Paulo Nicola Paulo Nicola
Paulo Nicola
O U
SO DE
P
LATAFORMAS
G
RATUITAS
P
ARA
G
ESTÃO
C
OLABORATIVA DE
P
ROJECTOS
A
TRAVÉS DA
W
EB
:
UMA SIMPLES ANÁLISE COMPARATIVA E DEMONSTRAÇÃO SUMÁRIA
DE FUNCIONAMENTO
O U
O U
SO DE
SO DE
P
P
LATAFORMAS
LATAFORMAS
G
G
RATUITAS
RATUITAS
P
P
ARA
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G
G
ESTÃO
ESTÃO
C
C
OLABORATIVA DE
OLABORATIVA DE
P
P
ROJECTOS
ROJECTOS
A
A
TRAV
TRAV
É
É
S DA
S DA
W
W
EB
EB
:
:
UMA SIMPLES AN
UMA SIMPLES AN
Á
Á
LISE COMPARATIVA E DEMONSTRA
LISE COMPARATIVA E DEMONSTRA
Ç
Ç
ÃO SUM
ÃO SUM
Á
Á
RIA
RIA
DE FUNCIONAMENTO
DE FUNCIONAMENTO
Reunião da Unidade de Epidemiologia
Há um ano atrás…
Há um ano atrás…
Reunião da
Unidade de Epidemiologia 19 de Março de 2008
C
ONSTRUÇÃO E
U
TILIZAÇÃO DE
E
SPAÇO
W
IKI
P
ARA
T
RABALHO
C
OLABORATIVO E
D
OCÊNCIA
Paulo Nicola 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinalePara quê a gestão de
projectos…
Para quê a gestão de
projectos…
Golub's Laws of Computerdom
z
Fuzzy project objectives are used to avoid
embarrassment of estimating the
corresponding costs.
z
A carelessly planned project takes three times
longer to complete than expected; a carefully
planned project takes only twice as long.
z
The effort required to correct course increases
geometrically with time.
z
Project teams detest weekly progress reporting
because it so vividly manifests their lack of
progress.
Golub's Laws of Computerdom
z
Fuzzy project objectives are used to avoid
embarrassment of estimating the
corresponding costs.
z
A carelessly planned project takes three times
longer to complete than expected; a carefully
planned project takes only twice as long.
z
The effort required to correct course increases
geometrically with time.
z
Project teams detest weekly progress reporting
because it so vividly manifests their lack of
progress.
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinalePara quê a gestão de
projectos…
Para quê a gestão de
projectos…
A minha favorita:
Fast – cheap – good
You can have any two.
A minha favorita:
Fast – cheap – good
You can have any two.
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Necessidades para a gestão de
projectos (em investigação)…
Necessidades para a gestão de
projectos (em investigação)…
z
Tarefas em sequência
zTarefas em paralelo
z
Interdependência de tarefas
z
Baixo controlo nas dependências
externas – reagendamento de
prazos
z
Vários recursos humanos envolvidos
zVários projectos envolvidos
z
Grande necessidade de controlo
orçamental
z
Estrutura Divisional por Projectos
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Necessidades para a gestão de
projectos (em investigação)…
Necessidades para a gestão de
projectos (em investigação)…
Estrutura Divisional por Projectos
Agrupamento numa mesma unidade
pessoas que realizam tarefas
associadas a um mesmo projecto.
É um tipo de estrutura muito utilizada
quando a organização trabalha por
projectos sendo necessária a
constituição de equipas
multidisciplinares para a realização de
cada projecto.
A principal vantagem deste tipo de
estruturas é a elevada especialização
conseguida ao nível de cada projecto.
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Programas informáticos para a
gestão de projectos
Programas informáticos para a
gestão de projectos
Inclui uma lista vasta de vários tipos de
software/funcionalidades
z Organização de tarefas z Controlo de custos z Gestão de orçamentos z Gestão de recursos z Colaboração z Comunicação, documentação z Gestão da qualidade z Administraçãocom o objectivo de lidar com a
complexidade de (grandes) projectos.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_software) 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
1.
