. 5 (2019): DEZEMBRO - 2019
ASSOCIATIVISMO:
ORIENTAÇÕES PRÁTICAS
Gáudia Maria Costa Leite Pereira - gaudiacosta@gmail.com
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EXPEDIENTE
Conselho Editorial:
Gáudia Maria Costa Leite Pereira - Zootecnista (UFRPE); Mestrado (UNIVASF);
Doutoranda (UFRPE/UNIVASF) - gaudiacosta@gmail.com - Lattes: http://lattes.cnpq.br/4930112340399956
João Batista de Oliveira - Licenciado em Filosofia (UNICAP); Mestrando (UPE) –
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Delma Josefa da Silva - Socióloga (UNICAP); Mestrado (UFPE); Doutorado em
Educação (UFPE) delmajs@hotmail.com -Lattes: http://lattes.cnpq.br/7052629642041138
Xenusa Pereira Nunes - Nutricionista (UFPE); Mestrado (UNIVASF); Doutoranda
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Deiziane Lima Cavalcante - Agrônoma (UFC); Mestrado (PRODEMA UFC);
Doutoranda (UFRPE / UNIVASF) Lattes: http://lattes.cnpq.br/0574168239549926
Periodicidade: Bimestral Idiomas: Português Autor Corporativo:
Versátile Serviços e Representações
Recebido em Out. 2019 Publicado em Dez. de 2019
3 Então, o que é cooperar?
Cooperar é trabalhar junto (operar-com); é ajudar-se mutuamente; é tentar conseguir, com a ajuda de outros, o que, dificilmente, se conseguiria sozinho. Não é um ato irracional, produzido por instintos (como as formigas e as abelhas), mas uma resposta intelectual e criativa das pessoas frente às necessidades que surgem em suas vidas. Porém, em qualquer tipo de cooperação é necessário que haja homogeneidade (igualdade); identidade de interesses (necessidades comuns) e a credibilidade na força do grupo.
1. ASSOCIATIVISMO
Associativismo, ou ação associativista, é qualquer iniciativa formal ou informal que reúne um grupo de indivíduos ou empresas com o principal objetivo de superar dificuldades e gerar benefícios comuns em nível econômico, social, político e cultural.
Associações onde os interesses individuais sejam superiores aos do grupo, induzem à falta de participação e consequentemente, ao fracasso da organização.
Da conjunção voluntária de esforços e/ou recursos constitui-se o contrato social – expresso em acordos, mas principalmente no Estatuto - que, depois de cumpridas as formalidades legais, adquire personalidade jurídica.
2. ASSOCIAÇÕES
2.1. Definição
A associação é uma entidade constituída por um grupo de pessoas que se organizem para fins não econômicos, de acordo com o Código Civil, em vigor desde 11 de janeiro de 2003.
As sociedades de fins econômicos caracterizam-se pela existência do capital necessário à obtenção do lucro, que se obtém na exploração de uma atividade econômica. As sociedades de fins não econômicos têm como característica a ausência de intenção de lucro porque os seus interesses ou são imateriais ou são benefícios coletivos.
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Associações são, portanto, entidades sem fins econômicos, pois não possuem capital financeiro; bem como entidades sem fins lucrativos, pois não visam obter vantagem pessoal pela exploração de uma atividade econômica. As Sociedades com fins não econômicos são, de preferência, chamadas de ASSOCIAÇÕES.
Pode-se, definir Associação como um agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos comuns, sem finalidade lucrativa, com personalidade jurídica, caracterizando-se por:
a) Reunião de duas ou mais pessoas físicas ou jurídicas para a realização de objetivos comuns;
b) Seu patrimônio é constituído pela contribuição dos associados, doações, subvenções, etc.;
c) Seus fins podem ser alterados pelos associados, em Assembleia Geral; d) Os seus associados deliberam livremente, em Assembleia Geral, tendo, cada
associado, direito a um voto;
e) São entidades de direito privado e não público.
As Associações são, portanto, entidades constituídas de pessoas “comuns”, dirigidas por uma Diretoria eleita democraticamente, cujas funções estão subordinadas à vontade coletiva e democrática de seus associados e cristalizadas no seu Estatuto e Regimento Interno, aprovados em Assembleia Geral. Como sociedades civis que são, para existirem legalmente, deverão inscrever seus contratos, atos constitutivos, estatuto ou compromissos de seu registro peculiar, observando o que preceitua a Lei número 6.015, de 31 de Dezembro de 1973, em seu artigo 120 e respectivos itens.
