Gestão da informação no arquivo geral da UFRN: fluxo e tratamento dos processos de aposentadoria de 1965 a 2002

Texto

(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO. MARIA LUZINETE DE MEDEIROS. GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO ARQUIVO GERAL DA UFRN: FLUXO E TRATAMENTO DOS PROCESSOS DE APOSENTADORIA DE 1965 A 2002. NATAL/RN 2017.

(2) MARIA LUZINETE DE MEDEIROS. GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO ARQUIVO GERAL DA UFRN: FLUXO E TRATAMENTO DOS PROCESSOS DE APOSENTADORIA DE 1965 A 2002. Dissertação a ser apresentada ao Programa de Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento. Linha de Pesquisa: Informação e Conhecimento na Sociedade Contemporânea Orientadora: Profa. Dra. Luciana Moreira Carvalho.. NATAL/RN 2017.

(3) Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA Medeiros, Maria Luzinete de. Gestão da informação no arquivo geral da UFRN: fluxo e tratamento dos processos de aposentadoria de 1965 a 2002 / Maria Luzinete de Medeiros. - Natal, 2017. 132f.: il. Orientadora: Profa. Dra. Luciana Moreira Carvalho. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Programa de Pós-graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento.. 1. Gestão da Informação - Dissertação. 2. Fluxo de informação - Dissertação. 3. Gestão documental arquivística - Dissertação. 4. Arquivo universitário - Dissertação. 5. Instituição de Ensino Superior - Dissertação. I. Carvalho, Luciana Moreira. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título. RN/BS/CCSA. CDU 005.94:930.25.

(4) MARIA LUZINETE DE MEDEIROS. GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO ARQUIVO GERAL DA UFRN: FLUXO E TRATAMENTO DOS PROCESSOS DE APOSENTADORIA DE 1965 A 2002. Dissertação a ser apresentada ao Programa de Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento. Linha de Pesquisa: Informação e Conhecimento na Sociedade Contemporânea Orientadora: Profa. Dra. Luciana Moreira Carvalho.. Aprovada em: ____/____/____. BANCA EXAMINADORA. __________________________________________________________ Profa. Dra. Luciana Moreira Carvalho Universidade Federal do Rio Grande do Norte / UFRN (Orientadora). __________________________________________________________ Profa. Dra. Eliane Braga de Oliveira Universidade Federal de Brasilia/UnB (Examinadora Externa). __________________________________________________________ Prof. Dr. Fernando Luiz Vechiato Universidade Federal do Rio Grande do Norte / UFRN (Examinador Interno).

(5) Dedico este trabalho aos meus filhos, Artur e Letícia, presentes de Deus. A minha tia mãe (in memoriam), Adélia Adelaide Bezerra de Medeiros, com todo o meu amor e gratidão por tudo que fez por mim. Desejo poder ter sido merecedora do esforço feito em todos os aspectos da minha vida. A ela, tudo devo. Saudades! Aos professores do PPGIC, em especial, à professora Luciana Moreira Carvalho, por ter acreditado no meu trabalho e pela orientação e dedicação dispensada. Aos colegas de mestrado, em especial, a Clediane, pela interlocução nos momentos difíceis, pelo carinho e pela convivência. E a todos os amigos!.

(6) AGRADECIMENTOS Agradecer é muito importante e necessário, mas também angustiante, pelo medo de ser ingrata com alguém, a memória é traiçoeira. Em primeiro lugar, agradeço a Deus, pela força em seguir sempre em frente e pela condução da minha vida. A minha professora orientadora, doutora Luciana Moreira Carvalho, por essa árdua tarefa que é orientar. Ao programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento (PPGIC) da UFRN, pela oportunidade de ingressar e cursar o mestrado profissional, contribuindo para o meu aperfeiçoamento intelectual e profissional. A todos os professores do PPGIC, pelas contribuições de inestimável valor oferecidas nas disciplinas, algumas de maneira sofrida, mas que contribuíram para o meu amadurecimento intelectual. Aos professores doutores, Fernando Luiz Vechiato e Maria da Conceição Guilherme Coelho, pela participação e pelas contribuições relevantes na fase de qualificação. Aos meus colegas de turma PPGIC 2015.2, pelas trocas e pelas contribuições e também por compartilhar as angústias nos momentos de incertezas, em especial, a Clediane, companheira em todas as disciplinas, amiga para a vida toda. À Diretora da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), professora Isabel Coelho, por permitir o meu afastamento na fase final da conclusão da pesquisa. Aos meus colegas do Arquivo Geral, por aceitarem participar da pesquisa, pela gentileza em responder aos questionamentos. Em especial, a Francione Félix, pela força nos momentos difíceis. Aos bolsistas de apoio técnico, pelo carinho e pela atenção nos momentos de recorrer às novas tecnologias. Ao meu grupo de amigas, “as matracas”, pelo apoio e incentivo, em especial a Sirleide Pereira e a Fabíola Barreto, esta última, pela impecável correção gramatical. Aos meus familiares, em especial, a minha irmã Maria das Neves, pelas palavras de incentivo sempre. À Universidade Federal do Rio Grande do Norte, que nesses mais de trinta anos como servidora tem sido o meu porto seguro, a minha segunda casa. Ao Laboratório de Restauração de Documentos do Curso de História, o LABRE, na pessoa de Eva, pela indicação de bibliografia e pela orientação na melhor forma de acondicionar documentos..

(7) E, finalmente, a todos os que, de alguma maneira, contribuíram com a feitura desta pesquisa..

(8) “Talvez não tenha conseguido fazer o melhor, mas lutei para que o melhor fosse feito. Não sou o que deveria ser, mas graças a Deus, não sou o que era antes” (Martin Luther King)..

(9) RESUMO Esta pesquisa investiga a Gestão da Informação e dos fluxos de informação no Arquivo Geral da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), tendo como recorte os processos de aposentadoria anteriores ao Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), criado em 2003. A fundamentação teórica trata da Gestão da Informação e dos fluxos de informação nas organizações, além do fluxo de informação no Arquivo Geral, por onde tramitam os processos de aposentadoria anteriores ao SIPAC. Aborda ainda modelos de fluxos e enfatiza a Lei de Acesso à Informação, de n. 12.527/2011, visto que todos os Arquivos Públicos devem atender a seus preceitos no que diz respeito à gestão documental arquivística, à tipologia documental, ao paradigma custodial e pós-custodial. Destaca a importância do tratamento, da conservação dos suportes de papel dos processos de aposentadoria danificados sob a guarda no Arquivo Geral. Na metodologia, utiliza abordagem qualitativa e a estratégia de pesquisa-ação. Para tanto, faz uso de instrumentos de coleta de dados como: pesquisa documental, observação participante entrevista semiestruturada e questionário. Entre os sujeitos respondentes da pesquisa constam o primeiro diretor do Arquivo Geral, os servidores atuais do referido arquivo, alguns servidores do Departamento de Administração de Pessoal, além de um bolsista de apoio técnico que atua no Arquivo Geral. Para o tratamento dos dados, utiliza a análise de conteúdo, nesse sentido, foi elaborado um projeto piloto composto de 20 processos de aposentadoria sob a guarda do Arquivo Geral, no período de 1965 a 2002, os quais ainda não estão cadastrados no sistema SIPAC. Como resultado, para o tratamento e a conservação dos suportes, sugere aperfeiçoar o fluxo dessa documentação por meio da higienização, do cadastramento no SIPAC. Em relação ao acondicionamento, sugere um modelo de embalagem, preservando assim, os processos físicos. Palavras-chave: Fluxo de informação. Gestão documental arquivística. Arquivo Geral – UFRN. Arquivo Universitário..

