Plataforma de Gestão de Acessos

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Plataforma

de Gestão

de Acessos

Manual para

Prestadores de

Serviços

El Corte Inglés – Grandes

Armazéns, S.A.

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Índice

I – ADVERTÊNCIAS SOBRE A ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS ... 2

II – REGISTO DA ENTIDADE ... 3

III – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES ... 6

IV – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO ... 18

V – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO ... 19

VI – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ... 20

VII – REQUISITOS MÍNIMOS PARA A PLATAFORMA E TIPOS DE FICHEIROS A ANEXAR ... 24

ANEXO I - OBRAS ... 25

AI.1 – REGISTO DA ENTIDADE ... 25

AI.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES ... 28

AI.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO ... 32

AI.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO ... 32

AI.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ... 32

ANEXO II - VISITANTES ... 33

AII.1 – REGISTO DA ENTIDADE ... 33

AII.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES ... 33

AII.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO ... 37

AII.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO ... 37

AII.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ... 37

ANEXO III – MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ... 38

AIII.1 – REGISTO DA ENTIDADE ... 38

AIII.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES ... 39

AIII.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO ... 43

AIII.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO ... 43

AIII.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ... 43

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I – ADVERTÊNCIAS SOBRE A ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS

1. Para cada “UPLOAD” dos documentos pedidos nas tabelas 2.1.1. e 2.2.1, estes têm de obrigatoriamente estar num único ficheiro,

2. Tenha toda a documentação seguinte digitalizada antes de iniciar um processo.

2.1 DOCUMENTAÇÃO REFERENTE À ENTIDADE, conforme o trabalho que vai realizar:

Tabela 2.1.1 – Documentação a anexar referente à entidade

2.2 DOCUMENTAÇÃO PARA CADA COLABORADOR conforme o trabalho que vai realizar:

Tabela 2.2.1 – Documentação a anexar referente a cada colaborador

Vendedores /

Repositores / Promotores Obras Visitantes

Montagens / Prestação de serviços

Cópia do último recibo X X X

Cópia apólice x

Cópia do último recibo X X

Cópia da apólice X

Certidão permanente Cópia X

Declaração da segurança social Cópia X

Certidão das finanças Cópia X

Alvará de construção civil ou Título de

Registo ou Licença de Actividade Cópia X

Cartão de identificação de pessoa

colectiva Cópia X

Seguro de acidentes de trabalho

Seguro de responsabilidade civil

DADOS E DOCUMENTAÇÃO DA ENTIDADE

Vendedores/Reposit

ores/Promotores Obras Visitantes

Montagens, Prestação de

serviços

Cartão de Contribuinte Cópia x

Documento de Identificação

(BI / CC / Passaporte / Termo de Residência / Outro)

Cópia x x x x Fotocópia do Contrato de Trabalho ou Comprovativo de Admissão na Segurança Social Cópia x Fotocópia do Cartão da

Segurança Social Cópia x

Comprovativo Individual

de Entrega de EPI Cópia x

Comprovativo de

manipulação de máquinas Cópia x

Ficha de Aptidão Médica Cópia x x

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II – REGISTO DA ENTIDADE

COLOCAR O ENDEREÇO:

1. http://elcorteingles.goworkflow.net

Aparece a seguinte imagem:

2. CLICAR em Registar nova entidade e aparece o seguinte imagem:

3. Preencher todos os campos.

3. PRENCHER TODOS OS CAMPOS.

4. ESCOLHER Categoria de serviço.

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4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - VENDEDORES / REPOSITORES / PROMOTORES

NOTA:

 Se escolher Categoria de serviço: OBRAS, ver Anexo Obras.

 Se escolher Categoria de serviço: VISITANTES, ver Anexo VISITANTES.  Se escolher Categoria de serviço: MONTAGEM / PRESTADOR DE

SERVIÇOS.

4.1.1 Aparecem a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos.

ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload).

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4.1.2 ANEXAR a Fotocópia do último Recibo de pagamento de Seguro de Acidentes de Trabalho:

4.1.2.1 CLICAR em SELECT FILES, anexa-se o ficheiro e aparece:

4.1.2.2 CLICAR em UPLOAD FILES e aparece:

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III – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES

1. Colocar no quadro seguinte o Username e Password que recebeu e CLICAR em ENTRAR.

Username

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2. Seleccionar / CLICAR em DASHBOARD e seguidamente em CRIAR PROCESSO

3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em VENDEDORES / REPOSITORES / PROMOTORES

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4.1 CLICAR em Equipa

4.2 CLICAR em NOVA EQUIPA

Atribuir um NOME à equipa (este passo tem que se fazer mesmo que seja para um único colaborador)

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4.3 CLICAR em ADICIONAR EQUIPA.