2.2. Alguns tipos de associações:
Associações Filantrópicas; Associações de Moradores; Associações de Pais e Mestres; Associações em Defesa da Vida; Associações Culturais, Desportivas e Sociais; Associações de Consumidores; Associações de Classe; Associações de Trabalho e Centrais de Compras/Serviços/Vendas.
5 ões são regidas pela mesma Lei, o que as distingue é apenas o que está escrito no seu
Estatuto sobre as Finalidades e os Objetivos.
3. PROCEDIMENTOS PARA CONSTITUIÇÃO E REGISTRO
3.1. Mobilização, Sensibilização e Preparação
O passo inicial do processo de organização de grupo é o conhecimento da sua da realidade e o real interesse e necessidade em se organizar. Este passo inicial se justifica dentro do processo de organização, pois a formulação do plano de ação, sua execução e avaliação dependem de um diagnóstico estrutural que capte a realidade de maneira profunda, tanto das forças impulsoras quanto das forças restritivas, incluindo o acumulado de experiências do grupo interessado.
Identificadas as potencialidades, os problemas e as situações limitativas do desenvolvimento e bem-estar do grupo, o passo seguinte não é apresentar as soluções, mas descobri-las num processo participativo, valorizando as experiências (saberes) de tal forma que as alternativas sejam assumidas pela maioria, estimulando as pessoas a fazerem, tomarem e serem parte do movimento de mudança da estrutura do grupo, planejando, executando e avaliando as ações, conjuntamente.
Esta prática supõe, necessariamente, a organização do grupo, o que se consegue, também, através de um exercício pedagógico de mobilização e conscientização diferente da forma tradicional paternalista, assistencialista e autoritária de levar aos participantes a proposta de formarem associações “encomendadas”, de cima para baixo.
A função técnica passa a ser então, orientar e facilitar a participação através da organização, considerando que a estratégia de organizar o grupo é a participação consciente e responsável de todos os envolvidos desde o inicio. Ao mesmo tempo se constrói o caminho (organização) e se alcançam os objetivos de realização da vontade coletiva (participação).
O processo de mudança tem na organização uma fase de tomada de consciência, identificação de potencialidades e situações problemáticas, suas causas e possíveis alternativas de solução. É no exercício da coletividade que as dificuldades comuns se explicitam e ganham uma dimensão que estimula a organização. Em consequência, a reação é a busca comunitária de superação dos problemas e o surgimento natural da associação como forma de sobrevivência individual e coletiva, realizando-se a cooperação.
3.2. Organização e Registro
Considerando-se que o conhecimento e a compreensão da realidade do grupo tenha se concretizado em etapa anterior, a organização da Associação pode seguir dois grandes e distintos caminhos.
A seleção do caminho a ser seguido na constituição das Associações vai depender, essencialmente, das características do grupo de interessados. Uma associação cujos possíveis associados não se encontram com muita frequência, parece-nos mais recomendável à mobilização e conscientização do grupo ANTES da organização formal. Isso possibilita um estreitamento das relações e contatos entre o grupo, tão necessários ao futuro próspero da associação.
Cumpridas as etapas anteriormente descritas, passa-se ao processo formal, necessário à constituição e registro das associações:
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1. Elaboração e discussão do projeto de Estatuto Social; 2. Assembleia Geral de Constituição da Associação;
3. Registro do Estatuto e da Ata da Assembleia Geral de Constituição em Cartório de Títulos e Documentos;
4. Obtenção de inscrição na Receita Federal - CNPJ;
5. Registro na Prefeitura Municipal - Alvará de Licença e Funcionamento; 6. Obtenção de inscrição na Receita Estadual - Inscrição Estadual;
7. Obtenção de inscrição no INSS;
8. Inscrição em outros órgãos (Conselhos, por exemplo) para certificação, etc.
Obs: Os itens 6 e 7 são necessários somente para associações que pretendem praticar atos comerciais. Neste caso deverão obter maiores informações com um profissional da área contábil, sobre os procedimentos, antes da Assembleia Geral de Constituição.
Elaboração e Discussão do Projeto de Estatuto Social
Um dos requisitos para a organização formal de uma associação é a existência de um estatuto. Nele, devem constar dispositivos permanentes/duradouros que não necessitam de mudança de acordo com o momento. Tais dispositivos devem ser regulamentados em
Regimento Interno para detalhar melhor o cumprimento daquela norma na prática. O
Regimento Interno não necessita ser registrado em cartório, mas deve ser aprovado em Assembleia Geral.
