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INNOVATION
THROUGH
• O “Problema”
• O que foi feito
• Desafio para o Continente, a experiência da Link
• Alguns exemplos
Agenda
Link Consulting | Governo Regional dos Açores
O que aprendemos com o projecto do Governo Regional dos Açores
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1) Serviços GRA essencialmente centrados em 3 ilhas 2) Serviços da Saúde e Agricultura, dispersos pelas 9 ilhas
Dificuldade e morosidade na
circulação de informação
entre os diferentes
organismos do Governo
Regional
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O QUE FOI FEITO
•
2001 - DECISÃO POLÍTICA
– Definir toda a infra-estrutura e arquitectura de suporte aos sistemas de informação a implementar a nível do Governo Regional
– Assegurar uma uniformização a nível de todos os Organismos do Governo Regional dos sistemas que viessem a ser implementados
•
2003 – DECISÃO ESTRATÉGICA
– Escolha de uma plataforma tecnológica única de suporte a todos as soluções a implementar na Região, opção por plataforma Microsoft
– Implementação de uma solução, que pela sua natureza fosse transversal a todo o Governo Regional, tendo sido decidido que a área da Gestão Documental era aquela que melhor respondia a esse requisito.
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FASEAMENTO PLANEADO
–
Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro
de cada entidade do Governo Regional dos Açores
–
Porque cada Organismo tem a sua identidade, para cada um
foi efectuado um trabalho de:
• Levantamento de requisitos; • Parametrização específica; • Formação;
• Apoio Local
Projecto do Governo Regional dos Açores
1ª FASE
ESTRUTURAR A INFORMAÇÃO EM CADA ENTIDADE …
Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro de cada entidade do Governo Regional dos Açores
Arquivo Documental e Workflow
Associação ao Processo Registo Encaminhamento
Elaboração da Resposta com Registo automático
Pesquisa de toda a Informação Entrada de Documentos Digitalização Entrada de Formulários Entrada de e-mail Saída de Documentos
DESMATERIALIZAÇÃO COMPLETA
1ª FASEESTRUTURAR A INFORMAÇÃO EM CADA ENTIDADE …
Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro de cada entidade do Governo Regional dos Açores
Projecto do Governo Regional dos Açores
2ª FASE
O GOVERNO COMO UM TODO …
Implementação do módulo de ligação entre instâncias, para assegurar a tramitação electrónica de documentos/processos
Um “Continente” de Informação
Plataforma de Interoperabilidade
Projecto do Governo Regional dos Açores
Cada local tem uma instância da solução de Gestão
Documental, completamente autónoma, sendo assegurada a tramitação electrónica de documentos e processos entre todos os Organismos.
O QUE FOI FEITO:
• Normalização de Procedimentos; • Definição de regras de tramitação de informação; • Disponibilização de Plataforma de Interoperabilidade • Implementação de um Data-Warehouse
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DESAFIO PARA O CONTINENTE
A EXPERIÊNCIA DA LINK
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRAL
–
13 Ministérios
–
+ 320 Organismos da Administração Pública
Central
–
+ de 580.000 funcionários públicos
OUTRAS ENTIDADES
–
Institutos Públicos
–
Empresas Públicas
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA LOCAL
VÁRIAS PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS MÚLTIPLAS SOLUÇÕES DE GESTÃO
DOCUMENTAL
Desafio para o Continente
O grande problema:
Inexistência de
O QUE É URGENTE CONCRETIZAR:
– Concertar a vontade Política;
– Definir os requisitos funcionais e de integração que as aplicações devem possuir para poderem ser utilizadas na AP;
– Definir regras e uniformizar procedimentos;
– Estabelecer normas para a tramitação de informação entre entidades;
– Envolvimento directo de diferentes entidades: AMA, CEGER, DGLB e parceiros tecnológicos.
–
IMPLEMENTAR UMA PLATAFORMA DE
INTEROPERABILIDADE.
ONDE A LINK PODE COLABORAR:
– Conhecimento das organizações, sedimentado
em mais de 200 projectos de desmaterialização
– Competências para a definição e normalização
dos metadados
– Experiência na implementação de plataformas
de Interoperabilidade (GRA, Ministério da
Justiça, Ordem Advogados)
– Capacidade de definir e implementar
plataformas SOA
– Experiência na migração de diferentes sistemas (SmartDocs, FileNet, Gescor, Oracle, SharePoint)
–
PARTILHAR A EXPERIÊNCIA
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VOLTANDO AOS AÇORES
ALGUNS EXEMPLOS
CONTROLO SOBRE TODA A ACTIVIDADE:
– Implementação de um Data Warehouse centralizado, que permite em qualquer momento obter:
• Número de documentos tratados • Total processos em curso
• Tempos médios de resposta
• Tipos de processos em fase de tramitação
• Métricas de produtividade e indicadores para o SIADAP
– Todos os dados estatísticos podem ser obtidos por:
• Direcção Regional • Secretaria Regional
• Agregados a nível do Governo
PEGANDO EM ALGUNS
DADOS, FAÇAMOS UMA
PEQUENA SIMULAÇÃO …
Nº de documentos Registados Nº de Processos que circularam
Nº Processos 3,8 milhões
Cerca de 5,3 milhões
Volume de documentos 2TB
Nº do final de 2012 Nº do final de 2012
Projecto do Governo Regional dos Açores
Valores acumulados no final de 2012
Nº processos que circularam 3.765.306
Nº médio de etapas por processo 4
Nº total de etapas 15.250.892
Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre
secretárias 30.501.784
Em dias 21.182
Em meses 1.926
Projecto do Governo Regional dos Açores
Valores acumulados no final de 2012
Nº processos que circularam 3.765.306
Nº médio de etapas por processo 4
Nº total de etapas 15.250.892
Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre
secretárias 30.501.784
Em dias 21.182
Em meses 1.926
Em anos 160
Projecto do Governo Regional dos Açores
Valores acumulados no final de 2012
Nº processos que circularam 3.765.306
Nº médio de etapas por processo 4
Nº total de etapas 15.250.892
Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre
secretárias 30.501.784
Em dias 21.182
Em meses 1.926
Em anos 160
Mas o dia de trabalho só tem 8h 480
Considerando que este trabalho era executado por um
administrativo que ganhava o salário mínimo 3.693.671,69 €
Redução de Custos
Projecto do Governo Regional dos Açores
EXTRAPOLANDO PARA O
CONTINENTE?
É UM DESAFIO
QUE VOS
DEIXAMOS
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Projecto do Governo Regional dos Açores
Considerando alguns dados:
• População Total: 246.102 Nº utilizadores edoclink PGRA 5.100
• População Activa: 107.900 Nº utilizadores edoclink Saúde 3.000
• Sector Serviços: 67.000 Nº utilizadores edoclink EDA 750 Nº utilizadores edoclink SATA 350 Nº utilizadores edoclink UA 1.500 10.700