(10) ABSTRACT This paper investigates information and information flows management at General Archive of Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). The baseline is the retirement processes, which precede Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), created in 2003. Theoretical foundation is about information and information flows management in organizations, besides information flow at General Archive, where retirement processes preceding SIPAC are handled. It also considers flow models and emphasizes the Access to Information Law - LAI - (Law 12 527/2011), since every public archive must meet its requirements relating to archival documental management, documental typology and custodial and post-custodial paradigm. We focus on the relevance of handling and preserving the paper supports of damaged retirement processes under the General Archive guard. In Methodology, we do a qualitative approach and action research strategy, using data collecting instruments such as documentary survey, participating observation, semi-structured interview and quiz. The research subjects are the General Archive first director, archive active public servants, some agents from Personnel Administration Department and an assistant for technical support. To analyze data, we use content analysis. For that purpose, a pilot project was elaborated; being composed by 20 retirement processes under General Archive custody, from 1965 to 2002, which are still not registered in SIPAC system. As a result, to the treatment and conservation of supports it suggests improve documents flow by cleaning, and registering in the SIPAC system. Related to the keeping documents, it suggests a better packing model to preserve physical processes. Keywords: Information flows. Archival documental management. General Archive – UFRN. University Archives.

(11) LISTA DE ILUSTRAÇÕES. Figura 1 – Primeiro Prédio da Reitoria................................................................................ 16. Figura 2 – Segundo prédio que abrigou o Arquivo Geral ................................................... 16. Figura 3 – Massa Documental à espera da classificação ..................................................... 18. Figura 4 – Fragilidade dos suportes ..................................................................................... 19. Figura 5 – Protocolos de papel para o controle dos processos ............................................ 20. Figura 6 – Modelo ecológico para o gerenciamento da informação ................................... 26. Figura 7 – Processo de gerenciamento da informação ........................................................ 28. Figura 8 – Tarefas dos processos de gerenciamento de informação ................................. 29. Figura 9 – Modelo processual de administração da informação ....................................... 34. Figura 10 – Fluxo de Informação: modelo Davenport e Prusak (2004) ............................ 35. Figura 11 – Modelo proposto para representar o fluxo da informação nas organizações ... 36. Figura 12 – Fluxo dos processos no Arquivo Geral antes do SIPAC (até 2002) ................ 39. Figura 13 – Fluxo dos processos no Arquivo Geral com a implementação do SIPAC (2003 até os dias atuais) .................................................................................... 40. Figura 14 – Fluxo dos processos de aposentadoria dos técnicos e professores da UFRN... 41. Figura 15 – Contrafluxo do processo de aposentadoria ...................................................... 42. Figura 16 – Caixas-arquivo dos processos de aposentadoria .............................................. 52. Figura 17 – Forma atual de acondicionamento dos processos ........................................... 63. Figura 18 –Forma correta de acondicionamento dos processos........................................... 63. Figura 19 – Fachada do Arquivo Geral da UFRN ............................................................... 68. Figura 20 – Etapas da pesquisa-ação ................................................................................... 70. Figura 21 – O desenho básico da pesquisa-ação ................................................................. 72. Figura 22 – Listagem de processos ..................................................................................... 74. Figura 23 – Protocolos de Controle de Processos ............................................................... 77. Figura 24 – Processos de aposentadoria .............................................................................. 82.

(12) Figura 25– Estantes de Aço ................................................................................................. 86. Figura 26 – Módulos deslizantes ......................................................................................... 87. Figura 27 – Material do DACA ........................................................................................... 87. Figura 28 – Prontuários da Maternidade Januário Cicco .................................................... 88. Figura 29 – Faixa etária dos respondentes .......................................................................... 92. Figura 30 – Grau de escolaridade dos respondentes ........................................................... 93. Figura 31 – Resposta do Setor de Trabalho ......................................................................... 94. Figura 32– Tempo de trabalho na UFRN ........................................................................... 94. Figura 33 – Resposta à questão 5 da pesquisa ..................................................................... 96. Figura 34 – Resposta à questão 6 da pesquisa ..................................................................... 97. Figura 35 – Resposta à questão 7 da pesquisa ..................................................................... 98. Figura 36 – Resposta à questão 8 da pesquisa .................................................................... 100 Figura 37 – Resposta à questão 9 da pesquisa .................................................................... 101 Figura 38 – Resposta à questão 10 da pesquisa .................................................................. 102 Figura 39 – Resposta à questão 11 da pesquisa .................................................................. 104 Figura 40 – Resposta à questão 12 da pesquisa .................................................................. 105 Figura 41 – Gráfico com respostas por dia de pesquisa ..................................................... 107 Figura 42 – Certificado de curso de Técnico de Arquivo do primeiro chefe do Arquivo Geral ................................................................................................................. 109. Figura 43 – Portaria de designação do primeiro chefe do Arquivo Geral da UFRN .......... 110. Figura 44 – Condições ideais de higienização de documentos ........................................... 113. Figura 45 – Condição improvisada de higienização de documentos .................................. 113. Figura 46 – Correspondência de confirmação de cadastro de processos ............................ 114. Figura 47 – Relatório de processos por tipo........................................................................ 115. Figura 48 – Processos cadastrados (tela 1) ......................................................................... 116 Figura 49 – Processos cadastrados (tela 2) ......................................................................... 117 Figura 50 – Processos cadastrados (tela 3) ......................................................................... 118.

(13) Figura 51– Processos cadastrados (tela 4) .......................................................................... 119. Quadro 1 – Conceitos de dados, informações e conhecimento........................................... 27. Quadro 2 – Paradigma custodial x paradigma pós- custodial ............................................. 56. Quadro 3 – Acesso, uso e distribuição da informação no Arquivo Geral da UFRN /documentos do Departamento de Administração de Pessoal a partir de 2003. 60. Quadro 4 – Síntese da metodologia ..................................................................................... 89.

(14) LISTA DE TABELAS. Tabela 1 – Fragmento da tabela de temporalidade ............................................................ 43. Tabela 2 – Número de aposentados 1965-2002 ................................................................. 81. Tabela 3 – Número de aposentadorias (1965-1970) .......................................................... 115.