Na elaboração do Estatuto Social, devem-se observar regras pertinentes a formulações de qualquer ato legal tais como denominação social, linguagem correta e precisa, ideias coordenadas, concisas e claras.
De acordo com o novo Código Civil, devem constar no estatuto da associação: I - a denominação, os fins e a sede da associação;
II - os requisitos para a admissão, demissão e exclusão associados; III - os direitos e deveres dos associados;
IV - as fontes de recursos para sua manutenção;
V - o modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos e administrativos;
VI - as condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
VI - Destinação dos bens em caso de dissolução
Assembleia Geral de Constituição da Associação
É a reunião dos interessados no dia, local e horário estipulado pela Comissão de Constituição da Associação, através do Edital de Convocação para fundação, aprovação do Estatuto Social e eleição da Diretoria (ou do Conselho de Administração) e do Conselho Fiscal da Associação.
Os presentes deverão escolher, entre si, um dos participantes para presidir a Assembleia, e este, por sua vez, assumindo suas funções, convidará outro membro, para secretariar os trabalhos e redigir a respectiva Ata.
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Formada a mesa, o presidente declarará instalada a Assembleia e discorrerá sobre a sua finalidade e seus objetivos. Em seguida será lido, discutido e aprovado o Estatuto Social, pelo qual se regerá a sociedade.
Aprovado o Estatuto, o presidente proclamará constituída a sociedade, procedendo, em seguida, a eleição dos membros da Diretoria e do Conselho Fiscal, que poderá ser feita por votação secreta ou por aclamação. Feita a apuração e contados os votos, o presidente empossará os eleitos e o Secretário lavrará a respectiva Ata, a qual deverá ser lida e assinada por todos os presentes (associados fundadores).
Esta Ata será o relato resumido, porém fiel, de todos os trabalhos realizados no decorrer da reunião. Nela alguns itens são essenciais e indispensáveis para o registro da associação:
• Denominação social da associação; • Aprovação do Estatuto Social;
• Eleição e posse da Diretoria (ou do Conselho de Administração) e do Conselho Fiscal, com nome completo e qualificação de todos os eleitos;
• Vigência dos mandatos da Diretoria (ou do Conselho de Administração) e do Conselho Fiscal.
A Ata é lavrada em livro próprio do qual deverão constar o nome e qualificação de todos os fundadores da sociedade que, ao final, assinarão o livro. Se houver associado pessoa jurídica, deverá constar na Ata o seu número de registro (CNPJ), nome e qualificação de quem está representando e no Estatuto deverá estar dito que há abertura para esse tipo de associado.
Registro do Estatuto da Associação
As Associações passam a ter sua existência legal com sua inscrição em Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou Cartório de Registro de Títulos e Documentos. Os documentos necessários para o registro são:
• Requerimento assinado pelo Presidente da Associação, solicitando o registro;
• Estatuto Social em 02 (duas) vias, uma original e uma cópia, assinadas por todos os associados na última folha e rubricadas, em todas as folhas, pelo Presidente da Associação;
• Ata da Assembleia Geral de Constituição em 02 (duas) vias, uma original e uma cópia, assinadas por todos os associados na última folha e rubricada, em todas as folhas, pelo Presidente da Associação;
• Cópia do R.G. (Carteira de Identidade) e CPF do Presidente da Associação, Tesoureiro e Relação dos membros da diretoria (ou do Conselho de Administração), com nacionalidade, estado civil e profissão; assinada pelo presidente e secretário da Associação;
• Relação dos associados fundadores, com nacionalidade, estado civil e profissão de cada um, assinada pelo presidente e secretário.
Obs: A lei exige que os documentos para registro sejam em duas vias porém, dependendo do Cartório, podem ser exigidas três vias.
Depois de devidamente registrado, todos os associados deverão ter uma cópia do Estatuto, assim não poderão alegar que desconhecem as normas que regem
8 Obtenção do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ
A inscrição da Associação no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é feita na Unidade do Ministério da Fazenda, em modelo próprio.
Os documentos necessários são:
• Estatuto Social devidamente registrado em Cartório;
• Ata de Fundação (Constituição) devidamente registrada em Cartório; • Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica - FCPJ;
• Cópia do CPF e do RG (Carteira de Identidade) do Presidente da Associação.
