Treinamento do
Microsoft
®Office
Outlook
®2007
Noções básicas sobre o
calendário
Conteúdo do curso
•
Visão geral: tudo sobre suas opções
•
Lição 1: use o calendário corretamente
•
Lição 2: além das noções básicas
Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e
perguntas de teste.
Visão geral: tudo sobre suas opções
Em contraste com um calendário em papel, o Outlook 2007 oferece muitas opções para manter controle do seu tempo.
Por exemplo, a entrada do calendário é uma reunião ou um compromisso? Ela ocorrerá uma vez ou se repetirá? Ela deve ser
marcada como ocupado, livre ou provisório? Neste curso, você aprenderá sobre os
recursos essenciais do calendário do
Outlook, descobrir como agendar atividades com eficiência e ver como manter o controle de datas importantes com recorrência e
Objetivos do curso
•
Usar o tipo certo de entrada do calendário para cada
ocasião.
•
Use lembretes para recordar-se de atividades.
•
Use recorrência para agendar rapidamente atividades que
ocorrem mais de uma vez.
•
Use cores e indicadores de disponibilidade de tempo para
mostrar entradas de calendário de acordo com suas
Lição 1
Use o calendário corretamente
Você tem quatro diferentes opções para agendar entradas de calendário do Outlook : compromissos, reuniões, eventos, e tarefas.
Sua opção de entrada dependerá de quem mais está envolvido e de como você deseja que a entrada
apareça.
Selecionando entradas no calendário diretamente, você saberá rapidamente o que está acontecendo, quando e com quem.
Veja seu calendário
As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá-lo.
Existem duas maneiras rápidas de ver o calendário. Você pode clicar em Calendário no Painel de
Veja seu calendário
As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá-lo.
Ou você pode clicar em uma data no Navegador de Data, que está localizado na parte superior da Barra de Tarefas
Veja seu calendário
Quando o seu calendário estiver sendo exibido, será possível usar os botões na parte superior da janela para mostrar ou ocultar detalhes.
Você clica em Dia, Semanaou Mês para alternar rapidamente entre os modos de exibição.
Avançar e Voltar são botões que permitem mover-se
facilmente pelo calendário. A imagem mostra as opções:
Conheça suas opções
Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de
entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível.
Compromisso. Um compromisso é uma atividade que
envolve apenas você em uma hora agendada.
Reunião. Uma reunião também ocorre em um horário
agendado. Mas você convida outras pessoas usando uma solicitação de reunião enviada por email.
Conheça suas opções
Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de
entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível.
Evento. Um evento é uma atividade que dura o dia todo.
Ao contrário de um compromisso ou uma reunião, um evento não bloqueia um horário no calendário. Portanto, outras entradas ainda podem aparecer em sua agenda nesse dia.
Conheça suas opções
Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de
entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível.
Tarefa. Uma tarefa é uma atividade que envolve apenas
você e que não precisa de um horário agendado. Uma novidade no Outlook 2007 é uma área nos modos de exibição Dia e Semana do calendário que mostra tarefas.
Apenas você? Use um compromisso
Use um
compromisso
quando souber que estará ocupado, mas que ninguém mais estará envolvido.
Por exemplo, convém bloquear um horário para
pesquisa em um projeto, para redigir um relatório ou
para realizar uma incumbência no caminho de casa para o trabalho.
Apenas você? Use um compromisso
A imagem ilustra as etapas.
No modo de exibição Dia, repouse o cursor sobre o horário desejado no seu calendário e clique.
Digite os detalhes.
Se precisar de mais tempo para seu compromisso,
bastará arrastar a alça para tornar o compromisso mais demorado.
Quando há outros envolvidos, é uma reunião
Uma reunião ocorre em um horário
agendado e inclui outras pessoas e um local de reunião.
Uma reunião no seu calendário pode ser configurada por você ou pode ser criada com base em um convite enviado por outra pessoa.
As reuniões aparecem no seu calendário e nos calendários de outras pessoas envolvidas.
Quando há outros envolvidos, é uma reunião
No seu calendário, você pode ver a
diferença entre uma reunião e um compromisso pelas informações na entrada de reunião. O local da reunião. O nome do organizador.
Quando há outros envolvidos, é uma reunião
No seu calendário, você pode ver a
diferença entre uma reunião e um
compromisso pelas informações na
entrada de reunião.