(15) LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS. AACC. Atividades Acadêmico-Científico-Culturais. AI. Arquitetura da Informação. CAC. Coordenadoria de Acumulação de Cargos. CONARQ. Conselho Nacional De Arquivos. CONSUNI. Conselho Universitário. CPAD. Comissão Permanente de Avaliação Documental. CPAP. Coordenação de Pagamento de Aposentados e Pensionistas. CPSA. Coordenadoria de Pagamento de Servidores Ativos. DACA. Divisão de Controle Acadêmico. DAP. Departamento de Administração de Pessoal. DGI. Diretoria de Gestão da Informação. DMP. Departamento de Materiais e Patrimônio. DSG. Departamento de Serviços Gerais. GI. Gestão da Informação. LAI. Lei de Acesso a Informação Pública. LABRE. Laboratório de Restauração de Documentos do Curso de História. SAP. Setor de Analises de Processos. SINAR. Sistema Nacional de Arquivos. SINFO. Superintendência de Informática. SIPAC. Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. SISAC. Sistema de Apreciação e Registro de Admissão e Concessão de Pensões Civis e Militares. TIP. Tecnologias da Informação e Comunicação. UFRN. Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

(16) SUMÁRIO. 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 15 2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GERENCIAMENTO DOS FLUXOS DE INFORMAÇÃO NO ARQUIVO GERAL DA UFRN.................................................... 24 2.1 SEQUÊNCIA DOS MODELOS DE FLUXOS DA INFORMAÇÃO NA PERSPECTIVA ORGANIZACIONAL........................................................................................................................ 33 2.2 LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO PÚBLICA................................................................... 43 2.3 GESTÃO DOCUMENTAL ARQUIVÍSTICA ....................................................................... 46 2.3.1 Tipologia Documental ................................................................................................... 51 2.4 PARADIGMA CUSTODIAL E PÓS-CUSTODIAL ............................................................. 52 2.4.1 Características do paradigma pós-custodial emergente ............................................ 54 3 IMPORTÂNCIA DO TRATAMENTO E DA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO ARQUIVO GERAL ...................................................................... 61 3.1 ANÁLISE DOS DADOS (DOCUMENTAL) ......................................................................... 65 4 PROCEDIMENTOS TÉORICO-METODOLÓGICOS ................................................. 67 4.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ................................................................................... 67 4.2 SELEÇÃO DOS RESPONDENTES ........................................................................................ 77 4.3 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS....................................................................... 78 4.4 PROCEDIMENTOS DE COLETA DE DADOS.................................................................... 80 4.5 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE DE DADOS .................................................................. 83 4.6 CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE DE PESQUISA ..................................................... 83 5 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS ................................................ 90 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................ 120 REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 127.

(17) 15. 1 INTRODUÇÃO Na sociedade pós-industrial, existe um novo paradigma: a sociedade da informação e do conhecimento. As novas tecnologias de comunicação são o aporte dessa sociedade que a cada dia busca as redes digitais para resolver suas demandas e obter os benefícios que as novas tecnologias oferecem. Todo esse aparato incide de forma direta na vida das pessoas. Desse modo, quem não consegue acompanhar e utilizar essa nova forma de comunicação tem sérias dificuldades para se representar no mundo atual. Diante desse contexto da sociedade da informação e do conhecimento e das novas tecnologias que proporcionam ao usuário buscar e recuperar informações, entre outros infinitos benefícios, na Universidade Federal do Rio Grande do Norte ainda existem espaços em que as novas formas de comunicação e informação pouco ou quase nada mudaram em suas práticas laborais. Como exemplo, situamos o Arquivo Geral da instituição, um espaço que detém um número significativo de informações de inestimável importância para toda a comunidade universitária e o público em geral. A despeito disso, a disseminação da informação ainda acontece de forma empírica. Para Bellotto (2002, p. 7), A arquivística é considerada por alguns especialistas no contexto das ciências da informação, porque os arquivos não deixam de ser sistemas de informação, apesar da especificidade da informação arquivística, e, por outros especialistas e teóricos, como ciência/disciplina que se ocupa, antes de mais nada, da prova.. Nesse processo, os documentos de arquivo se colocam como elementos importantes na construção da memória e da identidade de uma instituição. Isso está implícito na qualidade dos documentos de arquivo, uma vez que eles refletem a organicidade da instituição produtora, espelhando a estrutura, as funções e as atividades da instituição que os produziu e acumulou a partir de suas relações internas e externas. Por essa razão, o Arquivo Geral da UFRN é de fundamental importância para a administração e para os servidores em geral, bem como para os pesquisadores e a comunidade, uma vez que a organização do arquivo facilita a busca por provas, testemunhos e suportes necessários à execução de atividades e à busca de direitos junto à administração no momento da prova. A criação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) data de 25 de junho do ano de 1958, por meio da Lei estadual nº 2.307, sendo federalizada pela Lei nº 3.849 de 18 de dezembro do ano de 1960. O primeiro Reitor foi Onofre Lopes e o primeiro prédio da reitoria estava situado na Av. Hermes da Fonseca. Foi no referido prédio que teve início o que hoje é o Arquivo Geral da instituição (Figura 1). Como a sala era pequena, o Arquivo foi.

(18) 16. transferido para a Cidade Alta, na avenida Rio Branco, para o prédio da Antiga Escola Industrial, onde funcionava também a TV-Universitária (Figura 2). Figura 1 – Primeiro Prédio da Reitoria. Fonte: Disponível: <http://www.tribunadonorte.com.br/noticia/marinha-negocia-sededo-3o-distrito-naval/230490>. Acesso em: 26 jun. 2016.. Figura 2 – Segundo prédio que abrigou o Arquivo Geral. Fonte: Disponível em: <http://centenario.ifrn.edu.br/atos-e-fatos/predio-da-av.-riobranco-abriga-presos-politicos>. Acesso em: 26 jun. 2016. O Arquivo foi criado por Onofre Lopes e teve como primeiro diretor o senhor Ailson Marinho Lopes, falecido em 23 de março do ano de 2016. À época, ele era um Oficial de Administração que, para assumir o Arquivo Geral, fez um curso de técnica de arquivo por correspondência. Quando o Arquivo veio para o complexo do Campus, na década de 1970, foi para o espaço onde funciona até hoje. Ligado ao Departamento de Serviços Gerais (DSG), o Arquivo Geral sempre funcionou como uma seção, de acordo com pesquisa, no arquivo dos Colegiados da instituição. Essa informação foi obtida por meio do servidor responsável pelo setor de arquivo dos Colegiados, Antonio Roselino, o que foi confirmado pelo senhor Ailson.