Organização de tarefas
1. A tarefa é a unidade básica do projecto 2. Uma tarefa pode estar associada a
1. Uma ou mais pessoas
2. Uma duração
3. Um calendário
4. Um custo
5. Necessidades logísticas
6. Ser parte de um objectivo
7. Ser repartida em passos (sub-tarefas)
8. Um indicador de progresso
9. Um status, comentários, documentos
10.Um sistema de notificação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
1.
Organização de tarefas
3. As principais dificuldades são:
1. Estabelecer que tarefas dependem
de outras (reagendamento, critical
paths)
2. Atribuir pessoas a várias tarefas, e
calcular marcação + carga de trabalho total
3. Lidar com a incerteza da duração
de cada tarefa
4. Gerir as tarefas para corresponder
a vários prazos em simultâneo
(http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_software) 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
O que pode fazer um programa
de gestão de projectos?
2.
Devolver informação
1. Visão geral de quanto tempo o projecto
demorará a estar completo (gantt)
2. Lista de tarefas por pessoa, calendário
de tarefas por pessoa
3. Informação sobre a carga de trabalho
(por pessoa, por grupo [ex. férias])
4. Aviso precoce de riscos para o projecto
5. Custos
6. Ponto de situação na execução do
projecto (planeado vs real) e do orçamento 7. Histórico (http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_software) 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Tipos de software de gestão
Tipos de software de gestão
1.
Desktop (locais)
É o mais rápido e graficamente mais rico.
Alguns permitem um nivel de colaboração
entre utilizadores (dificilmente em
simultâneo).
2.
Baseados na web
Pode ser acedido pela web, sem instalação
de software.
Naturalmente para múltiplos utilizadores
Mais lento.
Alguns programas permitem versões
“offline”.
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1Tarefas e subtarefas
1Calendário
1Recursos e emails
1Orçamento
1Tempos
1Exportação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software
1.
Gratuitos
1.
São como os almoços grátis… não
existem.
2.
Muitos são SaaS (Software as a
Service)
3.Compromissos…
2.Tarefas e subtarefas
3.Calendário
4.Recursos e emails
5.Orçamento
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software
z
Gratuitos
1.
Tarefas e subtarefas
1.
Níveis hierárquicos
2.
Copia de conjuntos de tarefas
3.Página de tarefas por pessoa
4.
Custos, tempos, recursos, logística
5.Comentários, tags, documentos
2.
Calendário
3.Recursos e emails
4.Orçamento
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1.Tarefas e subtarefas
2.Calendário
1.Das tarefas
2.Por recurso
3.Gantt
3.Recursos e emails
4.Orçamento
5.Tempos
6Exportação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
Gráficos de Gantt
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
Gráficos de Gantt
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
Gráficos de Gantt
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
Gráficos de Gantt
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1.Tarefas e subtarefas
2.Calendário
3.Recursos e emails
1.Notificação automática
2.To do list
4.Orçamento
5.Tempos
6.Exportação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
“Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up — not when it
blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on
them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and
reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you're doing (and not doing) at any time.”
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done z
Collect
zProcess
zOrganize
zReview
zDo
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
1.
Collect
1.
Descarregar as preocupações da cabeça
2.“Depositar” em listas
3.
Rever / esvaziar semanalmente
2.
Process
3.Organize
4.Review
5.Do
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
1.
Collect
2.
Process
1.
Construir sequências de trabalho
(workflow) rígidas
2.
Começar no topo
3.
Fazer uma coisa de cada vez
4.
Nunca introduzir novos itens (vão para
o balde)
3.Organize
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
1.
Collect
2.
Process
5.
Se algo de novo requer acção:
1. Faça-o se demora menos que 2 min, OU
2. Delegue-o, OU
3. Atrase-o
6.