Obtenção da Inscrição Estadual
A Inscrição Estadual é necessária quando a Associação movimentar mercadorias em seu nome, o que só é permitido em regime especial. Deve buscar na Secretaria da Fazenda Estadual as informações para se conseguir o regime especial.
Obtenção da Inscrição no INSS
A inscrição da Associação ao INSS é requerida junto à Delegacia Regional do Trabalho, sendo necessária apenas no caso da Associação possuir empregados.
Registro na Prefeitura Municipal
O registro na Prefeitura Municipal é necessário para obtenção do Alvará de Licença de Funcionamento. Os documentos necessários são:
• Cópia do Estatuto Social registrado; • Cópia da Ata registrada; e CNPJ.
Obs.: Anexar a estes documentos um requerimento à Prefeitura do Município onde está situada a Associação.
Após a legalização da Associação, deve ser providenciado:
a) Declaração de Utilidade Pública da Associação (Lei Municipal), por iniciativa de um Vereador ou do próprio Prefeito Municipal, se houver interesse da Associação em beneficiar-se de possíveis subvenções sociais;
b) Carimbo da Associação constando o nome, o CNPJ e a Inscrição Municipal;
c) Impressos timbrados com os dados da Associação (denominação, data de registro, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, número da Lei Municipal que lhe confere Utilidade Pública, endereço, telefone, CEP, logomarca);
d) Livros:
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Livro de Atas de Assembleias Gerais;
Livro de Atas de Reuniões da Diretoria (ou do Conselho de Administração); Livro de Atas de Reuniões do Conselho Fiscal;
Livro de presença de associados em Assembleias Gerais;
Outros livros fiscais, contábeis, trabalhistas, exigidos pela Lei e/ou pelo Regimento Interno da Associação (Consultar escritório de Contabilidade ou o Balcão SEBRAE do município).
Sobre os livros de Atas das Reuniões e das Assembleias:
Todas as reuniões importantes devem ser registradas no Livro de Atas. Este livro se compra nas papelarias e tem que existir em cada Associação. Recomenda-se separar as atas de assembleias das atas de reuniões em livros diferentes. Na primeira folha dos livros tem que ter um “Termo de Abertura” e na última folha um “Termo de Encerramento”.
Ao lado da numeração de todas as páginas, o presidente escreve a sua “rubrica” (assinatura abreviada). Obrigatoriamente tem que ser feito uma ata das assembleias gerais. Quando a Associação elege uma nova diretoria, a ata desta assembleia tem que ser
registrada em Cartório e o nome do novo presidente comunicado à Receita Federal.
Quando se tem a necessidade de substituição de diretores, e também alterações no
estatuto, essas atas devem ser registradas em Cartório.
Obs.: Todas as Atas devem constar nos livros, porém podem ser digitadas, assinadas ao final pelo secretário e presidente da Associação, e anexadas a ela, a lista de assinatura dos presentes. Esse procedimento facilita a leitura e o tramite desse tipo de documento.
4. Declarações
4.1. Imposto de Renda
Toda Associação tem a obrigação de declarar anualmente a sua movimentação financeira para a Receita Federal. Geralmente tem que ser entregue no Banco do Brasil ou na Receita Federal. Esta declaração é preenchida e entregue pela internet, para isto deve-se buscar o apoio de um contador.
A declaração tem que ser feita e entregue à Receita Federal, mesmo que a Associação não tenha feito nenhuma movimentação financeira.
Há uma MULTA por não entregar a Declaração de Imposto de Renda no prazo. As associações em atraso devem regularizar a sua situação, o que só pode ser feito junto a uma Unidade da Receita Federal. A declaração deve ser feita no início do ano, geralmente o prazo é abril ou maio. A multa por não entregar a declaração negativa é de aproximadamente R$ 500,00 por cada ano em atraso.
4.2. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
A declaração da RAIS informa ao governo sobre os empregados da associação. Mesmo que não tenha empregados, é obrigado declarar. O modelo pode ser conseguido na Receita Federal. O prazo geralmente termina em fevereiro. Quem não declara, acumula
10 4.3. GFIP - Guia de recolhimento do FGTS
A guia deve ser entregue na Caixa Econômica até o dia 05 de cada mês. Caso não haja empregados, a ficha é preenchida só na parte de dados da entidade. Procure um contador para ver a melhor forma de resolver mais este obstáculo burocrático.