Uma reunião no Outlook é configurada com a ajuda de uma solicitação de reunião, que é enviada para os participantes da reunião via email.
Enriqueça seu dia com um evento
Um evento permite que você observe atividades que duram todo o dia.
Eventos não ocupam horários agendados em seu
calendário; em vez disso, eles aparecem em faixas na parte superior da data que você especificar.
Por exemplo, na imagem, a Conferência Contoso é um evento que dura três dias, enquanto o Aniversário é um evento que dura um dia.
Enriqueça seu dia com um evento
Use um evento
quando desejar inserir uma atividade em um dia específico, sem ter de ocupar todos os horários do
calendário.
São apresentadas a seguir algumas atividades para as quais você pode usar um evento:
• Conferências, viagens de negócios ou férias com duração de um dia ou mais
Controle suas tarefas
Uma tarefa é uma entrada para qualquer atividade que você deseja ver no seu calendário, mas que não precisa ser
agendada em um horário específico ou durar o dia inteiro.
Por exemplo, se você tiver várias incumbências, insira cada incumbência como uma tarefa. (Você verá a área de Tarefas quando exibir o calendário no modo de exibição Dia ou
Semana.)
Quando concluir a tarefa, marque-a como concluída. Uma
tarefa concluída aparece riscada no dia em que foi concluída, o que permite uma verificação rápida de tudo o que foi realizado nesse dia.
Controle suas tarefas
Você pode inserir uma tarefa com uma data de início e uma data de término
agendadas.
Se você não concluir uma tarefa na data de conclusão, ela avançará automaticamente e aparecerá na data atual até que a tarefa seja agendada novamente ou marcada como concluída.
Sugestões para a sessão prática
1. Exibir o calendário.
2. Criar um compromisso.
3. Fazer uma reunião.
4. Criar um evento.
5. Criar uma tarefa.
Teste 1, pergunta 1
Para acessar o calendário, é necessário sair do Outlook e reiniciá-lo. (Selecione uma resposta.)
1. Verdadeiro. 2. Falso.
Teste 1, pergunta 1: resposta
Falso.
Há muitas maneiras de acessar o calendário. Reiniciar o Outlook não é uma delas.
Teste 1, pergunta 2
Qual destes itens deve ser agendado como um evento no calendário? (Selecione uma resposta.)
1. Uma festa das 16:00 às 18:00. 2. Um aniversário.
Teste 1, pergunta 2: resposta
Um aniversário.
Seu aniversário ou o de outra pessoa acontece o dia inteiro e é para isso que servem os eventos. A vantagem de usar um evento é que é possível mostrar o evento na parte superior do dia no calendário. Você se lembrará do evento, e o horário do calendário ainda continuará
Teste 1, pergunta 3
Que tipo de entrada do calendário você usaria se outras
pessoas de seu trabalho estivessem envolvidas? (Selecione uma resposta.)
1. Uma reunião.
2. Um compromisso. 3. Um evento.
Teste 1, pergunta 3: resposta
Uma reunião.
Uma reunião é o que você usa quando outras pessoas estão envolvidas.
Lição 2
Além das noções básicas
Anotar um item em um calendário de papel é muito fácil. Mas, e se for algo que ocorre no primeiro dia de cada mês no
próximo ano? Seria preciso gravar as
mesmas informações doze vezes.
Já não parece tão fácil, não é mesmo? Talvez você prefira criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasiões. Nesta lição, você aprenderá como.
Você também descobrirá como o calendário do Outlook pode lembrá-lo de seus compromissos, ajudá-lo a fazer mais em menos tempo e mostrar seu tempo disponível para outras pessoas.
Uma vez não basta: recorrência
Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que
precisa ser inserido diversas vezes.
Para informar ao Outlook que um compromisso, reunião ou evento deve se repetir ao longo do tempo, use o
recurso de Recorrência . A freqüência da atividade é conhecida como padrão de recorrência.
Como mostra o compromisso "Exercício", na imagem, um compromisso recorrente aparece repetidamente e
Uma vez não basta: recorrência
Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que
precisa ser inserido diversas vezes.
Para configurar um padrão de recorrência, abra o
compromisso e clique no botão Recorrência do grupo
Abrir uma entrada recorrente
Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes ou fazer alterações.
Aparece uma mensagem, como a mostrada na imagem, com duas opções:
• Abrir esta ocorrência. Escolha esta opção quando desejar ver ou alterar uma instância, não a série inteira.