(19) 17. Marinho Lopes, que gentilmente nos apresentou a Portaria 134, de 19 de julho de 1968, na qual está explicitado ser o Arquivo Geral configurado como uma seção (Figura 43). Tempos depois, o DSG transformou-se em Departamento de Material e Patrimônio (DMP) e o Arquivo Geral continuou funcionando como uma seção, sem dotação orçamentária. A partir de 11 de novembro de 2011, foi criada no regimento interno da reitoria a Diretoria da Gestão da Informação (DGI), à qual o Arquivo Geral está subordinado. De acordo com as competências do setor de arquivo (expostas na metodologia no item caracterização do ambiente), sabemos que ainda há um longo caminho a se percorrer até que o Arquivo Geral possa atender a todas as competências que lhe cabem. Entre as competências da DGI, no que tange às do Arquivo Geral, ele é o grande sistema de informação da instituição. Em relação às demandas documentais, todas as atividades-meio1 da UFRN seguem para o Arquivo Geral, muitas vezes, até antes de cumprirem sua função nos arquivos correntes. Para Bellotto (2006, p. 24), é nos arquivos correntes que devem ser abrigados os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criadas. Para a autora, essa tipologia documental deve permanecer no arquivo corrente por, no mínimo, um ano. Entretanto, isso não acontece na instituição, visto que o Arquivo Geral recebe toda essa documentação. Com frequência, ela é novamente solicitada. Ações dessa natureza contribuem cada vez mais para o acúmulo de uma enorme massa documental, o que torna o fazer laboral dos servidores do Arquivo Geral difícil, pois nem sempre as informações são recuperadas no tempo adequado. Na Figura 3, a seguir, apresentamos uma amostragem da massa documental à espera da gestão documental.. 1. De acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 91), atividade-meio é a que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Já atividade-fim é aquela desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição..

(20) 18. Figura 3 – Massa Documental à espera da classificação. Fonte: Fotografia de documentos do Arquivo Geral (2016).. A função do Arquivo consiste em receber, organizar e classificar os documentos, armazenar, preservar e fornecer as informações quando solicitadas, tanto por parte da administração como por parte dos usuários. De acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 5), os arquivos têm como objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível. No que diz respeito ao fluxo de trabalho, a grande demanda do Arquivo Geral é com o Departamento de Administração de Pessoal (DAP), que diariamente solicita os mais variados tipos de processos para atender demandas dos servidores, como, por exemplo: fichas financeiras, pastas de funcionários e processos de vários tipos (aposentadoria, progressão, afastamentos, remoção, entre muitos outros). Neste estudo, de acordo com o dicionário de terminologia arquivística (2005) processo é entendido como um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Para esta pesquisa, o recorte feito incide sobre os processos de aposentadoria no período de 1965 a 2002, uma vez que não estão cadastrados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). Esse sistema otimizou por demais o fluxo de trabalho na instituição, facilitando o gerenciamento das informações e a recuperação dos documentos, como, por exemplo, sua localização, entre inúmeros outros benefícios. Apesar desse suporte tecnológico, no Arquivo Geral, ainda há uma significativa massa documental produzida em período anterior que ainda não foi cadastrada no sistema. Nesse caso, o controle se dá de forma empírica em protocolos de papel ou por meio de listagem. Como se não bastasse, a maioria dos processos de aposentadoria encontra-se com os suportes bastante.

(21) 19. danificados pela ação do tempo, conforme pode ser visto na Figura 4, a seguir, na qual apresentamos uma amostragem da fragilidade dos suportes. Figura 4 – Fragilidade dos suportes. Fonte: Fotografia de documentos do Arquivo Geral (2016).. Diante do exposto, nosso objetivo geral foi aperfeiçoar o fluxo dos processos de aposentadoria dos ex-servidores, técnico-administrativos e docentes referentes ao período de 1965 a 2002, a partir do seu cadastramento no SIPAC. Em relação a esta pesquisa, os objetivos específicos são: •. Descrever a gestão documental do Arquivo Geral no que se refere aos. processos de aposentadoria nas fases anterior e após o sistema SIPAC. •. Avaliar, higienizar e tratar os suportes.. •. Cadastrar no sistema (SIPAC) os processos de aposentadoria anteriores ao. sistema, ou seja, de 1965 a 2002, sob a guarda do Arquivo Geral. •. Buscar orientação junto ao Laboratório de Restauração de Documentos do. Curso de História o LABRE, no sentido de aperfeiçoar as condições de acondicionamento dos documentos com o objetivo de manter a sua integridade física. Esta dissertação investigou a Gestão da Informação por meio dos fluxos de informação dos processos de aposentadoria, no período compreendido entre 1965 a 2002, sob a custódia do Arquivo Geral da UFRN, anteriores ao SIPAC, já que o referido sistema data de 2003. Para tanto, realizamos avaliação, higienização, tratamento dos suportes e otimizamos as condições de acondicionamento desse material. Para essas medidas, realizamos um projeto piloto de cadastramento no sistema SIPAC, com cerca de pouco mais de vinte, dos mil e duzentos processos que datam de 1965 a 2002. Esta pesquisa tem como finalidade o controle do fluxo dessa tipologia documental que, na atualidade, é realizada de forma empírica, em enormes protocolos de papel e em forma de listagem, o que pode colocar em risco o controle do fluxo desse material, de extrema.

(22) 20. importância tanto para os servidores como para a instituição no momento de cumprir demandas judiciais com prazos determinados. Na Figura 5, a seguir, apresentamos como se encontram os protocolos de papel. Figura 5 – Protocolos de papel para o controle dos processos. Fonte: Fotografia de documentos do Arquivo Geral (2017).. Por esse caráter de intervenção, este estudo se caracteriza como uma pesquisa-ação, pois interferimos no campo, contribuindo com a sua transformação. Em relação à fundamentação teórica, abordamos a Gestão da Informação e os fluxos de informação, bem como a Lei de Acesso à Informação pública– LAI (BRASIL, 2011), à qual estão subordinados todos os órgãos públicos no qual está incluído os arquivos públicos2. Outros temas tratados são a gestão documental, o paradigma custodial e póscustodial, a encontrabilidade da informação e a conservação de documentos. Na metodologia, utilizamos: abordagem qualitativa; estratégia de pesquisa-ação; seleção do caso, o Arquivo Geral da UFRN. Quanto aos instrumentos de coleta de dados utilizados, foram: pesquisa documental, entrevista semiestruturada, questionário e observação participante. Vale destacar que a escolha pela diversidade de instrumentos para coletar os dados se deu pela própria natureza da pesquisa. Nessa perspectiva, Richardson (2003, p. 172) destaca que o rigor da pesquisa-ação não se baseia somente na pesquisa empírica e nos experimentos tradicionais, como é o caso da observação participante, dos grupos focais, entre outros. As diversas fontes de coleta de dado como o questionário e a entrevista semiestruturadas devem fazer parte do estudo para um maior rigor. Nesse caso, as fontes de dados podem incluir: entrevistas, questionário com outras pessoas, medidas complementares ou qualquer outra 2. De acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 16), “Arquivo Público é o conjunto de documentos de uma entidade coletiva pública, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país”..