MODELOS
Livro de Presença
O Livro de Presença serve para recolher as assinaturas das pessoas, presentes nas reuniões e nas assembleias. Usa-se uma folha nova para cada reunião ou assembleia fazendo um risco no espaço que sobrar no final da página. Em cima se escreve a data e motivo da reunião (ex.: Reunião Ordinária, Maio de 1999). Em seguida escreve-se do lado esquerdo os nomes dos presentes com letra bonita. Do lado direito as pessoas respectivas colocam a sua assinatura ou impressão digital. Mais ou menos assim:
Reunião Ordinária, 25 de Maio de 1999.
Nº Nome Assinatura
Obs.: O livro de presença é do mesmo jeito do Livro de Ata, comprado na papelaria. Ele também tem “Termos de Abertura e Encerramento”.
Termo de abertura e encerramento dos livros de atas e presença:
Em geral os livros já vêm com as fichas abaixo, mas caso não venham, o texto pode ser inscrito ou digitado e colado na folha de abertura do livro. O texto deve ficar centralizado, pouco acima do meio da página.
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Exemplo de livro com termo de abertura escrito a mão:
Exemplo de textos para Abertura e Encerramento de Livros:
Termo de Abertura do Livro de Atas
Este livro contém ___ folhas, tipograficamente numeradas, por mim rubricadas, de acordo com o seguinte exemplo: __(fazer rubrica aqui), e servirá para lavrar as atas das assembleias e das reuniões da Associação ___________ .
Local: _______ Data: ______ _________________________ Presidente
12 Termo de Encerramento do Livro de Atas
Este livro contém ___ folhas, tipograficamente numeradas, por mim rubricadas, de acordo com o seguinte exemplo: ______________, e servirá para os fins declarados no termo de abertura.
Local:_________ Data:_______ _________________________ Presidente
Termo de Abertura do Livro de Presença
Este livro contém ___ folhas, tipograficamente numeradas, por mim rubricadas de acordo com o seguinte exemplo: _______, e servirá para registrar a presença dos associados nas assembleias e nas reuniões da Associação ______________.
Local:_______Data:_______ _________________________ Presidente
Termo de Encerramento do Livro de Presença
Este livro contém ___ folhas, tipograficamente numeradas, por mim rubricadas, de acordo com o seguinte exemplo: ________, e servirá para os fins declarados no termo de abertura.
Local: ________Data: _______ _________________________ Presidente
Exemplo de ofício para solicitação de serviços e documentos.
Registro de Ata em cartório:
Ilmo(a). Sr(a). Oficial do Registro de Pessoa Jurídica da Comarca de _______, do Estado do _________.
Eu _________________, brasileiro(a), solteiro(a), maior, infra-assinado, Presidente da Associação: ____________. Venho, mui respeitosamente, requerer a V. Sa. que se digne em proceder o Registro da Ata de Fundação da referida Associação.
Nestes termos, solicito deferimento. Local ___________, Data _________ _________________________ Presidente
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Para solicitação de Inscrição Estadual:
Ilmo(a). Sr(a). Oficial do Registro de Pessoa Jurídica da Comarca de_________, do Estado do _______.
Eu, __________________ , brasileiro(a), casado(a), maior, infra-assinado, Presidente da Associação ___________________, venho mui respeitosamente requerer a V. Sa. que se digne em proceder o Registro da Ata de Renovação da diretoria da referida Associação. Nestes termos, solicito deferimento.
Local ________, Data _________ _________________________ Presidente
Para solicitação de Alvará na Prefeitura:
Exmo. Sr(a). Prefeito Municipal
Eu, _____________________, casado(a), maior, infra-assinado, Presidente da Associação _______________________, vem mui respeitosamente requerer a V. Exa. a Expedição de Alvará para funcionamento da referida Associação.
Nestes termos, solicito deferimento. Local ___________ Data ______ _________________________ Presidente
Para solicitação de renovação do Alvará na Prefeitura: Exmo. Sr(a). Prefeito Municipal
Eu, _____________________, casado(a), maior, infra-assinado, Presidente da Associação _______________________, vem mui respeitosamente requerer a V. Exa. a Renovação de Alvará para funcionamento da referida Associação.
Nestes termos, solicito deferimento.