Abrir uma entrada recorrente
Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes oufazer alterações.
Depois de abrir a série, altere seu padrão de recorrência clicando no botão Recorrência na guia Compromisso .
Lembrando-se com lembretes
Quando você criar qualquer tipo de
entrada de calendário, um lembrete será
configurado
automaticamente.
Por padrão, o Outlook notificará você sobre
compromissos e reuniões 15 minutos antes que comecem.
Lembrando-se com lembretes
A imagem mostra as etapas de alteração do horário do lembrete para qualquer entrada de calendário.
Clique duas vezes no compromisso para abri-lo.
Na caixa Lembrete da guia Compromisso , escolha o horário do lembrete.
Lembrando-se com lembretes
Deseja saber sobre lembretes de
eventos?
Embora você não possa alterar essa definição automática, é possível usar as mesmas etapas
mostradas na imagem para alterar lembretes de eventos específicos.
O Outlook avisará sobre os eventos 18 horas antes do início.
Organize-se com as categorias coloridas
Quer que os aniversários atraiam sua atenção e que os compromissos pessoais sejam
diferenciados dos compromissos profissionais?
O Outlook permite fazer isso.
Apresentando…categorias coloridas!
As categorias coloridas permitem que suas cores sejam nomeadas (e que esses nomes sejam alterados sempre que desejar). Use cores para destacar
Organize-se com as categorias coloridas
Se foram usados rótulos no Outlook 2003 para
codificarsuas entradas de calendário por cor, você poderá se
perguntar se precisará editar individualmente cada item do
calendário para usar o novo sistema.
Felizmente, a resposta é não.
Na atualização do Outlook 2007, os rótulos de
calendário serão atualizados automaticamente para as categorias coloridas.
O horário de almoço é flexível? Mostre isso.
Ao agendar uma reunião, é necessário escolher um horário em que as pessoas possam participar.O Outlook permite que você e seus colegas informem uns aos outros quem está ocupado, quem está fora do escritório, quem está livre e quando.
A cor da borda de uma entrada do calendário indica se esse horário está agendado como disponível, ocupado, provisório ou ausente.
O horário de almoço é flexível? Mostre isso.
Novos compromissos e reuniões são inseridos automaticamente como ocupados, e eventos são automaticamente inseridos como disponíveis.Mantendo essas informações atualizadas e precisas, será possível tirar proveito de recursos que permitem compartilhar sua agenda com outras pessoas.
• Se a definição do horário for alterada de um evento de disponível para qualquer outro tipo, todo o dia do evento aparecerá
sombreado.
• Se você alterar a definição do horário de uma reunião que não foi criada por você, sua alteração será substituída caso o organizador da reunião atualize o horário agendado da reunião.
Observações
Sugestões para a sessão prática
1. Criar entradas de prática no calendário.
2. Exibir o horário do lembrete e alterar um lembrete.
3. Criar um compromisso recorrente.
4. Alterar uma instância de um compromisso recorrente.
5. Organizar com cores.
6. Alterar a forma como os horários são exibidos.
7. Compartilhar sua disponibilidade por email (opcional). Sessão prática online (requer o Outlook 2007)
Teste 2, pergunta 1
Você clicou duas vezes em um compromisso recorrente para alterá-lo. É exibida uma caixa de diálogo com duas opções. Qual opção permite alterar os detalhes de todas as instâncias do compromisso? (Selecione uma resposta.)
1. A opção Abrir esta ocorrência .
2. A opção Abrir todos os compromissos. . 3. A opção Abrir a série .
Teste 2, pergunta 1: resposta
A opção Abrir a série .
Teste 2, pergunta 2
É possível usar categorias coloridas para codificar entradas de calendário por cor. (Selecione uma resposta.)
1. Verdadeiro. 2. Falso.
Teste 2, pergunta 2: resposta
Verdadeiro.
Teste 2, pergunta 3
Você tem uma reunião regular que ocorre no primeiro dia de cada mês. Essa reunião é realizada em todos os meses do ano. Quantas vezes será preciso digitar os detalhes da reunião? (Selecione uma resposta.)
1. Uma vez. 2. 12 vezes. 3. 365 vezes.
Teste 2, pergunta 3: resposta
Uma vez.
Insira a reunião uma única vez e defina sua recorrência como Mensal no primeiro dia do mês, encerrando após um ano. Em seguida, digite os detalhes, também só uma vez. Como você a configurou como uma