(23) 21. informação que o pesquisador considere relevante. Sob esse viés, o questionário foi aplicado aos seguintes sujeitos da pesquisa: servidores públicos federais da UFRN que atuam no Arquivo Geral e nos vários setores do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) por onde tramitam os processos de aposentadoria, e um bolsista de apoio técnico do Arquivo Geral que lida com essas demandas, além de um arquivista do museu Câmara Cascudo que faz parte da Comissão Permanente de Avaliação Documental da UFRN, criada pela Resolução nº 1.209/16-R, de 8 de junho de 2016. Vale salientar que a referida comissão realiza as reuniões semanalmente nas dependências do Arquivo Geral. Por essa razão, acreditamos ser muito importante a participação de um dos seus membros. da. nossa. pesquisa. Além desses informantes, também realizamos uma entrevista semiestruturada com o primeiro diretor do Arquivo Geral, o senhor Ailson Marinho Lopes, nomeado para a função de Chefe do Arquivo por Onofre Lopes, primeiro reitor da instituição, no final dos anos 1950. Conforme já mencionado, o escopo desta pesquisa incide sobre os processos de aposentadoria sob a guarda do Arquivo Geral, particularmente os do período 1965 a 2002. Nesse sentido, cabe ao Arquivo Geral, em relação a esses processos, realizar os seguintes procedimentos: avaliar, higienizar, tratar os suportes, cadastrar no sistema SIPAC e, por fim, aperfeiçoar o acondicionamento como forma de preservar esses documentos que, na atualidade, são acondicionados em caixas arquivo na posição vertical e sem espaçadores. Como o papel é antigo (os primeiros datam de 1965), esse modo de acondicionamento contribuiu para a quebra e o ressecamento do papel. Em função dos instrumentos de coleta de dados que implementamos, a técnica de análise de dados considerada a mais adequada foi a análise de conteúdo. De acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 25), para preencher os espaços das caixas que não estiverem completamente cheias, devem-se utilizar cartões de espaçamento confeccionados em materiais alcalinos, somente no caso de sobra de espaço dentro das caixas, para evitar a deformação dos documentos, como é o caso dos processos de aposentadoria acondicionados no Arquivo Geral. A pesquisa nasce de uma problemática científica e pessoal, pois, como servidora da instituição há mais de cinco anos, surgiu uma demanda judicial urgente, no sentido de obtenção da prova para a garantia de direitos funcionais. Ao recorrer ao Arquivo Geral à procura de um processo, constatamos a situação em que se encontrava a disposição dos documentos, bem como a dificuldade de busca do processo, visto que se dava de forma empírica. Nesse caso, não obtivemos sucesso nessa primeira busca. Somente após mais de 20 dias, a partir de uma listagem fornecida pela procuradoria jurídica, o processo foi localizado..

(24) 22. Quando recebemos a documentação requerida, o suporte estava parcialmente mofado, o que poderia colocar em risco informações importantes para o resgate dos direitos trabalhistas. Quanto à justificativa científica, acreditamos que o objetivo final de um arquivo é o acesso à informação, desde aquela que é imprescindível para as decisões e para o funcionamento das atividades dos gestores, atuando como testemunho dos direitos do cidadão, até a que visa à crítica e à explicação das sociedades passadas pela historiografia (arquivos de cunho histórico), de forma que possibilite a transmissão cultural de geração a geração. Em relação à justificativa social, um arquivo público, como é o caso do Arquivo Geral da UFRN, deve voltar-se para fora de suas paredes a fim de interagir com a comunidade acadêmica, tornando-se fonte de pesquisa (documentos históricos), testemunho de histórias de vida e dos atos administrativos da instituição. O arquivo deve cumprir o seu papel, já que é centralizador das informações da UFRN, da evolução administrativa e social do meio a que serve. A esse respeito, Davenport (2002, p. 12) enfatiza que “informação e conhecimento, são essencialmente, criações humanas, e nunca seremos capazes de administrá-los se não considerarmos que as pessoas desempenham um papel essencial nesse cenário”. No que concerne à estrutura desta pesquisa, está dividida em seis seções. Após essa introdução, em que vimos à delimitação do problema de pesquisa, a justificativa com relação ao tema, os objetivos geral e específicos e a estrutura da pesquisa, iremos para a segunda seção, que aborda a fundamentação teórica. Na segunda seção, discorremos sobre a Gestão da Informação e o gerenciamento dos fluxos de informação no Arquivo Geral da UFRN. Desse modo, são abordados modelos de fluxos da informação na perspectiva organizacional. Além disso, discute acerca do que trata a LAI, visto que considera o acesso à informação como condição basilar, sendo o sigilo uma exceção. Nessa direção, os órgãos públicos, incluindo os arquivos públicos, estão subordinados aos preceitos da referida. Por fim, aborda também a gestão documental arquivística, a tipologia documental, bem como discute o paradigma custodial e o póscustodial, como a caracterização do paradigma emergente e o acesso da informação arquivística. Na terceira seção, demonstramos a importância do tratamento e da conservação dos documentos de arquivos e a forma correta de acondicionamento dos documentos no interior das caixas arquivo, como forma de preservação dos suportes de papel nos quais estão as informações que necessitam ser consultadas..

(25) 23. Na quarta seção, descrevemos a metodologia utilizada na pesquisa, que compreende: caracterização da pesquisa; seleção dos respondentes; instrumentos de coleta de dados; procedimentos de coleta de dados; procedimento de análise de dados; e caracterização do ambiente de pesquisa. Na quinta seção, apresentamos e discutimos os resultados obtidos na coleta de dados da pesquisa. Já na sexta e última seção, são expostas as considerações finais da pesquisa como também algumas sugestões para trabalhos futuros no Arquivo Geral..

(26) 24. 2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GERENCIAMENTO DOS FLUXOS DE INFORMAÇÃO NO ARQUIVO GERAL DA UFRN Nesta seção, apresentaremos o referencial teórico que fundamenta esta pesquisa. Para tanto, foram levantadas abordagens e expostos modelos de Gestão da Informação. Ademais, trataremos o tema a partir de recortes que consideramos importantes. Nesse cenário, a globalização e o rápido desenvolvimento das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) acarretaram mudanças velozes nos ambientes de informação. A nova realidade exige das organizações recursos financeiros e humanos capazes de acompanhar essas mudanças e alcançar metas organizacionais. Do contrário, a organização não acompanhará nem cumprirá as exigências que a nova sociedade da informação exige. Para Andrade (2001, p. 208), ‘Sociedade da Informação’ quer significar uma nova forma de organização social em que a aquisição, armazenamento, processamento, valorização, transmissão, distribuição e disseminação de informação adquirem primazia na criação de conhecimento e na potencial satisfação das demandas da sociedade atual.. Nesse contexto, situamos o Arquivo Geral da UFRN como um sistema de informação orgânica que, se não for administrado e equipado com recursos humanos qualificados e com tecnologia de ponta, ficará na contramão desse processo. Na concepção de Silva (2009), a origem do arquivo, entendido na concepção natural de conjunto orgânico de informação social, confunde-se com o próprio surgimento da escrita, o que demonstra a ideia de que eles sempre foram encarados como bases e veículos de informação. A esse respeito, o autor define de forma clara o significado de arquivo. Arquivo é um sistema (semi-) fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois factores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nos anteriores (SILVA, 2009, p. 47, grifo nosso).. Portanto, o arquivo é um acondicionador de informação. Nesse sentido, Davenport (2002) analisa as responsabilidades dos profissionais da informação, não só pela passividade em face às questões informacionais, mas também pela sua importância nesse processo. O autor enfatiza que as equipes da informação devem possuir vários atributos, entre eles: compreender de forma abrangente a área de atuação e o conhecimento da estrutura, bem como a função da organização na qual está inserido, além de possuir habilidade nas relações interpessoais. Ou seja, administrar as informações não é um fato isolado, consiste em um.