4.4 CLICAR em Colaboradores (após a criação da equipa, passamos à fase de introduzir os colaboradores que formam a equipa)

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4.5 CLICAR em NOVO COLABORADOR

4.5.1 Preencher os campos que estão em quadrado vermelho Número atribuído pelo ECI a Vendedores / Repositores / Promotores

4.5.2 Anexar documentação:

NOTA: Colocar o número de CC, BI, Passaporte, Termo de Residência, Número atribuído pelo ECIGA no caso de Vendedores / Promotores /

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a) CLICAR em SELECT FILES, anexa-se o ficheiro BI / Passaporte / Termo de Residência. (NOTA: O procedimento para anexar a Ficha de Aptidão Médica é igual)

b) CLICAR UPLOAD FILES para o ficheiro ficar anexado. (NOTA: O procedimento para anexar a Ficha de Aptidão Médica é igual)

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4.5.4 Terminar o preenchimento e introduzir no campo em aberto a data do exame médico, se aplicável.

Colocar certo (visto)

CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem –

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NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder aos 5 passos descritos no ponto 4.5.

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4.7 CLICAR no PROCESSO (179 – Vendedores / Repositores / Promotores – Roma)

4.8 CLICAR em Recolha de dados da entidade 4.8.1 Seleccionar local

Preencher campos em aberto

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4.8.2 Escolher colaboradores para a intervenção programada anteriormente. CLICAR em REGISTAR COLABORADOR

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IV – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO

Para verificar o estado do processo, entre na plataforma através do

, usando a password e username que lhe foi atribuída e

http://elcorteingles.goworkflow.net

clique no Workflow e no processo pretendido, caso os quadrados de recolha de dados da entidade e de validação de dados estejam verdes o processo foi autorizado.

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V – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO

Quando o prestador de serviços já tem histórico de acesso nesta plataforma os futuros acessos são mais simplificados. Tem que executar os passos descritos neste manual a partir do capítulo II.

V.1 – Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e com os mesmos colaboradores No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade, Vendedores / Promotores / Repositores e os colaboradores forem os mesmos que já foram inseridos em anteriores acessos, executa o passo 2, 3, 4.6 a 4.8 do capítulo II.

V.2 – Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e se algum colaborador for novo No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade, Vendedores /

Promotores / Repositores e se algum dos colaboradores for novo, executa o passo 2, 3, 4.4 a 4.8 do capítulo II.

V.3 – Aceder para realizar outro tipo de actividade

No caso de pretender aceder para realizar outro tipo de actividade: Obras, Visitantes e Montagens / Prestadores de Serviços execute o passo 1 do capítulo II e a seguir:

 CLICAR em Entidades

 Coloque um certo (visto) na actividade pretendida (ATENÇÃO: Se tiver outro visto noutra actividade retirá-lo)

Prossegue com o preenchimento da informação solicitada (ver neste manual o anexo respectivo à CATEGORIA DE SERVIÇO que seleccionou).

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VI – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA

1. Actualização de documentos de entidade caducados para a categoria VENDODRES / PROMOTORES / REPOSITORES.

Entrar na Plataforma GEAC (http://elcorteingles.goworkflow.net)

Colocar o Username e Password que recebeu e CLICAR em ENTRAR.

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1.1 CLICAR em entidade

Alterar e/ou anexar os campos e documentos desactualizados.

No decorrer do processo vá clicando em ACTUALIZAR ENTIDADE, para que os novos dados fiquem devidamente gravados.

Para sair do menu Entidade, CLICAR na seta do lado superior esquerdo. NOTA: No caso de ter documentação desactualizada pertencente a outro tipo de actividade: Obras, Visitantes e Montagens / Prestadores de Serviços, realiza o mesmo procedimento mudando apenas o visto para a actividade pretendida.

2. Actualização de documentos de colaboradores caducados para a categoria VENDODRES / PROMOTORES / REPOSITORES,

CLICAR em Colaboradores.

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2.1 Alterar e/ou anexar os campos e documentos desactualizados.

No decorrer do processo vá clicando em ACTUALIZAR COLABORADOR, para que os novos dados fiquem devidamente gravados.