Local ___________ Data ______ _________________________ Presidente
14 OUTROS INSTRUMENTOS
Balancete Mensal
É uma prestação de contas que os dirigentes da Associação apresentam mensalmente aos associados. Tem uma finalidade muito clara – deixar sempre transparente a administração dos recursos financeiros administrados pela Associação. O Balancete tem um esquema simples: primeiro são anotadas as entradas, ou receitas, quer dizer, todos os recursos que a Associação recebeu naquele período. A seguir, são anotadas as despesas, os gastos efetuados pela Associação. No final, informa-se qual o saldo que resta para o período seguinte. As informações necessárias para a preparação do Balancete serão retiradas do Controle do Movimento do Caixa. No Caixa estão registradas todas as entradas e saídas de dinheiro da Associação.
Relatório de Atividades
Como o nome mesmo já diz, é um instrumento que serve para registrar as principais atividades realizadas num determinado período. A liderança da Associação informa, através do Relatório de Atividades, como vem desenvolvendo seu trabalho à frente da entidade. Nesse relatório se tem a oportunidade de fazer destaques a ações especiais, registrar as dificuldades e desafios a enfrentar e a pensar as perspectivas para a continuidade dos trabalhos. (Ver modelo mais adiante)
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É um instrumento de apoio à gestão da Associação. Nessa matriz estão registrados os elementos que ajudam na condução dos trabalhos, começando pelo Objetivo Geral. Toda a ação da Associação deve ser orientada por um objetivo geral. Em seguida, a matriz traz um plano operacional. Esse plano traz a previsão das atividades que serão realizadas pela Associação.
Quando se pensa num PLANEJAMENTO na associação, evidentemente se quer construir caminhos para resolver um PROBLEMA que está presente no ambiente coletivo. Por isso, antes de raciocinar sobre os caminhos possíveis e preencher a tabela do PLANEJAMENTO deve-se ficar bem claro para todos qual é o PROBLEMA que se quer enfrentar e resolver. Se o Problema for grande demais ou muito complexo ele deve ser subdivido em partes ou etapas. É perda de tempo fazer um Plano Operacional sem saber claramente para onde quer ir, ou seja, o Objetivo que se quer alcançar.
Assim, os RESULTADOS ESPERADOS devem estar diretamente ligados à superação do Problema (ou a parte dele que se decidiu enfrentar) e os INDICADORES são os elementos/fatos/situações que torna claro que o Resultado foi alcançado ou se está avançando ou não na direção do seu alcance.
Quem vai nos dizer se os Indicadores que conseguimos estão na direção dos Resultados Esperados são as paradas estratégicas que precisam ser programadas também no Planejamento, MONITORAMENTO. O Monitoramento, - olhar minucioso - pode se situar tanto entre os Indicadores e os Resultados, como entre os Resultados e os Objetivos e na medida em que se vai ampliando a consciência do que efetivamente se está conseguindo – avanços e dificuldades, - então se vai mexendo no planejamento redefinindo as atividades. Nunca se mexe nos resultados e nos objetivos, o que muda são as Estratégias que se materializam no reordenamento e redefinição dos itens da tabela de planejamento (Plano Operacional) a partir das Atividades.
Modelo de Planejamento Problema 1 – ____________________________________________ Atividade (O QUE) Objetivo (PARA QUE) Metodologia (COMO) Responsável (PESSOA) Local e Data (ONDE/QUANDO) Fonte de recursos
16 Modelo de Controle do Movimento do Caixa
Data Histórico Entrada R$ Saída R$ Saldo R$
01/10/2018 750,00
Saldo Final
Modelo de Balancete Mensal do Mês de _____________________ de _________
RECEITAS R$
Contribuição de Associados Promoções Beneficentes Doações
Convênios / Projetos de Órgãos Públicos Projetos de Outras Instituições
Outras Entradas
Subtotal
Saldo do mês anterior
TOTAL DAS ENTRADAS
DESPESAS R$
Salários de Funcionários
Encargos Sociais sobre Folha de Pagamento Prestação de Serviços
Material de Escritório Água, Luz e Telefone
Despesas com Cursos de Formação Despesas Bancárias
17 TOTAL DAS DESPESAS
SALDO R$
Saldo em Caixa para o mês seguinte Adiantamentos
Saldo em Banco para o mês seguinte TOTAL DO SAL DO
Local ____________Data: ____/____/_______
Responsável por este
Balancete: _________________________________
Visto da Diretoria
Modelo de Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA)
Obs.: É importante que se consulte o contador da associação para preencher o recibo para que os cálculos fiquem corretos e o recolhimento feito dentro dos prazos previsto pela lei. É utilizado para pagamentos de prestadores de serviços a Associação, a exemplo d e pedreiros, contadores e projetistas.