(27) 25. conjunto estruturado de atividades que inclui o modo como as instituições obtêm, armazenam, distribuem e usam a informação e o conhecimento. Desse modo, atuar nesse espaço significa identificar todos os passos de um processo informacional, que deve considerar: as fontes envolvidas; as pessoas que executam cada passo; os problemas que surgem. Tais fatores podem indicar o caminho para a mudança, para uma ação que possa trazer satisfação aos usuários da informação, no caso do Arquivo Geral, objetivo fim da guarda, da custódia e da preservação e do acesso das informações quando solicitadas pela instituição e pelo público em geral. Para Davenport (2002), controlar a informação na gestão é uma tarefa essencialmente humana. Para ele, a Gestão da Informação ocorre de forma processual, ou seja, o Processo de Gerenciamento da Informação é um conjunto estruturado de atividades que inclui o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento. Processo, nesse caso, é considerado método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo. Compreendemos que o Arquivo Geral é um sistema de informação que necessita de profissionais capacitados no sentido de gerenciar as informações nele contidas. Atualmente, na literatura, temos vários conceitos, modelos e teorias para definir Gestão da Informação. A esse respeito, Wilson (2003, p. 263, tradução nossa) apresenta um conceito que sintetiza as ações envolvidas no ciclo de gerenciamento informacional, a saber: A Gestão da Informação é a aplicação dos princípios de administração na aquisição, organização, controle, disseminação e uso de informação relevante que sustente a operação efetiva de organizações de diferentes tipos. Por “informação” se entende todos os tipos de recursos informativos com valor agregado, que tenham origem no interior da organização ou fora dela. Inclui dados, registros e arquivos relacionados às funções da organização, tais como recursos humanos, marketing e de inteligência competitiva (provindas de distintas fontes). O gerenciamento da informação engloba conceitos como qualidade, valor, posse, uso e segurança de informação no contexto de desempenho da organização.. Davenport (2002) estabelece o modelo ecológico para o gerenciamento da informação. Para ele, só a tecnologia não basta, o grande problema das organizações é supor que a tecnologia, em si, pode resolver todas as dificuldades. Nesse sentido, a informação tem um lado humano, comportamental, que vai de encontro à escola máquina/engenharia. Sua abordagem está ancorada no modo holístico de pensar, que é composto de quatro atributoschave, quais sejam: “i) integração dos vários tipos de informação, ii) reconhecimento de mudança no sentido de evoluir, iii) a importância na observação e na descrição e iv) a importância comportamental dos sujeitos envolvidos” (DAVENPORT, 2002, p. 44)..

(28) 26. Ademais, Davenport (2002) define gerenciamento de informação como processos. O modelo desenvolvido por ele envolve três ambientes, a saber: o ambiente informacional, que é o centro da abordagem ecológica e abarca seis componentes; o ambiente externo, que abarca negócios, informação e tecnologia; e o ambiente organizacional, que se refere a negócios, espaço físico e tecnologia. A Figura 6 a seguir demonstra os vários componentes que se relacionam na abordagem. Figura 6 – Modelo ecológico para o gerenciamento da informação. Fonte: Davenport (2002, p. 51).. O ponto essencial dessa abordagem ecológica é procurar devolver o homem ao centro do mundo da informação, colocando a tecnologia a serviço dele e não o contrário. A tecnologia, nessa abordagem, fica na periferia. Para Davenport (2002), a informação e o conhecimento são essencialmente criações humanas, uma vez que investimento só em novas tecnologias não funciona. A partir da teoria, compreendemos que cabe aos profissionais do Arquivo Geral assumir um papel proativo para definir quais as exigências de gerenciamento das informações do Arquivo. Para isso, é preciso todos entenderem como ocorrem os fluxos dos processos que chegam ao Arquivo Geral e determinar quais informações são significativas e o tempo de guarda dessa documentação para a execução das atividades no ambiente do Arquivo. A fim de garantir o cumprimento de suas demandas, o Arquivo Geral deve estar bem organizado no sentido de facilitar a busca de informações, mapear os fluxos e encontrar a informação de maneira célere para atender as necessidades, propiciando satisfação dos usuários e da instituição nas suas várias demandas de cunho jurídico e administrativo. Por sua.

(29) 27. vez, os colaboradores do Arquivo Geral devem cumprir o seu papel funcional, que é o de proporcionar o acesso às informações nele contidas, ou seja, gerenciar os fluxos das informações contidas nos processos das atividades-meio (administrativas, financeira e pessoal) e atividades-fim da universidade (atividades de pesquisa, ensino e extensão). Nessa perspectiva, podemos ter como espelho o gerenciamento das informações dos processos e seus fluxos. Em relação à definição de informação, segundo Davenport (2002), há uma distinção entre dados, informação e conhecimento. Como apresentado no Quadro 1 a seguir. Quadro 1 – Conceitos de dados, informações e conhecimento. Fonte: Davenport (2002, p. 18, adaptado).. Davenport (2002) enfatiza duas maneiras básicas de enxergar os processos informacionais. A primeira consiste em observar qual é o processo principal (modelo de processo genérico que se aplica a muitos métodos específicos de informação); a segunda analisa os processos de forma específica, principalmente dependentes de informação. A seguir serão apresentados, na Figura 7, os processos de gerenciamento da informação apresentados pelo autor, composto por quatro etapas..

