ComuniCação nas
organizações
A comunicação pode fluir em sentido vertical ou horizontal. Quando vertical, pode ser subdividida em ascendente e descendente. Descreveremos a seguir cada uma dessas modalidades de comunicação e como elas ocorrem no contexto organizacional.
A comunicação é descendente quando ela ocorre no sentido vertical de cima para baixo, partindo dos níveis mais elevados até chegar ao nível operacional. Essa modalidade de comunicação ocorre, por exemplo, quando gestores e superiores são responsáveis pela designação de metas, instruções, políticas e procedimentos aos seus subordinados. Assim, a comunicação está, na prática, assumindo o seu papel de “controle”, conforme descrito anteriormente. Esse fluxo é responsável pela implementação das estratégias organizacionais e inclui mensagens, reuniões e mecanismos de feedback. Quando esta mesma comunicação, repassada pelos gestores, sinaliza problemas e dá retorno sobre o desempenho de seus subordinados, está assumindo a função de “motivação”. Essa comunicação vertical de cima para baixo pode tanto ser escrita, quanto oral. Oral por meio de reuniões e escrita utilizando-se de e-mails ou documentos oficiais, por exemplo.
A comunicação vertical ainda pode fluir de baixo para cima, ou seja, pode ser ascendente, quando informações são repassadas aos superiores com relação aos progressos das metas, problemas atuais,
interpessoais e a própria execução das tarefas. A comunicação nessa modalidade pode ocorrer por meio de reuniões de portas abertas, uso autorizado do bypass (uso autorizado de caminhos alternativos), café da manhã com o presidente do Tribunal, vídeo conferência, ouvidoria, emails e outros canais disponibilizados ao público interno.
A comunicação lateral por sua vez, é aquela que dá suporte à gestão. Nesta modalidade, as mensagens, escritas ou orais, são trocadas lateralmente, em um mesmo nível ou em diagonal, alcançando uma ou mais unidades organizacionais. Ocorre entre quaisquer pessoas horizontalmente equivalentes, ou áreas, proporcionando economia de tempo. Reuniões interdepartamentais, equipes de projetos e forças-tarefas são alguns dos mecanismos pelos quais circula a informação nesse tipo de fluxo.
Para favorecer e estimular a comunicação lateral, a conhecida troca de informações entre unidades, o TRE-PA têm investido em novos layouts nos departamentos, com o objetivo de diminuir barreiras físicas e visu-ais e aumentar a interação e a comunicação entre os servidores. Outro mecanismo utilizado, é disponibilização de salas ou mesas de reunião, que favorecem a integração entre as pessoas e os setores dentro de uma organização.
Mais recentemente, as comunicações formais, ascendentes, descen-dentes e laterais, e as informais, têm ganhado uma nova aliada, as redes sociais. Em função da sua especificidade, detalharemos mais a frente esta modalidade de comunicação.
Voltemos à comunicação lateral que, apesar de ser classificada como um meio de comunicação formal, é reforçada por meio de canais infor-mais, a conhecida “rádio cipó” também denominada de “conversas de corredores”. Diferente dos canais formais, que seguem os fluxos indica-dos no organograma, a comunicação lateral, por meio de canais e gru-pos informais, tende a se formar a partir de semelhanças e afinidades pessoais, como por exemplo: times de futebol, vizinhança, hobbys etc. Portanto, esses grupos podem ser formados por servidores de diferen-tes níveis hierárquicos, não seguindo o disposto no organograma da instituição.
Partindo do pressuposto de que os grupos informais são formados por diferentes motivos e afinidades, neles a comunicação tende a se tornar mais direta, mais livre e sem as barreiras. Nesses grupos, as pessoas tendem a se tratar pelo primeiro nome, sem considerar hierarquia ou
Os pronunciamentos informais ou os pronunciamentos formais de gestores são importantes não somente como fonte de motivação, mas principalmente para minimizar ou evitar boatos. Mas afinal de contas, os boatos sempre são prejudiciais no ambiente organizacional? E como eles surgem e se propagam tão rapidamente? Segundo Neves (2000) os boatos se espalham com rapidez em função do seu poder de convencimento, daí a explicação para a expressão “aumentos de um ponto” e a sua permanente mutação. Além disso, o boato reforça o nosso sentimento de estar por dentro do que acontece ao nosso redor, de saber o que os outros sabem e se interessaram em compartilhar conosco, ou seja, os boatos reforçam o nosso sentimento de pertencimento a um grupo/equipe ou à própria organização. Como podemos ver, nem sempre os boatos são sinônimos de problemas.
Vale ressaltar que o canal, seja ele formal ou informal, deve ser escolhido cuidadosamente para garantir a eficiência e o sucesso da comunicação. E, ainda, vale lembrar que na comunicação interpessoal ou organizacional devemos não só nos preocupar com o que está sendo dito, mas também com o que estamos demonstrando por meio dos nossos gestos e expressões. Portanto, precisamos ter cuidado não somente com o que dizemos, mas principalmente com a forma como nos expressamos corporalmente.
Confirmando o que já foi dito anteriormente, a complexidade do processo de comunicação deixa claro que a “comunicação” vai além do simples ato de “informar”. Requer sintonia com o interlocutor e também o esclarecimento por parte deste acerca dos efeitos produzidos pela mensagem.
Podemos, portanto, dizer que a comunicação só é considerada eficaz quando a compreensão do receptor coincide com o significado pretendido pelo emissor. A má escolha dos símbolos, a confusão no conteúdo das mensagens, o canal selecionado inadequadamente, o ruído alto, a amplitude de atenção e o cuidado em decodificar podem ser as causas de distorções nas mensagens. Mas, o que precisa ser feito para que esta compreensão seja alcançada? Veremos a seguir algumas barreiras à comunicação e, em seguida, atitudes essenciais que poderão favorecer uma comunicação simples, rápida e eficaz. Mas, antes disso, veremos a gestão da informação e as diferentes modalidades de comunicação interpessoal a que estamos expostos.