18 Modelo de Ata de reunião mensal
Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Associação X em nove de março de dois mil e oito, na auditório da Associação em sua sede situada na rua tal, Bairro tal e número tal, em Jupi – PE; a reunião foi presidida pelo Tesoureiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Secretário Marcelo Firmino, do Conselho Fiscal Afonso Pereira e Manoel Farias, e os associados (citar os nomes); houve ausência justificadas dos Senhores Tal, tal e tal; inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, havendo ressalva nos seguintes itens, de modo que onde consta (isso) entenda-se (isso outro); em seguida o tesoureiro solicitou ao presidente que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário para as atividades tais e tais para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de um encontro das mulheres rurais sendo liberado uma despesa de mil e duzentos reais para o referido evento; o resultando foi aprovação unânime e aprova imediata autorização de desembolso; o associado Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria; nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
19 Modelo de Relatório de Atividades
Obs.: Esse Relatório deve ser sempre apresentado nas Assembleias (papel timbrado). 1. Dados Gerais
Associação: _________________________________________________ Endereço: ___________________________________________________ CEP: _________ Cidade: _____________ Estado: ___________________ Telefone para contato: ________________ Falar com: ________________
Associados Efetivos
Associados Cooperadores (se for o caso) Associados Honorários (se for o caso) Funcionários (se for o caso)
Voluntários (se for o caso)
Prestadores de Serviço (se for o caso)
2. Relato das Atividades
Descrever as atividades desenvolvidas pela Associação durante o período, destacando os resultados alcançados, o número de pessoas participantes de cada atividade, as dificuldades ocorridas e outros pontos que considerar importantes. Avalie se, pelos resultados, deverão sofrer ajustes ou não.
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3. Destaques do Mês / Desafios e Perspectivas de Continuidade
4. Outras Observações importantes
Local: ____________________________ Data: ____/_______/_______
Assinaturas dos Responsáveis: _____________________________________
OBS.: Os resultados presentes no Relatório devem servir para fazer o Planejamento do mês seguinte.
21 Modelo de Nota Fiscal
Obs. Atenção para o preenchimento correto e o prazo de validade da nota: “data limite para emissão”, bem como deve estar acompanhada dos respectivos recibos de pagamento.
22 Modelo de Controle de Conta Bancária
Obs.: Vale lembrar que o principal controle se dá pelo extrato da conta.
É também fundamental que a Associação tenha uma planilha de gestão de contas a pagar e a receber, para evitar pagar multas por atrasos e esquecer de cobrar dos devedores.
Modelo de Relatório de Contas a Pagar
Fatura Data Vencimento
Data pgto (ou
prevista) Valor Já foi paga
Energia 01/10/2010 30/09/2010 230,00 SIM
Água 01/10/2010 78,00 NÃO
CONTAS A RECEBER
Devedor Data Vencimento
Data pgto (ou
prevista) Valor Já foi paga
01/10/2010 30/09/2010 230,00 SIM
01/10/2010 78,00 NÃO
CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS E EMITIDAS
A Secretaria, responsável por manter a guarda da documentação da Associação, deverá manter uma pasta para correspondências recebidas e outra para as
correspondências emitidas.
Os ofícios emitidos devem seguir uma ordem numérica. Exemplo: Oficio nº 01/2018.
Obs.: Toda documentação da Associação deverá ficar devidamente arquivada na sede da Associação, e sua guarda é de responsabilidade da Secretaria.
23 COMO PROCEDER EM UMA REUNIÃO
A da pauta dos assuntos a serem tratados, deve ser previamente organizada. O ideal é que não se exceda a três assuntos principais, deixando ao final dos assuntos lidos, a abertura da palavra para a Assembleia acrescentar mais algum assunto que deseje.
O tempo das fala de todos os participantes deve ser cronometrado, o ideal é que fique entre dois ou três minutos. Evitando assim que a reunião se torne cansativa e pouco proveitosa.
Após encerramento das falas, deve se seguir os encaminhamentos, definindo inclusive, quem deverá ficar com a responsabilidade por executar cada um dos encaminhamentos, e também o tempo que esse associado (a) terá para resolver a questão.
Na reunião subsequente, a Assembleia deverá ficar ciente dos resultados, sejam parciais ou definitivos, de cada encaminhamento.