(30) 28. Figura 7 – Processo de gerenciamento da informação. Fonte: Davenport (2002, p. 175, adaptado).. Com base na Figura 7 e de acordo com Davenport (2002), apresentamos, a seguir, quais os procedimentos de cada etapa. Na primeira, busca-se a determinação das exigências, ou seja, compreender o contexto no qual as atividades são realizadas. É a parte mais difícil da solução do problema, visto que envolve identificar como os gerentes e os funcionários percebem seus ambientes informacionais. Nesse processo, os profissionais da informação têm um papel relevante na definição das exigências informacionais, sendo necessário entender como ocorrem os processos de trabalho para determinar as informações significativas para a execução dessas atividades dentro da organização. A segunda etapa visa à obtenção das informações. De acordo com Davenport (2002), para garantir a eficácia, o processo deve ser ininterrupto, com aquisição contínua que engloba diversas atividades, entre elas: a exploração do ambiente informacional, a classificação da informação em uma categoria, a formatação e a estruturação da informação. Já na terceira etapa ocorre a distribuição, ou seja, a disseminação da informação para as pessoas certas, como gerentes e funcionários, o que pode ser feito também a partir de divulgação. Nesse caso, a distribuição da informação consiste na disseminação da informação para gerentes e funcionários que necessitam da informação. Ressalta-se que o formato correto torna mais fácil a distribuição, visto que a Arquitetura Informacional (AI) conduz os usuários à informação necessária, daí a necessidade de também ter investimento em tecnologia. Segundo Rosenfeld, Morville e Arango (2015, p. 1, tradução nossa), a Arquitetura da Informação “é uma disciplina de design que está focada em tornar a informação encontrável e compreensível”. Desse modo, definir o passo da distribuição no processo de gerenciamento da informação pode também ajudar a esclarecer quais, entre os muitos meios, são os mais adequados, seja em papel, seja eletronicamente. Segundo os princípios da Ecologia Informacional, os sistemas que melhor distribuem as informações são aqueles que incluem pessoas, documentos e tecnologias..

(31) 29. A quarta e última etapa diz respeito à utilização da informação, sendo a etapa final do processo de gerenciamento da informação. Para tanto, observa-se certa negligência até mesmo por profissionais da área quanto à orientação voltada para os processos que, por sua vez, podem auxiliar a compreender o fator humano e todos os aspectos que envolvem o processo, como questões psicológicas e culturais no uso da informação. Cabe destacar que o uso da informação é algo pessoal, ou seja, a mente humana influencia no modo como um funcionário procura, absorve e digere a informação para a tomada de decisão. Corroborando com a perspectiva de gerenciamento da informação por processo e tendo como foco o valor estratégico da informação, os autores McGee e Prusak (1994) definem processos para os propósitos desejados nesta pesquisa. Para eles, processos significam “um conjunto de tarefas conectadas logicamente que de um modo geral cruzam limites funcionais e têm um proprietário responsável por seu sucesso final” (MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 114). Os autores apontam tarefas do gerenciamento do processo, representadas em sete etapas, cujo foco é o valor estratégico da informação, conforme apresentadas na Figura 8 a seguir. Figura 8 – Tarefas dos processos de gerenciamento de informação. Fonte: McGee e Prusak (1994, p. 108).. De acordo com a Figura 8, a primeira tarefa diz respeito à identificação de necessidades e aos requisitos de informação. Para os autores, essa é a etapa mais importante dentro do processo. Nessa direção, existem três pontos que tentam implementar essa tarefa, a.

(32) 30. saber: a) a variedade necessária de um acervo de fontes de informação; b) as pessoas não sabem que não sabem, por isso, os profissionais devem ter conhecimento das fontes de informação disponíveis que podem ter muito valor para o cliente e para a organização; c) a aquisição, a coleta e o tratamento da informação destinada ao uso. Quanto à segunda tarefa, consiste na classificação e no armazenamento de informação/tratamento e na apresentação da informação. A classificação e o armazenamento supõem como os usuários poderão ter acesso às informações que necessitam e conhecerão qual o melhor modo para armazená-las. Nesse sentido, existem vários pontos a ser observados, entre eles: certificar-se de que o sistema está adaptado ao modo como os usuários trabalham com a informação, encarar a classificação da informação por vários ângulos e não ignorar a dimensão do projeto. A terceira etapa envolve o desenvolvimento de produtos e de serviços de informação: os colaboradores das áreas podem contribuir para o aperfeiçoamento e a criação de produtos para ser utilizados. Nesse caso, deve-se considerar a questão de inexistência de sistema sem o elemento humano. Sob essa ótica, quanto mais estratégico é um sistema de informação, mais esforços são necessários para a sua manutenção, visto que as novas tecnologias, por si sós, não adicionam valor e sim a sua utilização, ou seja, só a tecnologia não basta, faz-se necessário o elemento humano. Como última tarefa está à distribuição e a disseminação da informação. Nesse sentido, são apresentadas lições-chave para ser absorvidas, entre elas: ser proativo, negociar com usuários-chave para serviços especiais e preencher a lacuna intelectual. Segundo McGee e Prusak (1994), para alcançar um valor estratégico, os sistemas de informação devem tentar se antecipar às necessidades de informação do usuário. Levando para a situação diária do Arquivo Geral, temos a tarefa de encontrar as informações certas para atender as demandas dos servidores e da instituição. Nessa situação, a seleção eletrônica agrega pouco valor à informação se não houver filtragem dos dados. O Arquivo, por sua vez, obtém informações a partir da entrada dos documentos gerados na UFRN, constituindo-se como fontes confiáveis para a obtenção no momento da prova. Nas atividades diárias do Arquivo Geral, ao recebermos os processos, classificamos por categorias, o que favorece a estruturação das informações obtidas. Essa é uma atividade essencialmente humana. Para fazer a classificação e o controle dos processos, exige-se bastante mão de obra. Recentemente, o Arquivo Geral recebeu um arquivista, ou seja, um servidor especializado que pode contribuir de forma significativa com todo o processo da gestão.

(33) 31. documental do Arquivo Geral, que já tem quase sessenta anos e uma massa documental significativa. Nesse sentido, questionamos: de que maneira a classificação que foi determinada anteriormente será mantida e atualizada? É possível utilizar a classificação já existente sem que afete de forma considerável os objetivos a ser alcançados com o gerenciamento informacional? São respostas que serão obtidas a partir da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), recém-criada pela instituição, por meio da Portaria nº 1.209/16-R, de 08 de junho de 2016 e pelo arquivista que será um participante de nossa pesquisa. Diante do exposto, compreendemos que participar de nossa pesquisa voltada aos processos de aposentadoria ajuda a colocar em ordem as fases confusas, a partir de iniciativas específicas, tais como: estimativas e a medição da frequência com que determinadas informações são acessadas, uma vez que auxilia na análise de quais informações devem ser alteradas ou até mesmo aquelas que podem ser eliminadas considerando a tabela de temporalidade da atividade-meio. Em relação ao nosso problema de pesquisa, ou seja, ao controle do fluxo de informação dos processos de aposentadoria sob a custódia do Arquivo Geral da UFRN, consiste em uma tipologia documental bastante solicitada a partir de demandas dos servidores da instituição como: falecimento, solicitação de pensão, revisão da aposentadoria, solicitação de suspensão de aposentadoria, entre tantas outras. Ou seja, é um tipo de documento que necessita sempre ser classificado e ter um controle efetivo do seu fluxo, do contrário, informações valiosas podem ser perdidas, o que levaria o interessado à perda dos seus direitos e a instituição a ser penalizada judicialmente pelo não cumprimento dessas ações em demandas judiciais, por exemplo. Ademais, esse tipo de documento tem a guarda de cem anos a partir da tabela de temporalidade3, portanto, deve ser preservado, controlado, até a sua eliminação. Como a instituição tem cinquenta e oito anos e os primeiros processos tiveram início na década de 1960, há um longo caminho a percorrer. Ademais, quando não está a serviço de um interesse particular, essa massa documental ainda poderá servir para garantir direitos dos servidores. Para melhorar os processos informacionais, temos também à disposição, entre outras abordagens, a Ecologia da Informação, ou seja, a busca constante pela melhoria contínua dos fluxos informacionais para a compreensão do papel desempenhado pelas pessoas nesse. 3. De acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 97) “tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridades competentes, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”..