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(25)

VII – REQUISITOS MÍNIMOS PARA A PLATAFORMA E TIPOS DE

FICHEIROS A ANEXAR

VII.1 – Requisitos mínimos a nível de software e hardware

Os requisitos mínimos a nível de software é : Internet Explorer 8, Google Chrome, Adobe Acrobat Reader 9, Windows XP.

Na tabela seguinte estão os requisitos mínimos a nível de hardware.

Microsoft Windows Mac OS X Linux

Processador

Processador Intel Pentium 4 de 2,33 GHz, AMD Athlon 64 2800+ ou mais rápido (ou equivalente) Processador Intel Core Duo de 1,33 GHz ou mais rápido Processador Intel Pentium 4 de 2,33 GHz, AMD Athlon 64 2800+ ou mais rápido (ou equivalente)

Memória 1 GB de RAM mínimo 1 GB de RAM

mínimo 1GB de RAM mínimo

VII.2 – Tipos de Ficheiros a anexar

São permitidos os seguintes tipos de ficheiro: - PDF; - Ficheiros Word (DOC; DOCX) - Ficheiros Excel (XLS; XLSX) - Ficheiros Powerpoint (PPT; PPTX) - Imagens (JPG; PNG; GIF; TIFF; BMP) - OUTROS (TXT; CSV).

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ANEXO I - OBRAS

AI.1 – REGISTO DA ENTIDADE

Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - OBRAS

4.1.1 Aparece a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos e os ficheiros anexados (ver na imagem como se anexam ficheiros).

(27)

4.1.2 EXEMPLO: Anexar Fotocópia da Declaração da Segurança Social: 4.1.2.1 CLICAR em SELECT FILES, anexa

-se o ficheiro e aparece:

4.1.2.2 CLICAR em UPLOAD FILES e aparece:

4.1.2.3Os outros ficheiros anexam-se rep2tindo o procedimento dos passos 4.1.2.1 a 4.1.2.2.

ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload).

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(29)

5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE.

6. RECEBERÁ NO ENDEREÇO DO Email: Username e Password – Ver passo 6 do capítulo I deste manual.

AI.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES

Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em OBRAS

(30)

Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

4.5.1 Preencher os campos que estão em quadrado vermelho.

(31)

4.5.3 Preencher questionário

EXEMPLO: ANEXAR ficheiro da

Fotocópia do Cartão do Cidadão. a) CLICAR em SELECT FILES,

anexa-se o ficheiro

b) CLICAR UPLOAD FILES para o ficheiro ficar anexado

NOTA: Para anexar os outros ficheiros repetir o procedimento da alínea a) e b).

ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload).

(32)

(33)

Execute os passos de 4.6 a 4.8 do capítulo II deste manual.

AI.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO

Executar conforme está descrito no capítulo III deste manual.

AI.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO

Executar conforme está descrito no capítulo IV deste manual.

AI.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA

Executar conforme está descrito no capítulo V deste manual.

NOTA:

 Os campos a preencher e os documentos a anexar da entidade são os referidos em AI.1.

 Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos em 4.5.2 do capítulo AI.2 deste manual.

(34)

ANEXO II - VISITANTES

AII.1 – REGISTO DA ENTIDADE

Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - VISITANTES

5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE:

AII.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES

Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

(35)

Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

(36)

4.5.2 Anexar documento:

Colaborador adicionado com sucesso).

NOTA: A anexação do documento é efectuada conforme está descrito no 4.5.2 do capítulo II deste manual.

(37)

4.5.5 Clicar em VOLTAR

(38)

Execute os passos de 4.6 a 4.8 do capítulo II deste manual.

AII.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO

AII.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO

AII.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA

NOTA:

Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos

em 4.5.2 do capítulo AII.2 deste manual.

(39)

ANEXO III – MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

AIII.1 – REGISTO DA ENTIDADE

Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

4.1 ESCOLHER Categoria de serviço – MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.1.1 Aparece a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos e os ficheiros anexados (ver na imagem como se anexam ficheiros).

(40)

5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE.

AIII.2 – PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES

Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

(41)

Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da

seguinte forma:

(42)

4.5.1 Anexar documentação:

Colaborador adicionado com sucesso).

NOTA: A anexação do documento é efectuada conforme está descrito no 4.5.2 do capítulo II deste manual.

(43)

4.5.4 Clicar em VOLTAR

(44)

AIII.3 – VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO

AIII.4 – SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO

AIII.5 – ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA

NOTA:

 Os campos a preencher e os documentos a anexar da entidade são os referidos em AIII.1.

 Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos em 4.5.2 do capítulo AIII.2 deste manual.