Se algo de novo não requer acção
1. Registe-o, para referência, OU 2. Deite-o for a, OU
3. Incube-o para mais acção posterior (balde).
3.
Organize
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
1.
Collect
2.
Process
6.
Se algo demora 2 min a ser realizado,
deve ser feito de imediato – é o mesmo
tempo que demora a ser atrasado ou
registado.
3.Organize
4.Review
5.Do
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
1.
Collect
2.
Process
3.
Organize
1.
Lista de próximos passos
2.Projectos – a organizar
3.À espera de…
4.Talvez um dia…
4.Review
5Do
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done 1.
Collect
2.Process
3.Organize
4.Review
1.Semanal
2.
Manter a ordem das tarefas
5.
Do
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done 1.
Collect
2.Process
3.Organize
4.Review
5.Do
1.
Tempo e espaço rigidamente reservado
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
GTD – Getting Things Done
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done z
Collect
zProcess
zOrganize
zReview
zDo
Software
http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1.Tarefas e subtarefas
2.Calendário
3.Recursos e emails
4.Orçamento
1.Previsto
2.Executado
5.Tempos
6.Exportação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1.Tarefas e subtarefas
2.Calendário
3.Recursos e emails
4.Orçamento
5.Tempos
1.Calendário
2.Duração
6.Exportação
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleO que eu procurei num software
de gestão de projectos…
O que eu procurei num software
de gestão de projectos…
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software zGratuitos
1.Tarefas e subtarefas
2.Calendário
3.Recursos e emails
4.Orçamento
5.Tempos
6.Exportação
1.
Não só dos relatórios, mas dos dados.
2.Backup
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleProgramas “
gratuitos
”
Programas “
gratuitos
”
https://projectplace.com
z Apenas 1 projecto é gratuito, limitado a 3 utilizadores
z Permite comunicação e interactividade entre os membros
da equipa – online meetings
z Exporta para Word e do Excel relatórios dos projectos z Permite atribuir tempos
z Permite vários recursos por tarefa, com tempos parciais z Permite tempos estimados
z Permite gantt por recursos z Publicação de status na Web z Carrega files
z Tem custo por recurso/tempo
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Programas “
gratuitos
”
Programas “
gratuitos
”
http://www.planzone.com/
z Versão gratuita: até 2 projectos, 5 membros
z Tem horas alocadas, e % de completo, num esquema
gantt (assume 100% do tempo)
z Tem sistema de emails alerts, mensagens e reports
diários
z Não tem custos z Exporta para Excel z É intuitivo 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Programas “
gratuitos
”
Programas “
gratuitos
”
http://www.planzone.com/
z Versão gratuita: até 2 projectos, 5 membros
z Tem horas alocadas, e % de completo, num esquema
gantt (assume 100% do tempo)
z Tem sistema de emails alerts, mensagens e reports
diários
z Não tem custos z Exporta para Excel z É intuitivo 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Programas “
gratuitos
”
Programas “
gratuitos
”
https://www.myclientspot.com
z Permite 2 projectos até 5 utilizadores z Não tem cálculo de custos
z Tem um task timer
z Tem um calendário de eventos z Exporta tempos para o excel
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Programas “
gratuitos
”
Programas “
gratuitos
”
http://www.veoproject.com
z Versão gratuita até 5 Documentos/projectos
z Aceita subnívels que permitem subdividir o project z Aceita reminders
z Tem um calendário
z Aceita a adição de campos às tarefas, como tempos
estimados, e custos.
z Permite criar templates de relatórios, incluindo as
variáveis criadas. 1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
Finale…
Finale…
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleFinale…
Finale…
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleFinale…
Finale…
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) FinaleDefinição de
gestor de projecto
Definição de
gestor de projecto
If you're 6 months late on a milestone
due next week but really believe you can
make it, you're a project manager.
1) Para quê? 2) Necessidades 3) Programa informático 4) Procura 5) Programas gratuitos 6) Finale