(34) 32. processo e o uso de vários outros fatores que estão relacionados, entre eles, a tecnologia e as ações humanas eficazes. A partir da teoria, elaborar um modelo de gerenciar as informações depende dos interesses e dos problemas detectados em cada organização. Sob esse viés, o grande desafio dos profissionais da informação é identificar as necessidades de informação da organização na qual ele está inserido. A esse respeito, Detlor et al. (2006) enfatiza que o termo Gestão da Informação, na maioria das vezes, está associado à gestão de recursos de informação tecnológica. Para o autor, “gestão da informação é a gestão dos processos e sistemas que cria, adquire, organiza, armazena, distribui e utiliza as informações” (DETLOR et al., 2006, p. 103, tradução nossa). Nesse contexto, a Gestão da Informação tem como principal objetivo auxiliar as pessoas e as organizações a terem acesso, a processar e a usar as informações de forma eficiente. A partir dessas ações, as organizações serão mais competitivas e as pessoas cumprirão de forma satisfatória as suas tarefas. No Arquivo Geral da UFRN, lidamos com os processos a partir do recebimento e durante todo o seu ciclo de vida, considerando a tabela de temporalidade, que segue normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão ligado ao Arquivo Nacional e ao Gabinete da Casa Civil da Presidência da República, que atua em função da legislação e dos modelos dos arquivos públicos brasileiros. A referida tabela data de 2001 e o Arquivo Geral segue esses preceitos, de acordo com o Manual de Gestão Documental do Arquivo Nacional (BRASIL, 2011, p. 97), constituindo-se como instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Nesse trâmite, a administração da UFRN cria os processos nos diversos setores e os envia ao Arquivo Geral, onde devem ser organizados, armazenados e, quando solicitados, são distribuídos para o uso. Durante o ciclo de vida dos documentos, os colaboradores do Arquivo Geral devem ter discrição com relação às informações tanto pessoais quanto organizacionais contidas nos processos. Alguns teóricos além de Davenport (2002), que abordam a Gestão da Informação, propõem uma visão orientada para a gestão de processos. Nessa Perspectiva, Wilson (2003, p. 263, tradução nossa) define a Gestão da Informação como “a aplicação de princípios da gestão para a aquisição, organização, controle, divulgação e utilização de informações relevantes para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos”. Por seu turno, Choo (2003, p. 403) define a administração da Informação como “administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação” e acrescenta.

(35) 33. que “os recursos de informação, as ferramentas tecnológicas e os padrões de política constituem a infra-estrutura tecnológica da administração da informação”. O Arquivo Geral cumpre a seguinte função com relação às informações organizacionais: recebe, classifica, organiza, armazena, distribui para o uso quando são solicitadas. A gestão desses processos de informação ajuda a obter as informações corretas quando são solicitadas e no curto espaço de tempo, o que, infelizmente, ainda não é a realidade do Arquivo Geral por falta de gestão documental. Para Choo (2003, p. 408): A tecnologia da informação pode aumentar a variedade, por exemplo, por meio de sistemas que permitam aos usuários determinar suas necessidades de informação e armazenar automaticamente documentos relevantes de múltiplos bancos de dados. Os mesmos sistemas também podem atenuar a variedade adaptando-se às preferências dos usuários e refinando progressivamente os critérios usados para captar a informação externa.. No Arquivo Geral, os processos anteriores ao Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) não têm um controle do fluxo. Esse controle ainda é realizado de forma empírica em enormes protocolos de papel ou em forma de listagem, o que torna quase impossível um controle eficiente, colocando em risco esses processos de vital importância para os seus interessados no momento da prova e para a instituição no cumprimento de demandas judiciais. Na sequência, abordamos alguns modelos de fluxos na perspectiva organizacional e apresentamos o fluxo dos processos no Arquivo Geral, antes e após o sistema SIPAC. 2.1 SEQUÊNCIA DOS MODELOS DE FLUXOS DA INFORMAÇÃO NA PERSPECTIVA ORGANIZACIONAL Os fluxos de informação podem ser compreendidos de forma simples como as etapas que compreendem os momentos de interação e transferência da mensagem entre um emissor e um receptor. De acordo com Choo (2003, p. 415), “as pessoas precisam de um fluxo contínuo de informações externas para esclarecer ambiguidades, preencher as lacunas, atualizar interpretações o obter feedback”. Além disso, o referido autor enfatiza que as organizações devem distribuir as informações de modo que “a informação correta atinja a pessoa certo no momento, lugar e formato adequados”. Para Choo (2003, p. 414), “as organizações são construídas com base nas informações que possuem. E consequentemente, os fluxos de informação são os princípios vitais que suportam os processos, as tomadas de decisão, o desenvolvimento de produtos etc.”. O modelo do fluxo está relacionado ao contexto da.

(36) 34. organização informacional particular de cada organização. Cada modelo atende uma realidade, por esse motivo, é limitado. A esse respeito, Choo (2003) apresenta o modelo do ciclo do conhecimento, no qual o fluxo da informação se dá de forma contínua para manter e alimentar o conhecimento na organização, obtido a partir de um comportamento adaptativo, que será apresentado na Figura 9. Figura 9 – Modelo processual de administração da informação. Fonte: Choo (2003).. Choo (2003) trata do comportamento adaptativo em relação às informações que de fato são importantes para a organização. Nessa direção, entende o fluxo como processual mantido entre as três arenas, que têm como objetivo a distribuição da informação promovendo o compartilhamento das informações, que é primordial para a “criação de significado, a construção de conhecimento e a tomada de decisões” (CHOO, 2003). O modelo de Davenport e Prusak (2004) representa a cooperação entre os atores envolvidos no fluxo de informação, que é a chave para a circulação da informação dentro da organização, denominado pelos autores de processo genérico de gerenciamento da informação. O modelo comporta quatro etapas e tem um caráter linear, não permitindo a adaptabilidade em contexto complexo, como são os informacionais, conforme apresentado na Figura 10 a seguir..